Jak rozliczyć w księgach rachunkowych ryczałt za używanie prywatnego samochodu osobowego do jazd lokalnych w celach służbowych

Spółka do tej pory zwracała koszty używania prywatnego samochodu osobowego do jazd lokalnych w celach służbowych na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (kilometrówki). Obecnie planujemy zwracać te koszty nie na podstawie kilometrówki, ale na podstawie miesięcznego ryczałtu. Jak powinno wyglądać takie rozliczanie w księgach rachunkowych? Czy ryczałt ten stanowi podatkowy przychód pracownika? Czy jego wysokość może być ustalona powyżej dopuszczalnych prawem limitów? Proszę o przykład liczbowy uwzględniający rozliczenie podatkowo-składkowe takiego ryczałtu.

Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu osobowego do jazd lokalnych może być rozliczany w formie miesięcznego ryczałtu obliczanego jako iloczyn stawki za kilometr przebiegu i ustalonego przez pracodawcę miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. W zdecydowanej większości przypadków ryczałt taki podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ale nie podlega składkom ZUS. Pracodawca oczywiście ma prawo ustalić limity powyżej obowiązujących przepisami. Skutkuje to jednak brakiem możliwości zaliczenia wydatków ponad limit do kosztów uzyskania przychodów, a także konieczność oskładkowania ZUS w części ryczałtu przewyższającej zwolnienie. Szczegóły wraz z rozliczeniem podatkowo składkowym i ewidencją księgową w uzasadnieniu. 

Przejazdy podjęte w celu wykonania pracy wynikającej z umowy o pracę, wykonywane pojazdem nienależącym do pracodawcy i odbywające się w granicach miejscowości siedziby pracodawcy lub miejsca pracy określonego w umowie o pracę, kwalifikują się do jazd lokalnych. Zasady zwrotu kosztów związanych z używaniem auta do takich jazd zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27 poz. 271 ze zm. – dalej jako rozporządzenie).