Zatrudnianie i zwalnianie pracowników 2025

Wstęp

Nawiązując współpracę z pierwszym pracownikiem na podstawie stosunku pracy, zatrudniający staje się pracodawcą ze wszystkimi tego konsekwencjami wynikającymi z przepisów prawa pracy. Wiąże się z tym szeroki zakres obowiązków po stronie pracodawcy – zarówno w zakresie prawnej ochrony pracy, jak i technicznego bezpieczeństwa pracy.

Należy mieć na uwadze, że zatrudnianie pracowników wymaga od pracodawców również przestrzegania regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. W podstawowym zakresie przepisy dotyczące ochrony danych w relacjach pracowniczych normują ogólne przepisy prawa pracy, tj. Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ponadto obowiązkiem pracodawców jest stosowanie się do wymogów wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO).

Również w przypadku rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę na pracodawcy spoczywają liczne obowiązki. Pracodawca musi przy tym przestrzegać sformalizowanej procedury. Pomocne w tym zakresie będzie niniejsze opracowanie.

Przedstawiono w nim krok po kroku zasady zatrudniania pracowników oraz rozwiązywania umów o pracę. Dzięki tej publikacji pracodawcy dowiedzą się, jak w praktyce przejść przez te procesy, żeby nie narazić się na roszczenia pracowników.

W publikacji uwzględniono stan prawny na 10 marca 2025 r.

Rozdział I. Rekrutacja

W związku z zatrudnianiem pracowników pracodawca musi spełnić wiele obowiązków wynikających z prawa pracy. Naruszenia przepisów w tym zakresie mogą narazić go na kary nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy i sądy. Pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł m.in. za niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy czy w przypadku niezawiadomienia PIP o zawarciu ponadlimitowej umowy o pracę na czas określony. Takie same kary grożą pracodawcy za naruszenia przepisów w zakresie bhp, np. za nieprzeprowadzenie dla pracownika szkolenia wstępnego czy wstępnych badań lekarskich (art. 283 § 1 Kodeksu pracy).

Wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny jest również niepoinformowanie pracownika w terminie 7 dni od dopuszczenia go do pracy o warunkach jego zatrudnienia (jeżeli narusza to w sposób rażący przepisy m.in. art. 29 § 3 Kodeksu pracy nakładającego na pracodawców obowiązek informacyjny). Ponadto karze grzywny podlega nieudzielenie pracownikowi w terminie, w postaci papierowej lub elektronicznej, odpowiedzi na wniosek lub niepoinformowanie go o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o zmianę rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (czyli naruszenie art. 29³ § 2 i 3 Kodeksu pracy).

Pozyskanie nowego pracownika rozpoczyna się zazwyczaj uruchomieniem procesu rekrutacji, która czasami, zwłaszcza u pracodawców sfery publicznej, określana jest mianem naboru na wolne stanowisko pracy.

1. Rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna

Pracodawca, decydując się na obsadzenie konkretnego stanowiska pracy, musi w pierwszej kolejności podjąć decyzję, czy zatrudnić na to stanowisko osobę, która już świadczy pracę na jego rzecz, czy może bardziej racjonalne jest znalezienie takiej osoby spoza pracowników tego zakładu pracy.

Rekrutacja spośród pracowników już zatrudnionych u danego pracodawcy określana jest jako rekrutacja wewnętrzna, a pozyskanie pracownika spoza zakładu to rekrutacja zewnętrzna.

Rekrutację wewnętrzną, przeprowadzaną z uwzględnieniem wyłącznie osób już zatrudnionych u danego pracodawcy – zarówno na podstawie umów uregulowanych w przepisach prawa pracy, jak też umów cywilnoprawnych, należy uznać za rozwiązanie prostsze. Wynika to z tego, że osoby uwzględniane w procesie takiej rekrutacji są znane pracodawcy w zakresie kwalifikacji i niezbędnych umiejętności. Ponadto podmiot zatrudniający dysponuje już ich danymi osobowymi niezbędnymi w procesie zatrudniania. W ramach rekrutacji wewnętrznej, niezależnie od stopnia znajomości kandydatów na dane stanowisko pracy, dobrą praktyką będzie zastosowanie technik rekrutacyjnych umożliwiających sprawdzenie dopasowania oraz przydatności zawodowej osób zatrudnionych do wykonywania pracy na nowym i wolnym stanowisku.

Rekrutacja wewnętrzna w większości przypadków powoduje, że pracownik zatrudniany na wolnym stanowisku zwalnia swoje pierwotne stanowisko pracy. Wiąże się to z koniecznością obsadzenia nowym pracownikiem zwolnionego stanowiska, z wyjątkiem przypadku, kiedy następuje jego likwidacja.

Zasadniczo pracodawca powinien pamiętać, aby poinformować pracowników o: 

• możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwości awansu,
• wolnych stanowiskach pracy (art. 94² Kodeksu pracy),

co często w praktyce stanowi wstęp do uruchomienia procesu rekrutacji wewnętrznej.

Informację taką pracodawca powinien przekazać w sposób przyjęty w firmie, np. w formie elektronicznej (mailowo, w intranecie, komunikatorze wewnętrznym) lub na tablicy ogłoszeń. W razie zgłoszenia przez pracownika wniosku dotyczącego zmiany np. z umowy terminowej na umowę na czas nieokreślony lub wymiaru czasu pracy na pełny etat pracodawca powinien w miarę możliwości go uwzględnić (art. 29³ § 2 Kodeksu pracy). Zgodnie z poglądem Sądu Najwyższego użyte w Kodeksie pracy sformułowanie „w miarę możliwości” oznacza obowiązek pracodawcy, chyba że istnieją obiektywne przesłanki, które zwalniają go z tego obowiązku (uchwała SN z 10 wrześ­nia 1976 r., I PZP 48/76, OSNC 1977/4/65).

Wewnętrzna rekrutacja jest także okazją do realizacji wniosków pracowników o zmianę warunków zatrudnienia. Pracownicy zatrudnieni u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy mają możliwość, aby raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem (złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej) o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy (nie dotyczy to pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na okres próbny).

Należy jednak zaznaczyć, że niepoinformowanie pracowników o wolnym etacie w firmie, tylko pozyskanie pracownika z zewnątrz, nie daje pracownikom prawa do roszczenia o zmianę etatu. Jeżeli jednak pracownicy ponieśli z tego powodu szkodę, mogą wystąpić w stosunku do pracodawcy o odszkodowanie do sądu pracy na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, które stosujemy posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w prawie pracy (art. 300 Kodeksu pracy).

W sytuacji gdy nie ma możliwości obsadzenia wolnego stanowiska pracy w ramach rekrutacji wewnętrznej – przykładowo z uwagi na brak osób o wymaganych niezbędnych kwalifikacjach – pracodawca jest zmuszony poszukiwać na zewnątrz kandydatów do pracy. Decyzji w sprawie rekrutacji zewnętrznej powinno towarzyszyć wskazanie, kogo będą obciążały obowiązki związane z poszukiwaniem nowego pracownika. Nie ma bowiem przeciwwskazań, aby rekrutacja była prowadzona przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę – przykładowo w dziale personalnym. W procesie rekrutacji mogą też pośredniczyć urzędy pracy, uczelnie, firmy doradztwa personalnego czy agencje zatrudnienia, które zatrudniają specjalistów zajmujących się poszukiwaniem pracowników dla swoich klientów – pracodawców.

W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się na przeprowadzenie rekrutacji zewnętrznej, powierzając ją swoim pracownikom, warto opracować procedury rekrutacyjne ułatwiające i usprawniające ten proces, które jednocześnie spełniają wynikające z przepisów prawa pracy wymogi antydyskryminacyjne. Ponadto procedura rekrutacyjna powinna w jasny sposób określać udział poszczególnych komórek organizacyjnych w procesie rekrutacji – przykładowo działu personalnego oraz współpracujących z nim działów, np. przez udział przełożonych jednostek, do których poszukiwani są pracownicy.

2. Ogłoszenie rekrutacyjne

Pracodawca lub podmiot, który jeszcze nie ma statusu pracodawcy, decydując się na zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, musi swoją chęć zatrudnienia odpowiednio zakomunikować. W tym celu sporządzają ogłoszenie rekrutacyjne, które można uznać za zaproszenie do rozmów w sprawie ostatecznego kształtu przyszłych warunków zatrudnienia. Ogłoszenie powinno w swej treści zawierać niezbędne informacje w zakresie oferowanego stanowiska pracy oraz podstawowych warunków zatrudnienia, a także oczekiwań od osób ubiegających się o pracę.

Przepisy prawa pracy nie regulują treści ogłoszenia rekrutacyjnego. W typowych przypadkach powinno ono zawierać następujące dane:

• nazwę pracodawcy oraz określenie branży, w której prowadzona jest działalność,
• określenie stanowiska pracy, w tym poprzez nazwę zawodu czy specjalności,
• krótki opis najważniejszych zadań oraz czynności na oferowanym stanowisku,
• niezbędne wymogi kwalifikacyjne dla osób ubiegających się o zatrudnienie,
• wymogi pożądane,
• określenie wymiaru etatu,
• określenie miejsca/miejsc pracy lub jej trybu (praca zdalna/praca stacjonarna/praca hybrydowa),
• zakres oferowanego wynagrodzenia za pracę, uwzględniającego wymiar zatrudnienia,
• instrukcję, w jaki sposób wziąć udział w procedurze rekrutacyjnej,
• klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

Rekomendowanym działaniem pozwalającym zaoszczędzić czas zarówno osobom ubiegającym się o zatrudnienie, jak też przeprowadzającym rekrutację, jest zamieszczenie w treści ogłoszenia rekrutacyjnego informacji dotyczących ewentualnego zakazu konkurencji, jaki będzie obowiązywał pracownika w czasie trwania zatrudnienia, a także wysokości wynagrodzenia (np. poprzez wskazanie widełek płacowych).

Obecnie (w marcu 2025 r.) umieszczanie widełek płacowych w ogłoszeniach rekrutacyjnych jest przedmiotem prac legislacyjnych. Projekt zmian w Kodeksie pracy zakłada, że pracodawca – publikując w dowolnej lub zwyczajowo przyjętej formie informację o możliwości zatrudnienia pracownika na danym stanowisku pracy – uwzględnia w niej kwotę proponowanego poziomu wynagrodzenia, wskazując jego minimalną i maksymalną wysokość. Informacja ta może zawierać wzmiankę, że kwota ta podlega negocjacji.

Ponadto – zgodnie z projektowanymi przepisami – osoby ubiegające się o pracę mają prawo otrzymać od przyszłego pracodawcy informację na temat początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału – opartego na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach oraz przepisów układu zbiorowego stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do danego stanowiska.

3. Zakaz dyskryminacji w czasie rekrutacji

Sporządzając ogłoszenie rekrutacyjne, należy pamiętać o przepisach zobowiązujących pracodawcę do stosowania zasad równego traktowania w zatrudnieniu, bowiem zobowiązanie pracodawcy do równego traktowania pracowników w zakresie nawiązywania stosunku pracy wynikające z art. 18^3a Kodeksu pracy ma zastosowanie rów nież do osób ubiegających się o zatrudnienie. Osoby te powinny być równo traktowane w szczególności bez względu na: płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Katalog kryteriów, które mogą powodować dyskryminację, ma charakter otwarty. Oznacza to, że każde nierówne traktowanie pracowników nieuzasadnione obiektywnymi przyczynami może być uznane za przejaw dyskryminacji (art. 18^3a Kodeksu pracy).

W procesach rekrutacyjnych najczęściej dochodzi do dyskryminacji ze względu na wiek, płeć oraz fakt niepełnosprawności (często obiektywnie widocznej). Część pracodawców obawia się, że osoby starsze ubiegające się o zatrudnienie nie zdołają zaadaptować się w nowej pracy i nie będą w stanie nadążyć za nowinkami technicznymi i technologicznymi niezbędnymi do jej wykonywania. Natomiast dyskryminacji ze względu na płeć towarzyszy niepokój zatrudniających, że pracownica w krótkim czasie po zatrudnieniu zacznie korzystać z uprawnień związanych z rodzicielstwem. Osoby niepełnosprawne bywają dyskryminowane z powodu wątpliwości niektórych pracodawców co do jakości i wydajności ich pracy, w tym w kontekście dodatkowych uprawnień (w postaci dodatkowej przerwy na odpoczynek czy wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego), jakie gwarantują pracownikom niepełnosprawnym przepisy ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Zjawisko dyskryminacji nie ma charakteru jednolitego. Może być ona bezpośrednia lub pośrednia.

Tabela 1. Rodzaje dyskryminacji w zatrudnieniu

Pracodawcy, tworząc ofertę pracy, powinni również pamiętać, aby nie ukrywać treści dyskryminujących w zdjęciach ilustrujących ogłoszenie o pracy. Zatem charakteru dyskryminującego nie może mieć całe ogłoszenie, a nie tylko jego treść.

Pracodawcy muszą szczególnie uważać, aby nie naruszyć przepisów o równym traktowaniu pracowników w zatrudnieniu w odniesieniu do stanowisk lub zawodów, które nie mają męskiego lub żeńskiego odpowiednika w języku polskim. Dotyczy to np. takich stanowisk jak „kosmetyczka”. W takim przypadku w ogłoszeniu trzeba koniecznie wskazać, że pracodawca na takie stanowisko poszukuje zarówno kobiet, jak i mężczyzn.

Pracodawca, który decyduje się powierzyć proces rekrutacyjny firmie zewnętrznej, może pozostawać w przeświadczeniu, że nie ponosi odpowiedzialności w sytuacji, gdy w procesie rekrutacji dojdzie do dyskryminacji. Uwzględniając cel obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa pracy, pracodawca powinien jednak pamiętać, że nie ma możliwości przeniesienia odpowiedzialności na firmę zewnętrzną w sytuacji, gdy w procesie rekrutacji dojdzie do dyskryminacji. Pracodawca jest bowiem podmiotem ponoszącym ryzyko, w tym związane z procesem zatrudniania pracowników. Posiłkowanie się przy tym firmą zewnętrzną nie zwalnia go z odpowiedzialności za naruszenie przepisów dotyczących niedyskryminowania w zatrudnieniu.

Dobrym rozwiązaniem jest zobowiązanie firmy rekrutacyjnej do przeprowadzenia naboru w sposób zgodny z przepisami Kodeksu pracy, ze szczególnym uwzględnieniem zakazu praktyk dyskryminacyjnych. W treści umowy z firmą zewnętrzną przeprowadzającą proces rekrutacji można zawrzeć uzgodnienia, na podstawie których będzie ona zobowiązana do pokrycia wszelkich strat i roszczeń, jakie pracodawca poniósłby w przypadku, gdyby proces rekrutacji został przeprowadzony z naruszeniem przepisów prawa pracy.

W związku z naruszeniem przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu kandydaci do pracy, którzy byli dyskryminowani, mogą ubiegać się o odszkodowanie (art. 18^3d Kodeksu pracy). Nie może być ono niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę (od 1 stycznia 2025 r. – 4666 zł). Przepisy nie przewidują natomiast górnej granicy tego odszkodowania.

4. Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji

Niezależnie od sposobu poszukiwania przez pracodawcę nowych pracowników, proces rekrutacji czy naboru zawsze wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych. Uwzględniając obowiązujące przepisy, zarówno prawa pracy, jak i RODO, należy mieć na względzie, że w procesie rekrutacyjnym, który jest uregulowany kompleksowo pod względem przestrzegania tych przepisów, przetwarzanie danych osobowych powinno odbywać się w ograniczonym, niezbędnym zakresie.

Obowiązkiem pracodawcy jako administratora danych osobowych w procesie rekrutacji jest stosowanie się do zasady minimalizacji danych osobowych w zakresie ich przetwarzania. Oznacza to, że pracodawca ma możliwość pozyskania od osób ubiegających się o zatrudnienie wyłącznie określonego zakresu danych osobowych, wynikającego z przepisów prawa pracy. Zatem nieprawidłową praktyką będzie pozyskiwanie danych dodatkowych „na wszelki wypadek”, które nie mają bezpośredniego związku z zatrudnianiem oraz potwierdzenia w obowiązujących przepisach.

Przeprowadzenie procesu rekrutacji czy naboru bez pozyskania danych osobowych od osób zainteresowanych zatrudnieniem nie jest możliwe. Rekrutacja, w tym negocjacje dotyczące przyszłych warunków zatrudnienia, prowadzone są zawsze między oznaczonymi stronami – pracodawcą oferującym zatrudnienie a osobami, które w przepisach prawa określone zostały jako „osoby ubiegające się o zatrudnienie”. Zanim pracodawca formalnie zatrudni kandydata (osobę ubiegającą się o zatrudnienie), ma możliwość pozyskania od tej osoby następujących danych osobowych:

1) imienia (imion) i nazwiska,

2) daty urodzenia,

3) danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę,

4) wykształcenia,

5) kwalifikacji zawodowych,

6) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

W przypadku danych osobowych obejmujących wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia możliwość ich żądania jest uzależniona od tego, czy dane te są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Uprawnieniem pracodawcy jako podmiotu zatrudniającego, w tym administratora danych osobowych, jest nie tylko żądanie podania określonych danych osobowych, ale również żądanie ich udostępnienia w określonej formie. Przez wiele lat obowiązywały kwestionariusze osobowe dla osób ubiegających się o zatrudnienie. Obecnie Kodeks pracy przewiduje formę oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Problem w tym, że przepis mówiący o oświadczeniu nie wskazuje precyzyjnie formy, w jakiej może ono zostać złożone. Należy zatem uznać, że oświadczenie zawierające dane osobowe na etapie przyjmowania do pracy, a następnie w ramach udostępniania ich już przez pracownika, powinno być sporządzone w formie pisemnej.

Niezależnie od obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy w zakresie pozyskiwania oświadczeń od osób ubiegających się o zatrudnienie Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydało pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Chociaż przepisy Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie odwołują się do kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy, zaleca się stosowanie wzoru proponowanego przez resort pracy. Jest on dostępny na stronie internetowej MRPiPS.

Wzór 1. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Pozyskiwanie danych osobowych na potrzeby zatrudnienia osoby ubiegającej się o pracę wiąże się z pewnymi wątpliwościami. Dotyczą one tego, czy pracodawca, aby mógł legalnie przetwarzać takie dane, powinien uzyskać zgodę kandydata na pracownika. Należy uznać, że w przypadku gdy zakres danych osobowych oczekiwanych przez pracodawcę od kandydata na pracownika jest analogiczny do zakresu danych wynikających z przepisów prawa pracy, zgoda kandydata na pracownika nie jest konieczna do przetwarzania danych na potrzeby rekrutacji, w tym przyszłego zatrudnienia. Wynika to z tego, że bez tych danych nie byłoby możliwe zarówno skierowanie osoby ubiegającej się o zatrudnienie na profilaktyczne lekarskie badania wstępne, jak również zawarcie umowy o pracę w przypadku, gdy ubiegający się o zatrudnienie nie będzie miał przeciwwskazań do wykonywania oferowanej pracy.

Osoby ubiegające się o zatrudnienie najczęściej wysyłają potencjalnemu pracodawcy dokumenty aplikacyjne: życiorys oraz list motywacyjny, co jest praktyką zwyczajową, niewynikającą z przepisów prawa pracy. W przypadku gdyby wskazane dokumenty zawierały zakres danych osobowych wykraczający poza ten, który jest określony bezpośrednio w przepisach, np. wizerunek (zdjęcie), wówczas legalne przetwarzanie takich danych przez pracodawcę będzie możliwe na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Wzór 2. Zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji

Przepisy RODO zawierają katalog informacji, które kandydat do pracy i pracownik powinni otrzymać od pracodawcy, przekazując swoje dane osobowe – patrz tabela 2.

Tabela 2. Wykaz informacji, które mają być przekazane przez pracodawcę kandydatowi do pracy i pracownikowi w związku z przetwarzaniem ich danych

Przepisy prawa pracy nie regulują bezpośrednio sytuacji, w której osoba ubiegająca się o zatrudnienie nie podaje pełnego zakresu wymaganych danych osobowych – mimo świadomości obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy w tym zakresie. Zanim osoba ubiegająca się o zatrudnienie zdecyduje o podaniu danych osobowych w ograniczonym zakresie, powinna mieć świadomość, że przepisy Kodeksu pracy nie dają pracodawcy „uprawnienia” w zakresie pozyskania danych, lecz nakładają na niego „obowiązek prawny”. Wynika to wyraźnie z użytego w przepisach zwrotu „pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących (…)”. W sytuacji gdyby kandydat nie udostępnił danych osobowych w wymaganym przez pracodawcę zakresie, pracodawca ma pełne prawo odstąpienia od kontynuowania procesu rekrutacyjnego wobec osoby, która ogranicza zakres danych osobowych niezbędnych na potrzeby zatrudnienia.

Ważnym obowiązkiem na etapie rekrutacji jest poinformowanie kandydata do pracy o ochronie sygnalistów i procedurach obowiązujących u pracodawcy w tym zakresie. Obowiązek ten wynika z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów i dotyczy pracodawców zatrudniających minimum 50 osób. W tym przypadku nie ma znaczenia stosunek prawny, tj. umowa, która jest podstawą świadczenia pracy, a sam fakt świadczenia pracy zarobkowej. Do liczby 50 osób wliczamy zatem oczywiście pracowników zatrudnionych na umowę o pracę (w przeliczeniu na pełne etaty) oraz osoby świadczące osobiście pracę na podstawie innych umów zarobkowych (te osoby są natomiast wliczane jako zatrudnione na pełny etat niezależnie od liczby godzin współpracy).

Pracodawcy, którzy spełniają opisane kryteria i muszą mieć wdrożone procedury chroniące sygnalistów, mają obowiązek poinformowania o procedurze każdej osoby, która ubiega się o pracę, już na samym początku procesu rekrutacyjnego lub negocjacji dotyczących zawarcia umowy o świadczenie pracy (art. 24 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów). W praktyce informację na temat obowiązywania procedury wewnętrznej należy przekazać kandydatom do pracy wraz z klauzulą informacyjną dotyczącą RODO. Załącznikiem do tej informacji powinna być procedura wewnętrzna lub przynajmniej wskazanie linku, pod którym kandydat może się z nią zapoznać.

5. Pytania podczas rekrutacji

Niezależnie od danych osobowych przekazanych przez osoby ubiegające się o zatrudnienie, w procesie rekrutacji zarówno pracodawca, jak też osoba ubiegająca się o zatrudnienie mają prawo zadawać pytania i oczekiwać na nie odpowiedzi. Nie wszystko bowiem wynika z zakresu przedstawionych danych osobowych oraz z treści ogłoszenia rekrutacyjnego.

5.1. Warunki zatrudnienia

Zatrudnienie pracownika na określonym stanowisku w ustalonych warunkach pracy i płacy będzie miało odzwierciedlenie w konkretnych postanowieniach, zawartych w umowie o pracę. Umowa ta, stanowiąca zgodne oświadczenie woli stron, zostanie zawarta dopiero wówczas, gdy strony osiągną porozumienia w zakresie wszystkich postanowień składających się na jej treść (negocjacje). W związku z tym należy uznać, że w ramach naboru podczas rozmów z kandydatami na pracowników poruszane są kwestie istotne z punktu widzenia przyszłej umowy oraz sposobu wykonywania pracy i jej organizacji. Mogą one dotyczyć w szczególności doprecyzowania ogłoszenia rekrutacyjnego, w tym w zakresie rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania, wymiaru czasu pracy, terminu rozpoczęcia pracy. Wszystkie wymienione zagadnienia mogą być przedmiotem pytań zadawanych zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.

Kwestią o znaczeniu kluczowym z punktu widzenia zatrudnienia są ustalenia w zakresie wynagrodzenia za pracę. Zarówno pracodawca ma prawo zapytać kandydata na pracownika, jakie są jego oczekiwania finansowe, jak i nic nie stoi na przeszkodzie, aby pytanie takie zadał potencjalny pracownik.

Istotne będzie również ustalenie, czy dana oferta pracy przewiduje możliwość pracy w formie zdalnej, i ustalenie, czy pracownik chce z niej skorzystać. Jeśli pracodawca dla danej oferty pracy przewiduje opcję pracy zdalnej już na poziomie rekrutacji, strony muszą ustalić, czy pracownik ma możliwości (np. lokalowe) do wykonywania pracy w takim trybie. Ponadto należy uzgodnić, w jakim zakresie miałby ją wykonywać w ten sposób (na stałe, hybrydowo), a także inne warunki towarzyszące i przewidziane przez Kodeks pracy, jakie powinien zapewnić pracodawca w przypadku pracy zdalnej (np. ryczałt, wyposażenie stanowiska pracy).

5.2. Członkostwo w partiach politycznych oraz przynależność związkowa

W procesie rekrutacji nie można wykluczyć pytań odnoszących się do uczestnictwa osoby ubiegającej się o zatrudnienie w życiu publicznym, w tym dotyczących przynależności do partii politycznych. Przepisy prawa pracy, w tym Kodeksu pracy, nie dają podstaw do oczekiwania przez pracodawcę odpowiedzi na pytania o przynależność partyjną. Pytania o uczestnictwo w wyborach czy w zakresie sympatyzowania z określoną opcją polityczną należy w typowych sytuacjach uznać za niedopuszczalne. Zdarzają się jednak sytuacje wyjątkowe, kiedy to przepisy szczególne, regulujące status prawny określonych grup pracowniczych, odwołują się do kwestii przynależności partyjnej. Dotyczy to pracodawców ze sfery publicznej, gdzie apolityczność bywa jednym z wymogów kwalifikacyjnych, niezbędnym do podjęcia zatrudnienia.

Odrębnym zagadnieniem jest członkostwo osoby ubiegającej się o pracę w organizacjach związkowych. Pracodawca nie powinien w ramach procesu rekrutacji poruszać kwestii związanych zarówno z ewentualnym dotychczasowym członkostwem w związkach zawodowych, jak i z planami uczestnictwa w strukturach związkowych funkcjonujących u pracodawcy przyjmującego pracownika do pracy.

5.3. Dane ujawniane za zgodą pracownika

Zabronione jest przetwarzanie danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzanie danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Powyższy zakaz nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Może być bowiem uchylony przez osobę, której dane dotyczą, która w sposób wyraźny udzieliła zgody na przetwarzanie takich danych osobowych, a przetwarzanie ma dotyczyć jednego lub kilku konkretnych celów (art. 9 ust. 1 i ust. 2 lit. a RODO).

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę wrażliwych danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO. Przywołany przepis odnosi się do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, tj.:

• ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne,
• poglądów politycznych,
• przekonań religijnych lub światopoglądowych,
• przynależności do związków zawodowych oraz
• przetwarzania danych genetycznych,
• danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej,
• danych dotyczących zdrowia, seksualności, orientacji seksualnej.

Tylko zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wymienionych wcześniej wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Należy zatem przyjąć, że pracodawca nie ma prawa pytać o pochodzenie rasowe, przekonania religijne czy orientację seksualną kandydata na pracownika, ale może przetwarzać takie dane z inicjatywy i za zgodą tej osoby.

5.4. Plany związane z rodzicielstwem

Stosunkowo często potencjalni pracodawcy lub osoby prowadzące rekrutację zadają kandydatom pytania o plany w zakresie macierzyństwa. Jest to efekt obawy pracodawcy, że kandydatka ubiegająca się o zatrudnienie jest już w ciąży albo w niedalekiej przyszłości będzie planować dziecko, co w przypadku mniejszych pracodawców może spowodować okresowe utrudnienia w zakresie zapewnienia prawidłowej organizacji pracy. Zdarzają się sytuacje, kiedy pracodawca nie tylko pyta kandydatkę do pracy, czy jest w ciąży, ale również oczekuje przedstawienia stosownego zaświadczenia lekarskiego, potwierdzającego istniejący stan faktyczny. W bardzo skrajnych sytuacjach niektórzy pracodawcy oczekują podpisania przez pracownicę oświadczenia, że we wskazanym okresie pracownica nie zostanie matką. Taka praktyka pracodawców jest niedopuszczalne w świetle polskich przepisów, a takie oświadczenie jest oczywiście bezprawne i nie będzie ważne. Nie odniesie względem kandydatki do pracy żadnych skutków prawnych ani obowiązków w zakresie powstrzymania jej planów związanych z macierzyństwem.

W szczególnych przypadkach, kiedy stanowisko, na które prowadzona jest rekrutacja, wiąże się z wykonywaniem prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży, można przyjąć, że pracodawca, kierując się potrzebą zapewnienia pracownicy bezpiecznych warunków pracy, będzie miał możliwość poruszenia tematu ewentualnej ciąży. Potwierdzeniem tego poglądu może być wyrok SN z 17 kwietnia 2007 r. (I UK 324/06, M.P.Pr. 2007/12/654), w którym sąd wskazał, iż pracownica podejmująca zatrudnienie nie ma obowiązku ujawniania faktów pozostawania w ciąży, jeżeli praca, jaką zamierza podjąć, nie jest niedozwolona z uwagi na ochronę macierzyństwa.

Można przyjąć na podstawie powołanego wyroku, że pytanie o ciążę będzie zasadne w kontekście stanowiska pracy, o które aktualnie ubiega się pracownica, a nie przyszłych i potencjalnie możliwych stanowisk pracy, które może proponować pracodawca pracownicy już zatrudnionej w bliżej nieokreślonym czasie.

Aby nie naruszyć przepisów o równym traktowaniu pracowników w zakresie zatrudnienia, podczas prowadzenia rozmowy rekrutacyjnej pracodawca powinien:

Krok 1. Przygotować dokładny plan rozmowy kwalifikacyjnej.

Krok 2. Prowadzić rozmowę w obecności innego współpracownika.

Krok 3. Nie zadawać w sposób pośredni lub bezpośredni pytań m.in. o poglądy polityczne, orientację seksualną, przynależność związkową, wyznanie, stan rodzinny czy zamiar posiadania dzieci.

6. Wykonywanie pracy podczas rekrutacji

Każdy pracodawca przed formalnym zatrudnieniem osoby ubiegającej się o zatrudnienie stara się uzyskać pewność, że zatrudnia właściwą osobę, która poradzi sobie z prawidłowym i sprawnym wykonywaniem umówionej pracy. Zdarzają się przypadki, kiedy pracodawcy w ramach naboru, chcąc sprawdzić kwalifikacje przyszłego pracownika oraz umiejętności do wykonywania proponowanej pracy, zlecają wykonywanie pracy na tzw. próbę.

Odnosząc się do tego rodzaju praktyk, należy zauważyć, że przepisy nie dają podstaw nawet do krótkotrwałego dopuszczania do pracy osób uczestniczących w procesie rekrutacji – w warunkach środowiska pracy, w jakich praca będzie w przyszłości wykonywana, z uwzględnieniem niezbędnych maszyn i urządzeń. Weryfikacja możliwości pracownika w kontekście jego przydatności zawodowej i umiejętności wykonywania pracy określonego rodzaju jest dokonywana poprzez zawarcie z nim umowy na okres próbny. Zlecanie osobom uczestniczącym w rekrutacji wykonywania ich przyszłych zadań pracowniczych może być uznane za obchodzenie przepisu dotyczącego zatrudniania na podstawie umowy na okres próbny.

7. Testy psychologiczne

Dość powszechną praktyką jest przeprowadzanie przez pracodawców w procesie rekrutacji testów psychologicznych. Ich przeprowadzanie nie wynika jednak bezpośrednio z przepisów prawa pracy. Testy psychologiczne stanowią istotną ingerencję w prawo pracownika do prywatności oraz jako takie, dotyczące szeroko rozumianego zdrowia psychicznego osoby ubiegającej się o zatrudnienie, mogą być rozpatrywane jako próba pozyskania danych wrażliwych – dotyczących zdrowia kandydata na pracownika.

Uwzględniając fakt, że w wyniku przeprowadzenia testu psychologicznego może dojść do ujawnienia wrażliwych danych osobowych, do testów tego rodzaju należy podejść ze szczególną ostrożnością. Nie ma bezpośredniej możliwości zmuszenia osoby ubiegającej się o zatrudnienie, aby wzięła w nim udział. Tym samym przeprowadzenie testu psychologicznego będzie możliwe po wyrażeniu przez ubiegającego się o zatrudnienie zgody na taki test oraz na przetwarzanie informacji, jakie w wyniku takiego testu zostaną uzyskane. Są to informacje, które należy oceniać jako dane osobowe.

Aby testy psychologiczne zostały przeprowadzone zgodnie z prawem, należy:

Krok 1. Uzyskać pisemną zgodę kandydata na przeprowadzenie takiego testu.

Krok 2. Poinformować kandydata, jakie jego cechy i umiejętności zostaną sprawdzone w badaniu psychologicznym oraz czemu ma służyć taki test (test nie może być wykorzystany do uzyskania informacji, których nie można żądać od kandydata do pracy, np. o jego poglądach politycznych, sytuacji majątkowej itp.).

Krok 3. Powierzyć przeprowadzenie testu osobie posiadającej stosowne uprawnienia do jego przeprowadzenia, np. psychologowi.

Krok 4. Zabezpieczyć wyniki testów; testy mogą być udostępnione tylko za zgodą kandydata.

8. Zaświadczenia o niekaralności

Pracodawca może żądać udokumentowania niekaralności od kandydata do pracy wyłącznie wtedy, gdy ustawa regulująca zasady zatrudniania danej kategorii pracowników zawiera wymóg niekaralności na stanowisku pracy, o które ubiega się kandydat. Dane dotyczące niekaralności można uzyskać bezpośrednio od kandydata do pracy lub z Krajowego Rejestru Karnego.

Niekaralność jest przewidywana w wielu ustawach jako warunek zatrudnienia. Przykładowo można wskazać takie grupy pracowników, jak:

• nauczyciele (art. 10 ust. 5 pkt 4 ustawy – Karta Nauczyciela),
• straż graniczna (art. 31 ust. 1 ustawy o Straży Granicznej),
• strażnicy gminni (art. 24 pkt 7 ustawy o strażach gminnych),
• członkowie korpusu służby cywilnej (art. 4 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej),
• pracownicy samorządowi, z wyjątkiem osób zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi (art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych),
• detektywi (art. 29 ust. 1 pkt 6 ustawy o usługach detektywistycznych).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych kandydata do pracy oraz pracownika, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 22¹§ 5 Kodeksu pracy). Co do zasady udokumentowanie niekaralności przez kandydata do pracy następuje zatem w formie stosownego oświadczenia złożonego pracodawcy. Pracownik, którego pracodawca zobowiąże do udokumentowania faktu niekaralności, nie musi tej okoliczności udowadniać zaświadczeniem z Krajowego Rejestru Karnego – może to być inny dokument, który będzie w sposób dostateczny potwierdzał, że dana osoba nie została skazana.

Tylko w przypadku wyraźnego przepisu rangi ustawowej, zobowiązującego osobę ubiegającą się o zatrudnienie do wykazania swojej niekaralności i dostarczenia w związku z tym stosownego dokumentu, pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Taka regulacja prawna występuje m.in. w:

• art. 77 § 1 pkt 1 ustawy – Prawo o prokuraturze – kandydat na stanowisko prokuratorskie przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,
• art. 57 § 7 ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych – zgłaszający swoją kandydaturę do objęcia stanowiska sędziego sądu powszechnego przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,
• art. 10 ust. 8a ustawy – Karta Nauczyciela – w celu potwierdzenia nieskazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego.

Należy podkreślić, że przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym nie upoważniają pracodawcy do swobodnego badania historii kryminalnej pracownika. Zakres badania będzie bowiem wyznaczony przepisami dotyczącymi wymogu niekaralności. Przywołana ustawa zobowiązuje do określenia w zapytaniu o udzielenie informacji o osobie m.in. rodzaju i zakresu danych o osobie, które mają być przedmiotem informacji (art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym).

Ponadto pracodawca prowadzący rekrutację na stanowisko, na którym w trakcie wykonywania obowiązków będzie konieczny kontakt z małoletnimi, ma obowiązek weryfikowania każdej nowo zatrudnianej osoby pod kątem przestępstw seksualnych. Konieczność sprawdzenia pod kątem niekaralności kandydatów do takiej pracy mają wszystkie podmioty prowadzące działalność związaną z:

• wychowaniem małoletnich,
• edukacją małoletnich,
• wypoczynkiem małoletnich,
• leczeniem małoletnich,
• świadczeniem porad psychologicznych małoletnim,
• rozwojem duchowym małoletnich,
• uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich,
• opieką nad małoletnimi.

Zatrudniający osobę mającą mieć pod opieką małoletnich, niezależnie od formy zatrudnienia, ma obowiązek uzyskania informacji, czy dane zatrudnianej osoby nie zostały zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, który obejmuje przestępstwa ujęte w rozdziale XXV Kodeksu karnego „Przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności”, z wyjątkiem:

• kazirodztwa (art. 201 Kodeksu karnego), chyba że zostało popełnione na szkodę małoletniego,
• prezentowania treści pornograficznych (art. 202 § 1, § 3, § 4a, § 4b, § 4c Kodeksu karnego),
• stręczycielstwa, sutenerstwa i kuplerstwa (art. 204 § 1 i 2 Kodeksu karnego), chyba że zostały popełnione na szkodę małoletniego.

W celu realizacji obowiązku weryfikacji kandydatów do pracy pod kątem niekaralności za przestępstwa na tle seksualnym dostęp do opisanych wcześniej danych w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym został przewidziany m.in. dla:

• pracodawców – przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi, w zakresie uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zgromadzone w tym rejestrze,
• innym organizatorom – przed dopuszczeniem osoby do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi, w zakresie uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zgromadzone w tym rejestrze

– na podstawie art. 12 pkt 6 i 7 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.

Drugim etapem weryfikacji kandydata do pracy w podmiocie zobowiązanym do weryfikacji niekaralności osób mających pracować z dziećmi jest sprawdzenie informacji o nim w Krajowym Rejestrze Karnym. Jednak w tym przypadku zaświadczenie o niekaralności podmiotowi zatrudniającemu ma obowiązek przedłożyć kandydat. Zaświadczenie powinno obejmować przestępstwa:

• przeciwko życiu i zdrowiu (określone w rozdziale XIX Kodeksu karnego),
• przeciwko wolności seksualnej i obyczajności (określone w rozdziale XXV Kodeksu karnego),
• handel ludźmi (art. 189a Kodeksu karnego),
• znęcanie się (art. 207 Kodeksu karnego),
• określone w ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii,
• odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.

W przypadku gdy kandydatem do pracy jest osoba nieposiadająca polskiego obywatelstwa dodatkowo przedkłada zatrudniającemu informację z rejestru karnego państwa swojego obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.

Dodatkowo kandydat do pracy składa zatrudniającemu oświadczenie o państwie lub państwach, w których mieszkał w ciągu ostatnich 20 lat poza Polską i kraju swojego obywatelstwa. Jeśli kandydat zamieszkiwał w krajach trzecich, ma obowiązek przedłożyć zatrudniającemu informację z rejestrów karnych do działów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi ze wszystkich tych państw, w których mieszkał.

Jeśli prawo innego niż Polska państwa obywatelstwa lub zamieszkania kandydata do pracy nie przewiduje wydawania takiej informacji, możliwe jest przedłożenie informacji z rejestru karnego danego państwa. Jeżeli natomiast nie ma w danym kraju rejestru karnego, kandydat powinien złożyć oświadczenie, w którym wskaże na brak możliwości uzyskania zaświadczeń o niekaralności w danym państwie wraz z oświadczeniem, że nie został nigdy prawomocnie skazany w tym kraju za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom, których weryfikacji wymagają polskie przepisy. Oświadczenie takie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Musi więc zawierać wskazaną w ustawie klauzulę w tym zakresie.

Należy podkreślić, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż te, które są wymagane na podstawie Kodeksu pracy (art. 22^1a § 1 Kodeksu pracy). Nie odnosi się to jednak do danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO). Pracodawca nie może więc, nawet za zgodą kandydata do pracy lub pracownika, przetwarzać jego danych osobowych o wyrokach skazujących, czynach niedozwolonych lub powiązanych środkach bezpieczeństwa.

9. Podanie nieprawdziwych informacji podczas rekrutacji

Przepisy prawa pracy nie regulują bezpośrednio sytuacji, w której kandydat na pracownika podaje pracodawcy nieprawdziwe informacje lub posługuje się przykładowo podrobionymi lub sfałszowanymi dokumentami – potwierdzającymi spełnianie okreś­lonych wymogów kwalifikacyjnych. Jeżeli takie działanie zostałoby ujawnione podczas rekrutacji, wówczas pracodawca ma możliwość odstąpienia od zatrudnienia kandydata. W sytuacji gdy o tego rodzaju okolicznościach pracodawca dowie się na etapie nawiązywania stosunku pracy (zawierania umowy), należy przyjąć, że będzie miał on prawo uchylić się od skutków prawnych takiego oświadczenia woli (art. 300 Kodeksu pracy w zw. z art. 84 Kodeksu cywilnego).

Błąd, o którym mowa w art. 84 Kodeksu cywilnego, powinien być istotny – czyli uzasadniający przekonanie, że gdyby składający oświadczenie woli (pracodawca) nie działał pod wpływem błędu i oceniał sprawę z należytym rozeznaniem, wówczas nie złożyłby oświadczenia takiej treści – czyli nie nawiązałby z kandydatem na pracownika stosunku pracy. W przypadku gdyby błąd został wywołany przez kandydata do pracy w ramach podstępu, wówczas druga strona, czyli pracodawca, będzie miał prawo uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia woli, złożonego pod wpływem błędu także wtedy, gdy nie był istotny.

Regulacje Kodeksu cywilnego nie definiują błędu wywołanego podstępnie. Przyjmuje się, że chodzi tu o błąd wywołany celowo i umyślnie. Tak więc w przypadku, gdy kandydat do pracy w sposób świadomy podaje pracodawcy nieprawdziwe dane, które ma obowiązek podać w sposób rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym, wówczas pracodawca również ma prawo uchylenia się od skutków prawnych zatrudnienia pracownika, nawet w przypadku, gdy błąd nie był istotny.

Problemem, który może zdarzyć się w praktyce, jest możliwość zastosowania przepisów o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, w przypadku gdy o świadomym podaniu przez kandydata do pracy nieprawdziwych danych pracodawca dowiedział się po zawarciu z nim stosunku pracy. Odnosząc się do powyższej wątpliwości, należy przypomnieć, że art. 52 Kodeksu pracy wymienia sytuacje, których wystąpienie uprawnia pracodawcę do rozwiązania bez wypowiedzenia umowy o pracę. Przypadki te odnoszą się jednak do zdarzeń, które mogą nastąpić dopiero po zatrudnieniu pracownika. Potencjalne zastosowanie wskazanego przepisu w omawianej sytuacji mogłoby mieć miejsce, gdy zatrudniony kandydat do pracy – mający już status pracownika – nie sprostowałby faktu wprowadzenia pracodawcy w błąd, co mogłoby być uznane za naruszenie obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy.

Zakończenie procesu rekrutacyjnego kończy się wybraniem kandydata, który ma być zatrudniony.

Rozdział II. Umowa przedwstępna

Nie ma przeszkód prawnych, aby właściwa umowa o pracę została poprzedzona wcześ­niejszymi ustaleniami w ramach umowy przedwstępnej. Przepisy prawa pracy nie regulują tego rodzaju umowy, a zatem należy do niej zastosować przepisy prawa cywilnego.

Umowa przedwstępna stanowi zobowiązanie do zawarcia oznaczonej umowy i powinna określać istotne postanowienia umowy w niej przyrzeczonej. Mając to na uwadze, pracodawca powinien w umowie przedwstępnej określić istotne postanowienia przyszłej umowy o pracę, wynikające z Kodeksu pracy, a w szczególności: rodzaj pracy i termin jej rozpoczęcia oraz wysokość wynagrodzenia (wyrok SN z 10 września 1997 r., I PKN 243/97, OSNP 1998/12/357).

W przypadku gdy strony nie ustaliły w treści umowy przedwstępnej terminu, w ciągu którego ma być zawarta umowa przyrzeczona, powinna być ona zawarta w terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy. Jeżeli obie strony są uprawnione do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła inny termin, decydujący jest w tej sytuacji termin wskazany przez stronę, która wcześniej złożyła oświadczenie w tej sprawie.

W umowie przedwstępnej można zawrzeć także inne elementy, np. odszkodowanie, w przypadku gdy któraś ze stron umowy nie będzie chciała zawrzeć umowy przyrzeczonej. Przepisy nie przewidują żadnej specjalnej formy, w jakiej powinna być zawarta przedwstępna umowa o pracę. Może być więc ona zawarta nawet w formie ustnej. Jednak do celów dowodowych najlepiej zawrzeć ją na piśmie.

W przypadku gdy przyszły pracodawca uchyla się od zawarcia umowy przyrzeczonej, niedoszły pracownik może próbować dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej lub żądać naprawienia powstałej wskutek tego szkody. Gdy od zawarcia przedwstępnej umowy uchyla się przyszły pracownik, należy uznać, że niedoszły pracodawca może dochodzić wyłącznie odszkodowania.

Wzór 3. Umowa przedwstępna

Rozdział III. Czynności poprzedzające podpisanie umowy o pracę

Zakończenie procesu rekrutacji kończy się wybraniem konkretnej osoby spośród ubiegających się o zatrudnienie, z którą zostanie zawarta umowa o pracę. Dokumentacja rekrutacyjna pozostałych osób staje się zbędna z uwagi na zakończenie procesu rekrutacyjnego. A zatem pracodawca powinien ją usunąć – zwracając dokumenty aplikacyjne kandydatom lub niszcząc taką dokumentację. W wyjątkowych sytuacjach nie można wykluczyć, że osoby ubiegające się o zatrudnienie, które nie zakończyły pomyślnie procesu rekrutacyjnego, wyrażą zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych na poczet przyszłych rekrutacji prowadzonych przez tego pracodawcę. Możliwe jest wskazanie przez kandydata konkretnego okresu, w jakim można jego dane osobowe przetwarzać. Ponadto taka zgoda może być w każdym czasie wycofana przez osobę, która takiej zgody wcześniej udzieliła.

1. Dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy

Przepisy Kodeksu pracy regulujące problematykę przetwarzania danych osobowych odwołują się do etapów pozyskiwania:

• danych osobowych od osób ubiegających się o zatrudnienie, a następnie
• dodatkowych danych osobowych od osób, które formalnie zostały zatrudnione.

Tym samym należy przyjąć, że od momentu zakończenia rekrutacji do chwili zawarcia umowy o pracę pracodawca powinien posiłkować się danymi osobowymi udostępnionymi przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Przed zawarciem umowy o pracę pracodawca powinien zatem powstrzymać się od pozyskiwania danych osobowych, jakie zobowiązany jest przedstawić pracownik.

2. Skierowanie na profilaktyczne badania lekarskie

Dokonanie wyboru spośród osób ubiegających się o zatrudnienie nie gwarantuje jeszcze, że kandydat na pracownika zostanie zatrudniony i będzie wykonywać umówioną pracę. Sam fakt, że wybrana osoba spełnia wiele wymogów kwalifikacyjnych niezbędnych do wykonywania określonej pracy, posiadając jednocześnie duże doświadczenie zawodowe, jest oczywiście istotny. Jednak stan zdrowia kandydata umożliwiający realizację umówionych zadań, jako informacja wrażliwa, może być dla pracodawcy dużą niewiadomą. Niezależnie więc od dobrowolnych deklaracji czy zapewnień tej osoby w zakresie jej dobrej formy czy kondycji zdrowotnej, obowiązkiem pracodawcy jest dokonanie weryfikacji stanu zdrowia w ramach wstępnych profilaktycznych badań lekarskich. Oczywiście taki monitoring stanu zdrowia kandydata nie jest weryfikacją kompleksową – prowadzona jest ona wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia, czy osoba ubiegająca się o zatrudnienie ma zdrowotną zdolność do wykonywania określonej pracy.

Obowiązek zapewnienia profilaktycznych badań lekarskich uregulowany jest w ogólnym zakresie w przepisach Kodeksu pracy. Szczegółowe kwestie związane z tymi badaniami określa rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 607).

Wstępnym badaniom profilaktycznym podlegają:

• osoby przyjmowane do pracy,
• pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy,
• inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Regulując problematykę wstępnych badań profilaktycznych, Kodeks pracy celowo posługuje się pojęciem osoby przyjmowanej do pracy, a nie pracownika. Warto bowiem przed formalnym zatrudnieniem dokonać sprawdzenia, czy przyszły pracownik nie ma przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania określonej pracy. Przepisy nie zakazują pracodawcy skierowania na profilaktyczne wstępne badania lekarskie osoby, z którą pracodawca już zawarł umowę o pracę. Jest to jednak postępowanie obarczone większym ryzykiem na wypadek sytuacji, gdy osoba zatrudniona otrzyma orzeczenie stwierdzające przeciwwskazania do wykonywania danego rodzaju pracy.

Obowiązek skierowania osoby przyjmowanej do pracy na wstępne badania profilaktyczne nie oznacza, iż ma on charakter bezwzględny w każdej sytuacji. Przepisy przewidują możliwość odstąpienia od konieczności wykonana badań wstępnych. Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby:

• przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy, na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
• przyjmowane do pracy u innego pracodawcy, na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Przepisy nie regulują szczegółowo sposobu postępowania pracodawcy w zakresie porównywania stanowisk pracy oraz warunków pracy na potrzeby podjęcia decyzji o braku zapewnienia profilaktycznych wstępnych badań lekarskich. Należy uznać, że pracodawca nie może ograniczać się wyłącznie do porównania nazw stanowisk pracy, zawodów czy specjalności. Przykładowo informatyk zatrudniony w siedzibie pracodawcy będzie wykonywał pracę w innych warunkach środowiska pracy niż informatyk pracujący w serwisie informatycznym dojeżdżającym do klientów – mimo iż zasadniczy zakres obowiązków jest identyczny.

Obowiązki związane z odbyciem wstępnych badań profilaktycznych nie leżą wyłącznie po stronie pracownika przyjmowanego do pracy. Ich realizacja wymaga właściwego współdziałania pracodawcy z osobą przyjmowaną do pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest wystawienie oraz przekazanie skierowania na badania osobie przyjmowanej, której obowiązkiem jest udanie się do wskazanej placówki medycyny pracy w celu wykonania badań.

Zarówno pracodawca, jak też osoba przyjmowana do pracy nie mają szczególnego wyboru – skierowanie na wstępne badania profilaktyczne powinno być sporządzone zgodnie ze wzorem wynikającym z przepisów, a ubiegający się o zatrudnienie musi wykonać badania w konkretnej placówce medycyny pracy, z którą pracodawca ma podpisaną umowę. W przypadku odstępstw w powyższym zakresie nie można mówić o prawidłowej realizacji obowiązku zapewnienia oraz wykonania badań wstępnych.

Wzór 4. Przykładowe skierowanie na wstępne badania profilaktyczne

Zasadniczo badania profilaktyczne przeprowadzane są w godzinach pracy. W przypadku osoby przyjmowanej do pracy reguła ta nie będzie miała zastosowania ze względu na fakt, iż osoba przyjmowana do pracy nie jest jeszcze formalnie pracownikiem. Osoba przyjmowana do pracy, realizująca na polecenie przyszłego pracodawcy profilaktyczne badania wstępne, nie ma względem pracodawcy roszczenia o zwrot czasu wolnego (w sytuacji gdy zostanie zatrudniona), w związku z koniecznością wykonania wstępnych profilaktycznych badań lekarskich.

Lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne wydaje orzeczenie, w którym w zależności od sytuacji zdrowotnej osoby przyjmowanej do pracy może stwierdzić:

• brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku albo
• istnienie przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Osoba przyjmowana do pracy, jak również pracodawca, mają prawo zakwestionować wydane orzeczenie. Odwołanie wraz z uzasadnieniem powinno zostać wniesione w formie pisemnej w terminie 7 dni od dnia otrzymania orzeczenia lekarskiego. Wnosi się je za pośrednictwem lekarza wydającego orzeczenie do podmiotu odwoławczego, którym zwykle jest wojewódzki ośrodek medycyny pracy właściwy ze względu na miejsce świadczenia pracy lub siedziby jednostki organizacyjnej, w której ma być zatrudniona osoba przyjmowana do pracy.

Odwołanie wiąże się z koniecznością ponownej weryfikacji stanu zdrowia osoby ubiegającej się o zatrudnienie w kontekście przyszłej pracy. Lekarz, za pośrednictwem którego zostało złożone odwołanie, w terminie 7 dni od dnia otrzymania odwołania przekazuje je wraz z dokumentacją stanowiącą podstawę wydanego orzeczenia do podmiotu odwoławczego, w którym zostanie przeprowadzone ponowne badanie osoby przyjmowanej do pracy.

Badanie osoby przyjmowanej do pracy w ramach postępowania odwoławczego przeprowadzane jest w terminie 14 dni od dnia otrzymania odwołania przez podmiot właś­ciwy do jego rozpatrzenia. Orzeczenie lekarskie, które zostanie wydane w wyniku ponownego badania, ma charakter ostateczny – przepisy nie przewidują możliwości ponownego odwołania się od jego rozstrzygnięcia.

W sytuacji, w której orzeczenie stwierdzające przeciwwskazania do pracy zostało podtrzymane, nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokonać modyfikacji w zakresie stanowiska pracy, w tym warunków jej wykonywania – gdy pracodawcy w sposób szczególny zależy na kompetencjach i kwalifikacjach osoby przyjmowanej do pracy. Nawet niewielka z pozoru zmiana – przykładowo wykluczenie pracy w porze nocnej – może przyczynić się do wydania pozytywnego rozstrzygnięcia lekarskiego dopuszczającego pracownika do pracy. Za niedopuszczalne należy uznać postępowanie, gdy pracodawca, nie zmieniając swoich intencji w zakresie warunków przyszłego zatrudnienia, wyda pracownikowi skierowanie, które nie będzie odpowiadało warunkom przyszłej pracy. Należy bowiem pamiętać, że orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy jest ważne w konkretnych warunkach opisanych przez pracodawcę w treści skierowania – w zakresie czynności i ewentualnych zagrożeń zawodowych związanych z wykonywaniem przyszłej pracy.

3. Dokumenty dobrowolnie przedstawiane przez kandydata do pracy

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może przedłożyć pracodawcy z własnej inicjatywy również dokumenty, które wpływają na jej uprawnienia. Mogą to być:

• świadectwa pracy za okresy zatrudnienia, które skończyły się w poprzednich latach kalendarzowych – na ich podstawie pracodawca ustala wiele uprawnień pracowniczych, dlatego ich przedstawienie leży w interesie pracownika;
• inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia pracownika – są one przedstawiane wówczas, gdy pracownik z różnych względów nie dysponuje świadectwami pracy za pewne okresy, np. zaświadczenia o zatrudnieniu, wyroki sądowe (ocena wiarygodności tych dokumentów należy do pracodawcy; jeżeli pracodawca ich nie uwzględni, pracownik może tego dochodzić przed sądem pracy);
• dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w za-kresie stosunku pracy – najczęściej jest to orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (podstawa do korzystania ze skróconego czasu pracy, dodatkowego urlopu wypoczynkowego, dodatkowej przerwy w pracy).

Kandydat do pracy może także dobrowolnie podać wiele innych informacji, które nie są wymagane przez przepisy prawa pracy.

Pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika fotografii. Jeżeli zatem nie ma szczególnych przepisów odrębnych nakazujących kandydatom złożenie fotografii w związku z procesem rekrutacji, to pracodawca nie może żądać od kandydata jej przesłania. Kandydat może oczywiście złożyć zdjęcie z własnej inicjatywy.

Dokumentami potwierdzającymi kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy są z reguły świadectwa i dyplomy ukończenia szkół, zaświadczenia przebytych kursach i szkoleniach itp. Kandydat do pracy może przedstawić jakiekolwiek dokumenty, które potwierdzają jego kwalifikacje zawodowe.

Rozdział IV. Zawieranie umowy o pracę

1. Cechy umowy o pracę

Pracodawca, który w ramach procesu rekrutacji dokonał ostatecznego wyboru spośród osób ubiegających się o pracę, może przystąpić do formalnego zatrudnienia, zakładając, że wybrana osoba otrzyma orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy na oferowanym stanowisku. Ponieważ podstawą świadczenia pracy ma być stosunek pracy, warunki przyszłej umowy o pracę powinny być zgodne z definicją stosunku pracy. Ponadto umowa o pracę powinna zawierać niezbędne postanowienia, które muszą znaleźć się w każdej umowie o pracę, jak również ewentualne postanowienia dodatkowe, na które strony umówiły się w ramach negocjacji podczas procesu rekrutacji.

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie w takich warunkach jest zawsze zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, niezależnie od tego, jak strony nazwały umowę.

Uwzględniając definicję stosunku pracy, każda umowa o pracę zawiera elementy charakterystyczne, na podstawie których istnieje możliwość odróżnienia takiej umowy od umowy cywilnoprawnej.

Należy do nich zaliczyć w szczególności:

• miejsce pracy i czas pracy – wskazane przez pracodawcę (w przypadku pracy zdalnej miejsce pracy musi być ustalone przez pracownika wspólnie z pracodawcą),
• obowiązek osobistego świadczenia pracy bez możliwości zastąpienia pracownika osobą przez niego wskazaną,
• obowiązek wykonywania pracy dobrowolnie i jednostronnie podporządkowanej na ryzyko pracodawcy,
• wynagrodzenie za pracę nie niższe od wynagrodzenia minimalnego przy zatrudnieniu na pełny etat (w przypadku niepełnego etatu proporcjonalnie niższe).

Umowa o pracę musi zawierać określone elementy, o których mowa w Kodeksie pracy. Można je podzielić na obowiązkowe oraz fakultatywne. Elementy obowiązkowe wynikają bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy. Elementy dodatkowe umowy również mogą wynikać z przepisów prawa pracy, w tym z przepisów prawa zakładowego, które zalicza się do źródeł prawa pracy, a także dodatkowych indywidualnych ustaleń stron stosunku pracy.

Tabela 3. Obligatoryjne elementy umowy o pracę

Tabela 4. Przykładowe fakultatywne postanowienia umowy o pracę

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują sytuacji, gdy w treści umowy o pracę nie zostaną zawarte poszczególne postanowienia. Jeśli nie ma w niej informacji dotyczących stron umowy lub rodzaju pracy, wówczas należy uznać, że umowa jest nieważna. W sytuacji braku pozostałych elementów należy je ustalić na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy, co nie zmienia faktu, że umowa powinna zostać uzupełniona o brakujący zakres.

Postanowienia umów o pracę, a także innych aktów kształtujących stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. W sytuacji gdyby umowa zawierała postanowienia mniej korzystne dla pracownika niż te, które wynikają z przepisów prawa pracy, takie postanowienia nie będą wiążące, a zamiast nich będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 Kodeksu pracy).

2. Określenie stron umowy o pracę

Umowę o pracę zawierają pracodawca i pracownik. Pracodawcą może być jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3 Kodeksu pracy). Określenie pracodawcy w umowie o pracę będzie więc polegało na wskazaniu nazwy lub imienia i nazwiska oraz adresu siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby adresu jego zamieszkania. Umowę o pracę może zawrzeć w imieniu pracodawcy osoba uprawniona do jego reprezentacji wobec pracowników w zakresie dokonywania czynności z prawa pracy. Zatem umowa o pracę powinna być podpisana przez organ lub osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli i podpisywania dokumentów w imieniu pracodawcy. Informację, kto jest takim organem lub osobą, zawiera akt o utworzeniu pracodawcy lub pełnomocnictwo.

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy). W umowie o pracę, określając pracownika jako jej stronę, należy podać jego imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania.

3. Rodzaje umów o pracę oraz warunki ich zawierania

Obowiązujące przepisy Kodeksu pracy umożliwiają pracodawcy zawarcie z osobą ubiegającą się o zatrudnienie następujących rodzajów umów o pracę:

• umowy na okres próbny,
• umowy na czas określony,
• umowy na czas nieokreślony.

3.1. Umowa na okres próbny

Pracodawca, który dokonał możliwie najlepszego wyboru spośród osób ubiegających się o zatrudnienie, może mieć mimo wszystko ograniczone zaufanie w zakresie przydatności zawodowej pracownika. Dlatego typową sytuacją jest zatrudnianie osoby przyjmowanej do pracy na podstawie umowy na okres próbny.

Umowę o pracę na okres próbny, nieprzekraczający zasadniczo 3 miesięcy, zawiera się, aby sprawdzić kwalifikacje pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. Jednak Kodeks pracy przewiduje od tej reguły wyjątki.

Tabela 5. Wyjątki dotyczące okresów, na jakie może być zawierana umowa o pracę na okres próbny

Przepis regulujący dopuszczalność zawierania umowy na okres próbny w zakresie celu jej zawierania posługuje się dość ogólnymi i mało konkretnymi pojęciami, co w praktyce może powodować istotne wątpliwości. Pojęcie kwalifikacji pracownika, jakie będą podlegały sprawdzeniu podczas zatrudnienia w ramach umowy na okres próbny, nie zostało zdefiniowane. Wobec braku kodeksowego doprecyzowania tego pojęcia można przyjąć, że kwalifikacje mogą się odnosić zarówno do doświadczenia czy stażu pracy, jak i mieć znaczenie formalne, poparte wykształceniem potwierdzonym dyplomem ukończenia określonej szkoły lub studiów, świadectwami pracy, zaświadczeniami lub innymi dokumentami potwierdzającymi dodatkowe kwalifikacje.

Weryfikacja przydatności pracownika w ramach zatrudnienia na podstawie umowy na okres próbny jest możliwa wyłącznie w zakresie kwalifikacji niezbędnych do wykonywania umówionej pracy, wynikającej z tej umowy. Zatem za nieprawidłowe należy uznać postępowanie, gdy pracodawca będzie chciał zweryfikować kwalifikacje i umiejętności pracownika w szerszym zakresie – przykładowo na potrzeby przyszłych zmian organizacyjnych w firmie czy ewentualnej zmiany stanowiska pracy.

W typowych sytuacjach zasadą jest jednorazowe zawieranie umowy na okres próbny. Ze względów praktycznych przepisy przewidują jednak wyjątek od tej reguły. Mianowicie możliwość ponownego zawarcia umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem istnieje, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.

Decydując się na ponowne zatrudnienie pracownika na okres próbny, trzeba pamiętać, że praca wykonywana przez taki okres nie powinna być pracą pokrywającą się z obowiązkami realizowanymi w ramach wcześniejszego okresu próbnego. Ważne jest więc nie tylko formalne określenie innego stanowiska w treści umowy o pracę na okres próbny, ale również przydzielenie pracownikowi takiego zakresu obowiązków, który będzie inny od wcześniej realizowanych zadań.

3.2. Dopuszczalność zawarcia umowy próbnej a wcześniejsze relacje zawodowe

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracodawca i osoby ubiegające się o zatrudnienie w ramach stosunku pracy pozostawały już wcześniej w relacjach zawodowych z tym podmiotem. Można tu wymienić np.:

• umowę cywilnoprawną,
• praktyki,
• staż z urzędu pracy.

Takie doświadczenia mogą nasuwać wątpliwości w zakresie dopuszczalności zawierania umowy na okres próbny. Jak wiadomo, celem umowy na okres próbny jest sprawdzenie kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia do wykonywania okreś­lonego rodzaju pracy. Pracodawca, który ma już doświadczenia z osobą ubiegającą się o zatrudnienie, która świadczyła na jego rzecz pracę na podstawie umowy prawa cywilnego, w zasadzie ma już pogląd na jej kwalifikacje i umiejętności niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju. Może to stawiać pod znakiem zapytania legalność późniejszej umowy na okres próbny, której przedmiotem będzie praca o takim samym lub zbliżonym zakresie obowiązków co w przeszłości.

Pracodawca ma możliwość zawarcia umowy na okres próbny niezależnie od tego, czy osoba ubiegająca się o zatrudnienie współpracowała z nim wcześniej na podstawie umowy prawa cywilnego. Żaden przepis prawa pracy nie wyłącza możliwości stosowania umowy na okres próbny, w związku z wcześniejszym zatrudnieniem na podstawie innych, elastycznych form zatrudnienia.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, gdy strony zawarły umowę, którą nazywały umową zlecenia lub umową o dzieło, a praca w rzeczywistości była wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy (zamiast umowy prawa cywilnego powinna być zawarta umowa o pracę). W takich okolicznościach można uznać, że zawarcie umowy na okres próbny nie będzie dopuszczalne. Skoro bowiem wcześniej pracodawca zatrudniał daną osobę na podstawie stosunku pracy, niezależnie od nazwy łączącej strony umowy, to nie powinien zawierać umowy na okres próbny, której zakres zadań byłby taki sam jak realizowany wcześniej na podstawie pozornej umowy prawa cywilnego. Zawarcie umowy o pracę na okres próbny w takich warunkach byłoby ponadto sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, których kształtowanie należy do obowiązków pracodawcy.

Analogiczna sytuacja jak w przypadku dopuszczalności zawierania umowy na okres próbny po umowie cywilnoprawnej będzie miała miejsce wtedy, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie odbywała u tego pracodawcy praktykę absolwencką. Celem takich praktyk jest ułatwienie absolwentom uzyskiwania doświadczenia oraz nabywania umiejętności praktycznych, niezbędnych do wykonywania pracy. Przebieg praktyki daje pracodawcy pewien pogląd na możliwości ewentualnego przyszłego zatrudnienia takiej osoby w ramach stosunku pracy, jednak trudno uznać przebieg praktyki za proces wykonywania pracy w warunkach charakterystycznych dla zatrudnienia pracowniczego.

Mimo pewnych podobieństw umowy o praktykę absolwencką do umowy o pracę mają one inny cel. Były praktykant nie ma prawa oczekiwać od przyszłego pracodawcy, aby ten uznał okres praktyk za okres próby, jaki przeprowadza się w ramach umowy o pracę na okres próbny.

Odbywanie u pracodawcy stażu, na który dana osoba została skierowana z urzędu pracy, również nie będzie podstawą do uznania, że pracodawca nie ma prawa zastosować względem zatrudnianej osoby umowy na okres próbny. Kluczową częścią umowy między starostą a organizatorem stażu jest program. Określa on nazwę zawodu lub specjalności, zakres zadań, rodzaj uzyskiwanych kwalifikacji lub umiejętności, sposób potwierdzenia kwalifikacji lub umiejętności. Niezależnie od tego staż nie odbywa się w warunkach, w jakich wykonywana jest praca na podstawie stosunku pracy. Tym samym należy uznać, że pracodawca, decydując się na zatrudnienie byłego stażysty na stanowisku pracy, którego zakres obowiązków koresponduje z wcześniej odbywanym stażem, ma możliwość zawarcia z taką osobą umowy na okres próbny.

3.3. Umowa o pracę na czas określony

Pracodawca nie ma obowiązku rozpoczynania współpracy od umowy o pracę na okres próbny. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby zawrzeć z osobą ubiegającą się o zatrudnienie od razu umowę na czas określony.

Przepisy Kodeksu pracy zawierają ograniczenia w zakresie:

• dopuszczalnej liczby umów na czas określony, jakie może zawrzeć pracodawca z tym samym pracownikiem, oraz
• maksymalnego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie umów na czas określony.

Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nie może przekroczyć 33 miesięcy. Ten sam pracodawca z tym samym pracownikiem (osobą ubiegającą się o zatrudnienie) ma możliwość zawarcia nie więcej niż 3 umów tego rodzaju.

Mimo że umowa na okres próbny jest umową terminową, jej zawarcie na początkowym etapie zatrudnienia nie ma wpływu na liczbę później zawartych umów na czas określony oraz łączny czas ich trwania. Nie wlicza się jej bowiem do tych limitów.

W kontekście zatrudniania pracowników na podstawie umów na czas określony może pojawić się wątpliwość, czy dopuszczalne trzy umowy tego rodzaju oraz 33-miesięczny okres zatrudnienia są bezwzględnie obowiązujące. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, kiedy strony wykorzystają limity w zakresie zawierania umów na czas okreś­ lony, a następnie po wielu latach będą chciały ponownie nawiązać współpracę na podstawie umów tego rodzaju.

3.4. Pozalimitowe umowy na czas określony

Ze względów praktycznych limit 33 miesięcy zatrudniania pracownika na podstawie trzech umów o pracę na czas określony nie będzie miał zastosowania w każdym przypadku. Dopuszczalna liczba umów na czas określony oraz łączny ich okres nie dłuższy niż 33 miesiące nie mają zastosowania do umów na czas określony, zawieranych:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

Umowa na zastępstwo jest umową na czas określony zawieraną na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Przy zawieraniu takiej umowy należy oznaczyć okres, przez jaki będzie ona obowiązywała strony – nie tyle przez odniesienie się do konkretnego terminu (który nie zawsze jest wiadomy), ile do nieobecności zastępowanego pracownika. Można zatem wskazać, że umowa zawierana jest np. na okres niezdolności do pracy z powodu choroby konkretnego pracownika (który może być przedłużany kolejnymi orzeczeniami o czasowej niezdolności do pracy) lub na okres korzystania przez pracownika z określonego uprawnienia, np. z urlopu wychowawczego.

Pracodawca ma możliwość zawierania z tym samym pracownikiem wielu umów na zastępstwo. Ich liczba oraz czas obowiązywania nie będą wliczane do limitu umów terminowych. Umowa na zastępstwo rozwiązuje się w dniu powrotu zastępowanego pracownika do pracy. W takim bowiem przypadku nieaktualny staje się cel umowy, jakim jest konieczność zastępstwa nieobecnego pracownika w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Limit zarówno czasowy, jak i ilościowy dotyczący umów o pracę na czas określony nie ma zastosowania w przypadku umów, których celem jest wykonywanie pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym. Mimo braku bezpośredniego zdefiniowania w przepisach prawa pracy pojęcia „praca dorywcza” przyjmuje się, że pracą taką jest praca każdego rodzaju, która realizowana jest w krótkim przedziale czasu i nie ma charakteru powtarzalnego. Praca dorywcza wiąże się więc z możliwością elastycznego zwiększenia lub zmniejszenia zatrudnienia z uwzględnieniem aktualnego, bieżącego i zmiennego zapotrzebowania na pracę. Kodeks pracy nie wskazuje również, czym jest „praca sezonowa”. Przyjmując, że podstawowym kryterium odróżniającym pracę sezonową od innej pracy jest sezonowość, można uznać, że umowa na czas określony, której przedmiotem ma być praca sezonowa, powinna korespondować w zakresie jej długości z czasem trwania sezonu – przykładowo sezonu żniw lub letniego sezonu turystycznego.

Kolejny przypadek, w którym nie obowiązują limity zarówno ilościowe, jak i czasowe dotyczące umów terminowych, to zawieranie umowy na czas określony w celu wykonywania pracy przez okres kadencji. Omawiana okoliczność ma stosunkowo wąski zakres zastosowania, np. może dotyczyć pracodawców, jakimi są spółki prawa handlowego, które zawierają umowy na czas określony, na okres trwania kadencji w zarządzie spółki.

Najbardziej problematyczną przesłanką, umożliwiającą zawieranie pozalimitowych umów na czas określony, to zawieranie umów terminowych, którym towarzyszą leżące po stronie pracodawcy przyczyny obiektywne. Ponieważ przepisy nie definiują, czym są takie przyczyny, pracodawca powinien z dużą ostrożnością podchodzić do zawierania tego typu umów. Może to bowiem prowadzić do sytuacji spornych pomiędzy stronami stosunku pracy.

Oceny w zakresie wystąpienia przyczyn obiektywnych, dla których możliwe jest zawieranie umów na czas określony poza limitem, dokonuje pracodawca. Uzasadnieniem do zawarcia takiej umowy na czas określony może być wyłącznie przyczyna obiektywna istniejąca w czasie zawierania umowy, a nie przyczyna przyszła, która może, ale nie musi wystąpić.

Należy przyjąć, że przyczyną obiektywną nie będzie ogólna sytuacja rynkowa czy powody ekonomiczne leżące po stronie pracodawcy, ale wynikające z niewłaściwego zarządzania podmiotem. Pracownicy nie powinni bowiem ponosić ryzyka pracodawcy. Mają oni status osób zatrudnionych, a nie partnerów czy wspólników w zakresie działalności prowadzonej przez pracodawcę.

Zawierając umowę na czas określony, w wyjątkowych przypadkach, w których przepisy Kodeksu pracy dopuszczają stosowanie umów poza dopuszczalnymi limitami, należy pamiętać, że w treści umowy o pracę powinien znaleźć się punkt określający cel zawarcia takiej umowy lub określenie przyczyn obiektywnych, dla których jest zawierana.

Prawidłowe określenie przyczyn zawarcia umowy na czas określony, która nie będzie mieściła się w limicie takich umów, nie jest szczególnie problematyczne w przypadku umowy na zastępstwo czy umowy zawieranej na okres kadencji. Większy problem może powstać wtedy, gdy umowa jest zawierana w warunkach przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy. Mimo iż przepisy nie przewidują w sposób bezpośredni takiego wymogu, należy uznać, że pracodawca powinien w treści umowy wskazać na konkretną przyczynę obiektywną, uzasadniającą zawarcie umowy poza limitem. Posłużenie się wyłącznie zwrotem „umowa zawarta w związku z przyczynami obiektywnymi leżącymi po stronie pracodawcy” nie jest wystarczające, a takie postępowanie pracodawcy może być uznane za mające na celu obejście prawa. Oczywiście nie ma wymogu, aby w treści umowy zawarty był bardzo szczegółowy opis przyczyn obiektywnych czy ich dogłębna charakterystyka i analiza. Przyczyna obiektywna powinna być jednak wskazana precyzyjnie, konkretnie i pozwalać na ustalenie jej istnienia w czasie zawierania umowy.

Należy pamiętać, że zawarcie umowy, której towarzyszą obiektywne przyczyny, leżące po stronie pracodawcy, nie jest wyłącznie sprawą pomiędzy pracodawcą a osobą zatrudnioną.

Obowiązkiem pracodawcy jest zawiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę na czas okreś­lony w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy.

Okręgowy inspektor pracy powinien być zawiadomiony o zawarciu umowy w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia. Warto pamiętać, że niedotrzymanie powyższego terminu może zostać potraktowane jako wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

W treści zawiadomienia okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy na czas określony w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn pracodawca powinien wskazać te przyczyny. Zalecanym rozwiązaniem jest podanie w zawiadomieniu tej samej treści w zakresie przyczyn obiektywnych, jaką zawiera umowa o pracę.

Wzór 5. Zawiadomienie okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy na czas określony poza limitem

Pracodawca nie ma obowiązku przesyłania okręgowemu inspektorowi pracy kserokopii umowy zawartej w związku z istnieniem obiektywnych przyczyn. Żaden przepis nie zawiera takiego wymogu, a ponadto taka czynność mogłaby wywołać wątpliwości w zakresie przetwarzania danych osobowych pracownika. Z całą pewnością inspektor pracy ma możliwość skontrolowania umów o pracę zawieranych w warunkach istnienia przyczyn obiektywnych, konfrontując to z zestawieniem zawiadomień otrzymanych przez okręgowego inspektora pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika, przesyłając kopię jego umowy o pracę okręgowemu inspektorowi pracy wraz z zawiadomieniem o zawarciu takiej umowy, poza koniecznością okazania takiej umowy w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych przez inspektora PIP.

3.5. Umowa o pracę na czas nieokreślony

Przyjmowanie pracownika do pracy zwykle wiąże się z zawieraniem w pierwszej kolejności umów terminowych. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zawarł z nową osobą umowę na czas nieokreślony. Taka sytuacja może mieć przykładowo miejsce, gdy pracodawca decyduje się na zatrudnienie eksperta o unikalnych kwalifikacjach.

Umowa na czas nieokreślony jest opcją najkorzystniejszą dla pracownika z uwagi na bezterminowy okres obowiązywania. Tym samym, jeżeli nie wystąpią sytuacje nadzwyczajne, np. pracodawca nie zakończy szybko działalności lub żadna ze stron nie zdecyduje się na zakończenie współpracy, pracownik będzie mógł na podstawie umowy na czas nieokreślony świadczyć pracę przez cały okres swojej kariery zawodowej. Nie oznacza to jednak, że podczas trwania takiej umowy nie może dojść do modyfikacji warunków zatrudnienia.

3.6. Wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki zatrudnienia

Pracodawca już na etapie zatrudniania nowego pracownika musi wiedzieć, że ten po przepracowaniu 6 miesięcy ma prawo wystąpić z wnioskiem o zmianę terminowej umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub o zmianę na bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (art. 29³ § 1 Kodeksu pracy).

We wniosku tym pracownik może wystąpić nie tylko o zmianę rodzaju umowy o pracę z umowy na czas określony na umowę na czas nieokreślony, ale m.in. o zmianę rodzaju pracy lub zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy.

Możliwość zawnioskowania o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę bezterminową lub bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy nie dotyczy pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

Natomiast do okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła w ramach przejęcia zakładu pracy lub części zakładu pracy, a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego pracownika. Co istotne pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę bezterminową lub bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Ponadto, niezależnie od możliwości i decyzji pracodawcy, ma on obowiązek udzielenia pracownikowi odpowiedzi na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia jego otrzymania. Przy jego rozpatrywaniu pracodawca powinien rozważyć potrzeby swoje i osoby wnioskującej. Natomiast w przypadku decyzji odmownej i nieuwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika o przyczynie odmowy.

4. Data zawarcia umowy o pracę

Data zawarcia umowy o pracę może być określona bezpośrednio w treści umowy o pracę lub może ją określać jedynie data podana w nagłówku umowy o pracę lub data wskazana na końcu umowy odręcznie przez strony, które ją podpisały.

Wzór 6. Określenie daty zawarcia umowy o pracę

5. Rodzaj pracy

Rodzaj pracy określa przedmiot świadczenia pracownika na rzecz pracodawcy. W praktyce rodzaj pracy określa się m.in. przez określenie zawodu (np. stolarz, nauczyciel) lub specjalności, stanowiska pracy, funkcji, tytułu (np. kierownik działu analiz, specjalista ds. marketingu itp.). Ten punkt umowy o pracę może być rozszerzony o wskazanie zakresu uprawnień pracownika lub określenie, komu podlega w strukturze organizacyjnej firmy.

6. Miejsce lub miejsca wykonywania pracy

Zgodnie z dotychczasowym orzecznictwem sądów pracy przez miejsce pracy należy rozumieć stały punkt w znaczeniu geograficznym bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić świadczenie pracy (wyrok SN z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85).

Jednak od 7 kwietnia 2023 r. pojęcie miejsca pracy uległo znacznemu uelastycznieniu z uwagi na wejście w życie przepisów umożliwiających wykonywanie pracy w trybie zdalnym (w pełnym wymiarze lub hybrydowym, a także okazjonalnie – przez 24 dni w roku kalendarzowym).

Po zmianach przepisów pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67¹⁸ Kodeksu pracy). Oznacza to, że miejscem wykonywania pracy zdalnej może być miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo przez pracodawcę zaakceptowane.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik i pracodawca ustalili więcej niż jedno miejsce pracy pracownika, np. jeśli pracownik świadczy pracę w systemie hybrydowym (biuro pracodawcy i miejsce zamieszkania pracownika).

Poza przypadkami pracy zdalnej najczęściej miejscem pracy pracownika jest jednak siedziba pracodawcy. Miejscem pracy może być także dany obszar, na terenie którego pracownik wykonuje pracę, np. miasto, powiat, województwo, region.

Problemy może sprawiać określenie miejsca pracy pracowników mobilnych, np. handlowców, pracowników budowlanych. Pomocna w tym przypadku będzie uchwała Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08, OSNP 2009/13–14/166), zgodnie z którą pracownikowi, który stale wykonuje pracę na całym obszarze np. Unii Europejskiej, jako miejsce świadczenia pracy można wskazać właśnie Unię. Sąd Najwyższy, wydając takie orzeczenie, zaznaczył jednak, że wskazanie miejsca pracy pracownika mobilnego jako pewnego obszaru jego aktywności zawodowej musi odzwierciedlać rzeczywisty stan. Ma to być obszar, na którym pracownicy mobilni będą na stałe zobowiązani do wykonywania czynności służbowych. Miejsce pracy nie może zostać określone zbyt szeroko. W przypadku wskazania miejsca pracy pracownika jako np. rejon południowej Polski należy wskazać precyzyjne rozumienie tego pojęcia, tj. dokładne granice administracyjne województw wskazanego obszaru.

Od tego, jak w umowie o prace zostanie określone miejsce pracy, zależy m.in. to, czy danego dnia pracownik znajduje się w podróży służbowej czy nie, a w konsekwencji – czy np. pracodawca powinien mu wypłacić diety.

7. Wynagrodzenie za pracę

Określając w umowie o pracę wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy i jego składniki, należy podać wysokość wynagrodzenia zasadniczego oraz wymienić wszystkie pozostałe składniki wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi, np. premia regulaminowa, dodatek funkcyjny, prowizja.

W umowie o pracę można wskazać wprost wysokość dodatkowych składników. Czasami jest to niemożliwe, dopuszczalne jest więc odesłanie w kwestii wysokości i zasad wypłacania dodatkowych składników wynagrodzenia do przepisów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy.

W umowie o pracę nie trzeba zamieszczać składników wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów, np. dodatki za pracę w nocy, dodatki za godziny nadliczbowe.

Obecnie (w marcu 2025 r.) trwają prace legislacyjne nad nowelizacją Kodeksu pracy, zgodnie z którą pracownicy będą mogli wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie informacji dotyczącej ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia – w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości. Przez wynagrodzenie rozumie się przy tym zwykłą, podstawową lub minimalną płacę godzinową lub płacę miesięczną oraz inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio (składniki uzupełniające lub zmienne) od pracodawcy z racji zatrudnienia i wymiaru czasu pracy. Takie definiowanie wynagrodzenia oraz obowiązek udzielania pracownikom informacji o poziomie wynagrodzeń może w przypadku wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy wpływać na sposób określania wynagrodzenia w umowach o pracę. Warto więc śledzić proces legislacyjny w tym obszarze.

Jeżeli wynagrodzenie nie zostało określone w umowie o pracę, to pracownikowi przysługuje wynagrodzenie odpowiednie do rodzaju, ilości i jakości wykonywanej pracy, nie niższe jednak niż wynagrodzenie minimalne (od 1 stycznia 2025 r. wynosi ono 4666 zł brutto).

Czasami zdarza się, że przez pomyłkę pracodawca poda w umowie o pracę inną kwotę wynagrodzenia słownie, a inną liczbowo. W takim przypadku przyjmuje się, że pracownikowi przysługuje wynagrodzenie określone słownie.

Pracownik może być wynagradzany również prowizyjnie (otrzymuje np. prowizje od wypracowanego zysku netto firmy) lub akordowo (otrzymuje stawkę wynagrodzenia za wykonaną rzecz, np. 5 zł za złożenie jednego długopisu).

8. Wymiar czasu pracy

Pracownik może być zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy lub na niepełny etat. W zależności od tego należy mu wpisać w umowie o pracę, że jest zatrudniony na pełny etat lub na 1/2 etatu, 1/3 etatu itp. Określenie wymiaru czasu pracy decyduje o tym, ile godzin pracy musi zapewnić pracodawca danemu pracownikowi. Nawet jeżeli pracownik nie wypracuje obowiązującego go wymiaru czasu pracy, musi otrzymać wynagrodzenie, które wynika z jego umowy o pracę.

9. Termin rozpoczęcia pracy

Dzień zawarcia umowy nie zawsze musi pokrywać się z dniem rozpoczęcia pracy. Jednak to właśnie wskazany w umowie dzień rozpoczęcia pracy jest dniem, w którym nawiązany zostaje stosunek pracy (art. 26 Kodeksu pracy). Najczęściej stosowanym i jednocześnie najbardziej precyzyjnym sposobem określenia terminu rozpoczęcia pracy jest podanie daty kalendarzowej.

10. Limit godzin ponadwymiarowych

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, to w umowie o pracę trzeba ustalić limit godzin, którego przekroczenie upoważnia go do wynagrodzenia, takiego jak za godziny nadliczbowe (art. 151 § 5 Kodeksu pracy). Przekroczenie tego limitu nie powoduje jednak pracy w godzinach nadliczbowych, tylko w godzinach ponadwymiarowych. Przyjmuje się, że limit ten nie może być ustalony na takim samym poziomie, ile wynosi norma czasu pracy, której przekroczenie powoduje pracę w godzinach nadliczbowych, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień. Ustalenie limitu na takim poziomie nie zmieni bowiem sytuacji pracownika. Po przekroczeniu norm czasu pracy i tak będą mu przysługiwać świadczenia za godziny nadliczbowe, zatem nawet gdyby nie ustalono w umowie o pracę żadnego limitu, pracownik miałby do nich prawo. Limit godzin ponadwymiarowych należy ustalić między wymiarem czasu pracy pracownika a normami czasu pracy. Takie stanowisko prezentuje również na swojej stronie Państwowa Inspekcja Pracy. Limit godzin uprawniający pracownika do świadczeń takich jak za godziny nadliczbowe może być ustalony w odniesieniu do wymiaru godzin w danym dniu, tygodniu lub miesiącu. Może też być ustalony w odniesieniu do wyższego wymiaru etatu niż ustalony w umowie o pracę pracownika.

Przepisy nie przewidują, co się stanie w sytuacji, gdy pracodawca i pracownik nie ustalą w umowie o pracę limitu godzin ponadwymiarowych. Kwestię tę rozpatrywał wielokrotnie Sąd Najwyższy. W wyroku z 4 kwietnia 2014 r. (I PK 249/13, OSNP 2015/9/121) uznał, że nieokreślenie przez strony stosunku pracy dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy powoduje, że pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy nie przysługuje dodatek jak za pracę nadliczbową (50 lub 100). Identyczne stanowisko zajął SN w wyrokach: z 27 marca 2012 r. (III PK 77/11) i z 9 lipca 2008 r. (I PK 315/07, OSNP 2009/23–24/310). Są to aktualnie wiodące interpretacje w tym zakresie.

11. Systemy czasu pracy w umowie o pracę

Systemy czasu pracy należy ustalać w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub – gdy pracodawca nie ma takich przepisów wewnątrzzakładowych – w obwieszczeniu (art. 150 § 1 Kodeksu pracy). Wyjątek w tym zakresie dotyczy jednak dwóch systemów czasu pracy, tj. systemu skróconego tygodnia pracy i systemu weekendowego czasu pracy. Systemy te należy zamieścić w umowie o pracę (art. 150 § 6 Kodeksu pracy).

Zarówno system weekendowy czasu pracy, jak i system skróconego tygodnia pracy stosowane są na wniosek pracownika. Pracodawca nie może zatem narzucić pracownikowi tych systemów czasu pracy. Należy zwrócić uwagę, że tych systemów czasu pracy nie można stosować na wniosek kandydata do pracy, tylko pracownika. Oznacza to, że system weekendowy czasu pracy oraz system skróconego tygodnia pracy mogą być zastosowane dopiero po zatrudnieniu pracownika. Nie można ich ustalić od razu w umowie o pracę, tylko dopiero po zatrudnieniu.

12. Przyczyna zawarcia umowy terminowej ponad limit

W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony ponad określony w Kodeksie pracy limit (33 miesiące lub maksymalnie 3 umowy tego rodzaju) w celu:

• zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• wykonywania pracy przez okres kadencji,
• zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania pracodawcy na dłuższą współpracę z pracownikiem, jeśli pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie (jeśli jest to niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy)

w umowie o pracę określa się ten cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.

Wzór 7. Umowa na czas określony zawarta na okres powyżej 33 miesięcy

13. Czas trwania lub dzień zakończenia umowy na czas określony i próbny

W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony lub próbny w jej treści należy wskazać czas jej trwania lub dzień jej zakończenia. Można to określić, wskazując okres, przez jaki pracownik będzie zatrudniony, poczynając od dnia rozpoczęcia pracy, np. rok. Możliwe też jest wskazanie konkretnej daty zakończenia umowy, np. 31 maja 2025 r.

14. Przedłużenie umowy na okres próbny o czas urlopu

W przypadku umowy o pracę na okres próbny, gdy strony postanowią skorzystać z możliwości jej przedłużenia o czas urlopu, z jakiego w jej trakcie korzystał pracownik, lub o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, w jej treści należy wyraźnie takie uzgodnienie zaznaczyć.

Wzór 8. Przykładowa treść postanowienia w umowie na okres próbny wprowadzającego możliwość wydłużenia jej o czas absencji pracownika

15. Nieobowiązkowe elementy umowy o pracę

Strony umowy o pracę mogą zawrzeć w niej postanowienia, które nie są koniecznym elementem takiej umowy. Pracodawca powinien się jednak zastanowić, czy takie elementy chce zawierać w umowie pracę, ponieważ nie są one obligatoryjne, a ich ewentualna zmiana lub usunięcie wymaga zmiany umowy o pracę, na którą potrzebna jest zgoda pracownika.

Dodatkowe elementy zamieszczane w umowie o pracę mogą polegać na:

• przyznaniu dodatkowych świadczeń pracowniczych, np. dodatkowy urlop wypoczynkowy, dłuższy okres wypowiedzenia, prawo do samochodu służbowego, telefonu komórkowego itp.,
• zamieszczaniu dodatkowych regulacji, na których zależy pracodawcy, np. informacje dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa, ochrony własności intelektualnej itp.,
• zamieszczeniu informacji formalnych, np. wskazanie adresów do korespondencji stron umowy o pracę, słowniczek pojęć itp.

16. Zawarcie umowy w innej formie niż pisemna

Zasadą jest zawieranie umów o pracę w formie pisemnej. Nie oznacza to jednak, że umowa nie może być zawarta w innej formie. Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają sankcji nieważności w sytuacji, gdy strony zdecydowały się na zawarcie umowy w formie niepisemnej.

Bez pisemnego potwierdzenia pracownikowi ustaleń co do stron umowy oraz jej warunków pracownik nie może być dopuszczony do pracy.

Zawarcie umowy o pracę w innej formie niż pisemna nie powoduje, że strony mają prawo odstąpić od określenia w treści takiej umowy przedmiotowo istotnych jej elementów. Uwzględniając fakt, iż wartość dowodowa umowy zawartej w formie pozapisemnej, np. ustnie, jest ograniczona w stosunku do umowy zawieranej na piśmie, niezbędne jest sporządzenie potwierdzenia zawarcia umowy o pracę. Zalecaną praktyką, jaka powinna towarzyszyć zawieraniu umowy o pracę w innej formie niż pisemna, jest jednoczesne sporządzenie informacji potwierdzającej zawarcie umowy oraz odnoszącej się do warunków zatrudnienia. Takie postępowanie pozwoli na prawidłowe i terminowe wypełnienie wszystkich obowiązków związanych z zawieraniem umowy w formie innej niż pisemna.

Informacja potwierdzająca zawarcie umowy powinna być sporządzona w formie pisemnej. Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają odpowiedzi na pytanie, w ilu egzemplarzach taką informację należy sporządzić. Kierując się obligatoryjną zawartością części B akt osobowych, można przyjąć, że obowiązkiem pracodawcy będzie przygotowanie dwóch egzemplarzy pisemnych ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Jeden egzemplarz będzie przechowywany w aktach osobowych pracownika, a drugi zostanie przekazany zatrudnionej osobie.

Wzór 9. Informacja potwierdzająca zawarcie umowy w formie innej niż pisemna

Warto zwrócić uwagę, że przepisy nie rozstrzygają przypadku, w którym warunki ustalone na etapie rokowań w sprawie przyszłej umowy, potwierdzone na etapie jej zawierania, będą różniły się od informacji potwierdzającej zawarcie umowy oraz jej warunków. Pracownik, który dostrzeże rozbieżności między wcześniejszymi ustaleniami a pisemnym potwierdzeniem przekazanym przez pracodawcę, powinien jak najszybciej zwrócić na to uwagę zatrudniającemu w sprawie dokonania niezbędnej korekty. W ostateczności pracownik będzie miał prawo odstąpić od zawartej wcześ­niej umowy – z uwagi na rozbieżności między wcześniejszymi ustaleniami a informacją przekazaną w potwierdzeniu.

W sytuacji opisanej w przykładzie może powstać problem, jeżeli ze względów organizacyjnych pracodawca nie wypełni obowiązku przekazania pisemnej informacji przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Nie można bowiem wykluczyć przypadku, kiedy pracownik ma rozpocząć pracę wcześniej niż osoby z działu personalnego odpowiedzialne za przygotowanie i przekazanie informacji potwierdzającej zawarcie umowy o pracę. Wówczas można przyjąć, że uprawnieniem pracownika będzie powstrzymanie się z podjęciem wykonywania obowiązków pracowniczych do czasu otrzymania informacji potwierdzającej zawartą wcześniej umowę. Postępowanie takie będzie wpisywało się w pracowniczy obowiązek dbałości o dobro pracodawcy. Sytuacja, w której pracownik zostałby bowiem dopuszczony do pracy bez uprzedniego przykazania mu potwierdzenia zawartej umowy o pracę oraz jej warunków, mogłaby zostać potraktowana jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

W przypadkach podyktowanych siłą wyższą, jak np. awaria systemu informatycznego czy brak zasilania, pracodawca nie jest zwolniony z obowiązku terminowego – to jest przed przystąpieniem pracownika do pracy – przekazania mu potwierdzenia zawartej umowy. Nie ma bowiem obowiązku prawnego, aby potwierdzenie zawarcia umowy w innej formie niż pisemna miało mieć formę papierowego wydruku. Potwierdzenie takie może być w sytuacjach nadzwyczajnych sporządzone pismem odręcznym.

Ponadto należy mieć świadomość, że pracodawca, który nie dopełni obowiązku potwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Rozdział V. Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu pracownika

1. Informacja o warunkach zatrudnienia

W typowych przypadkach strony, w treści umowy o pracę, nie zawierają wszystkich postanowień odnoszących się do warunków zatrudnienia. Jest to podyktowane względami praktycznymi, ponieważ modyfikacja pewnych dodatkowych warunków, gdyby były one wprowadzone do treści umowy, wiązałaby się z koniecznością zmian w samej umowie.

Uwzględniając fakt, że nie wszystkie postanowienia, w szczególności organizacyjne, znajdują się w treści umowy o pracę, obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia.

Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązuje rozszerzony, wprowadzony nowelizacją Kodeksu pracy, zakres informacji, jakie pracodawca przekazuje pracownikom przy zatrudnieniu, ale także w jego trakcie.

Tabela 6. Zakres informacji przekazywanych przez pracodawcę pracownikowi przy zatrudnieniu obowiązujący od 26 kwietnia 2023 r.

W związku z nowelizacją Kodeksu pracy, która od 7 kwietnia 2023 r. wprowadziła na stałe możliwość pracy w trybie zdalnym, uregulowano także obowiązki informacyjne dotyczące tego sposobu pracy. Mianowicie w przypadku wykonywania pracy w trybie zdalnym w wyniku porozumienia stron stosunku pracy w tym zakresie, informacja dla pracownika powinna obejmować dodatkowo co najmniej:

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
• wskazanie osoby lub organu dokonującego czynności z zakresu prawa pracy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną;
• wskazanie osoby lub organu upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Informacje te należy przekazać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

Kolejny obowiązek informacyjny ciążący na pracodawcy wobec nowo zatrudnionego pracownika, który obowiązuje od 21 lutego 2023 r. (w związku z wejściem w życie nowych regulacji dotyczących kontroli trzeźwości pracowników), dotyczy tylko zakładów pracy i zatrudnionych, którzy takimi kontrolami zostali objęci. Te osoby pracodawca ma obowiązek poinformować, że tego typu kontrolom podlegają, wskazując w treści:

• fakt wprowadzenia kontroli trzeźwości w zakładzie pracy,
• grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości,
• sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli,
• czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli trzeźwości.

Również ta informacja powinna być przekazana przez pracodawcę pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Przy czym postać elektroniczna jest dopuszczalna, jeżeli wszystkie wymagane informacje będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Ustawodawca nie określił, co należy rozumieć przez pojęcie pisemnego wskazania odpowiednich przepisów. Z formalnego punktu widzenia należy uznać, że obowiązek pracodawcy będzie spełniony zarówno wtedy, gdy poprzestanie on na wskazaniu przepisów – bez przywoływania ich treści, jak również w przypadku, gdy zostaną one zacytowane w pełnym brzmieniu – co wydaje się być lepszym rozwiązaniem, pozwalającym na uniknięcie wątpliwości i nieporozumień między stronami.

Podstawowa informacja o warunkach zatrudnienia powinna być przekazana pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy. Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii obliczania powyższego terminu. A zatem pracodawca może mieć problem z prawidłowym ustaleniem ostatniego dnia, w którym powinien dopełnić obowiązku przekazania informacji o warunkach zatrudnienia. Kierując się zasada mi wynikającymi z prawa cywilnego w zakresie obliczania terminów, należy uznać, że zdarzeniem, które wyznacza początek biegu terminu na przekazanie informacji, jest dzień dopuszczenia pracownika do pracy. Zgodnie z zasadami obliczania terminów wynikających z Kodeksu cywilnego, dzień ten będzie uwzględniany w ustalaniu tego 7-dniowego terminu.

Informacja o warunkach zatrudnienia nie ma charakteru jednorazowego, a zatem nie obowiązuje w tej samej wersji przez cały okres zatrudnienia pracownika. Pracodawca ma obowiązek przekazywania informacji o warunkach zatrudnienia za każdym razem, gdy z pracownikiem zawierane są kolejne umowy o pracę. Niezależnie od tego często zdarza się, że warunki zatrudnienia zmieniają się również w ramach tej samej umowy o pracę. W takiej sytuacji pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie warunków zatrudnienia. Taki sam obowiązek ciąży na pracodawcy także w przypadku objęcia pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym. Pracodawca powinien przekazać pracownikowi niezwłocznie zaktualizowaną informację, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.

Obowiązek przekazania pracownikowi zaktualizowanej informacji nie dotyczy przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, o ile przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Ponadto pracodawca każdorazowo powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – o zmianie adresu zamieszkania. Powinno to nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu.

Dodatkowo pracodawca jest obowiązany informować pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy o:

• możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwości awansu,
• wolnych stanowiskach pracy.

Kodeks pracy przewiduje też obowiązki informacyjne w przypadku, gdy pracownik ma wykonywać zadania służbowe poza granicami kraju. Wówczas przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju, na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, pracodawca przekazuje pracownikowi dodatkowe informacje w postaci papierowej lub elektronicznej.

Tabela 7. Zakres informacji przekazywanej przez pracodawcę pracownikowi mającemu wykonywać zadania służbowe poza granicami kraju

Ponadto obowiązkiem pracodawcy jest poinformowania pracownika o:

• celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, jeśli zatrudniony ma być nim objęty (art. 22² § 8 Kodeksu pracy),
• ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

Warto także zauważyć, że obowiązek informacyjny jest ujęty w katalogu podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 2a Kodeksu pracy), a niewywiązywanie się z obowiązku informacyjnego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym podlegające karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

2. Zakres obowiązków

Pracodawca jest zobowiązany zaznajomić pracownika z zakresem jego obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na określonym stanowisku. Właściwa realizacja wyznaczonych zadań jest niezbędna dla prawidłowego wywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków.

Zakres obowiązków pracownika powinien wynikać bezpośrednio z pracy, na którą strony się umówiły. Nie ma możliwości kształtowania zakresu obowiązków w sposób dowolnie szeroki, podobnie jak nie ma możliwości zatrudniania pracownika w znaczeniu ogólnym, któremu można – w zależności od potrzeb – powierzać dowolną pracę.

Przepisy nie wymagają od pracodawcy sporządzania zakresu obowiązków na piśmie. Pracodawca bezsprzecznie ma obowiązek zapoznać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz sposobem świadczenia pracy, ale to zobowiązanie nie może być utożsamiane jako podstawa prawna sporządzenia i wręczenia pracownikowi zakresu czynności w formie pisemnej (art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy).

W praktyce zakres obowiązków może być przez pracodawcę określony w treści umowy o pracę w ramach czynności, jakie pracownik będzie realizował. Nie ma też przeciwwskazań, aby informacja w sprawie zakresu obowiązków miała szerszy charakter i była wyodrębniona w osobnym dokumencie od umowy o pracę.

Należy mieć na uwadze, że w części B akt osobowych pracownika przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym zakres czynności (zakres obowiązków) – jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę.

3. Potwierdzenie o zapoznaniu się przez pracownika z regulacjami prawa pracy

Zatrudnienie pracownika nakłada na pracodawcę obowiązek informacyjny w bardzo szerokim zakresie. Dotyczy on sfery zarówno prawnej ochrony pracy, jak również technicznego bezpieczeństwa jej wykonywania. Zanim pracownik zostanie dopuszczony do pracy, powinien zostać zapoznany z przepisami prawa zakładowego oraz niezbędnymi przepisami i zasadami wynikającymi z powszechnego prawa pracy.

Obowiązkiem pracodawcy jest uzyskanie potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z:

• treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
• z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy),
• zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji.

Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto uzyskanie potwierdzenia poinformowania pracownika o:

• warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
• celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
• ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
• otrzymaniu przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Dobra praktyką będzie także zapoznanie pracownika z obowiązującymi u pracodawcy procedurami zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów. Od wejścia w życie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów – tj. od 25 września 2024 r. –pracodawcy (zatrudniający minimum 50 osób) mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa. Pracodawca ma co prawda obowiązek zapoznania z tymi procedurami już kandydata do pracy na etapie rekrutacji, jednak warto zapoznać z tymi regulacjami zatrudnianą osobę ponownie, gdyż jako osoba pewna już zatrudnienia będzie zapoznawać się z dokumentem uważniej.

4. Przetwarzanie danych osobowych pracownika

Z chwilą zatrudnienia osoby ubiegającej się o pracę staje się ona pracownikiem. Od tego momentu strony realizują swoje prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy. Uzyskanie statusu pracownika powoduje, że pracodawca ma prawo żądać od osoby zatrudnionej podania dodatkowych danych osobowych, niezależnie od danych już udostępnionych przez osobę, która ubiegała się o zatrudnienie.

Pracodawca żąda od pracownika danych osobowych obejmujących:

• adres zamieszkania,
• numer PESEL, a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie tych danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia – jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Niezależnie od wskazanych wyżej danych osobowych, udostępnianych przez kandydata na pracownika oraz przez osobę już zatrudnioną, pracodawca żąda podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

Powyższa regulacja może być w praktyce problematyczna i powodować sytuacje sporne między pracodawcą a pracownikiem. Źródłem problemów jest odwołanie się do niezdefiniowanych „przepisów prawa”, które mogą uzasadniać żądanie pracodawcy udostępnienia ponadstandardowych danych osobowych, wynikających bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy. Powstaje pytanie, czy „przepisy prawa” będące źródłem obowiązku udostępnienia dodatkowych danych osobowych przez pracownika to wyłącznie przepisy powszechnie obowiązujące – czyli rangi ustawowej, czy przepisy wykonawcze zawarte w rozporządzeniach? A może ustawodawca miał na myśli szerszy zakres „przepisów prawa” – wynikający z definicji prawa pracy.

Przez pojęcie prawa pracy należy rozumieć zarówno Kodeks pracy, jako podstawowe źródło prawa pracy, jak i wszelkie inne ustawy i rozporządzenia wykonawcze odnoszące się do wzajemnych relacji pracodawca–pracownicy, a także normy prawa zakładowego ujęte w układach zbiorowych, regulaminach czy zarządzeniach, a nawet przepisy zakładowego prawa zwyczajowego.

Próbując rozstrzygnąć powyższą wątpliwość, można przyjąć, że przepisy zakładowe mogą odnosić się do kwestii przetwarzania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie, jak również pracowników – w zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy. Nie mogą one jednak wykraczać poza normy prawa powszechnie obowiązującego, w tym poza zasady wynikające z RODO. A zatem nie będzie zgodna z prawem sytuacja, kiedy pracodawca w przepisach zakładowych wprowadzi obowiązek udostępnienia danych osobowych, które w zakresie relacji pracodawca–pracownik są oczywiście zbędne i naruszają zasadę minimalizacji danych osobowych.

W sytuacji gdyby pracodawca w przepisach zakładowych zdecydował się na uregulowanie obowiązku udostępniania danych osobowych, których zakres nie ma pokrycia w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, wówczas takie wewnętrzne regulacje nie są dla pracowników obowiązujące i nie powodują powstania po ich stronie obowiązku prawnego udostępnienia pracodawcy dodatkowych danych osobowych.

4.1. Udostępnienie danych za zgodą pracownika

Niezależnie od podania w oświadczeniu przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie oraz przez pracownika danych osobowych wynikających bezpośrednio z Kodeksu pracy, istnieje możliwość pozyskania i przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych. Przetwarzanie w takim przypadku dotyczy danych osobowych udostępnianych przez pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Należy pamiętać, że brak wyrażenia zgody lub wycofanie zgody na przetwarzanie innych danych osobowych nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji – zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przepisy Kodeksu pracy umożliwiające pozyskanie przez pracodawcę dodatkowych danych osobowych za zgodą pracownika nie regulują kwestii formalnych dotyczących takiej zgody. Kierując się zasadami wynikającymi bezpośrednio z RODO, należy przyjąć, że zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba ta, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzająco przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Warto mieć na względzie, że w sytuacji gdy przetwarzanie danych osobowych udostępnionych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie oraz przez pracownika odbywa się na podstawie zgody, wówczas obowiązkiem pracodawcy, który jest administratorem danych osobowych pracownika, jest wykazanie, że osoba, której dane dotyczą, udzieliła zgody na przetwarzanie danych osobowych i w jakim zakresie. Uwzględniając po wyższe, należy uznać, że zgoda na przetwarzanie dodatkowych, nieobligatoryjnych danych osobowych powinna mieć formę pisemną. W innym bowiem przypadku pracodawca może mieć kłopot z udowodnieniem, że pracownik faktycznie wyraził zgodę na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych.

4.2. Dane osobowe innych osób udostępniane przez pracownika

Jak już wcześniej wspomniano, pracodawca żąda od pracownika podania innych danych osobowych, a także danych osobowych jego dzieci i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Źródłem takich szczególnych uprawnień mogą być przykładowo przepisy dotyczące uprawnień związanych z rodzicielstwem czy korzystania ze wsparcia socjalnego od pracodawcy.

Obecne brzmienie przepisów prawa pracy, w tym szczegółowych regulacji dotyczących postępowania w razie wypadku przy pracy, nie daje bezpośrednich podstaw do żądania, zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i od pracownika podania informacji o osobie, z którą należy się skontaktować w razie wypadku. Należy zatem przyjąć, że decyzja w sprawie podania danych osobowych takiej osoby na potrzeby zawiadomienia o wypadku, jakiemu uległ pracownik, jest pozostawiona swobodnemu uznaniu pracownika – jak również osoby, której dane są udostępniane.

Ponieważ przepisy prawa pracy nie dają bezpośredniej podstawy do przetwarzania danych osobowych osoby upoważnionej do kontaktu, nie nakładają również obowiązku ich przekazywania pracodawcy. Zatrudniający nie powinien zatem domagać się w sposób kategoryczny przekazania danych takiej osoby w razie wypadku przy pracy.

Decyzja w sprawie przekazania pracodawcy danych osobowych osoby upoważnionej do kontaktu w razie wypadku nie należy wyłącznie do pracownika. Należy zauważyć, że mamy do czynienia z przetwarzaniem danych – nie tyle pracownika, ile innej osoby. Tym samym trzeba przyjąć, że taka osoba powinna wyrazić uprzednią zgodę na udostępnienie jej danych.

Wzór 10. Oświadczenie w sprawie udostępniania danych osobowych osoby upoważnionej do kontaktu w razie wypadku przy pracy

Wzór 11. Zgoda osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku, na przetwarzanie danych osobowych

We wskazanych wcześniej przypadkach przekazanie pracodawcy oświadczenia zawierającego dane osoby do kontaktu oraz zgodę takiej osoby na przetwarzanie jej danych osobowych nałoży na pracodawcę obowiązek informacyjny w zakresie przetwarzania danych osobowych. Obowiązek ten powstanie zarówno w sytuacji, gdy pracownik będzie osobą poszkodowaną w zdarzeniu, które może być rozpatrywane w kategoriach wypadku przy pracy, jak również znajdzie się w innej niedyspozycji, do której dojdzie w miejscu i czasie pracy, która uniemożliwi pracownikowi samodzielne skontaktowanie się na przykład z wybranym członkiem rodziny.

Podobnie jak w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika. Jest on dostępny na stronie tego ministerstwa.

4.3. Dane biometryczne

Specyficzną kategorię danych osobowych stanowią dane biometryczne. Przepisy prawa pracy, w tym Kodeksu pracy, odnoszące się do problematyki danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie oraz pracowników, nie definiują pojęcia danych biometrycznych. W tym zakresie należy odwołać się do przepisów RODO.

Obowiązujące przepisy Kodeksu pracy umożliwiają przetwarzanie danych biometrycznych pracowników. Uwzględniając jednak fakt, iż są to dane szczególnej kategorii, ich przetwarzanie wiąże się ze szczególnymi obostrzeniami. W pierwszej kolejności należy zauważyć, że przetwarzanie danych biometrycznych pracownika dopuszczalne jest w ściśle określonych przypadkach, tj. gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na:

• kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę,
• kontrolę dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Regulacje Kodeksu pracy umożliwiające przetwarzanie danych biometrycznych nie zawierają przykładowego katalogu danych, które mogą zasługiwać na szczególną ochronę i których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę. W przypadku braku bezpośrednich regulacji można uznać, iż przetwarzanie danych biometrycznych pracowników będzie możliwe ze względu na potrzebę zapewnienia kontroli dostępu do informacji technicznych, technologicznych, strategicznych baz danych, w tym informacji handlowych kluczowych ze względu na działalność pracodawcy.

Przesłanką uzasadniającą przetwarzanie danych biometrycznych pracowników, obok konieczności zabezpieczenia danych zasługujących na szczególną ochronę, jest kontrola dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują na rodzaj tych pomieszczeń. Zatem należy uznać, że mogą się do nich zaliczać pomieszczenia, w których przechowywane są pieniądze lub klucze do pomieszczeń będących w dyspozycji pracodawcy (niezależnie od tego, czy w pomieszczeniach tych przetwarzane są dane osobowe).

Podstawą uzasadniającą przetwarzanie danych biometrycznych pracowników powinien być aktualny stan faktyczny, uzasadniający przetwarzanie tych danych – w postaci informacji podlegających szczególnej ochronie lub pomieszczeń, które powinny być chronione w sposób szczególny.

Warto zwrócić uwagę, że przetwarzanie danych biometrycznych we wspomnianych sytuacjach jest dopuszczalne bez zgody pracowników. W pozostałych przypadkach, gdy nie ma konieczności zabezpieczenia szczególnie ważnych informacji lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony, istnieje możliwość przetwarzania danych biometrycznych, ale w przypadku gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Podstawą przetwarzania danych biometrycznych w takiej sytuacji jest zgoda osoby, której dane będą przetwarzane.

Do przetwarzania danych biometrycznych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania tego rodzaju danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

5. Umowa o zakazie konkurencji

Pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy (art. 26¹ § 1 Kodeksu pracy).

Od zasady tej przepisy przewidują wyjątki:

• w przypadku zawarcia przez pracodawcę z pracownikiem umowy o zakazie konkurencji, a także
• jeżeli odrębne przepisy takie wyjątki zawierają.

Zarazem każdy pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy).

Wskazana regulacja Kodeksu pracy może nie być wystarczająca dla zapewnienia bezpieczeństwa interesów pracodawcy. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem może okazać się objęcie pracownika wspomnianym już umownym zakazem konkurencji.

W zakresie określonym w odrębnej umowie pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy, jak również świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność (art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy).

Pracodawca, chcąc objąć pracownika klauzulą konkurencyjną, powinien pamiętać, że umowa w tym zakresie musi być zawarta wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Umowa o zakazie konkurencji nie może być zawarta w sposób dorozumiany. A zatem nie będzie prawidłową praktyką uznanie, że na podstawie art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy pracownik jest objęty domyślnie zakazem konkurencji. Zgodnie z tym przepisem pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej w zakresie określonym w odrębnej umowie. Interpretacja określenia „odrębna umowa” może sugerować, że umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy nie może stanowić części umowy o pracę. Ponad wszelką wątpliwość strony, chcąc zawrzeć umowę o zakazie konkurencji, mogą to uczynić w osobnym dokumencie. W praktyce nie można jednak wykluczyć sytuacji, w której strony zdecydują się na umieszczenie ustaleń dotyczących zakazu konkurencji w umowie o pracę – zakładając, że zostanie ona sporządzona w formie pisemnej.

Przepisy Kodeksu pracy nie odnoszą się precyzyjnie do zakresu działalności konkurencyjnej. Prawidłowe określenie tego zakresu należy więc do pracodawcy, który powinien pamiętać, że nie ma możliwości przesadnie szerokiego interpretowania pojęcia „działalność konkurencyjna”. Pracodawca nie może więc zobowiązać pracownika do niepodejmowania jakiejkolwiek działalności zarobkowej w każdej możliwej branży i w każdym miejscu podczas trwania stosunku pracy. Byłoby to postępowanie sprzeczne z konstytucyjną zasadą wolności pracy.

Warto mieć na względzie, że umową o zakazie konkurencji w czasie trwania zatrudnienia pracodawca ma prawo objąć każdego pracownika, niezależnie od wykonywanych przez niego zadań. Jednak w przypadku niektórych zawodów czy specjalności stosowanie zakazu konkurencji nie do końca może być racjonalne. Przykładowo trudno wyjaśnić zasadność zakazu konkurencji względem pracownika zatrudnionego na stanowisku portiera.

Wzór 12. Umowa o zakazie konkurencji w trakcie zatrudnienia

6. Szkolenia bhp

Uzyskanie przez osobę przyjmowaną do pracy orzeczenia o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania obowiązków, a następnie zawarcie z nią umowy o pracę oraz wypełnienie dodatkowych formalności nie daje jeszcze pracodawcy podstawy do dopuszczenia pracownika do pracy. Niezależnie od braku przeciwwskazań zdrowotnych oraz posiadania szerokich kwalifikacji oraz doświadczeń zawodowych, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie przeszkolenia pracownika w zakresie bhp, a następnie zapewnianie okresowych szkoleń.

Zasadą jest, że nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do wykonywania której nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, jak również dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp.

Problematyka zapewniania właściwych szkoleń bhp jest ogólnie uregulowana w przepisach Kodeksu pracy. W zakresie szczegółowym niezbędne jest odwołanie się do przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Rozporządzenie to normuje szczegółowo zasady szkolenia w dziedzinie bhp, zakres szkolenia, jak również wymagania dotyczące programów szkoleń oraz sposób ich dokumentowania.

Obowiązek zapewnienia szkolenia wstępnego nie ma charakteru bezwzględnego. Szkolenie takie przed dopuszczeniem pracownika do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Należy pamiętać, że pracodawca nie może odstąpić od zapewnienia szkolenia wstępnego bhp w sytuacji, gdy zatrudnia pracownika bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej umowy o pracę, ale na innym stanowisku pracy niż to, które pracownik zajmował wcześniej.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić szkolenie bhp przed przystąpieniem pracownika do pracy, odpowiednie do rodzaju wykonywanej pracy i według właściwego programu szkolenia. Szkolenie będzie zatem przeprowadzane zgodnie z innym programem w sytuacji, gdy pracodawca zatrudnia pracownika na stanowisku robotniczym, który będzie wykonywał prace szczególnie niebezpieczne, a inny program szkolenia jest przewidziany dla pracownika, którego zadaniem będzie bieżąca aktualizacja firmowej strony internetowej.

Szkolenie wstępne bhp prowadzone jest w formie instruktażu. Instruktaż ten dzieli się na instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy. Celem instruktażu ogólnego jest zapoznanie uczestników szkolenia z podstawowymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy – których źródłem jest zarówno prawo powszechnie obowiązujące, jak i przepisy zakładowe. Instruktaż ogólny obejmuje także zagadnienia związane z udzielaniem pierwszej pomocy w razie wypadku.

Znacznie bardziej praktyczną formą instruktażu jest instruktaż stanowiskowy. Zapewnia on uczestnikom szkolenia zapoznanie się z:

• czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy,
• ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą,
• sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki,
• metodami bezpiecznego wykonywania pracy na stanowisku pracy.

Instruktaż ogólny odbywają, przed dopuszczeniem do wykonywania pracy, nowo zatrudnieni pracownicy, studenci odbywający u pracodawcy praktykę studencką oraz uczniowie szkół zawodowych zatrudnieni w celu praktycznej nauki zawodu.

Instruktaż stanowiskowy powinien poprzedzać dopuszczenie do pracy pracownika:

• zatrudnianego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych,
• przenoszonego na stanowisko robotnicze lub inne, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych.

Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika. Wzór karty szkolenia stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom wstępnych szkoleń bhp, niezależnie od tego, do jakiej grupy kategorii ryzyka zalicza się przeważająca część działalności pracodawcy, oraz jakie informacje wynikają z oceny ryzyka u tego pracodawcy.

7. Zapoznanie pracownika z oceną ryzyka zawodowego

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest przeprowadzenie procesu oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy. Obowiązek ten ma charakter bezwzględny niezależnie od tego, czy pracodawca prowadzi działalność w branży, w której występują niewielkie zagrożenia – np. działalność finansowa, czy prowadzi zakład produkcyjny, w którym wykorzystywane są maszyny i urządzenia, w tym urządzenia techniczne w myśl przepisów o dozorze technicznym. Dotyczy to także stanowisk pracy zdalnej.

Przejście przez proces oceny ryzyka, w tym sporządzenie niezbędnej dokumentacji, nie jest prywatną sprawą pracodawcy oraz ewentualnie wizytującego zakład inspektora pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie osób przyjmowanych do pracy z oceną ryzyka zawodowego. Potwierdzeniem zrealizowania tego obowiązku jest posiadanie poświadczenia zapoznania pracownika z oceną ryzyka zawodowego. Wprawdzie informacje o ryzyku związanym z wykonywaną pracą przekazywane są podczas szkolenia bhp, które dokumentowane jest w odrębny sposób, jednak pracodawca formalnie nie jest zwolniony z obowiązku uzyskania niezależnego potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z dokumentacją oceny ryzyka.

Wzór 13. Oświadczenie potwierdzające zapoznanie się z oceną ryzyka

Szczególną uwagę należy poświęcić ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną, w której powinno się uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na wzrok (nadmiernie długotrwała praca przy monitorze ekranowym), układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy (zatarcie granicy między pracą a życiem osobistym, uczucie wyizolowania, poczucie dyskryminacji itp.). Również ocena ryzyk na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe wymaga szczególnej uwagi.

8. Środki ochrony indywidualnej

Nie w każdym przypadku osoba, z którą zostanie podpisana umowa o pracę i która pomyślnie przeszła szkolenie bhp, będzie mogła zostać automatycznie dopuszczona do pracy. W sytuacji gdy jest to wymagane, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi właściwej odzieży roboczej oraz obuwia roboczego. Zagadnienia związane z zapewnieniem tego wyposażenia zostały uregulowane w art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Warto pamiętać o wyjątku w zakresie zapewniania odzieży i obuwia – za zgodą pracowników pracodawca może bowiem ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Możliwość wykonywania pracy w odzieży i obuwiu będących własnością pracownika nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Osobną kategorię wyposażenia pracownika stanowią środki ochrony indywidualnej. Są to wszelkie środki noszone lub będące w posiadaniu pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tej ochrony.

Pracodawca, udostępniając pracownikom środki ochrony indywidualnej, powinien pamiętać, że nie może się to odbywać w sposób dowolny i przypadkowy. Środki ochrony indywidualnej powinny:

• być odpowiednie do istniejącego zagrożenia i nie powodować same z siebie zwiększonego zagrożenia,
• uwzględniać warunki istniejące w danym miejscu pracy,
• uwzględniać wymagania ergonomii oraz stan zdrowia pracownika,
• być odpowiednio dopasowane do użytkownika – po wykonaniu niezbędnych regulacji.

Uwzględniając konieczność dopasowania zarówno środków ochrony indywidualnej, jak i odzieży oraz obuwia roboczego do indywidualnych cech pracowników, obowiązkiem pracodawcy jest pozyskanie od pracownika informacji umożliwiających właściwe dobranie tego wyposażenia ochronnego.

9. Oświadczenia o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich

Zatrudnienie osoby będącej rodzicem lub opiekunem dziecka do lat 4, 8 lub 14 nakłada na pracodawcę obowiązek przestrzegania wynikających z tego praw dla pracownika.

Pracodawca w części B akt osobowych ma obowiązek przechowywać oświadczenie (oświadczenia) pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹Kodeksu pracy). Dlatego już na etapie zatrudnienia warto pobrać od pracownika stosowne oświadczenia w tej materii.

Wzór 14. Oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem

10. Umowa o odpowiedzialności materialnej

Podjęcie pracy przez nowo zatrudnionego pracownika w wielu przypadkach wymaga powierzenia mu przez pracodawcę określonego mienia. Pracodawca może powierzyć pracownikowi każdy rodzaj mienia, które pracownik może objąć w posiadanie i sprawować nad nim należytą pieczę. Powierzone mienie mogą stanowić pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności. Przepisy Kodeksu pracy przewidują także możliwość powierzenia narzędzi oraz instrumentów, jak również przedmiotów podobnych, a także środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego (art. 124 § 1 Kodeksu pracy). Warto podkreślić, że kodeksowe wyliczenie nie jest wyczerpujące, ponieważ powierzenie może też dotyczyć m.in. towaru w sklepie czy telefonu komórkowego.

Katalog mienia, które może być powierzone pracownikowi, uregulowany w Kodeksie pracy, nie jest zamknięty. Pracodawca ma więc prawo powierzyć pracownikowi każdy składnik swojego majątku, o ile jest możliwy jego zwrot lub wyliczenie się.

Wprawdzie nie wynika to bezpośrednio z przepisów, jednak przy powierzaniu mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się dobrą praktyką jest zawarcie z pracownikiem umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki stron związane z tym powierzeniem.

W sytuacji gdy dochodzi do łącznego powierzenia mienia kilku pracownikom, wówczas mogą oni przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności.

11. Założenie i prowadzenie akt osobowych

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest założenie i prowadzenie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników – czyli dokumentacji pracowniczej.

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest założenie i prowadzenie indywidualnie dla każdego pracownika akt osobowych. Przepisy prawa pracy nie wskazują bezpośrednio na moment, w którym realizuje się obowiązek założenia akt osobowych. Przepisy odwołują się do obowiązku prowadzenia akt osobowych „pracownika” – czyli osoby, która jest już zatrudniona. Można zatem uznać, że dzień formalnego zatrudnienia będzie wyznaczał moment na założenie i uzupełnianie akt osobowych wytwarzaną sukcesywnie dokumentacją. Warto jednak zauważyć, że część dokumentów, które gromadzone są w aktach osobowych, pracodawca uzyskuje nie od pracownika, lecz od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Należy uznać, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby założenie części A akt osobowych nastąpiło na etapie rekrutacji. Oczywiście dotyczy to tylko i wyłącznie osoby, w stosunku do której zatrudnienie jest pewne. Trudno bowiem uznać za racjonalną sytuację, w której pracodawca zakłada część A akt osobowych dla każdej osoby ubiegającej się o zatrudnienie, niezależnie od wyników procesu rekrutacyjnego.

Zakres dokumentów, jakie powinny być gromadzone przez pracodawcę, a także sposób ich przechowywania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 535). Zgodnie z tą regulacją akta osobowe składają się z pięciu części.

Tabela 8. Podział i zawartość akt osobowych

Akta osobowe nowo zatrudnionego pracownika powinny być prowadzone oddzielnie od akt osobowych pozostałych pracowników. Nie oznacza to oczywiście konieczności umieszczania akt osobowych nowego pracownika np. w innym pomieszczeniu. Akta osobowe poszczególnych pracowników mogą być więc przechowywane razem, co nie zmienia faktu, że muszą dawać się od siebie wyraźnie oddzielić, wpisując się tym samym w zasadę odrębności.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymaga, aby dokumenty gromadzone w aktach osobowych ułożone były w porządku chronologicznym oraz opatrzone numeracją. Ze względu na niezdefiniowanie wymogu zachowania chronologii można przyjąć, że chronologia dokumentów w aktach osobowych powinna odzwierciedlać faktyczny przebieg zatrudnienia. Oznacza to konieczność układania w aktach dokumentów zgodnie z kolejnością wystąpienia zdarzeń, do których dokumenty te się odnoszą.

Podobnie jak kwestia chronologii problematyka numeracji dokumentów w aktach osobowych również nie została szczegółowo uregulowana w przepisach. Przyjmuje się, że dołączenie do akt osobowych kolejnych dokumentów powinno wiązać się z nadawaniem im kolejnych numerów.

Zakładając akta osobowe dla nowego pracownika, pracodawca ma możliwość przechowywania oświadczeń lub dokumentów w poszczególnych częściach akt osobowych, w sposób powiązany ze sobą tematycznie. Wówczas poszczególne wydzielone tematycznie części powinny być oznaczone z zastosowaniem numeracji A1, B1, C1. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na przechowywanie w poszczególnych częściach akt osobowych dokumentów powiązanych tematycznie (w osobnych zbiorach), wówczas dokumenty te powinny być przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane w ramach każdej wydzielonej części. Każda z takich części powinna zawierać osobny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Należy mieć na uwadze, że pracodawca ma swobodę w zakresie wyodrębniania części pogrupowanych tematycznie wyłącznie co do części A, B i C akt osobowych. Część D akt osobowych, w której przechowuje się dokumenty związane z nałożonymi na pracownika karami porządkowymi, powinna być prowadzona w grupach dokumentów związanych z poszczególnymi nałożonymi karami porządkowymi. Poszczególne części dokumentów, odnoszące się do każdej z osobna nałożonej kary porządkowej, powinny być więc ponumerowane kolejno jako D1, D2, D3. Analogicznie należy postąpić z częścią E akt osobowych, gdzie każda kontrola trzeźwości powinna być wydzielona i oznaczona odpowiednio E1, E2, E3.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w formie papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, które są poświadczone przez pracodawcę lub osoby upoważnione przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym oryginalnym dokumentem.

12. Ewidencja czasu pracy

Z czasem pracy powiązane jest prawo pracownika do wynagrodzenia za pracę. Konsekwencją takiej relacji jest wynikający z przepisów Kodeksu pracy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalania jego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Szczegółowe kwestie związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy nie są uregulowane w Kodeksie pracy, ale zawiera je rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja czasu pracy zawiera informacje o:

1) liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

2) liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

3) liczbie godzin nadliczbowych,

4) dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

5) liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

6) rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

7) rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

8) wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

9) czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, jako część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Warto pamiętać, że ewidencja czasu pracy nie stanowi części akt osobowych pracowników. A zatem nie ma podstaw prawnych, jak również nie będzie uznane za prawidłowe postępowanie przechowywanie ewidencji czasu pracy przykładowo w części B akt osobowych.

Pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Przy czym za elastyczną organizację pracy uważa się:

• pracę zdalną,
• przerywany, skrócony lub weekendowy system czasu pracy,
• ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy,
• obniżenie wymiaru czasu pracy.

Wniosek ten pracownik powinien złożyć w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Pracodawca powinien rozpatrzyć wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Następnie powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy lub o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku. Pracodawca odpowiedź na wniosek powinien przekazać pracownikowi w terminie 7 dni, licząc od dnia otrzymania wniosku (art. 188¹ Kodeksu pracy).

13. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu oraz wypadkowemu, a także obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego zakończenia (art. 13 pkt 1 ustawy systemowej). Pracodawca ma obowiązek również opłacać za pracownika składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Obowiązkowe ubezpieczenie z umowy o pracę dotyczy też osób mających ustalone prawo do emerytury lub renty, także uczniów i studentów oraz osób, które są już zatrudnione u innych pracodawców.

Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy.

Rozdział VI. Rozwiązanie umowy o pracę z upływem czasu jej trwania

1. Informacje ogólne

Rozwiązanie umowy o pracę powoduje zakończenie stosunku pracy łączącego pracodawcę z pracownikiem. Może ono nastąpić z mocy samego prawa, na podstawie porozumienia stron, za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia. Niedopełnienie formalności w zakresie rozwiązania umowy o pracę może skutkować przywróceniem pracownika do pracy przez sąd pracy lub przyznaniem mu odszkodowania.

Pewne kategorie pracowników podlegają szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę, np. pracownice w ciąży, pracownicy w wieku przedemerytalnym, członkowie organizacji związkowych wskazani jako podlegający ochronie przed zwolnieniem z pracy. Takich ograniczeń nie ma natomiast pracownik, który zawsze może wypowiedzieć umowę pracodawcy.

2. Upływ okresu umowy o pracę

Terminowe umowy o pracę (na czas określony, na okres próbny, na zastępstwo) rozwiązują się z mocy prawa w dniu określonym w tej umowie jako termin zakończenia jej obowiązywania (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy). Przykładowo, w przypadku umowy na czas określony będzie to data wskazana w tej umowie lub upływ okresu, na jaki została zawarta. Przy umowie na zastępstwo będzie to powrót do pracy zastępowanego pracownika. Strony stosunku pracy nie muszą zatem składać żadnych dodatkowych oświadczeń potwierdzających rozwiązanie takiej umowy o pracę. Dzieje się to z mocy prawa i jedynym obowiązkiem pracodawcy jest rozliczenie się z pracownikiem i wydanie mu świadectwa pracy potwierdzającego okres zatrudnienia. Pracodawca nie musi wcześniej informować pracownika, że nie zamierza kontynuować z nim zatrudnienia. Jednak przekazanie takiej informacji będzie dobrą praktyką.

Rozdział VII. Porozumienie stron

1. Warunki zawarcia porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron jest możliwe w każdym czasie i w dogodnym dla stron umowy terminie. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik pozostaje w tym czasie na urlopie wypoczynkowym, zwolnieniu chorobowym, czy jest nieobecny w pracy z powodu innej usprawiedliwionej przyczyny. Decydujące znaczenie ma zatem w tym przypadku wola stron stosunku pracy.

Nie ma również przeszkód prawnych, aby do takiego rozwiązania stosunku pracy doszło w trakcie trwającego już okresu wypowiedzenia umowy pracownika. Bez znaczenia jest to, która ze stron stosunku pracy wypowiedziała umowę oraz jakiej długości obowiązywał okres wypowiedzenia. Również w tym przypadku decydująca będzie wola stron stosunku pracy.

Warto zwrócić uwagę, że zawarcie porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę nie będzie przedłużać ustawowych okresów wypowiedzenia. Jeżeli upływ ustawowego okresu wypowiedzenia, biegnącego w związku z prawidłowo złożonym wypowiedzeniem, przypada na określony dzień, to zawarcie porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę na zasadach porozumienia stron w dniu przypadającym po tej dacie nie przedłuży zakończonego okresu wypowiedzenia i nie będzie wywoływać żadnych skutków prawnych.

Jeżeli pracownik składa prośbę o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w konkretnym dniu, pracodawca może przychylić się do takiej prośby bądź odmówić. Gdy pracodawca wyrazi zgodę na porozumienie stron, wskazując jednak inną datę rozwiązania umowy niż zaproponowana przez pracownika, to aby doszło do rozwiązania umowy za porozumieniem, pracownik będzie musiał wyrazić zgodę na zaproponowany przez pracodawcę nowy termin rozwiązania umowy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma ustalonego maksymalnego okresu, jaki powinien upłynąć od zawarcia porozumienia do rozwiązania umowy o pracę. Teoretycznie okres ten może być długi (nawet kilkumiesięczny) i nie będzie to sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Jeżeli tylko jest taka wola stron, to mogą one w zawartym porozumieniu wskazać nawet dość odległy termin, w którym chcą, aby łącząca ich umowa o pracę się rozwiązała.

Przepisy prawa pracy nie przewidują żadnej szczególnej formy rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron. Do takiego rozwiązania dojdzie zatem nawet w przypadku ustnego porozumienia pracodawcy z pracownikiem w tym zakresie. Warto jednak, aby w celach dowodowych takie rozwiązanie było potwierdzone na piśmie. Może być ono sporządzone odręcznie przez pracownika i nie musi zawierać żadnych szczególnych elementów, uzasadnień ani pouczeń. Wystarczy, że wynika z niego wola stron stosunku pracy do rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron w konkretnie wskazanym dniu. Pracodawca może również wspólnie z pracownikiem spisać porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę.

Wzór 15. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

2. Cofnięcie oświadczenia o chęci rozwiązania umowy za porozumieniem stron

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których jedna ze stron stosunku pracy po złożonym wniosku o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron chce się z niego wycofać. Obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują tej kwestii, dlatego na podstawie art. 300 Kodeksu pracy należy się w tym przypadku posiłkować odpowiednimi regulacjami Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z nimi cofnięcie wniosku o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron jest skuteczne bez zgody drugiej strony (czyli osoby, do której zostało skierowane), jeżeli dotarło do niej jednocześnie z tym wnioskiem lub wcześniej niż ten wniosek w taki sposób, że adresat mógł się zapoznać z jego treścią. Możliwość cofnięcia wniosku o rozwiązanie umowy w tym trybie mają zarówno pracodawca, jak i pracownik.

Posiłkowanie się przepisami Kodeksu cywilnego jest konieczne również w zakresie tzw. wad oświadczenia woli, tj. w sytuacji, gdy rozwiązanie umowy za porozumieniem stron nastąpiło pod wpływem błędu, groźby bezprawnej albo w stanie wyłączającym świadomość lub swobodne wyrażenie woli (art. 82–87 Kodeksu cywilnego). W takim przypadku pracownik lub pracodawca może uchylić się od zawarcia porozumienia stron. Jednak sprawę każdorazowo musi ocenić sąd na podstawie okoliczności danego przypadku. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika jednak, że okolicznościami, które mogą być uznane za wystarczające do uchylenia się od skutków oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy, nie może być np. stres związany z podpisywaniem porozumienia (wyrok SN z 5 grudnia 2002 r., I PKN 582/01) czy brak świadomości o wszystkich następstwach takiego porozumienia, np. w zakresie prawa do zasiłku dla bezrobotnych. Taką podstawę może natomiast stanowić naganne zachowanie pracodawcy, polegające np. na straszeniu pracownika zwolnieniem dyscyplinarnym, gdy ten nie podpisze porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę (wyrok SN z 4 marca 2004 r., I PK 435/03, wyrok SN z 22 stycznia 2004 r., I PK 199/03, OSNP 2004/22/384).

Natomiast pracodawca powinien zgodzić się na wniosek pracownicy dotyczący cofnięcia zgody na porozumienie stron, jeżeli podpisując takie rozwiązanie umowy, nie miała ona świadomości, że jest w ciąży.

Rozdział VIII. Wypowiedzenie umowy o pracę

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem jest o wiele bardziej sformalizowane niż porozumienie stron. Ustawodawca wskazał zarówno formę, w jakiej ma ono nas­tąpić, jak i niezbędne elementy, które muszą się znaleźć w piśmie wypowiadającym umowę. Pewne różnice występują również w zależności od rodzaju umowy, jaka ma być wypowiadana.

1. Forma i treść wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę, niezależnie od tego, która strona decyduje się je złożyć, jest czynnością prawną. Przepisy prawa pracy nie regulują w sposób szczegółowy problematyki czynności prawnych. Należy zatem na podstawie art. 300 Kodeksu pracy odwołać się do reguł obowiązujących w omawianym zakresie w Kodeksie cywilnym. Stosujemy je posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w Kodeksie pracy.

Umowa o pracę nie zawsze ma formę pisemną. Forma taka nie jest bowiem zastrzeżona w przepisach prawa pracy jako jedynie prawnie dopuszczalna i skuteczna. Jeżeli strony zdecydują się na zawarcie umowy o pracę w formie innej niż pisemna, np. w formie ustnej czy dokumentowej, wówczas obowiązkiem pracodawcy przed dopuszczeniem pracownika do pracy jest przekazanie mu pisemnego potwierdzenia w zakresie ustaleń obejmujących strony umowy, jej rodzaju oraz warunków. Niezależnie od tego, jakie będą ustalenia stron w zakresie doboru formy umowy o pracę, jej wypowiedzenie powinno nastąpić w formie pisemnej (art. 30 § 3 Kodeksu pracy).

Forma pisemna wypowiedzenia umowy o pracę jest obowiązująca bez względu na to, która strona umowy ją wypowiada.

1.1. Możliwość złożenia wypowiedzenia w formie elektronicznej

Przepisy Kodeksu pracy, w tym dotyczące wypowiadania umów o pracę, powstały w okresie, kiedy dominującą formą komunikowania się czy składania oświadczeń była forma pisemna – papierowa. Wraz z rozwojem technologicznym pojawiła się także forma elektroniczna czynności prawnych. Należy podkreślić, że wbrew powszechnym opiniom nie chodzi tu wyłącznie o przekazywanie swoich zamiarów za pomocą elektronicznych środków komunikowania się na odległość.

Dla zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Powyższych kryteriów nie spełnia jednak zwykła korespondencja e-mailowa.

Wzór 16. Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony

W przypadku umów o pracę na czas określony zawieranych w związku z wystąpieniem obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy istnieje obowiązek informacyjny względem PIP o zawarciu takich umów, ze wskazaniem tych przyczyn. Nie ma natomiast obowiązku informowania o wypowiedzeniu takiej umowy – niezależnie od tego, co było jego powodem oraz która strona składa wypowiedzenie.

Jeżeli pracownik dokonuje wypowiedzenia umowy o pracę, konieczne jest zachowanie formy pisemnej. Zatem do obligatoryjnych elementów zalicza się w takim przypadku oznaczenie w wypowiedzeniu stron stosunku pracy, daty oświadczenia oraz wskazanie umowy, której wypowiedzenie dotyczy. Należy uznać, że brak wskazania okresu wypowiedzenia nie dyskwalifikuje oświadczenia pracownika. W takim przypadku okres wypowiedzenia wynika z przepisów – niezależnie od tego, czy pracownik wskaże to w treści oświadczenia w sprawie rozwiązania umowy za wypowiedzeniem, czy też nie.

Wzór 17. Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika

1.2. Forma dokumentowa wypowiedzenia umowy

W polskim systemie prawnym obowiązują przepisy dotyczące formy dokumentowej jako formy czynności prawnej. Aby czynność prawna w formie dokumentowej mogła zostać dokonana skutecznie, wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Wraz z wprowadzeniem tej formy czynności prawnych pojawiła się nowa definicja dokumentu. Jest nim nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Tym samym można przyjąć, że takim nośnikiem może być wiadomość elektroniczna.

W zakresie wypowiadania umów o pracę obowiązuje szczególna, opisana wcześniej regulacja zawarta w przepisach prawa pracy. Forma pisemna wypowiedzenia umowy o pracę przewidziana w Kodeksie pracy jest więc formą szczególną spośród form, w jakich dokonuje się czynności prawnych i jedynie właściwą w zakresie wypowiadania umów o pracę. W konsekwencji należy uznać, że forma pisemna nie może być stosowana zamiennie czy alternatywnie z pozostałymi formami czynności prawnych – w tym z formą dokumentową. Tym samym nie może być mowy o stosowaniu formy dokumentowej w przypadku wypowiadania umów o pracę.

W sytuacji gdy pracodawca lub pracownik zechce skorzystać z formy dokumentowej – wysyłając np. e-mail czy wiadomość SMS opatrzone imieniem i nazwiskiem, zawierające zamiar wypowiedzenia umowy, takie wypowiedzenie będzie wprawdzie skuteczne, podobnie jak np. wypowiedzenie ustne, ale będzie dotknięte wadą w związku z naruszeniem przepisów w zakresie wypowiadania umów o pracę.

2. Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę

Obowiązek sporządzenia uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę obciąża wyłącznie pracodawcę. Pracownik nie jest zobowiązany do podawania przyczyny, jeżeli decyduje się na wypowiedzenie umowy o pracę.

Dotychczas w sytuacji gdy to pracodawca chciał wypowiedzieć umowę pracownikowi, jeśli pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony, na pracodawcy ciążył obowiązek podania przyczyny rozwiązania umowy (art. 30 § 4 Kodeksu pracy). Obowiązek ten nie dotyczył jednak umów na okres próbny, jak również umów zawieranych na czas określony.

Kodeks pracy wymaga uzasadnienia przez pracodawcę wypowiedzenia także w przypadku umowy na czas określony (art. 30 § 4 Kodeksu pracy po nowelizacji).

Przepisy, zobowiązując pracodawcę do wskazania w treści wypowiedzenia umowy przyczyny je uzasadniającej, nie zawierają żadnych wskazań w tym zakresie. Powoduje to w praktyce liczne problemy, ponieważ właściwe wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy jest kluczowym wymogiem formalnym uzasadniającym decyzję pracodawcy i pozwalającym na zminimalizowanie ryzyka podważenia wypowiedzenia umowy na drodze sądowej.

Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę powinna być konkretna.

Należy przyjąć, że obowiązek podania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę oznacza wskazanie konkretnego zdarzenia – sytuacji, która w ocenie pracodawcy uzasadnia wypowiedzenie umowy. Przyczyna leżąca u podstaw decyzji pracodawcy powinna być prawdziwa. Oznacza to, że taką przyczyną nie powinny być wyobrażenia pracodawcy na temat pracownika oparte przykładowo na uprzedzeniach czy domniemaniach.

Przepisy wymagają, aby w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę na czas określony i nieokreślony była wskazana „przyczyna uzasadniająca” wypowiedzenie umowy o pracę. Posłużenie się przez ustawodawcę liczbą pojedynczą oznacza, że wystarczającym powodem do wypowiedzenia umowy będzie wystąpienie przynajmniej jednej konkretnej przyczyny uzasadniającej dokonanie wypowiedzenia. Gdy z okoliczności danego przypadku wynika, że przyczyn jest więcej, wówczas pracodawca ma wybór – albo podać w treści uzasadnienia jedną kluczową i decydującą przyczynę wypowiedzenia umowy, albo opracować uzasadnienie wypowiedzenia bardziej kompleksowe, które będzie odnosiło się do wskazania wszystkich przyczyn, jakie złożyły się na decyzję pracodawcy.

Niewskazanie wszystkich przyczyn uzasadniających, w ocenie pracodawcy, wypowiedzenie umowy i poprzestanie na przyczynie mającej decydujące znaczenie nie będzie oznaczało, że pracodawca uchybił przepisowi regulującemu kwestię uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę. Jednak zdecydowanie lepszym rozwiązaniem, szczególnie w kontekście możliwego sporu sądowego, jest podanie w treści uzasadnienia kompletu przyczyn – bardziej i mniej istotnych, składających się na obraz pracownika, z którym pracodawca zdecydował się zakończyć współpracę w drodze wypowiedzenia umowy.

Do tej pory w orzecznictwie przyjmowało się, że przyczyn wypowiedzenia może być podanych wiele, a wystarczy, żeby chociaż jedna z nich była prawdziwa i konkretna. Sąd Najwyższy zmienił jednak linię orzeczniczą.

W wyroku z 14 kwietnia 2015 r. (II PK 140/14, OSP 2017/6/63) SN wskazał wprost, że przyczyny zasadne muszą jednak przeważać nad tymi, które zasadne nie są. W przeciwnym razie wypowiedzenie może zostać zakwestionowane jako nieuzasadnione (mimo stwierdzenia zasadności jednej czy dwóch spośród większej liczby przyczyn).

W praktyce może powstać wątpliwość, czy pracodawca, wskazując na przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, jest zobowiązany do wskazania również podstawy prawnej. Należy opowiedzieć się za brakiem obowiązku podawania szczegółowej podstawy prawnej poszczególnych powodów uzasadniających wypowiedzenie umowy o pracę.

Wskazał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 17 listopada 1998 r. (I PKN 447/98, OSNP 2000/1/13), z którego wynika, że obowiązkiem pracodawcy nie jest podawanie podstawy prawnej wypowiedzenia.

Problemem, jaki może mieć pracodawca zamierzający wypowiedzieć umowę o pracę, może okazać się właściwe ustalenie, czy przyczyna, którą chce podać jako powód zwolnienia, uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę.

Odnosząc się do tej wątpliwości, można przyjąć, że w żadnym razie przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem nie musi mieć charakteru szczególnie istotnego. Należy bowiem zauważyć, że szczególnie ciężkie przypadki naruszenia obowiązków pracowniczych uznawanych za podstawowe są zarezerwowane co do zasady dla rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Oczywiście nie oznacza to, że pracodawca nie ma prawa jako uzasadnienia wypowiedzenia umowy posłużyć się przyczyną, która z powodzeniem może być wykorzystana do rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym.

W praktyce nie można wykluczyć, że ta sama przyczyna, jaką pracodawca przyjął w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę, będzie mogła być powodem również rozmowy dyscyplinującej, nałożenia kary porządkowej czy uzasadnieniem rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Pracodawca, uznając konkretne sytuacje w kategoriach przyczyn uzasadniających wypowiedzenie umowy o pracę, powinien uwzględniać ukształtowane w zakładzie pracy zwyczaje w zakresie zasadności wypowiadania umów o pracę, jak również zachować się w sposób niebudzący podejrzeń naruszenia równego traktowania w zakresie rozwiązywania stosunku pracy.

2.1. Upływ czasu od zdarzenia uzasadniającego wypowiedzenie

Przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę wiąże się ze względną swobodą pracodawcy w zakresie zasadności dokonywanej czynności. Powstaje jednak wątpliwość, czy pracodawca ma prawo powołać się na przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy, których źródłem były sytuacje mające miejsce w znacznym odstępie czasu – czy może decyzja pracodawcy dotycząca wypowiedzenia oraz związana z tym procedura powinna zostać uruchomiona bezpośrednio po uzys­kaniu informacji uzasadniających wypowiedzenie umowy.

Należy zauważyć, że przepisy nie zawierają wymogu prawnego, aby wypowiedzenie umowy nastąpiło bezpośrednio po powzięciu przez pracodawcę informacji, która może być uzasadnieniem wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony i określony. Inaczej jest w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, gdzie pracodawca ma miesiąc na dokonanie czynności, licząc od momentu uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Należy jednak przyjąć, że wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony i określony musi pozostawać w związku z konkretną przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie. Tym samym zbyt długi czas między powzięciem wiadomości o przyczynie mogącej uzasadniać rozwiązanie umowy może spowodować, że przyczyna ta przestanie być wystarczającym powodem wypowiedzenia umowy. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 27 czerwca 1985 r. (III PZP 10/85, OSNC 1985/11/164) wypowiedzenie nie jest ograniczone terminem, licząc od daty ujawnienia przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy. Jednak gdy okoliczność uzasadniająca wypowiedzenie na skutek upływu czasu stała się nieaktualna ze względu na cel wypowiedzenia, może być ono uznane za nieuzasadnione.

2.2. Wybrane prawidłowe przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy o pracę

Przepisy prawa pracy nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia – katalogu przesłanek (przyczyn) mogących stanowić podstawę wypowiedzenia umowy o pracę. Rolą pracodawcy jest więc dokonanie oceny, czy dana sytuacja stanowi wystarczającą podstawę do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Mając wątpliwość, czy dana sytuacja uzasadnia wypowiedzenie umowy, warto odwołać się do bogatego dorobku orzecznictwa Sądu Najwyższego w omawianym zakresie. Poniżej omawiamy przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy o pracę.

2.2.1. Nieobecność pracownika w pracy

Podstawowym obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy zgodnie z przyjętą przez pracodawcę organizacją. W typowych przypadkach wiąże się to z koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy lub w innym miejscu wskazanym do wykonywania pracy w ustalonych godzinach. Nieobecności w pracy można podzielić na usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione. W przypadku nieobecności nieusprawiedliwionych wypowiedzenie umowy jest sprawą znacznie bardziej oczywistą niż w przypadku nieobecności usprawiedliwionych. Jednak SN dopuszcza wypowiedzenie umowy o pracę w przypadku usprawiedliwionych nieobecności pracownika związanych z absencjami chorobowymi. Przykładem może być wyrok SN z 29 września 1998 r. (I PKN 335/98, OSNP 1999/20/648).

2.2.2. Odmowa przyjęcia i podpisania zakresu obowiązków

Kandydat na pracownika zwykle aplikuje na konkretne stanowisko pracy, w ramach którego będzie wykonywał określone obowiązki. Mogą być one wydawane doraźnie przez przełożonego lub być skonkretyzowane w pisemnym zakresie czynności, który jest przekazywany pracownikowi do zapoznania się i stosowania. W przypadku gdy pracownik odmówi przyjęcia i podpisania zakresu czynności zgodnie z umową o pracę, wówczas powinien liczyć się z możliwością wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę, co wynika z wyroku SN z 3 kwietnia 1997 r. (I PKN 77/97, OSNP 1998/3/75).

2.2.3. Brak umiejętności pracy zespołowej

Brak zdolności do pracy w zespole nie jest okolicznością przesądzającą o możliwości zatrudnienia – zwłaszcza dobrego specjalisty w danej dziedzinie. Inaczej wygląda to w przypadku pracowników wykonujących prace skooperowane, np. przy taśmie produkcyjnej, jak również pracujących w zespołach realizujących projekty. W takich sytuacjach umiejętność pracy w zespole jest sprawą bardzo ważną. Zgodnie z wyrokiem SN z 15 kwietnia 1999 r. (I PKN 14/99, OSNP 2000/12/469) niezawiniony przez pracownika brak umiejętności pracy w zespole może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.

2.2.4. Zeznanie nieprawdy w postępowaniu powypadkowym

Zdarzenie, jakim jest wypadek przy pracy, nakłada na pracodawcę kilka obowiązków. Jednym z nich jest powołanie zespołu powypadkowego, którego celem jest wyjaśnienie okoliczności i przyczyn zdarzenia. Kluczowe dla prawidłowej kwalifikacji zdarzenia w kategoriach wypadku przy pracy są często wyjaśnienia świadków wypadku. Jeżeli pracownik składający wyjaśnienia w związku z wypadkiem rozmija się z prawdą, może spodziewać się, że pracodawca wypowie mu umowę o pracę. Potwierdzeniem tego jest wyrok SN z 12 stycznia 1998 r. (I PKN 458/97, OSNP 1998/22/655).

2.2.5. Bezczynność i bierność w pracy

Obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy i stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy i nie są sprzeczne z prawem. Obowiązki powinny być wykonywane w sposób staranny i sumienny z przyjętą skutecznością korespondującą z rodzajem umówionej pracy. Bezczynność oraz bierność pracownika powodująca brak skuteczności w wykonywaniu powierzonych zadań może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę. Stanowisko takie zajął SN w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (I PKN 124/00, OSNP 2002/15/354).

2.2.6. Brak wystarczających efektów pracy

Pracodawca ma prawo oczekiwać właściwych efektów pracy. Pracownik, który w sposób nawet niezawiniony ich nie osiąga, musi liczyć się z wypowiedzeniem umowy. Potwierdzeniem tego jest wyrok SN z 24 lutego 2015 r. (II PK 87/14), z którego uzasadnienia wynika, że brak osiągania wyników pracy porównywalnych z pracą innych – niezależnie od braku takich przesłanek jak zawinienie, niestaranność czy niesumienność – uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Niemniej jednak od pewnego czasu sądy zaczynają oczekiwać, że pracodawca nie będzie oceniał jedynie efektów pracy, ale że będzie brał po uwagę również sposób jej wykonywania. Umowa o pracę nie jest bowiem umową rezultatu, jak np. umowa o dzieło. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 4 kwietnia 2017 r. (III PK 93/16):

2.2.7. Przekroczenie granic dopuszczalnej krytyki

Podobnie jak pracodawca, również pracownik ma prawo wyrażać swoje opinie dotyczące spraw związanych z zakładem pracy czy szeroko rozumianych relacji pracowniczych. Wpisuje się to w pojęcie krytyki pracodawcy. Mimo braku uregulowania tego zagadnienia przyjmuje się, że krytyka pracodawcy powinna być merytorycznie uzasadniona, zakomunikowana w sposób nieuchybiający godności pracodawcy czy jego renomie, jak również nienarażająca go na szkodę. Przekroczenie granic dopuszczalnej krytyki może stanowić przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę. Potwierdzeniem tego jest wyrok SN z 17 grudnia 1997 r. (I PKN 433/97, OSNP 1998/21/626), w którym sąd wskazał, że przekroczenie przez pracownika dopuszczalnych granic krytyki poczynań pracodawcy, określającego cele i metody ich osiągania w ramach prowadzonej przez niego działalności, może stanowić uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony.

Część wskazanych przyczyn wpisuje się w szeroką i często stosowaną przyczynę wypowiedzenia określaną mianem utraty zaufania do pracownika. Należy jednak pamiętać, że sam fakt utraty zaufania nie będzie wystarczającym powodem wypowiedzenia umowy, jeżeli pracodawca nie wykaże obiektywnych okoliczności powodujących utratę zaufania do pracownika.

2.3. Nieprawidłowe w ocenie Sądu Najwyższego przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę

Brak katalogu przyczyn uzasadniających wypowiedzenie umowy o pracę powoduje, że pracodawca może uznać, iż każdy powód, zachowanie pracownika czy sytuacja odbywająca się z jego udziałem mogą uzasadniać rozwiązanie umowy, jeżeli nie w trybie dyscyplinarnym, to przynajmniej w drodze wypowiedzenia. Nie jest to do końca prawdą. Ocena, czy w danej sytuacji występuje przyczyna usprawiedliwiająca wypowiedzenie umowy, należy do pracodawcy. Jednak w przypadku przeniesienia sporu na drogę sądową często okazuje się, że dana przyczyna nie usprawiedliwiała oświadczenia woli pracodawcy. Poniżej przedstawiamy przyczyny, które SN uznał za nieprawidłowe.

2.3.1. Pozorna likwidacja stanowiska pracy

Zawarcie umowy na czas nieokreślony w typowych przypadkach nie chroni pracownika przed wypowiedzeniem umowy, jeżeli następuje likwidacja stanowiska pracy w ramach struktury pracodawcy. Zgodnie z orzecznictwem SN likwidacja stanowiska pracy w ramach rzeczywistych zmian organizacyjnych uzasadnia wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę (wyrok SN z 20 maja 2014 r., I PK 271/13, M.P.Pr. 2015/6/282–283). Tym samym decyzje co do przydatności i celowości utrzymywania danego stanowiska mieszczą się w uprawnieniach pracodawcy i nie podlegają ocenie sądowej. Ocenie takiej może jednak podlegać fakt, czy likwidacja stanowiska nie była zabiegiem pozornym, mającym na celu uzasadnienie wypowiedzenia umowy pracownikowi. Fikcyjna likwidacja stanowiska pracy nie może zatem stanowić przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę.

2.3.2. Brak właściwej organizacji pracy

Pracownik wykonuje swoje obowiązki w ramach przyjętej przez pracodawcę organizacji pracy. Im większa samodzielność pracownika, wynikająca z charakteru danej pracy, tym większy jest jego wpływ na rozplanowanie zadań w czasie. Jednak w dużej części przypadków to pracodawca jest organizatorem procesu pracy, który powinien ją tak organizować, aby zadania nałożone na pracownika mogły być wykonane w ramach normalnego czasu pracy, bez szkody dla jakości pracy oraz bez naruszenia zasad bezpieczeństwa. W przypadku gdy pracownik uchybi swoim obowiązkom, a będzie to wynikało z niewłaściwego sposobu zorganizowania pracy przez pracodawcę, wówczas trudno mówić o przyczynie uzasadniającej wypowiedzenie umowy. W wyroku z 13 lipca 2016 r. (I PK 187/15) SN wskazał, że niewłaściwa organizacja pracy uniemożliwiająca prawidłowe i punktualne wykonywanie powierzonych zadań nie może stanowić przyczyny utraty zaufania i w konsekwencji być podstawą wypowiedzenia.

2.3.3. Osiągnięcie wieku emerytalnego

Osiągnięcie przez pracownika wieku umożliwiającego przejście na emeryturę daje pracownikowi możliwość zakończenia pracy zawodowej, jak również kontynuowania zatrudnienia. Wiek emerytalny nie jest bowiem okolicznością bezwzględnie uzasadniającą zakończenie pracy na rzecz obecnego pracodawcy. W wyroku z 25 stycznia 2012 r. (II PK 104/11) SN wskazał, że osiągnięcie wieku emerytalnego nie może stanowić wyłącznej przyczyny wypowiedzenia umowy przez pracodawcę.

2.4. Przyczyny, na które pracodawca nie może się powołać w uzasadnieniu rozwiązania umowy o pracę

Kodeks pracy zawiera katalog sytuacji obejmujących zakaz wypowiadania lub rozwiązywania umowy o pracę, których przyczynę ma stanowić skorzystanie przez pracownika z przysługujących mu określonych uprawnień.

Zatem nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, a także jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla pracownika skorzystanie przez niego ze swoich praw przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy. I, co istotne, skorzystanie przez pracownika ze swoich praw w tym zakresie nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (art. 18^3e § 1 Kodeksu pracy). Analogiczne rozwiązanie Kodeks pracy przewiduje w stosunku do pracownika, który udzielił w jakiejkolwiek formie wsparcia pracownikowi korzystającemu z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu (art. 18^3e § 1 Kodeksu pracy).

Ponadto przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, a także przyczyny uzasadniającej przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę nie może stanowić:

1) wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o:

• zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony,
• bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy,
• jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy (chyba że ograniczenia w tym zakresie wynikają z odrębnych przepisów albo umowy o zakazie konkurencji);

2) dochodzenie przez pracownika udzielenia informacji o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• zmianie adresu pracodawcy,
• objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym,
• informacjach niezbędnych wobec pracownika mającego świadczyć pracę poza granicami kraju;

3) skorzystanie lub upomnienie się o szkolenia na koszt pracodawcy i w godzinach pracy pracownika.

Należy zwrócić uwagę, że to po stronie pracodawcy leży obowiązek udowodnienia, iż przy rozwiązywaniu umowy o pracę lub zastosowaniu działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę kierował się powodami innymi niż wskazane wyżej.

Złożenie przez pracownika wniosku o skorzystanie z elastycznej organizacji pracy jako rodzic dziecka do lat 8 również nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia (art. 188¹ § 7 Kodeksu pracy). Także w tym przypadku ciężar dowodowy leży po stronie pracodawcy.

Ponadto rozwiązanie umowy o pracę nie może być spowodowane zgłoszeniem naruszenia prawa przez sygnalistę, ponieważ ma ono wtedy znamiona działania odwetowego zakazanego wobec sygnalistów (art 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów).

3. Konsultacje związkowe

Decyzja w sprawie wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę nie zawsze jest wyłączną sprawą między pracodawcą a pracownikiem. Pracodawca musi skonsultować z organizacją związkową zamiar wypowiedzenia umowy o pracę (art. 38 § 1 Kodeksu pracy). Obowiązek ten dotyczy umów na czas nieokreślony lub na czas określony. Pracodawca w ramach tego obowiązku zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

Obowiązek skonsultowania zamiaru wypowiedzenia będzie aktualny wyłącznie w przypadku, gdy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa reprezentująca pracownika.

Jeżeli przepisy prawa pracy przewidują współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach wynikających ze stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek współdziałać w takich sprawach z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika z tytułu jego członkostwa w związku zawodowym albo wyrażenia zgody na obronę praw pracownika niezrzeszonego w związku – zgodnie z ustawą o związkach zawodowych.

W praktyce częstym zjawiskiem jest funkcjonowanie w zakładzie pracy kilku zakładowych organizacji związkowych. W takim przypadku obowiązek konsultacyjny pracodawcy jest ograniczony do organizacji, która pracownika reprezentuje. Obowiązek konsultacyjny wypowiedzenia uzależniony jest nie tyle od członkostwa w zakładowej organizacji związkowej, ile od faktu reprezentowania pracownika przez związek zawodowy.

Zawiadomienie zakładowej organizacji o zamiarze wypowiedzenia umowy nie powinno być oceniane w kategoriach czynności prawnej. Nie jest ono bowiem oświadczeniem woli wywołującym skutek prawny w postaci rozwiązania stosunku pracy. Konsultacja związkowa jest więc działaniem prawnym i jedną z przesłanek legalizujących wypowiedzenie umowy o pracę. Przepis regulujący konsultację związkową w zakresie wypowiedzenia umowy odnosi się do „zamiaru” wypowiedzenia umowy. Tym samym należy przyjąć, że obowiązkiem pracodawcy jest wystąpienie do zakładowej organizacji związkowej przed złożeniem pracownikowi oświadczenia woli, jakim jest wypowiedzenie.

Ujawnienie przez pracodawcę zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę powinno nas­tąpić w formie pisemnej. Oznacza to, że pracodawca może posłużyć się zarówno tradycyjnym pismem sporządzonym w wersji papierowej, jak i – jeżeli jest to w zakładzie pracy praktykowane – wiadomością elektroniczną opatrzoną podpisem elektronicznym.

Sam zamiar wypowiedzenia umowy o pracę zakomunikowany organizacji związkowej jest niewystarczający. Niezbędne jest bowiem podanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie tej umowy. Należy uznać, że obowiązkiem pracodawcy jest wskazanie tej samej przyczyny, która będzie następnie zakomunikowana pracownikowi w treści uzasadnienia wypowiedzenia. Co jednak w sytuacji, gdy pracodawca zechce wypowiedzieć umowę o pracę zupełnie z innych powodów niż te, które zostały przekazane organizacji związkowej, lub gdy uzasadnienie wypowiedzenia umowy będzie miało zawierać dodatkowe przyczyny decyzji pracodawcy? W takim przypadku należy uznać, że modyfikacja lub uzupełnienie przyczyn wypowiedzenia zobowiązuje pracodawcę do ponownego skonsultowania zamiaru wypowiedzenia z organizacją związkową.

Zawiadomienie organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę jest obowiązkiem pracodawcy, jednak organizacja związkowa nie ma obowiązku odnieść się do zamiarów pracodawcy w każdym przypadku. Jeśli organizacja związkowa uzna, że wypowiedzenie umowy jest bezzasadne, wówczas ma prawo w terminie 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie umotywowane zastrzeżenia. Pracownik nie ma możliwości wymuszenia na organizacji związkowej sformułowania i przekazania umotywowanych zastrzeżeń.

Pracodawca powinien dać organizacji związkowej pełne 5 dni na ewentualne odniesienie się do zasadności wypowiedzenia umowy. Po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej, a także w razie niezajęcia przez nią stanowiska w ustalonym terminie, pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia.

W przypadku gdy pracodawca nie wie, czy pracownika reprezentuje organizacja związkowa, powinien wystąpić w tej sprawie z zapytaniem do działających w zakładzie związków zawodowych. Jeżeli w firmie nie ma żadnej organizacji związkowej, wówczas pracodawca nie musi konsultować wypowiedzenia umowy o pracę.

4. Okres wypowiedzenia

Przepisy prawa pracy przewidujące możliwość rozwiązania umowy za wypowiedzeniem nie definiują pojęcia „okres wypowiedzenia umowy o pracę”. Przyjmuje się, że okres wypowiedzenia to wynikający z przepisów przedział czasu, jaki musi upłynąć od dnia złożenia oświadczenia woli w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę do dnia jej rozwiązania.

Długość okresu wypowiedzenia jest uzależniona od rodzaju umowy, czasu, na jaki była zawarta, oraz okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 36 § 1 Kodeksu pracy).

Tabela 9. Okresy wypowiedzenia umów o pracę

4.1. Ustalenie okresów wypowiedzenia

Metoda ustalenia początku biegu okresu wypowiedzenia jest uzależniona od tego, czy w konkretnym przypadku okres wypowiedzenia wyraża się w dniach, tygodniach lub miesiącach. Jeśli okres wypowiedzenia umowy liczony jest w dniach, wówczas pierwszym dniem wypowiedzenia będzie dzień roboczy następujący po dniu, w którym nastąpiło doręczenie wypowiedzenia. Uwzględnieniu podlegają zatem wszystkie dni, z wyjątkiem niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy.

Gdy okres wypowiedzenia wyraża się w tygodniach, wówczas liczymy go od pierwszej niedzieli wypadającej po dniu złożenia wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia zakończy się wówczas, w zależności od konkretnego przypadku, po upływie jednego lub dwóch tygodni. W każdym przypadku sobota będzie ostatnim dniem okresu wypowiedzenia, uwzględniając kalendarzowe liczenie tygodnia jako 7 dni.

Przy ustalaniu okresu wypowiedzenia liczonego w miesiącach początkiem jego biegu jest pierwszy dzień kalendarzowy kolejnego miesiąca, czyli następującego po miesiącu, w którym nastąpiło złożenie wypowiedzenia. Ostatnim dniem wypowiedzenia w omawianym przypadku będzie ostatni dzień miesiąca.

Należy pamiętać, że okres wypowiedzenia trwa zawsze pełny miesiąc lub 3 miesiące. Nie ma znaczenia fakt, że w praktyce występują miesiące dłuższe – 30- i 31-dniowe oraz krótsze – 28- lub 29-dniowe.

Jednak zgodnie z orzeczeniem SN (wyrok z 28 czerwca 2005 r., III PK 44/05) pracownik jest w okresie wypowiedzenia od dnia jego otrzymania.

4.2. Skrócenie okresu wypowiedzenia

Zasadą jest rozwiązanie stosunku pracy wraz z upływem okresu wypowiedzenia. Nie oznacza to jednak, że okres ten nie może ulec skróceniu. Możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia jest jednostronną decyzją pracodawcy i dotyczy wypowiadanych umów na czas określony i nieokreślony, których okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Skrócenie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia jest dopuszczalne w przypadku, gdy wypowiedzenie zostało dokonane:

• w związku z upadłością lub likwidacją pracodawcy,
• z innej przyczyny niedotyczącej pracownika.

3-miesięczny okres wypowiedzenia może być skrócony maksymalnie do 1 miesiąca. W przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia (art. 36¹ Kodeksu pracy).

5. Wręczenie wypowiedzenia

Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę. Tym samym niezbędne jest odniesienie się w tym zakresie do postanowień Kodeksu cywilnego, które stosujemy w tym przypadku posiłkowo. Zgodnie z tymi regulacjami oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła ona zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego).

W praktyce, chcąc przekazać drugiej stronie oświadczenie woli będące wypowiedzeniem umowy o pracę, stosuje się dwie formy – przekazanie oświadczenia osobiście lub jego wysłanie do adresata. Jeżeli inicjatorem zakończenia współpracy jest pracodawca, ma on możliwość wezwania pracownika i wręczenia mu dokumentu wypowiedzenia. Może to uczynić osobiście, a także za pośrednictwem osoby, która jest uprawniona do dokonywania w imieniu pracodawcy czynności z zakresu prawa pracy.

Zdarza się, że próba wręczenia pracownikowi dokumentu zawierającego oświadczenie w sprawie wypowiedzenia kończy się odmową jego przyjęcia przez pracownika, który w określonych sytuacjach może się domyślać, czego pismo dotyczy. W takim przypadku należy uznać, że wypowiedzenie, niezależnie od odmowy jego przyjęcia przez pracownika, zostało złożone skutecznie i wywołuje zamierzone, wynikające z treści dokonanej czynności, skutki prawne. Rozpoczyna się bieg okresu wypowiedzenia, którego ostatni dzień będzie datą zakończenia stosunku pracy. Pracownik, który odmówi przyjęcia wypowiedzenia, musi być świadomy, że taka odmowa nie powoduje, iż złożenie wypowiedzenia jest bezskuteczne.

W praktyce bardziej problematyczne jest przekazanie wypowiedzenia za pośrednictwem operatora pocztowego. Z całą pewnością, decydując się na taką formę przekazania pisma, nie powinno się korzystać z tzw. przesyłek nierejestrowanych, czyli zwykłych listów. Wynika to z faktu, że proces przyjmowania i doręczania takiej przesyłki nie jest nigdzie odnotowywany. Tym samym nie ma żadnego dowodu, że oświadczenie zawierające wypowiedzenie umowy dotarło do adresata. W związku z tym, decydując się na przekazanie wypowiedzenia drogą pocztową, należy je wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wypowiadający umowę będzie miał wówczas dowód zarówno nadania przesyłki, jak i jej odbioru w konkretnym terminie.

Nie można wykluczyć, że pracownik będzie unikał odbierania korespondencji. W takim przypadku będzie ona awizowana i przechowywana we wskazanej placówce pocztowej przez okres 7 dni. Informację w tej kwestii doręczyciel umieści w skrzynce pocztowej. Jednak nie gwarantuje to, że pracownik odbierze w tym czasie korespondencję. Po upływie 7 dni podejmowana jest kolejna próba zawiadomienia adresata o możliwości odbioru pisma w terminie następnych 7 dni. Upływ 14 dni liczony od dnia pierwszego zawiadomienia pozwala na przyjęcie, że wypowiedzenie zostało doręczone skutecznie, czyli że pracownik najpóźniej w ostatnim dniu powtórnego awizowania mógł zapoznać się z treścią wypowiedzenia.

Zgodnie z wyrokiem SN z 5 października 2005 r. (I PK 37/05, OSNP 2006/17–18/263):

Dowodem uzasadniającym niezapoznanie się z treścią wypowiedzenia może być przykładowo przedstawienie dokumentacji medycznej, z której wynika, że pracownik w okresie prób doręczenia wypowiedzenia na domowy adres przebywał w szpitalu.

Pracodawca może także skorzystać z innych form doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę, np. za pośrednictwem:

• firmy kurierskiej,
• delegacji dwóch wyznaczonych pracowników, którzy udadzą się do miejsca zamieszkania pracownika i przekażą oświadczenie do jego rąk własnych.

Inną skuteczną formą złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracy jest złożenie go w formie elektronicznej. Jest ono równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej (art. 78¹ § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego). Jednak konieczne jest opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce oznacza to, że zwykła wiadomość e-mail czy SMS skierowany do pracownika, informujące go o wypowiedzeniu czy rozwiązaniu umowy o pracę, nie będą spełniać tego wymogu.

Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego). Dlatego dodatkowym warunkiem skutecznego e-doręczenia i skorzystania z takiej możliwości przez pracodawcę jest posiadanie przez pracownika i korzystanie w bieżącej komunikacji z pracodawcą ze służbowego adresu e-mail lub wskazanie przez pracownika adresu e-mail w celu korespondencji.

6. Specjalna procedura przy zwolnieniach grupowych

Szczególne regulacje dotyczące wypowiadania umów o pracę są zawarte w przepisach ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (dalej: ustawa o zwolnieniach grupowych).

Ustawa ta ma zastosowanie w razie konieczności rozwiązania przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron, jeżeli w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmuje co najmniej:

• 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
• 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednak mniej niż 300 pracowników,
• 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników

– art. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych.

Zatrudnienie wynoszące co najmniej 20 pracowników obliguje pracodawcę do stosowania przepisów ustawy o zwolnieniach grupowych w każdym przypadku rozwiązywania z pracownikami umowy z przyczyn nieleżących po ich stronie. Przyjmuje się, że procedura uregulowana w ustawie o zwolnieniach grupowych ma zastosowanie w przypadku wystąpienia przynajmniej jednej przyczyny nieleżącej po stronie pracownika.

Pojęcie przyczyn niedotyczących pracownika jest szersze niż pojęcie przyczyn leżących po stronie pracodawcy. W jego ramach mieszczą się zarówno przyczyny, które leżą po stronie pracodawcy, jak i inne, które są od pracodawcy niezależne, ale nie można ich przypisać pracownikom.

Do przyczyn leżących po stronie pracodawcy można przykładowo zaliczyć:

• likwidację pracodawcy czy stanowiska pracy,
• szeroko rozumianą redukcję zatrudnienia związaną z trudnościami finansowymi zakładu,
• zamknięcie działalności określonego rodzaju lub terenowej jednostki organizacyjnej pracodawcy.

Przyczyną niedotyczącą pracownika i pracodawcy może być przykładowo:

• zachwianie koniunktury na rynku,
• likwidacja działalności przez kontrahentów.

Zasadą jest, że przepisy ustawy o zwolnieniach grupowych stosuje się w przypadku wypowiedzeń umów dokonywanych przez pracodawcę. Tym samym nie ma pod­­staw do ich stosowania, gdy stroną wypowiadającą umowę jest pracownik, nawet gdy wskazuje przyczynę leżącą po stronie pracodawcy.

Wzór 18. Wypowiedzenie umowy w ramach zwolnień grupowych

Przepisy ustawy o zwolnieniach grupowych w istotny sposób ograniczają przepisy ochronne dotyczące wypowiadania umów o pracę. Przy wypowiadaniu pracownikom stosunków pracy w ramach grupowego zwolnienia nie stosuje się przepisów o konsultacji wypowiedzenia ze związkami zawodowymi (art. 38 Kodeksu pracy) ani przepisów dotyczących ochrony w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art. 41 Kodeksu pracy), z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w ustawie. Wypowiedzenie pracownikom stosunków pracy w okresie urlopu oraz innych usprawiedliwionych nieobecności jest dopuszczalne w czasie urlopu trwającego co najmniej 3 miesiące, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli upłynął już okres uprawniający pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Ustawa o zwolnieniach grupowych zawiera również katalog pracowników objętych szczególną ochroną, którym można wypowiedzieć jedynie warunki pracy lub płacy. Zaliczają się do nich m.in. pracownicy, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiąg­nięcia wieku emerytalnego, pracownice w ciąży, pracownicy od dnia złożenia wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu ma cierzyńskiego albo jego części, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części oraz urlopu opiekuńczego – do dnia zakończenia tego urlopu.

Przepisy ustawy o zwolnieniach grupowych regulują zarówno termin początkowy, od którego pracownikowi można złożyć wypowiedzenie w związku z procedurą zwolnień grupowych, jak i termin, w którym najwcześniej może dojść do ustania stosunku pracy. Wypowiedzenie umowy w ramach zwolnień grupowych może mieć miejsce:

• nie wcześniej niż po dokonaniu przez pracodawcę zawiadomienia właściwego urzędu pracy o podjętych ustaleniach w ramach zwolnień grupowych,
• w przypadku gdy takie zawiadomienie nie jest wymagane – nie wcześniej niż po zawarciu porozumienia ze związkami zawodowymi w sprawach zwolnień grupowych lub od dnia wydania regulaminu zwolnień

– art. 6 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych.

Rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy w ramach zwolnień grupowych może mieć miejsce:

• nie wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia zawiadomienia właściwego urzędu pracy o podjętych ustaleniach w ramach zwolnień grupowych,
• w przypadku gdy takie zawiadomienie nie jest wymagane – nie wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi w sprawach zwolnień grupowych lub od dnia wydania regulaminu zwolnień

– art. 6 ust. 2 ustawy o zwolnieniach grupowych.

Pracownikowi, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości:

• 1-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata,
• 2-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat,
• 3-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat

– art. 8 ustawy o zwolnieniach grupowych.

7. Cofnięcie wypowiedzenia

Może się zdarzyć, że skuteczne złożenie wypowiedzenia nastąpiło zbyt pochopnie. W takim przypadku należy rozważyć wycofanie wypowiedzenia. Przepisy prawa pracy nie regulują takiej czynności, co może stwarzać przypuszczenie, że złożonego wypowiedzenia nie można cofnąć. W kwestii wycofania wypowiedzenia niezbędne jest więc odwołanie się do zasad wynikających z Kodeksu cywilnego. Zarówno wypowiedzenie umowy o pracę, jak i cofnięcie tego wypowiedzenia opiera się na konstrukcji składania i cofania oświadczeń woli (art. 61 Kodeksu cywilnego). Zgodnie z tą regulacją oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

Zatem pracodawca, chcąc wycofać złożone wypowiedzenie, powinien zadbać, aby oświadczenie w sprawie jego wycofania doszło do pracownika najpóźniej z wypowiedzeniem.

Wzór 19. Cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę, które dotarło wraz z wypowiedzeniem lub wcześniej

Jeżeli oświadczenie pracodawcy w sprawie wycofania wypowiedzenia nie dotrze do pracownika najpóźniej z samym wypowiedzeniem, należy uznać, że skuteczność wycofania wypowiedzenia jest uzależniona od zgody pracownika. W przypadku braku takiej zgody wypowiedzenie jest skuteczne i powoduje rozwiązanie umowy o pracę na skutek wypowiedzenia dokonanego przez zakład pracy. Należy podkreślić, że zgoda pracownika powinna być wyrażona w sposób dobrowolny. Pracodawca nie ma żadnej możliwości przymuszania pracownika, aby ten zgodził się na cofnięcie wypowiedzenia, nie może też wydawać w tej kwestii poleceń służbowych. Oznacza to, że pracownik nie musi wyrazić zgody na cofnięcie oświadczenia zawierającego wypowiedzenie.

Wzór 20. Cofnięcie wypowiedzenia za zgodą pracownika

Nie tylko pracodawca może pospieszyć się z decyzją o rozstaniu. Również pracownik może wypowiedzieć umowę, a następnie chcieć kontynuować zatrudnienie. W takiej sytuacji obowiązują zasady analogiczne jak w przypadku cofnięcia wypowiedzenia złożonego przez pracodawcę.

8. Skutki nieprawidłowo dokonanego wypowiedzenia

W razie ustalenia, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, sąd pracy – stosownie do żądania pracownika – orzeka o:

• bezskuteczności wypowiedzenia,
• przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach (jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu),
• odszkodowaniu (jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu).

Sąd pracy może nie uwzględnić żądania pracownika uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub przywrócenia do pracy, jeżeli ustali, że uwzględnienie takiego żądania jest niemożliwe lub niecelowe. W takim przypadku sąd pracy orzeka o odszkodowaniu. Ponadto, w sytuacji gdy przed wydaniem orzeczenia upłynął termin, do którego umowa o pracę zawarta na czas określony miała trwać, lub jeżeli przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie.

Natomiast pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy, przysługuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, nie więcej jednak niż za 2 miesiące, a gdy okres wypowiedzenia wynosił 3 miesiące – nie więcej niż za 1 miesiąc. Jeżeli umowę o pracę rozwiązano z pracownikiem chronionym wynagrodzenie przysługuje za cały czas pozostawania bez pracy.

Ponadto w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony, której termin, do którego umowa ta miała trwać, określony w umowie upłynął przed wydaniem orzeczenia przez sąd pracy, lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu, odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres 3 miesięcy.

9. Obowiązek zatrudniania pracowników w trakcie procesu sądowego o przywrócenie do pracy

Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego przewidują zabezpieczenie w postępowaniach sądowych z zakresu prawa pracy, w których pracownik szczególnie chroniony wnosi o uznanie rozwiązania stosunku pracy za bezskuteczne lub o przywrócenie do pracy. Zawierają także automatyczny obowiązek zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania w przypadku wyroku przywracającego do pracy lub uznania wypowiedzenia za bezskuteczne.

9.1. Obowiązek zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego

W sytuacji, w której sąd uznaje wypowiedzenie umowy o pracę za bezskuteczne albo przywraca pracownika do pracy i jednocześnie w wyroku, na wniosek pracownika, nakłada na pracodawcę obowiązek dalszego zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania (art. 477² § 2 Kodeksu postępowania cywilnego).

Sąd musi działać na zasadzie automatyzmu. Oznacza to, że już samo zgłoszenie przez pracownika wniosku z żądaniem dalszego zatrudnienia obliguje sąd do jego uwzględnienia.

Zastosowanie obowiązku dalszego zatrudniania pracownika dotyczy tych sytuacji, w których roszczenie pracownika już zostało ocenione jako zasadne przez sąd pierwszej instancji, który uwzględnił pozew pracownika:

• przywracając go do pracy lub
• stwierdzając bezskuteczność wypowiedzenia (w tym drugim przypadku niezmiernie rzadko z uwagi na to, że wydanie wyroku przez sąd pracy przed upływem okresu wypowiedzenia jest w obecnych realiach raczej niespotykane).

Fakt uwzględnienia roszczenia wskazuje, że w odniesieniu do konkretnego pracownika istnieje większe prawdopodobieństwo tego, że wyrok sądu I instancji korzystny dla powoda utrzyma się w instancji odwoławczej, a nakaz zatrudnienia pracownika sprawi tylko tyle, że wcześniej odzyska on zatrudnienie.

W przypadku zmiany wyroku na niekorzystny dla pracownika i oddalenia jego powództwa obowiązek zatrudniania ustanie z dniem wydania wyroku przez sąd okręgowy. Wynika to z faktu, że orzeczenie to jest prawomocne z dniem wydania i nie przysługują od niego żadne zwyczajne środki odwoławcze.

Dotyczy to każdego pracownika, a nie tylko pracowników szczególnie chronionych.

9.2. Zabezpieczenie powództwa osób szczególnie chronionych poprzez nakaz zatrudniania do zakończenia sporu

W postępowaniu cywilnym obowiązuje także rozwiązanie polegające na udzieleniu zabezpieczenia powództwa poprzez nakaz dalszego zatrudnienia pracownika (art. 755⁵ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego).

Możliwość zabezpieczenia powództwa poprzez nakaz dalszego zatrudnienia pracownika do czasu rozstrzygnięcia sporu obejmuje wyłącznie pracowników podlegających szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.

Kontrowersje budzi to, do jakich pracowników w praktyce zastosowanie ma ta regulacja, ponieważ kategoria pracowników szczególnie chronionych nie jest nigdzie zdefiniowana w przepisach. Wskazywaną przez ustawodawcę intencją było objęcie ochroną związkowców, jednak brzmienie przepisu wskazuje na ochronę co najmniej wszystkich grup pracowników wymienionych w art. 5 ust. 5 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, a prawdopodobnie także wszystkich innych, co do których szczególne regulacje taką ochronę wprowadzają.

Tabela 10. Pracownicy szczególnie chronieni przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy

Zabezpieczenie powództwa, polegające na nakazaniu zatrudniania pracownika do czasu prawomocnego wyroku, znajduje zastosowanie, jeśli pracownik dochodzi roszczenia o:

• uznanie wypowiedzenia stosunku pracy za bezskuteczne lub
• przywrócenie do pracy.

Jego istota sprowadza się do tego, że sąd na wniosek pracownika na każdym etapie postępowania udzieli zabezpieczenia przez nakazanie dalszego zatrudnienia go przez pracodawcę do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Podstawą udzielenia zabezpieczenia jest jedynie uprawdopodobnienie istnienia roszczenia.

Sąd może odmówić udzielenia zabezpieczenia wyłącznie w sytuacji, gdy roszczenie jest oczywiście bezzasadne.

9.3. Żądanie uchylenia zabezpieczenia

Pracodawca może żądać uchylenia prawomocnego postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia wyłącznie, jeżeli wykaże, że po udzieleniu zabezpieczenia zaistniały przesłanki dyscyplinarnego zwolnienia pracownika.

Istota tego przepisu sprowadza się do tego, że w ramach toczącego się już procesu o przywrócenie do pracy konieczne staje się przeprowadzenie niejako drugiego postępowania dotyczącego innego zdarzenia.

W przypadku niekorzystnego dla pracodawcy rozstrzygnięcia przez sąd rejonowy pracodawca może złożyć zażalenie do sądu okręgowego (art. 755⁵ § 4 Kodeksu postępowania cywilnego). Analogiczne uprawnienie przysługuje pracownikowi, jeśli sąd oddali wniosek, ponieważ zażalenie jest dopuszczalne na postanowienia w przedmiocie udzielenia zabezpieczenia.

Rozdział IX. Zakaz wypowiadania umów ze względu na przepisy ochronne

Blisko 40 grup pracowniczych jest objętych ochroną przed utratą zatrudnienia. Ochrona ta polega na zakazie wypowiadania umów o pracę, a w wielu przypadkach również ich rozwiązywania w inny sposób. Dotyczy to np. pracownic w ciąży, z którymi można rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia jedynie za zgodą organizacji związkowej, a wypowiedzenie stosunku pracy jest niedopuszczalne. Zakaz wypowiedzenia umowy nie dotyczy jednak pracownicy w ciąży, która jest zatrudniona na okres próbny nieprzekraczający 1 miesiąca.

Ochrona pracowników przed zwolnieniem z pracy przysługuje na podstawie zarówno Kodeksu pracy, jak i wielu innych ustaw. Wiąże się ona z obowiązkami po stronie pracodawców i odpowiadającymi im uprawnieniami pracowników.

1. Ochrona przedemerytalna

Ochrona przedemerytalna przysługuje osobie, której brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia jej uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku (art. 39 Kodeksu pracy). Regulacja ta zakazuje pracodawcy wypowiedzenia umowy o pracę (bez względu na jej rodzaj), gdy spełnione są oba te warunki. Ochrona przedemerytalna dotyczy wyłącznie wypowiedzenia stosunku pracy. W konsekwencji możliwe jest, że w tym czasie umowa o pracę zostanie rozwiązana:

• bez zachowania okresu wypowiedzenia, na zasadach określonych w art. 52 Kodeksu pracy (tzw. zwolnienie dyscyplinarne z winy pracownika) i art. 53 Kodeksu pracy (zwolnienie bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu długotrwałej nieobecności w pracy wywołanej chorobą lub innymi usprawiedliwionymi przyczynami),
• na skutek upływu czasu, na który została zawarta (umowa o pracę na czas określony, umowa o pracę na okres próbny),
• za porozumieniem stron,
• w wyniku wypowiedzenia złożonego przez pracownika.

Wygaśnięcie z uwagi na śmierć pracownika lub pracodawcy oraz z powodu tymczasowego aresztowania też będzie dopuszczalne w przypadku pracowników podlegających ochronie przedemerytalnej (art. 63–66 Kodeksu pracy).

1.1. Zakres działania ochrony

Spełnienie tylko jednego z wymogów wskazanych w art. 39 Kodeksu pracy wyłącza zakaz wypowiadania. Nie będzie więc on działał, jeśli pracownikowi, któremu co prawda brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, lecz którego dalsze zatrudnienie nie umożliwi mu jednak uzyskania prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku (wyrok SN z 22 marca 1977 r., I PRN 24/77). Nie ma natomiast zgodności w orzecznictwie sądowym odnośnie tego, czy ochrona przedemerytalna obowiązuje w stosunku do umowy na czas określony, która rozwiąże się z upływem okresu jej trwania przed osiągnięciem przez pracownika wieku emerytalnego umożliwiającego mu uzyskanie prawa do emerytury. W wyroku z 27 lipca 2011 r. (II PK 20/11) Sąd Najwyższy uznał, że ochrona przedemerytalna nie ma w takim przypadku zastosowania. Natomiast w wyroku z 18 grudnia 2014 r. (II PK 50/14, OSNP 2016/7/86) SN zajął odmienne stanowisko i ten pogląd należy uznać za prawidłowy. Żaden przepis nie wskazuje, że czas pozostający do osiągnięcia wieku emerytalnego pracownik musi dopracować w ramach obecnie trwającego stosunku pracy.

Zakaz wypowiedzenia umowy w okresie przedemerytalnym nie odnosi się do wypowiedzenia złożonego przez pracodawcę przed rozpoczęciem okresu ochronnego, gdy termin rozwiązania umowy przypada w okresie ochronnym (wyrok SN z 6 grudnia 2005 r., III PK 94/05, OSNP 2006/21–22/317). Nie dotyczy też okresu przed osiągnięciem wieku przedemerytalnego, choćby pracownik przekroczył ten wiek podczas wypowiedzenia (wyrok SN z 7 kwietnia 1999 r., I PKN 643/98, OSNAP 2000/11/418). Ochrona przedemerytalna obejmuje natomiast sytuację, gdy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło co prawda po ukończeniu przez pracownika wieku emerytalnego, jednak jej wypowiedzenie dokonane zostało przez zakład pracy w czasie, gdy pracownik nie osiągnął jeszcze tego wieku (wyrok SN z 19 maja 1992 r., I PRN 19/92, PiZS 1992/9/57).

Sąd Najwyższy w wyroku z 24 października 2017 r. (II PK 300/16) zwrócił uwagę, że:

1.2. Pojęcie wieku emerytalnego

Z art. 39 Kodeksu pracy nie wynika, jak należy rozumieć „wiek emerytalny”. Z pomocą w tym zakresie przychodzi orzecznictwo, które jest niezmienne w tym zakresie od lat (wyrok SN z 7 grudnia 2012 r., II PK 123/12, OSNP 2013/19–20/226; wy rok SA w Katowicach z 6 grudnia 2012 r., III APa 28/12; wyrok SN z 6 grudnia 2012 r., I PK 145/12; czy wyrok SN z 9 marca 2009 r., I PK 180/08, OSNP 2010/19–20/236). Wskazuje ono, że to pojęcie obejmuje zarówno wiek:

• powszechny – od 1 października 2017 r. wynosi on: 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn, jak i
• obniżony – uprawniający do wcześniejszej lub pomostowej emerytury.

Oznacza to, że pracodawca nie ma możliwości zastosowania wypowiedzenia we wszystkich tych sytuacjach. Jednak gdyby się zdarzyło, że najpierw pracownik uzys­ka prawo do wcześniejszej lub pomostowej emerytury, a następnie do powszechnej, to pracodawca nie musi stosować ochrony przedemerytalnej przed uzyskaniem przez pracownika prawa do emerytury powszechnej. W postanowieniu z 4 kwietnia 2013 r. (II PK 353/12) Sąd Najwyższy stwierdził bowiem, iż:

Zakaz wypowiedzenia nie obowiązuje przed pobieraniem świadczenia przedemerytalnego. Zdaniem Sądu Najwyższego świadczenie to jest bowiem skierowane do osób, które już nie są zatrudnione, i jest dla nich elementem zabezpieczenia społecznego do czasu nabycia prawa do emerytury, a okres przed jego uzyskaniem nie podlega art. 39 Kodeksu pracy (wyrok z 16 lipca 2008 r., I PK 11/08, M.P.Pr. 2008/12/657–658).

1.3. Wypowiedzenie zmieniające

Przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzeń wynikających z umowy warunków pracy i płacy (art. 42 § 1 Kodeksu pracy). Ponieważ ochrona przedemerytalna należy do takich regulacji, dotyczy ona również wypowiedzenia zmieniającego. Potwierdził tę interpretację Sąd Najwyższy w uchwale z 11 lipca 1975 r. (I PZP 19/75, OSNC 1976/4/76). Jednak w niektórych przypadkach wręczenie wypowiedzenia zmieniającego pracownikom w wieku przedemerytalnym będzie dozwolone. Jest ono dopuszczalne, gdy stało się konieczne ze względu na:

• wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub ich grupy, do której pracownik należy,
• stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez pracownika utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania (art. 43 Kodeksu pracy).

W opinii Sądu Najwyższego, wyrażonej w postanowieniu z 25 listopada 2014 r. (I BP 5/14), przyczyna wypowiedzenia warunków pracy i płacy musi istnieć w dacie dokonywania wypowiedzenia zmieniającego. Późniejsza zmiana okoliczności nie wpływa na ocenę zasadności oświadczenia woli pracodawcy. Zatem utrata przez pracownika zdolności do pracy na danym stanowisku, zaistniała dopiero po złożeniu przez pracodawcę oświadczenia woli o wypowiedzeniu zmieniającym, nie czyni tego oświadczenia uzasadnionym. Również odzyskanie przez pracownika w toku procesu sądowego zdolności do poprzednio wykonywanej pracy nie oznacza bezzasadności wypowiedzenia.

W razie obniżenia wynagrodzenia w wyniku zastosowania art. 43 Kodeksu pracy pracownikowi w wieku przedemerytalnym nie przysługuje dodatek wyrównawczy (uchwała SN z 24 marca 1977 r., I PZP 1/77, OSNC 1977/10/179).

W przypadku zwolnień dokonywanych w trybie ustawy o zwolnieniach grupowych osoby pozostające w ochronie przedemerytalnej mogą jedynie otrzymać wypowiedzenie warunków pracy i płacy (art. 5 ust. 5 pkt 1 ustawy o zwolnieniach grupowych). W tej sytuacji, jeśli doprowadziło to do obniżenia wynagrodzenia, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty dodatku wyrównawczego do końca okresu, w którym pracownik korzystałby z ochrony.

1.4. Okoliczności wyłączające zakaz wypowiadania

Ochrona przedemerytalna nie ma charakteru bezwzględnego. Pracownik nie może powoływać się na nią, otrzymując wypowiedzenie umowy o pracę, jeśli:

• uzyska rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy (art. 40 Kodeksu pracy),
• pracodawca ogłosi upadłość lub likwidację (art. 41¹ § 1 Kodeksu pracy).

Sąd Najwyższy w uchwale z 27 stycznia 2016 r. (III PZP 9/15, OSNP 2016/8/100) zwrócił uwagę, że przepis art. 40 Kodeksu pracy wyłącza stosowanie zakazu wypowiedzenia umowy o pracę, o którym mowa w art. 39 Kodeksu pracy, niezależnie od tego, czy uzyskanie przez pracownika prawa do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy nastąpiło przed okresem ochronnym czy w jego trakcie.

Według Sądu Apelacyjnego w Lublinie regulacja ta nie ma jednak zastosowania wobec pracownika, który otrzymuje rentę socjalną (wyrok z 28 maja 2013 r., III APa 4/13). Nie dotyczy też osoby podlegającej ochronie przedemerytalnej, która jest trwale niezdolna do pracy, jeśli ZUS nie wydał decyzji o przyznaniu jej renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy (wyrok SN z 18 stycznia 2012 r., II PK 149/11, OSNP 2012/23–24/287). W obu tych przypadkach wypowiedzenie musi być skonsultowane ze związkami zawodowymi, jeśli takie są u pracodawcy i pracownik jest przez nie reprezentowany (art. 38 Kodeksu pracy).

Wyłączenie ochrony przedemerytalnej następuje z chwilą wydania przez właściwy sąd gospodarczy postanowienia o ogłoszeniu upadłości, przy czym datą upadłości jest data ogłoszenia postanowienia sądu. W sytuacji likwidacji pracodawcy ma to miejsce w momencie rozpoczęcia procesu likwidacyjnego, czyli otwarcia likwidacji. Jest to np. w przypadku:

• osobowych spółek prawa handlowego – dzień podjęcia uchwały przez wspólników o rozpoczęciu likwidacji spółki (art. 67 Kodeksu spółek handlowych),
• kapitałowych spółek prawa handlowego – dzień uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd, podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki lub zaistnienia innej przyczyny (art. 274 § 1, art. 461 § 1 Kodeksu spółek handlowych).

Uchylenie zakazu wypowiadania w okresie ochrony przedemerytalnej nie działa, jeśli w wyniku likwidacji pracodawcy następuje przejście całości lub części prowadzonego przez niego zakładu na innego pracodawcę, kontynuującego tę samą lub podejmującego podobną działalność (m.in. wyrok SN z 19 sierpnia 2004 r., I PK 489/03, OSNP 2005/6/78, oraz postanowienie SN z 22 października 2012 r., I PK 139/12).

Tabela 11. Definicje pojęć związanych z możliwością wypowiedzenia umowy pracownikom podlegającym ochronie przedemerytalnej

2. Usprawiedliwiona nieobecność w pracy

Pracownik przebywający na urlopie albo z innych usprawiedliwionych powodów nieobecny w pracy jest chroniony przed wypowiedzeniem umowy o pracę (art. 41 Kodeksu pracy). Ochrona ta dotyczy wszystkich typów umów o pracę. Ma zastosowanie wobec wypowiedzenia definitywnego i zmieniającego oraz nie wyklucza innych trybów rozwiązania umowy o pracę, podobnie jak to ma miejsce przy ochronie przedemerytalnej. Również jej wyłączenie następuje w przypadku ogłoszenia upadłości czy likwidacji pracodawcy (art. 41¹ § 1 Kodeksu pracy).

W wyroku z 14 marca 2017 r. (III PK 84/16) Sąd Najwyższy wytłumaczył, co należy rozumieć przez usprawiedliwioną nieobecność pracownika w pracy, o której mowa w art. 41 Kodeksu pracy. Są to nieobecności nieplanowane, które wynikają z niezdolności do pracy spowodowanej chorobą lub konieczności wykorzystania na inne usprawiedliwione zdaniem ustawodawcy cele dnia przewidzianego na pracę. Cele te mogą być rodzinne (opieka), socjalne (ślub, pogrzeb), społeczne (praca nauczyciela zawodu), wymiaru sprawiedliwości (świadek).

2.1. Granice czasowe

Zakaz wypowiadania umów o pracę w czasie usprawiedliwionej nieobecności jest ograniczony czasowo. W przypadku innych usprawiedliwionych nieobecności niż urlop obowiązuje do upływu terminów, które dają pracodawcy prawo rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 w zw. z art. 53 Kodeksu pracy). Wypowiedzenie nie może być zatem wręczone podczas nieobecności trwającej co najmniej:

• 3 miesiące – jeśli powodem jest choroba, a zatrudnienie pracownika u danego pracodawcy wynosi mniej niż 6 miesięcy,
• łączny okres pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące (łącznie 272 dni, a przy gruźlicy – 360 dni) – jeżeli pracownik nie świadczy pracy, bo jest chory, uległ wypadkowi przy pracy lub zapadł na chorobę zawodową, a jego zatrudnienie u tego pracodawcy jest dłuższe niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – gdy absencja w pracy jest spowodowana inną przyczyną niż choroba.

Należy jeszcze pamiętać, że w razie nieobecności pracownika w pracy z powodu sprawowania przez niego opieki nad dzieckiem pracodawca nie może wypowiedzieć jego umowy o pracę przez okres pobierania zasiłku z tego tytułu (art. 53 § 2 Kodeksu pracy). Natomiast jeśli pracownik został tymczasowo aresztowany, okres ochronny wynosi 3 miesiące, po upływie których umowa o pracę wygasa z mocy prawa (art. 66 § 1 Kodeksu pracy).

Limit czasowy dla zakazu wypowiadania umów podczas urlopów określa art. 5 ust. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych. Zgodnie z tą regulacją wypowiedzenie jest możliwe jedynie podczas urlopu trwającego co najmniej 3 miesiące (ograniczenie nie dotyczy wypowiedzenia zmieniającego). Za to pracodawca może z tego uprawnienia skorzystać w dowolnym momencie trwania urlopu, nawet w okresie pierwszych 3 jego miesięcy (wyrok SN z 11 grudnia 1996 r., I PKN 39/96, OSNP 1997/14/252). W wyroku z 21 listopada 2006 r. (II PK 52/06, OSNP 2007/23–24/349) Sąd Najwyższy stwierdził, że okresu urlopu macierzyńskiego nie zalicza się do okresu urlopu trwającego co najmniej 3 miesiące (nie sumuje się z okresem innego urlopu), w czasie którego dopuszczalne jest wypowiedzenie stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w sytuacjach, o których mowa w art. 41 Kodeksu pracy.

Należy zwrócić uwagę, że czas wolny, wynikający z norm o czasie pracy i ich równoważeniu z odpoczynkiem, przypadający w zwykły dzień pracy nie stanowi innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, o której mowa w art. 41 Kodeksu pracy, nawet gdy trwa nieprzerwanie całą dniówkę (wyrok SN z 12 lipca 2012 r., II PK 301/11, OSNP 2013/13–14/157).

2.2. Faktyczna nieobecność

Pracodawca nie narusza ochrony z art. 41 Kodeksu pracy, jeśli wręcza wypowiedzenie w dniu, w którym pracownik świadczy pracę, mimo niezdolności do pracy stwierdzonej zaświadczeniem lekarskim. Ochrona ta zaczyna bowiem działać w chwili nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby czyniącej go niezdolnym do pracy lub zaprzestania świadczenia pracy z tej samej przyczyny (wyrok SN z 14 października 1997 r., I PKN 322/97, OSNP 1998/15/451). Nie jest zatem obojętne, czy pracownik otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę w czasie, gdy wykonywał pracę, czy też w dniu, w którym jej nie świadczył, lecz jedynie przyniósł do zakładu pracy zwolnienie lekarskie (wyrok SN z 17 listopada 1997 r., I PKN 366/97, OSNP 1998/17/505). Taką linię orzeczniczą zapoczątkował wyrok z 11 marca 1993 r. (I PZP 68/92, OSNC 1993/9/140), w uzasadnieniu którego Sąd Najwyższy zwrócił uwagę na fakt, że art. 41 Kodeksu pracy łączy zakaz wypowiedzenia umowy o pracę z faktyczną nieobecnością pracownika w pracy, a nie z chorobą powodującą niezdolność do pracy. W ten sam sposób wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 11 lutego 2014 r. (I PK 172/13, M.P.Pr. 2015/2/58), stwierdzając, że w świetle art. 41 Kodeksu pracy, o niedopuszczalności wypowiedzenia umowy o pracę nie decyduje niezdolność do pracy, ale faktyczna nieobecność pracownika w pracy, np. z powodu choroby. Pracownik, który był obecny w pracy (tj. wykonywał obowiązki pracownicze wynikające z umowy o pracę lub był gotów do ich wykonywania), nie korzysta z ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę, nawet jeżeli posiada zaświadczenie lekarskie potwierdzające jego niezdolność do pracy.

Należy jeszcze przywołać wyrok z 26 lutego 2003 r. (I PK 69/02, Pr. Pracy 2003/10/33). Sąd Najwyższy uznał w nim, że bezskuteczność wypowiedzenia umowy o pracę w sytuacji, kiedy pomimo stwierdzonej zaświadczeniem lekarskim niezdolności do pracy, pracownik pozostaje w pracy ze względu na niemożność opuszczenia miejsca pracy (np. wobec braku zastępcy czy też do chwili przybycia innego pracownika do obsługi maszyny), a także gdy chory pracownik stawia się w miejscu pracy w celu załatwienia ważnych spraw dla pracodawcy, nie wynika z art. 41 Kodeksu pracy wobec braku przesłanki „nieobecności w pracy”. Bezskuteczność wypowiedzenia powinna być wówczas oceniona w kontekście art. 45 § 1 Kodeksu pracy, co pozwoli wyeliminować przypadki niesprawiedliwego pozbawienia ochrony stosunku pracy takich pracowników, którzy decydują się na wykonywanie swoich obowiązków pracowniczych pomimo choroby.

2.3. Wyjątki podmiotowe

W orzecznictwie zostało wskazanych kilka grup pracowniczych, do których zakazu wypowiadania z art. 41 Kodeksu pracy nie należy stosować. Uchwałą z 7 grudnia 2006 r. (I PZP 4/06, OSNP 2007/7–8/89) Sąd Najwyższy zaliczył do tej kategorii nauczycieli mianowanych. Zdaniem SN wykładnia gramatyczna art. 41 Kodeksu pracy, który stanowi, iż praco dawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, nie pozostawia wątpliwości, że przewidziane w tym przepisie zakazy dotyczą wypowiadania umów o pracę, a zatem nie dotyczą wypowiadania stosunków pracy opartych na innych niż umowa o pracę podstawach nawiązania i realizowania takich stosunków prawnych. Oznacza to, że zakazy wypowiadania umów o pracę zawarte w art. 41 Kodeksu pracy nie mają waloru zasady generalnej oddziałującej normatywnie na pozaumowne stosunki pracy.

Nie wywołuje takiego skutku również odesłanie z art. 91c Karty Nauczyciela do regulacji Kodeksu pracy (uzasadnienie wyroku SN z 4 listopada 2014 r., II PK 17/14, OSNP 2016/4/44). W efekcie art. 41 Kodeksu pracy nie chroni nauczyciela także przed przeniesieniem w stan nieczynny (wyroki SN z 25 stycznia 2001 r., I PKN 215/00, OSNP 2002/20/482, z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 343/00, OSNP 2003/2/34 oraz z 17 grudnia 2001 r., I PKN 752/00, OSNP 2003/24/592).

Z ochrony zagwarantowanej art. 41 Kodeksu pracy nie korzystają ponadto:

• adiunkci bez stopnia naukowego doktora habilitowanego (wyrok SN z 6 września 2011 r., II PK 33/11, OSP 2014/2/24),
• pracownicy pozostający w stosunku pracy z wyboru (uchwała SN z 18 lutego 1994 r., I PZP 60/93, PiZS 1994/7/78); na podstawie wyboru dochodzi najczęściej do nawiązania stosunku pracy radnych, pracowników samorządowych, etatowych członków organizacji społecznych, stowarzyszeń, partii, związków zawodowych, spółek prawa handlowego (np. prezesa zarządu spółki akcyjnej, pod warunkiem że zostanie wybrany przez walne zgromadzenie akcjonariuszy) (wyrok SA w Rzeszowie z 4 sierpnia 1994 r., III Apr 8/94, OSA 1995/1/8),
• funkcjonariusze Służby Celnej – obecnie Krajowej Administracji Skarbowej (wyrok NSA z 29 czerwca 2007 r., I OSK 1323/06).

Skoro z powyższych orzeczeń wynika, że zakaz wypowiadania z art. 41 Kodeksu pracy nie obejmuje pozaumownych stosunków pracy, zatem nie ma on zastosowania także do powołania, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę.

3. Gwarancje związane z rodzicielstwem

Rodzice korzystają z szerokiej ochrony zatrudnienia (dalej: ochrona rodzicielska). Pracodawcy nie wolno bowiem wypowiedzieć (definitywnie ani zmieniająco) i rozwiązać umów o pracę w innym trybie w okresach przebywania pracownika na urlopach związanych z rodzicielstwem, poza kilkoma wyjątkami. W przypadku kobiet zakres ochrony jest szerszy. Obejmuje bowiem również czas ciąży.

3.1. Zasady szczególne dla kobiet w ciąży

W okresie ciąży pracownicy pracodawca nie ma prawa:

• prowadzić przygotowań do wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą;
• wypowiedzieć stosunku pracy z tą pracownicą.

Zakaz ten pracodawca musi stosować wobec wszystkich typów umów (art. 177 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może też liczyć, że umowa terminowa zawarta z pracownicą w ciąży zakończy stosunek pracy w dacie w niej wskazanej. Według bowiem art. 177 § 3 Kodeksu pracy umowa na czas określony i próbny przekraczający 1 miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie 3. miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu (nie dotyczy umowy na zastępstwo, za to od 1 czerwca 2017 r. obejmuje niektóre pracownice tymczasowe). Następuje to automatycznie, z mocy prawa, co oznacza, że pracodawca nie musi wykonywać żadnych czynności, chyba że ze względów porządkowych poinformuje o tym pracownicę. Przy czym według wyroku SN z 5 grudnia 2002 r. (I PK 33/02, OSNP 2004/12/204):

Można też spotkać się ze stanowiskiem, że termin ten powinien być liczony według art. 112 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy, czyli że termin w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwa? lub data? odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca (wyrok z 7 lutego 2001 r., I PKN 231/00, OSNP 2002/21/515).

Sąd Najwyższy dopuścił możliwość rozwiązania stosunku pracy przez pracodawcę z pracownicą spodziewającą się dziecka, jeżeli ta swój stan wykorzysta w sposób sprzeczny z dobrem pracodawcy (wyrok z 2 października 2012 r., II PK 56/12).

Stan ciąży powinien być stwierdzony w świadectwie lekarskim (art. 185 § 1 Kodeksu pracy). Powiadomienie o ciąży nie ma jednak większego znaczenia dla ochrony przed zwolnieniem pracownicy ze względu na brak bezwzględnego charakteru tej czynności. Potwierdza to orzecznictwo, według którego dla przedłużenia wymienionych umów o pracę i ochrony przed zwolnieniem nie jest istotny termin wykazania stanu ciąży, lecz wyłącznie obiektywny stan rzeczy, istniejący w chwili wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę (wyrok SN z 15 stycznia 1988 r., I PR 74/87, Sł.Prac. 1998/5/28). Niepowiadomienie pracodawcy o ciąży ma znaczenie przy rozpoznawaniu roszczenia pracownicy o wynagrodzenie za czas, w którym pozostawała bez pracy (postanowienie SN z 13 września 1979 r., I PRN 84/79, OSNC 1980/3/58, oraz wyrok SN z 14 stycznia 1981 r., I PRN 135/80, OSNC 1981/7/139).

O tym, że dla istnienia ochrony przed zwolnieniem stan ciąży ma znaczenie wyłącznie obiektywne, przekonuje także Sąd Najwyższy w postanowieniu z 22 sierpnia 2013 r. (II PK 83/13). Sąd uznał tu, że ochroną są objęte również kobiety, które w momencie otrzymania wypowiedzenia bądź oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę nie były jeszcze w ciąży i zaszły w nią później, tj. w okresie wypowiedzenia.

Jak pracodawca powinien postępować z oświadczeniem pracownicy w ciąży o uchyleniu się od skutków decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę

Krok 1. Sprawdź termin, w jakim pracownica uchyliła się od decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę, i podejmij decyzję.

Jeśli kobieta nie wiedziała o ciąży w chwili, w której odbierała/składała oświadczenie dotyczące zakończenia jej stosunku pracy, oświadczenie to musi zostać cofnięte (wyrok SN z 30 maja 2017 r., I PK 174/16, OSNP 2018/6/74). I to bez względu na to, czy złożył je pracodawca, czy pracownica (wyroki SN z 19 marca 2002 r., I PKN 156/01, OSNP 2004/5/78, oraz z 29 marca 2001 r., I PKN 330/00, OSNP 2003/1/11). Jednak pracodawca powinien wycofać wypowiedzenie jedynie w razie dotrzymania przez kobietę terminu na złożenie oświadczenia o uchyleniu się od skutków oświadczenia woli zmierzającego do rozwiązania umowy o pracę. Zdaniem Sądu Najwyższego pracownica powinna to uczynić w terminach przewidzianych do zgłoszenia gotowości podjęcia pracy po przywróceniu do pracy (art. 48 § 1 Kodeksu pracy), czyli w ciągu 7 dni od wykrycia błędu (uzasadnienie do wyroku z 19 marca 2002 r. wskazanego powyżej). Gdy przekroczy go nie z własnej winy, pracodawca ma prawo utrzymać w mocy oświadczenie o zakończeniu stosunku pracy.

Wzór 21. Oświadczenie o uchyleniu się od skutków wypowiedzenia pracownicy w ciąży

Krok 2. Odmów przyjęcia oświadczenia, jeżeli jest to dopuszczalne.

Nie tylko niedotrzymanie terminu przez kobietę pozwala pracodawcy nie przywracać jej do pracy. Ma taką możliwość również w dwóch innych przypadkach. Po pierwsze, gdy w momencie dokonania czynności rozwiązującej stosunek pracy, np. odmowy przyjęcia nowych warunków pracy, kobieta nie była w ciąży. Tym samym nie postępowała pod wpływem błędu, co wyklucza możliwość uchylenia się od skutków złożonego oświadczenia (wyrok SN z 16 czerwca 2009 r., I PK 17/09). Po drugie, jeśli pracownica rozwiązywała umowę o pracę za porozumieniem stron, wiedząc, że jest w ciąży (wyroki SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 431/98, OSNP 1999/24/792, oraz z 26 wrześ­nia 2001 r., I PKN 629/00, OSNP 2003/18/434).

Krok 3. Dołącz oświadczenie pracownicy o uchyleniu się od rozwiązania umowy do akt osobowych, jeżeli jest to dopuszczalne.

Jeśli pracodawca musiał zaakceptować oświadczenie pracownicy o uchyleniu się od skutków wypowiedzenia umowy o pracę, wywołuje to taki skutek, jakby oświadczenie o wypowiedzeniu nie było w ogóle składane (jeżeli trwa okres wypowiedzenia) albo nie było żadnej przerwy w zatrudnieniu (jeśli stosunek pracy został rozwiązany bez wypowiedzenia). W drugim przypadku pracodawca powinien wypłacić pracownicy należne jej wynagrodzenie za faktyczny okres tej przerwy. Samo oświadczenie powinien dołączyć do jej akt osobowych wraz z anulowanym wypowiedzeniem albo oświadczeniem o rozwiązaniu stosunku pracy. Są to bowiem dokumenty, które nie doprowadziły do zakończenia stosunku pracy, lecz wiążą się z jego przebiegiem.

3.2. Wspólne zasady ochrony przed zwolnieniem w okresie ciąży oraz urlopów: macierzyńskiego, na warunkach macierzyńskiego, uzupełniającego macierzyńskiego, rodzicielskiego i ojcowskiego

W okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części – do dnia zakończenia tego urlopu pracodawca nie może:

• prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem;
• wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy (art. 177 § 1 Kodeksu pracy).

W przypadku złożenia przez pracownika wniosku o część urlopu macierzyńskiego oraz na warunkach macierzyńskiego, a także urlopu rodzicielskiego i ojcowskiego wcześniej niż w terminach określonych Kodeksie pracy zakaz wypowiadania umowy o pracę zaczyna obowiązywać na:

• 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu macierzyńskiego oraz części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego;
• 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego albo jego części;
• 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu ojcowskiego albo jego części. (art. 177 § 1¹ Kodeksu pracy).

Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę za wypowiedzeniem może nastąpić tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy w okresie:

• ciąży;
• urlopu macierzyńskiego;
• od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie do dnia zakończenia urlopu:

– macierzyńskiego albo jego części,

– na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części,

– uzupełniającego macierzyńskiego,

– ojcowskiego albo jego części,

– rodzicielskiego albo jego części.

Ponadto pracodawca jest obowiązany uzgodnić z reprezentującą pracownicę lub pracownika zakładową organizacją związkową termin rozwiązania umowy o pracę.

W przypadku wystąpienia upadłości czy likwidacji, a także okoliczności uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeśli miałyby być one podstawą do uchwalenia ochrony przed zwolnieniem, powinien udowodnić pracodawca. Zatem ciężar dowodowy leży po stronie pracodawcy.

Wskazana ochrona dotyczy równolegle każdego zatrudnienia pracowniczego u kilku pracodawców (uchwała SN z 30 maja 1979 r., I PZP 11/79, OSNCP 1979/11/212). Ogranicza jednak wyłącznie pracodawcę. W takim razie pracownik może zakończyć swój stosunek pracy w drodze porozumienia, za wypowiedzeniem lub bez wypowie dzenia. Zatrudnienie może także ustać w wyniku wygaśnięcia (art. 63 Kodeksu pracy), a terminowe – z upływem okresu, na jaki zostało przewidziane.

Chociaż treść art. 177 Kodeksu pracy wskazywałaby, że ochrona w nim przewidziana dotyczy wyłącznie umów o pracę, jest ona jednak szersza. Obejmuje także spółdzielczą umowę o pracę, umowę mianowania i wyboru, co wynika z faktu, że pragmatyki służbowe często pomijają tę kwestię. Tak jest np. w przypadku nauczycieli mianowanych (wyrok SN z 19 października 2010 r., II PK 85/10) czy funkcjonariuszy celnych (wyrok WSA w Olsztynie z 21 kwietnia 2009 r., II SA/Ol 36/09). W przypadku osób zatrudnionych na podstawie powołania zakazy stosuje się do kobiet w ciąży, ale już nie na urlopach związanych z rodzicielstwem (art. 72 Kodeksu pracy).

3.3. Ograniczenia w ochronie związane z ustawą o zwolnieniach grupowych

Ochrona rodzicielska z art. 177 Kodeksu pracy jest ograniczona, jeśli wystąpią okoliczności, w których pracodawca sięga po rozwiązania przewidziane w ustawie o zwolnieniach grupowych. Ta ustawa nie pozwala wprawdzie na definitywne wypowiedzenie umowy o pracę osobie chronionej z tytułu rodzicielstwa, lecz dopuszcza możliwość zastosowania wypowiedzenia zmieniającego (art. 5 ust. 5 pkt 1 ustawy o zwolnieniach grupowych).

Jeśli pracodawca wypowie warunki pracy i płacy, przedstawiając na piśmie nową ofertę w tym zakresie, pracownik nie musi jej przyjąć (art. 42 Kodeksu pracy). Na decyzję ma czas do połowy obowiązującego go okresu wypowiedzenia albo do jego pełnego upływu, gdy w wypowiedzeniu zmieniającym zabrakło pouczenia o skutkach milczenia (braku działania). Jeżeli bowiem do połowy okresu wypowiedzenia pracownik nie złoży oświadczenia o odrzuceniu propozycji, przyjmuje się, że ją zaakceptował. Gdy odrzuci zaproponowane warunki, umowa o pracę rozwiąże się po upływie okresu wypowiedzenia. Pracownik ma także prawo odwołać się do sądu w ciągu 21 dni od dnia doręczenia mu wypowiedzenia zmieniającego (art. 264 § 1 Kodeksu pracy). Przy czym odwołanie nie jest równoznaczne z odmową przyjęcia nowych warunków (wyrok SN z 22 lipca 1998 r., I PKN 254/98, OSNP 1999/16/514).

Jeżeli zmiana warunków pracy i płacy doprowadzi do obniżenia wynagrodzenia pracownika chronionego, należy mu się dodatek wyrównawczy do końca okresu objętego ochroną, tj. przez okres ciąży oraz urlopu macierzyńskiego, adopcyjnego, rodzicielskiego i ojcowskiego (art. 5 ust. 6 ustawy o zwolnieniach grupowych i wyrok SN z 2 lutego 2017 r., II PK 349/15). Jego wysokość to różnica między płacą przed zmianą i po zmianie. Oblicza się go według zasad obowiązujących przy wynagrodzeniu urlopowym (§ 7–10 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

Należy dodać, że ochrona przed definitywnym zwolnieniem nawet w ramach zwolnień grupowych pracowników korzystających z uprawnień związanych z rodzicielstwem, a także sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny obejmuje:

• pracownice w ciąży;
• pracowników w okresie urlopu macierzyńskiego;
• pracowników od dnia złożenia wniosku o udzielenie urlopu:

– macierzyńskiego albo jego części, 

– na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części,

– uzupełniającego macierzyńskiego,

– rodzicielskiego albo jego części,

– ojcowskiego albo jego części,

– opiekuńczego – do dnia zakończenia tego urlopu.

3.4. Uchylenie ochrony rodzicielskiej

W trzech sytuacjach ochrona rodzicielska przestaje istnieć. Dzieje się tak, gdy:

• pracownik dopuścił się czynów, które uzasadniają jego zwolnienie dyscyplinarne (bez wypowiedzenia z jego winy),
• pracodawca ogłosił upadłość,
• następuje likwidacja pracodawcy

– art. 177 Kodeksu pracy.

W kwestii ogłoszenia upadłości i likwidacji pracodawcy jako przyczyny wypowiedzenia umów o pracę obowiązują zasady przedstawione w części dotyczącej ochrony przedemerytalnej. Różnica sprowadza się do tego, że przy ochronie rodzicielskiej konieczne jest uzgodnienie terminu rozwiązania umowy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową (art. 177 § 4 Kodeksu pracy). W razie niemożności zapewnienia w okresie przypadającym do rozwiązania stosunku pracy innego zatrudnienia pracownicy przysługują świadczenia określone w odrębnych przepisach, a okres ich pobierania wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Do dnia porodu będzie to zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, natomiast od dnia porodu przysługuje zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu macierzyńskiego, która przypada po porodzie (art. 30 ust. 1–3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa).

Ochrony rodzicielskiej nie wyłącza zamknięcie oddziału w Polsce zagranicznej osoby prawnej, jeśli była ona pracodawcą dla pracownicy (wyrok z 3 grudnia 2009 r., II PK 147/09, OSNP 2011/11–12/154).

Procedura zwolnienia dyscyplinarnego podczas ochrony rodzicielskiej

Krok 1. Ustal istnienie przyczyny zwolnienia dyscyplinarnego.

Aby pracodawca mógł rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, chroniony pracownik musi dopuścić się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (np. podjąć zatrudnienie w konkurencyjnej firmie podczas urlopu związanego z rodzicielstwem, nie informując o tym macierzystego pracodawcy – wyrok SN z 19 stycznia 2017 r., I PK 33/16), popełnić przestępstwo w trakcie zatrudnienia lub w sposób zawiniony stracić uprawnienia niezbędne do wykonywania zawodu (art. 52 § 1 Kodeksu pracy). Obowiązkiem pracodawcy jest natomiast wskazać i udowodnić w oświadczeniu o zwolnieniu dyscyplinarnym podstawę jego zastosowania (uzasadnienie wyroku SN z 17 lipca 2009 r., I PK 45/09). Rozwiązanie umowy o pracę w tym trybie jest bowiem nadzwyczajnym i najbardziej dotkliwym dla pracownika sposobem rozwiązania stosunku pracy. Dlatego powinno być wykorzystywane przez pracodawcę z wyjątkową ostrożnością, zwłaszcza w przypadku gwarancji ochronnych przysługujących pracownikom (wyroki SN z 11 października 2011 r., II BP 8/11, oraz z 29 listopada 2012 r., II PK 116/12).

Jeśli istnieją przesłanki rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, nie ma znaczenia jego dotychczas nienaganna kariera zawodowa. O zakończeniu stosunku pracy tą metodą decyduje bowiem jednostkowy czyn, a nie przebieg dotychczasowej pracy (wyrok SN z 2 grudnia 2004 r., I PK 86/04). Jednak o istnieniu winy pracownika pracodawca powinien wnioskować na podstawie całokształtu okoliczności, w jakich doszło do zachowania pracownika, w tym zwłaszcza dotychczasowego stosunku do obowiązków. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 18 kwietnia 2018 r. (III BP 2/17). Stwierdził także, że z punktu widzenia oceny, czy doszło do kwalifikowanego naruszenia art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, istotne jest to, czy pracownik zachował się w sposób pozwalający przypisać mu rażące niedbalstwo, na co ma wpływ okoliczność, czy pracownik działał pod wpływem silnego wzburzenia, a jego zachowanie zostało sprowokowane przez pracodawcę.

Krok 2. Pamiętaj o terminie, w jakim można dokonać zwolnienia dyscyplinarnego.

Pracodawca ma jedynie miesiąc, by wręczyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Termin ten powinien liczyć od uzys­kania wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozstanie w tym trybie (art. 52 § 2 Kodeksu pracy). Może go jednak odsunąć w czasie, jeśli podejmie czynności sprawdzające, uzasadnione stanem faktycznym sprawie (wyrok SN z 25 lipca 2018 r., I PK 207/17).

Zdaniem Sądu Najwyższego w tej regulacji chodzi o pozyskanie nie jakiejkolwiek, lecz w dostatecznym stopniu wiarygodnej informacji uzasadniającej przekonanie pracodawcy, że pracownik dopuścił się czynu nagannego w stopniu usprawiedliwiającym niezwłoczne rozwiązanie umowy o pracę (wyrok z 17 marca 2016 r., III PK 84/15). Nie jest przy tym wymagane, aby powzięcie wiadomości wiązało się ze złożeniem jakiegoś dokumentu (wyrok SN z 25 lipca 2018 r.).

Krok 3. Uzyskaj zgodę organizacji związkowej na zwolnienie.

O ile przy zwolnieniu dyscyplinarnym „zwykłego” pracownika pracodawca musi jedynie zasięgnąć opinii reprezentującej pracownika organizacji związkowej, o tyle przy pracowniku szczególnie chronionym ma obowiązek uzyskać jej zgodę (art. 177 § 1 Kodeksu pracy). Zgodę wyraża statutowo upoważniony do tego organ związku, którego pracownik jest członkiem lub który podjął się obrony na prośbę pracownika (art. 7 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych). Artykuł 177 § 1 Kodeksu pracy nie określa jednak, w jakim terminie. Pracodawca i organizacja związkowa powinny zatem dojść do porozumienia w tej kwestii.

Zasadniczo zgoda związku zawodowego powinna być wydana przed wręczeniem oświadczenia o zwolnieniu dyscyplinarnym. Jeżeli jednak w chwili rozwiązania umowy o pracę pracodawca i zarząd zakładowej organizacji związkowej nie wiedzą o ciąży zwolnionej pracownicy, zgoda może być skutecznie wyrażona po rozwiązaniu umowy o pracę, nie później jednak niż do chwili wydania orzeczenia w sprawie przywrócenia do pracy lub odszkodowania (wyrok SN z 3 czerwca 1998 r., I PKN 164/98, OSNP 1999/11/366).

Krok 4. Podejmij decyzję o zwolnieniu samodzielnie.

Gdy u pracodawcy nie ma związków zawodowych albo są, ale chroniony pracownik nie jest przez nie reprezentowany, pracodawcy wolno samodzielnie zdecydować o zwolnieniu dyscyplinarnym. Taki pogląd potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 18 marca 2008 r. (II PZP 2/08, OSNP 2008/15–16/211). W uzasadnieniu swojego stanowiska stwierdził, że pozbawienie pracodawcy takiej możliwości prowadziłoby do: swoistej bezkarności pracownicy w ciąży, większej ochrony pracownic, które nie wskazały organizacji je reprezentujących, stymulowania przez pracodawców działań zmierzających do tworzenia przez pracowników związków zawodowych i do wstępowania do tych związków, a w konsekwencji naruszałoby zasadę wolności związkowej.

Sąd Najwyższy zwrócił także uwagę, by przy zwolnieniu dyscyplinarnym, zwłaszcza kobiety w ciąży, brać pod uwagę nie tylko względy społeczne i ustrojowe, ale także zasady współżycia społecznego (uzasadnienie do wyroku z 15 kwietnia 1993 r., I PRN 23/93, OSNC 1994/2/40).

3.5. Ochrona przed zwolnieniem osób uprawnionych do urlopu wychowawczego

Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego jest chroniony przed utratą zatrudnienia od chwili złożenia wniosku o:

• obniżenie wymiaru czasu pracy na podstawie art. 186⁷ Kodeksu pracy do maksymalnie 1/2 etatu – do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, ale nie dłużej niż przez łączny okres 12 miesięcy,
• urlop wychowawczy – do dnia zakończenia tego urlopu (art. 186⁸ § 1 Kodeksu pracy).

Jeśli pracownik wystąpi z wnioskiem o obniżenie etatu lub o urlop wychowawczy wcześniej niż na 21 dni przed uzyskaniem tych uprawnień, ochrona i tak zacznie obowiązywać na 21 dni przed nabyciem do nich prawa. A gdyby wniosek w jednej z tych spraw trafił do pracodawcy już po dokonaniu czynności zmierzającej do rozwiązania umowy o pracę, rozwiąże się ona w terminie wynikającym z tej czynności (po upływie okresu wypowiedzenia albo z dnia na dzień).

Ochrona związana z prawem do urlopu wychowawczego jest ograniczona w razie konieczności zastosowania przez pracodawcę ustawy o zwolnieniach grupowych. Ustawa ta pozwala na dokonanie wypowiedzenia, i to zarówno w trybie grupowym przeprowadzanym według art. 5 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych, jak i w trybie indywidualnym na podstawie jej art. 10 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych. Choć regulacje te nie wymieniają urlopu wychowawczego, taką interpretację przedstawił Sąd Najwyższy w uchwale z 15 lutego 2006 r. (II PZP 13/05, OSNP 2006/21–22/315), uznając, że pracodawca może rozwiązać stosunki pracy, w drodze wypowiedzenia, z pracownikami, których stosunek pracy podlega z mocy odrębnych przepisów szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem i wobec których jest dopuszczalne wypowiedzenie stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia, pod warunkiem niezgłoszenia sprzeciwu przez zakładową organizację związkową w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia o zamierzonym wypowiedzeniu.

Pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników nie ma możliwości zwolnienia osoby uprawnionej do urlopu wychowawczego z przyczyn jej niedotyczących.

Podobnie jak przy ochronie rodzicielskiej wynikającej z art. 177 Kodeksu pracy, tak i w tym przypadku wszelkie gwarancje zachowania pracy są uchylane w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy oraz zaistnienia warunków do zwolnienia dyscyplinarnego zgodnie z art. 52 Kodeksu pracy. W tej sytuacji nie jest jednak potrzebna do zwolnienia zgoda organizacji związkowej, lecz jej opinia.

4. Działacze związkowi

Pracodawca bez uzyskania zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej nie może wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku prawnego ze wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z inną osobą wykonującą pracę zarobkową będącą członkiem danej zakładowej organizacji związkowej, upoważnioną do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy albo organu lub osoby dokonującej za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy (art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych). Od 1 stycznia 2019 r. przepis ten został zmodyfikowany za sprawą rozszerzenia prawa do tworzenia i przystępowania do związków zawodowych na osoby zatrudnione na innych podstawach niż stosunek pracy, czyli na umowach cywilnoprawnych (np. zlecenie, o dzieło, agencyjna czy o świadczenie usług), umowach o pracę nakładczą oraz samozatrudnionych (prowadzących jednoosobowo działalność gospodarczą, niezatrudniających innych osób). Warunek jest taki, że muszą mieścić się w definicji osoby wykonującej pracę zarobkową. Według art. 1¹ pkt 1 ustawy o związkach zawodowych taką osobą jest pracownik w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy lub osoba świadcząca prace? za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia ona do tego rodzaju pracy innych osób, nie zależnie od podstawy zatrudnienia, oraz ma takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy. W tym miejscu warto jeszcze zwrócić uwagę na obecną definicję pracodawcy na gruncie przepisów związkowych. Od 1 stycznia 2019 r. taki status przysługuje temu, kto spełnia warunki stawiane pracodawcy w art. 3 Kodeksu pracy, a także jednostce organizacyjnej (nawet jeśli nie posiada osobowości prawnej) i osobie fizycznej, jeżeli zatrudniają inna? niż pracownik osobę wykonującą prace? zarobkowa?, niezależnie od podstawy tego zatrudnienia.

Zdaniem Sądu Najwyższego zgody na uchylenie ochrony związkowej nie może udzielić inny organ związkowy niż zarząd (wyrok z 20 września 1994 r., I PRN 58/94, OSNP 1995/2/17).

4.1. Zakres podmiotowy ochrony związkowej

Ochrona związkowa dotyczy osób wskazanych przez zarząd reprezentatywnej lub niereprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej, przy czym ich liczba nie może być większa niż liczba osób stanowiących kadrę kierowniczą w zakładzie pracy albo liczba pracowników ustalona zgodnie ze sposobem przedstawionym w tabeli 12. Ze względu na zmianę uprawnionych do uzyskania statusu związkowca zarząd związku może wskazać nie tylko pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i osoby na umowach agencyjnych (o ile nie są pracodawcami), którym dotychczas przysługiwało prawo bycia założycielem i członkiem organizacji związkowej, ale również każdego, kto znajduje się w grupie osób wykonujących pracę zarobkową i jednocześnie:

• jest członkiem zarządu organizacji związkowej,
• nie piastuje funkcji w zarządzie, ale jest członkiem danej zakładowej organizacji związkowej upoważnionym do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy albo organu,
• dokonuje za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy.

Z racji utrzymania pracowników w grupie chronionych, należy przyjąć, że w stosunku do nich jest aktualne dotychczasowe orzecznictwo i poglądy doktryny. Zdaniem Sądu Najwyższego, wyrażonym w wyroku z 13 września 2017 r. (I PK 338/16), pracodawca w sprawie dotyczącej przywrócenia do pracy może skutecznie powoływać się na naruszenie statutu związku zawodowego przy upoważnieniu pracownika do reprezentowania organizacji związkowej wobec pracodawcy tylko wówczas, gdy sygnalizował swoje obiekcje, a organizacja związkowa je zignorowała. W przeciwnym razie, gdy pracownik realnie reprezentował związek zawodowy wobec pracodawcy, zarzut uchybienia statutowi nie prowadzi do uchylenia ochrony przewidzianej w art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych.

W wyroku z 11 kwietnia 2017 r. (I PK 142/16) Sąd Najwyższy przypomniał z kolei utrwalony pogląd o tym, że:

Według Sądu Najwyższego (wyrok z 12 września 2000 r., I PKN 23/00, OSNP 2002/7/160):

Z kolei w wyroku z 22 grudnia 1998 r. (I PKN 509/98, OSNP 2000/4/133) Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że pozostaje w sprzeczności ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa wybór pracownika do zarządu lub komisji rewizyjnej zakładowej organizacji związkowej wyłącznie w celu obrony przed dokonanym już wypowiedzeniem umowy o pracę (art. 8 Kodeksu pracy).

Tabela 12. Ilu działaczy związkowych dotyczy ochrona

4.2. Czas trwania ochrony

Ochrona związkowa przysługuje przez okres wskazany uchwałą zarządu, a po jego upływie – dodatkowo przez czas odpowiadający połowie wcześniej ustalonego okresu, nie dłużej jednak niż przez rok po jego upływie (art. 32 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych). W przypadku nowo tworzonego związku trwa ona przez 6 miesięcy od dnia utworzenia komitetu założycielskiego zakładowej organizacji związkowej. Natomiast gdy osoby chronione nie zostaną wskazane, ochrona obejmuje – do momentu wskazania – odpowiednio przewodniczącego zakładowej organizacji związkowej bądź przewodniczącego komitetu założycielskiego.

Jeśli związkowiec zostanie wybrany do pełnienia funkcji związkowej poza zakładową organizacją związkową, w związku z czym korzysta u pracodawcy z urlopu bezpłatnego lub ze zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, ma prawo do ochrony związkowej w czasie tego urlopu lub zwolnienia, a także przez rok po upływie tego okresu.

Na zawiadomienie o zmianach w gronie osób chronionych zarząd związku ma 7 dni od zaistnienia zmiany. Za przekroczenie tego terminu nie grożą żadne sankcje, co ma znaczenie dla działań pracodawcy. Powoduje, że dopóki nie zostanie on powiadomiony o przeprowadzonych modyfikacjach, respektuje ochronę stosunku prawnego tych osób, o których wie z pisemnej informacji otrzymanej od zarządu związku.

Należy w tym przypadku zwrócić uwagę na stanowisko Sądu Najwyższego wyrażone w uzasadnieniu wyroku z 7 grudnia 2017 r. (I PK 31/17):

4.3. Terminy udzielenia lub nieudzielenia zgody na uchylenie ochrony

Zarząd zakładowej organizacji związkowej ma na udzielenie zgody dotyczącej zwolnienia działacza związkowego lub odmowę jej udzielenia (art. 32 ust. 1¹ ustawy o związkach zawodowych):

• 14 dni roboczych liczonych od dnia złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze wypowiedzenia lub jednostronnej zmiany stosunku prawnego wraz z podaniem przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub jednostronną zmianę stosunku prawnego,
• 7 dni roboczych liczonych od dnia złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze rozwiązania stosunku prawnego z podaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązanie stosunku prawnego.

W razie braku reakcji zarządu związku w tych terminach pracodawca ma prawo potraktować milczenie jako równoznaczne z wyrażeniem zgody (art. 32 ust. 1² ustawy o związkach zawodowych).

W wyroku z 18 grudnia 2014 r. (II PK 38/14, OSP 2016/2/20) Sąd Najwyższy uznał, że:

Ochrona związkowa jest wyłączona w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy oraz w sytuacjach przewidzianych przez odrębne przepisy (art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych). Takie odrębne regulacje są zawarte m.in. w ustawie o zwolnieniach grupowych.

4.4. Skutki naruszenia zakazów dotyczących ochrony

Jeśli pracodawca mimo przepisów ochronnych wypowiada lub rozwiązuje umowę o pracę (stosunek pracy), czynność ta, choć narusza reguły, wywoła oczekiwany skutek w postaci zakończenia stosunku pracy. Aby do tego nie dopuścić lub przywrócić zatrudnienie, pracownik może wystąpić do sądu. Ma 21 dni na odwołanie się od wypowiedzenia lub oświadczenia o rozwiązaniu bez wypowiedzenia, liczone od doręczenia mu jednego z tych dokumentów.

Pracodawca, który narusza przepisy o ochronie przed zwolnieniem, musi się liczyć z karą finansową. Popełnia bowiem wykroczenie, za które grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 3 i pkt 5 Kodeksu pracy).

Natomiast związkowcy zatrudnieni na innych podstawach (np. na umowie zlecenia) mają prawo – w razie naruszenia ochrony związkowej – do rekompensaty w wysokości równej 6-miesie?cznemu wynagrodzeniu przysługującemu im w ostatnim okresie zatrudnienia, a jeżeli wynagrodzenie danej osoby nie jest wypłacane co miesiąc – w wysokości równej 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłaszanego przez Prezesa GUS (art. 32 ust. 1³ ustawy o związkach zawodowych). Są także uprawnieni do dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia przekraczającego kwotę rekompensaty.

Przy ustalaniu wynagrodzenia do wyliczenia rekompensaty trzeba brać pod uwagę przeciętne miesięczne wynagrodzenie z okresu 6 miesięcy poprzedzających dzień rozwiązania, wypowiedzenia lub jednostronnej zmiany stosunku prawnego, a jeżeli inna niż pracownik osoba wykonująca prace? zarobkowa? świadczyła prace? przez okres krótszy niż 6 miesięcy – przeciętne miesięczne wynagrodzenie z całego okresu jej zatrudnienia (art. 32 ust. 1⁴ ustawy o związkach zawodowych).

Tabela 13. Pozakodeksowe grupy pracowników chronionych oraz warunki ich zwolnienia z pracy*

* ochrona działaczy związkowych znajduje się w części opisowej publikacji

** warunki przeprowadzania zwolnień znajdują się w części opisowej publikacji

Rozdział X. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

1. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracodawcę

Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia uzasadnia zarówno ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków przez pracownika, jak i jego długotrwałe przebywanie na zwolnieniu lekarskim związanym z chorobą. W obu przypadkach dochodzi do natychmiastowego ustania stosunku pracy łączącego pracodawcę z pracownikiem. Po spełnieniu wynikających z Kodeksu pracy przesłanek, od wyłącznej woli pracodawcy będzie zależało, czy skorzysta on z uprawnienia do takiego rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę.

1.1. Zwolnienie dyscyplinarne pracownika

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie:

• ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych;

Każdorazowo o tym, czy dane zachowanie pracownika było ciężkim naruszeniem, decyduje pracodawca. To on musi podjąć decyzję w tym zakresie, kierując się stopniem tego naruszenia i ewentualną stratą po stronie firmy. Przyczynami, które uzasadniają takie rozwiązanie umowy, są np.:

• niestawianie się w pracy bez usprawiedliwienia nieobecności,
• spożywanie alkoholu w pracy lub wykonywanie jej w stanie nietrzeźwości,
• celowe działanie na szkodę pracodawcy,
• nadużywanie korzystania ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego,
• celowe naruszenie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• wykonywanie w czasie pracy prywatnych usług lub czynności,
• porzucenie pracy przez pracownika,
• udowodnione stosowanie mobbingu wobec podwładnych pracowników.

Działanie pracownika musi wynikać z jego złej woli lub rażącego niedbalstwa. W przypadku natomiast, gdy pracownik nie zgodzi się ze wskazaną przez pracodawcę przyczyną, może odwołać się do sądu pracy, który ostatecznie rozstrzygnie, czy zachowanie pracownika uzasadniało rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym.

• popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;

Nie każde przestępstwo, nawet oczywiste lub stwierdzone prawomocnym wyrokiem, uzasadnia automatyczne zwolnienie pracownika bez zachowania okresu wypowiedzenia. Popełnienie przestępstwa musi bowiem uniemożliwiać dalsze zatrudnianie pracownika na zajmowanym stanowisku. Decydujące znaczenie będzie miał w tym przypadku rodzaj popełnionego przez pracownika przestępstwa.

Jeżeli nie ma pewności, czy przestępstwo zostało popełnione bądź kto je popełnił, to nie ma podstaw do stosowania tego trybu rozwiązania umowy.

W zakresie możliwości zwolnienia dyscyplinarnego pracownika popełnienie przestępstwa dotyczy zarówno przestępstw osądzonych prawomocnym wyrokiem sądu, jak również takich, które w związku z zaistniałymi okolicznościami nie pozostawiają wątpliwości, że zostały popełnione.

• zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku – wskutek utraty takich uprawnień zatrudnianie pracownika na danym stanowisku staje się bezprzedmiotowe;

Dotyczy to zawodów, przy wykonywaniu których należy się wykazać określonymi uprawnieniami, np. kierowców, operatorów specjalistycznych maszyn, lekarzy itp.

Należy pamiętać, że rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia jest uzasadnione jedynie w przypadku zawinionej przez pracownika utraty uprawnień. Utrata takich uprawnień bez winy pracownika, np. z powodu pogorszenia się stanu zdrowia kierowcy i utraty z tego powodu prawa jazdy, nie będzie uzasadniała rozwiązania z nim umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracodawca nie ma możliwości powierzenia takiemu pracownikowi innej pracy, będzie mógł wypowiedzieć mu umowę o pracę z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia.

Możliwość rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia jest ograniczona w czasie. Pracodawca nie może tego uczynić po upływie 1 miesiąca od uzyskania wiadomości o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę (art. 52 § 2 Kodeksu pracy). Nie ma w tym przypadku znaczenia, kiedy pracownik dopuścił się zachowania uzasadniającego dyscyplinarne rozwiązanie umowy.

Rozwiązanie każdej umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony, na zastępstwo itd.) bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika (dyscyplinarnie) musi spełniać określone wymagania formalne, tj.:

• nastąpić na piśmie,
• określać przyczynę uzasadniającą to rozwiązanie,
• zawierać pouczenie o możliwości odwołania się pracownika w terminie 21 dni do właściwego sądu pracy.

Przed rozwiązaniem umowy z pracownikiem należącym do związków zawodowych pracodawca musi zasięgnąć opinii organizacji związkowej reprezentującej pracownika. W przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia organizacja związkowa powinna wyrazić swoją opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni. Opinia związku zawodowego nie jest wiążąca dla pracodawcy.

Wszelkie wyjaśnienia dotyczące doręczenia, szczegółowości przyczyny, pouczenia opisane w rozdziale dotyczącym wypowiedzenia umowy przez pracodawcę, należy odpowiednio odnosić do zwolnienia dyscyplinarnego.

Pracodawca, który decyduje się na wysłanie za pośrednictwem poczty dyscyplinarnego zwolnienia pracownika z pracy, powinien ustalić datę doręczenia pracownikowi przesyłki. Nie można bowiem dokonać takiego rozwiązania wcześniej, niż z datą doręczenia pracownikowi pisma w tym zakresie. Takie rozwiązanie umowy, przez wysłanie pisma za pośrednictwem poczty, powinno nastąpić za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Data wskazana na zwrotce jako odbiór pisma będzie jednocześnie datą rozwiązania umowy. Nie ma zatem przeszkód prawnych, by pracodawca poczekał na zwrotkę i dopiero wówczas wydał pracownikowi świadectwo pracy, będąc już pewnym co do daty odbioru przez pracownika pisma ze zwolnieniem dyscyplinarnym. Należy jednak wziąć pod uwagę, że świadectwo pracy musi być pracownikowi wysłane najpóźniej w 7. dniu od dnia, kiedy rozwiązała się jego umowa o pracę.

Często zdarza się, że pracownicy po doręczeniu im dyscyplinarnego zwolnienia z pracy proszą pracodawcę o zmianę trybu rozwiązania umowy na porozumienie stron. Taka praktyka jest dopuszczalna. Jednak decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca na zasadzie dobrowolności. Jeśli wyrazi on zgodę zmianę trybu rozwiązania umowy o pracę, strony zawierają stosowne porozumienie po wcześniejszym uzgodnieniu jego warunków.

1.2. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika

Rozwiązanie umowy o pracę w trybie natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, jest również możliwe w przypadku przedłużającej się usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Wprawdzie Kodeks pracy gwarantuje pracownikowi ochronę stosunku pracy podczas usprawiedliwionej nieobecności, jednak tylko przez pewien okres.

Pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli:

• niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy, lub
• niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową,
• usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy z innych przyczyn niż wymienione trwa dłużej niż 1 miesiąc.

Niezdolność pracownika do pracy uprawniająca do rozwiązania z nim umowy musi być potwierdzona stosownym orzeczeniem lekarskim. Forma oraz elementy rozwiązania umowy w tym trybie są analogiczne, jak przy zwolnieniu dyscyplinarnym pracownika. Identyczna jest również procedura konsultacji związkowej.

Okres niezdolności do pracy, jaki uprawnia pracodawcę do rozwiązania umowy z pracownikiem zatrudnionym krócej niż 6 miesięcy, musi trwać dłużej niż 3 miesiące. Sposób liczenia terminów miesięcznych należy w tym przypadku zaczerpnąć z przepisów prawa cywilnego. Oznacza to zatem, że rozwiązanie bez wypowiedzenia może nastąpić dopiero następnego dnia po dacie odpowiadającej początkowemu dniowi terminu, a gdy takiego dnia nie było, w pierwszym dniu następnego miesiąca. Ponadto ustawodawca posłużył się pojęciem „dłużej niż 3 miesiące”. Zatem okres, jaki musi upłynąć, aby niezdolność do pracy uprawniała pracodawcę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, wynosi co najmniej 3 miesiące i 1 dzień.

Pracodawca nie może również rozwiązać umowy z powodu niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby z datą przyszłą, gdy nie upłynął jeszcze okres ochronny.

Należy przyjąć, że w omawianym przypadku okres zatrudnienia jako krótszy niż 6 miesięcy dotyczy zatrudnienia przed powstaniem niezdolności do pracy. Do okresu zatrudnienia nie wlicza się zatem okresu tej niezdolności.

W przypadku pracowników zatrudnionych u pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub gdy niezdolność do pracy jest spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową, okres ochronny jest znacznie dłuższy. Trwa on bowiem przez cały okres pobierania z tytułu niezdolności do pracy wynagrodzenia i zasiłku chorobowego oraz świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące. Jeśli chodzi o wynagrodzenie chorobowe, to przysługuje ono przez 33 dni lub 14 dni w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia. Za pozostały okres niezdolności do pracy z powodu choroby przysługuje zasiłek chorobowy, nie dłużej jednak niż za 182 dni, a jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana gruźlicą lub występuje w trakcie ciąży – nie dłużej niż przez 270 dni.

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami liczenia okresu zasiłkowego w razie wystąpienia przerwy między zwolnieniami lekarskimi fakt, że absencje wynikają z różnych chorób, nie ma znaczenia. Do okresu zasiłkowego są co do zasady wliczane wszystkie okresy niezdolności do pracy, jeśli nie występuje pomiędzy nimi przerwa przekraczająca 60 dni. Skoro uszczelnione zostały zasady liczenia okresu zasiłkowego w razie przerw między absencjami, w praktyce firmy szybciej mogą rozwiązywać umowy bez wypowiedzenia, w trybie art. 53 Kodeksu pracy (bowiem szybciej upłynie 182 lub 270 dni okresu zasiłkowego).

Pracownik po wyczerpaniu okresu zasiłkowego, jeśli nie przyznano mu świadczenia rehabilitacyjnego, powinien stawić się do pracy. Pracodawca skieruje go wówczas na kontrolne profilaktyczne badania lekarskie. Jeżeli lekarz medycyny pracy wyda orzeczenie, że pracownik jest w dalszym ciągu niezdolny do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku, to pracodawca może podjąć decyzję o wypowiedzeniu pracownikowi z tej przyczyny umowy o pracę. Nie może jednak rozwiązać z pracownikiem umowy bez wypowiedzenia.

Możliwość rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę z przyczyn długotrwałej niezdolności do pracy ustaje, gdy pracownik powrócił do pracy. W takim przypadku pracodawca nie ma już prawa rozwiązać umowy z pracownikiem bez wypowiedzenia, chociażby jego niezdolność do pracy przekroczyła wskazane w tym przepisie okresy.

Jeżeli pracownik po wyczerpaniu okresu zasiłkowego ubiega się o przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego, ale nie ma jeszcze decyzji ZUS w sprawie przyznania tego świadczenia, pracodawca powinien poczekać na tę decyzję. Okres nieobecności pracownika w pracy w tym czasie trzeba potraktować jak okres usprawiedliwiony, ale niepłatny. Jeżeli pracownik otrzyma świadczenie rehabilitacyjne, będzie podlegał ochronie przez kolejne 3 miesiące. Jeśli natomiast nie otrzyma go i zostanie uznany za zdolnego do pracy, powinien wrócić do pracy. W takim przypadku pracodawca powinien skierować go na badania do lekarza medycyny pracy.

Tabela 14. Warianty decyzji pracodawcy dotyczące możliwości zwolnienia pracownika w zależności od przyznanego mu świadczenia po wyczerpaniu okresu zasiłkowego

Ponadto przepisy przewidują rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z powodu trwającej dłużej niż 1 miesiąc usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy, sprawowanie opieki nad dzieckiem czy odosobnienie pracownika ze względu na chorobę zakaźną. Nieobecność pracownika w pracy jest usprawiedliwiona, jeżeli następuje z przyczyn od niego niezależnych, które uniemożliwiają pracownikowi stawienie się do pracy. Jednym z powodów uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę na tej podstawie jest odbywanie przez pracownika kary pozbawienia wolności. Nie dotyczy to natomiast nieobecności spowodowanej tymczasowym aresztowaniem, które z upływem 3 miesięcy powoduje wygaśnięcie stosunku pracy.

Rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia nie można dokonać również w razie nieobecności pracownika ze względu na chorobę zakaźną przez okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku. Nie ma w tym przypadku znaczenia okres zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Ochrona trwa wówczas przez cały przyznany pracownikowi okres zasiłkowy.

Możliwość rozwiązania umowy o pracę z powodu przedłużającej się choroby pracownika jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracodawcy.

Okres ochronny wskazany przez ustawodawcę dotyczy zatrudnienia u danego (tego samego) pracodawcy, a nie u różnych pracodawców. Wyjątek stanowi przejście zakładu pracy bądź jego części na innego pracodawcę w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy, a także sytuacja, gdy nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego pracownika.

2. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracownika

Pracownikowi przysługuje prawo do rozwiązania z pracodawcą umowy o pracę w trybie natychmiastowym (bez wypowiedzenia) w dwóch przypadkach:

• gdy po wydaniu orzeczenia lekarskiego stwierdzającego szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika pracodawca nie przeniesie go do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje, w terminie wskazanym w tym orzeczeniu,
• w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika.

W obowiązujących przepisach nie ma wskazań, jakie zachowania pracodawcy będą uzasadniały możliwość rozwiązania przez pracownika umowy w tym trybie. W każdej sytuacji będzie to zależne od okoliczności i rodzaju tych naruszeń. Na pewno pracownik będzie mógł rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeżeli pracodawca:

• nie wypłaca mu należnego wynagrodzenia,
• stosuje wobec niego mobbing,
• nie zapewnia odpowiednich warunków bhp.

Należy przyjąć, że zachowanie pracodawcy musi być w tym przypadku zawinione i mieć charakter ciężki. Pracownik nie może natomiast traktować jakiegokolwiek na ruszenia wobec niego obowiązków pracodawcy jako pretekstu do rozwiązania umowy w tym trybie.

Pracownik, podejmując decyzję o takim rozwiązaniu umowy, musi jednak liczyć się z tym, że w razie odwołania się pracodawcy do sądu pracy od takiego rozwiązania umowy i podzielenia przez sąd stanowiska pracodawcy będzie on miał w stosunku do pracownika roszczenie o odszkodowanie.

Rozwiązanie umowy w tym trybie wymaga od pracownika zachowania formy pisemnej, wraz z podaniem przyczyny uzasadniającej takie rozwiązanie. Pracownik, podejmując decyzję o takim rozwiązaniu umowy, jest również ograniczony w czasie i nie może tego dokonać po upływie 1 miesiąca od uzyskania wiadomości o zaistnieniu przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie (art. 55 § 2 Kodeksu pracy).

Pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia pracownikowi, który rozwiązał umowę o pracę z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę praw pracowniczych, odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Z rozwiązaniem przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia związana jest fikcja prawna, nakazująca traktowanie takiego rozwiązania, w zakresie przewidzianych przez prawo skutków, na równi z wypowiedzeniem umowy o pracę przez pracodawcę. Takie uregulowanie ma zatem dla pracownika znaczenie np. w zakresie prawa do zasiłku dla bezrobotnych, gdy wypowiedzenie umowy przez pracodawcę uprawnia go do tego świadczenia.

Rozdział XI. Wygaśnięcie stosunku pracy

Umowa o pracę wygasa z mocy prawa w przypadkach ściśle wskazanych w Kodeksie pracy. Do rozwiązania umowy w tym trybie dochodzi niezależnie od woli pracodawcy i pracownika oraz bez konieczności składania przez strony umowy o pracę pism rozwiązujących umowę. Pracodawca wydaje pracownikowi tylko świadectwo pracy.

Przykłady wygaśnięcia umowy o pracę:

• śmierć pracownika,
• śmierć pracodawcy,
• upływ 3-miesięcznej nieobecności pracownika z powodu tymczasowego aresztowania,
• powołanie do zawodowej służby wojskowej.

1. Śmierć pracownika

Po wygaśnięciu umowy z powodu śmierci pracownika pozostają po nim często prawa majątkowe wynikające z wcześniej istniejącego stosunku pracy, np. prawo do zaległego wynagrodzenia czy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W takiej sytuacji pozostałe po zmarłym pracowniku prawa majątkowe przechodzą na członków rodziny pracownika, a w razie ich braku wchodzą do spadku.

Do dziedziczenia praw majątkowych po zmarłym pracowniku są uprawnieni małżonek i osoby uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym. Wszystkie osoby uprawnione dziedziczą prawa majątkowe w równych częściach.

W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy w wyniku śmierci pracownika należy sporządzić świadectwo pracy i włączyć je do części C jego akt osobowych.

Z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy może wystąpić małżonek lub inna osoba uprawniona do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie braku takich osób – inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika.

2. Śmierć pracodawcy

2.1. Zasady ogólne

Umowa o pracę wygasa z dniem śmierci pracodawcy. Dotyczy to firm prowadzonych przez osoby fizyczne, ale nie odnosi się np. do spółek prawa handlowego. Umowa nie wygasa, jeżeli pracownik zostanie przejęty przez innego pracodawcę w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy.

2.2. Zarząd sukcesyjny

Od 25 listopada 2018 r. zmieniły się zasady wygasania stosunków pracy z powodu śmierci pracodawcy. Wygaśnięcie umów o pracę z dniem śmierci pracodawcy to reguła, która nie znajdzie zastosowania w odniesieniu do pracodawców, którzy we własnym imieniu wykonują działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W przypadku ich śmierci do wygaśnięcia będzie dochodzić w późniejszych terminach, zależnych od ustanowienia lub nieustanowienia zarządu sukcesyjnego.

Zarząd sukcesyjny polega na wyznaczeniu osoby fizycznej o pełnej zdolności do czynności prawnych do tymczasowego zarządzania przedsiębiorstwem po śmierci jego właściciela. Celem ustawy sukcesyjnej jest bowiem przede wszystkim zachowanie ciągłości funkcjonowania firmy zmarłego przedsiębiorcy i kontynuacja zatrudnienia u nowego pracodawcy.

Zgodnie z przepisami w okresie od chwili śmierci przedsiębiorcy do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego wykonywanie czynności z zakresu stosunków pracy należy do zarządcy sukcesyjnego, a gdy go nie ma – do osób wymienionych w art. 14 ustawy sukcesyjnej, których zadaniem jest utrzymanie działalności firmy do czasu załatwienia wszystkich formalności spadkowych. Są to (dalej: osoby uprawnione do dokonywania czynności zachowawczych):

• małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku,
• spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy,
• spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy albo zapisobiorca windykacyjny, któremu zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku.

W omawianym przypadku efekt w postaci wygaśnięcia umowy o pracę z dniem śmierci pracodawcy nie nastąpi w sytuacji:

• przejęcia pracownika przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy – ten wyjątek obowiązywał również dotychczas,
• ustanowienia zarządu sukcesyjnego, zgodnie z ustawą sukcesyjną – nowy wyjątek wprowadzony na podstawie omawianej nowelizacji (art. 63² § 3 Kodeksu pracy).

W sytuacji gdy pracodawca nie ustanowi zarządu sukcesyjnego zgodnie z ustawą sukcesyjną, wówczas umowy o pracę wygasną z upływem 30 dni od jego śmierci.

Umowa o pracę nie wygaśnie z upływem 30 dni od śmierci pracodawcy w razie braku zarządcy sukcesyjnego, jeżeli osoby uprawnione do dokonywania czynności zachowawczych albo zarządca sukcesyjny uzgodnią z pracownikiem, na mocy pisemnego porozumienia stron, że stosunek pracy będzie kontynuowany na dotychczasowych zasadach (art. 63² § 5 Kodeksu pracy). Okres trwania zatrudnienia wydłuży się do dnia:

• ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do jego powołania – jeżeli porozumienie z pracownikiem zawiera osoba uprawniona do dokonywania czynności zachowawczych,
• wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego – jeżeli porozumienie z pracownikiem zawiera zarządca sukcesyjny.

Strony porozumienia mogą także określić wcześniejszy termin rozwiązania umów o pracę (art. 63² § 6 Kodeksu pracy).

W związku z wygaśnięciem stosunku pracy z powodu śmierci pracodawcy pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 63² § 2 Kodeksu pracy). Zatem w przypadku umów na czas określony i nieokreślony odszkodowanie zostanie obliczone za czas:

• 2 tygodni, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąca, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesięcy, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

3. Tymczasowe aresztowanie

Umowa o pracę z pracownikiem tymczasowo aresztowanym wygasa po 3 miesiącach przebywania w areszcie, chyba że pracodawca wcześniej rozwiąże z takim pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia. Okres tymczasowego aresztowania liczy się od dnia zatrzymania.

Jeżeli jednak w okresie tymczasowego aresztowania zostanie pracownikowi udzielony, na jego wniosek, urlop bezpłatny, zmianie ulegnie przyczyna jego nieobecności w pracy. Stosunek pracy tego pracownika nie będzie mógł zatem wygasnąć z powodu tymczasowego aresztowania.

Samo tymczasowe aresztowanie nie może być powodem do rozwiązania umowy o pracę. Pracodawca może jednak dyscyplinarnie zwolnić pracownika tymczasowo aresztowanego, jeżeli przez swoje zachowanie naruszył on przepis art. 52 Kodeksu pracy.

4. Powołanie pracownika do zawodowej służby wojskowej

Do wygaśnięcia stosunku pracy dochodzi również w przypadku powołania pracownika do zawodowej służby wojskowej. Zgodnie z przepisami dzień stawienia się przez pracownika do tej służby jest dniem wygaśnięcia jego stosunku pracy (art. 189 ust. 2 ustawy o obronie Ojczyzny).

Pracownik powołany do zawodowej służby wojskowej, mimo wygaśnięcia stosunku pracy nawet na początku miesiąca, zachowuje prawo do ostatnio pobieranego wynagrodzenia od pracodawcy do końca miesiąca kalendarzowego, w którym jest obowiązany stawić się do pełnienia tej służby (art. 189 ust. 1 ustawy o obronie Ojczyzny).

Rozdział XII. Rozliczenie z pracownikiem

Złożenie wypowiedzenia umowy, niezależnie od tego, która strona dokonuje czynności, w żadnym razie nie jest podstawą do zaprzestania wykonywania przez strony obowiązków wynikających ze stosunku pracy. W okresie wypowiedzenia pracownik ma więc świadczyć umówioną pracę i wykonywać polecenia przełożonych, które dotyczą pracy i nie są sprzeczne z prawem, w ustalonym przez pracodawcę miejscu i czasie.

Z obowiązkiem świadczenia pracy wiążą się dodatkowe kwestie, takie jak badania lekarskie czy szkolenia bhp. Jeżeli zatem w okresie wypowiedzenia dochodzi do utraty ważności badań czy szkoleń bhp, obowiązkiem pracodawcy jest skierowanie pracownika na badania oraz szkolenia, przy założeniu, że pracownik będzie świadczył pracę do końca okresu wypowiedzenia.

1. Obowiązek rozliczenia się ze zobowiązań względem pracodawcy

Wypowiedzenie umowy oraz rozwiązanie stosunku pracy powoduje, że wzajemne zobowiązania rodzące skutki finansowe między pracownikiem a pracodawcą powinny zostać rozliczone. Nie można bowiem wykluczyć, że pracownik na dzień rozwiązania stosunku pracy będzie miał nierozliczoną pożyczkę z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie oddał sprzętu służbowego – komputera, samochodu czy środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, będących własnością pracodawcy.

Rozliczenie się z pracodawcą z powierzonych narzędzi pracy powinno co do zasady nastąpić z dniem ustania zatrudnienia. Takie rozliczenie może też mieć miejsce wcześniej. Przykładem może być zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. W takim przypadku żądanie przez pracodawcę np. zwrotu laptopa służbowego bez oczekiwania na dzień rozwiązania stosunku pracy będzie jak najbardziej zasadne.

2. Możliwość zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy

W związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia (art. 36² Kodeksu pracy). W czasie wypowiedzenia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia obliczonego jak za urlop wypoczynkowy.

Pracodawca, chcąc zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w związku z dokonanym wypowiedzeniem, powinien mu to zakomunikować w sposób niebudzący wątpliwości. Należy zatem przyjąć, że może to zrobić w dowolnej formie – zarówno ustnie, jak i pisemnie. Zwolnienie w formie ustnej może mieć miejsce np. podczas wręczania wypowiedzenia. Jednak bardziej wskazana jest forma pisemna.

Istotną dla praktyki wątpliwością jest możliwość odwołania pracownika ze zwolnienia od świadczenia pracy. Uwzględniając brak uregulowań tej kwestii w przepisach, można uznać, że dużo zależy od ustaleń, jakie zostały poczynione między pracodawcą a pracownikiem w związku z dokonanym zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy. W typowych przypadkach pracodawca, przekazując pracownikowi krótką informację o zwolnieniu go z obowiązku świadczenia pracy, zamyka sobie drogę do odwołania swojej decyzji. Można jednak przyjąć za dopuszczalną sytuację, w której strony dojdą do porozumienia i uznają, że np. w szczególnych okolicznościach, z powodów organizacyjnych, pracodawca będzie miał możliwość skontaktowania się z pracownikiem w celu wezwania go do pracy.

3. Wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę

Długości okresów wypowiedzenia umów o pracę są ustalone w przepisach i zasadniczo wraz z ich upływem następuje rozwiązanie stosunku pracy. Jednak uprawnieniem stron po dokonaniu wypowiedzenia przez jedną z nich jest możliwość ustalenia wcześniejszego terminu rozwiązania umowy, co nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę.

Nie ma zatem przeciwwskazań, aby inicjatorem wcześniejszego terminu rozwiązania umowy był pracownik, który w okresie wypowiedzenia znalazł nowe zajęcie kolidujące z dotychczasowym zatrudnieniem.

4. Obowiązek wykorzystania urlopu wypoczynkowego

Wypowiedzenie umowy o pracę powoduje pewne komplikacje w kwestii wykorzystania urlopu wypoczynkowego. W typowych przypadkach urlop jest udzielany zgodnie z planem urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem – w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Złożenie wypowiedzenia przez pracodawcę lub pracownika powoduje, że pierwotne ustalenia urlopowe zwykle nie będą mogły być zrealizowane zgodnie z przyjętymi założeniami.

W okresie wypowiedzenia umowy obowiązkiem pracownika jest wykorzystanie należnego mu urlopu wypoczynkowego, jeżeli w tym czasie pracodawca udzieli mu urlopu (art. 167¹ Kodeksu pracy). W takiej sytuacji pracodawca ma prawo jednostronnie zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego oraz bieżącego urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Potwierdzeniem tego może być wyrok SN z 26 kwietnia 2011 r. (II PK 302/10, OSNP 2012/17–18/215), zgodnie z którym udzielenie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia zależy jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić.

5. Dni wolne na poszukiwanie pracy

Pracownik w okresie wypowiedzenia najczęściej podejmuje działania zmierzające do znalezienia nowego zatrudnienia. W okresie co najmniej 2-tygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Liczba dni takiego zwolnienia zależy od zakładowego stażu pracy, który przekłada się na długość okresu wypowiedzenia. Dwa dni na poszukiwanie pracy należą się pracownikowi w przypadku 2-tygodniowego lub miesięcznego okresu wypowiedzenia, 3 dni – gdy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące (art. 37 Kodeksu pracy).

6. Możliwe zawarcie umowy o zakazie konkurencji

Wypowiedzenie umowy przez pracownika może być zaskoczeniem dla pracodawcy. W przypadku pracowników mających dostęp do szczególnie ważnych informacji pracodawca ma możliwość zawarcia z nimi umów o zakazie konkurencji, które będą skuteczne po ustaniu zatrudnienia (art. 101² Kodeksu pracy). Przepisy nie zabraniają zawierania takich umów w okresie wypowiedzenia z pracownikiem, który zyskał dostęp do ważnych informacji np. w końcowej fazie zatrudnienia.

7. Uprawnienie do badań końcowych

Profilaktyczna ochrona zdrowia rozciąga się w pewnych wyjątkach również poza okres zatrudnienia. Zwykle pracownicy wykonują lekarskie badania wstępne, okresowe oraz kontrolne. Jednak pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest zobowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po:

• zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami,
• rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o wykonanie takich badań

– art. 229 § 5 Kodeksu pracy.

8. Wypłacenie wynagrodzenia

Rozwiązanie stosunku pracy w związku z dokonanym wypowiedzeniem umowy nakłada na pracodawcę obowiązek rozliczenia wynagrodzenia za pracę.

Zasadą jest, że w takim przypadku wynagrodzenie jest wypłacane w ostatnim dniu trwania stosunku pracy – niezależnie od tego, czy wynikający z przepisów zakładowych termin wypłaty wynagrodzenia jest inny. Jeżeli zatem umowa o pracę rozwiązuje się np. w ostatnim dniu marca, a wynagrodzenie jest wypłacane zwykle w terminie 10. dnia kolejnego miesiąca – wówczas pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie w ostatnim dniu marca, a nie czekać do 10 kwietnia.

9. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

W praktyce nie zawsze istnieje możliwość udzielenia i wykorzystania całego urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 167¹ Kodeksu pracy). W takim przypadku niezbędne jest rozliczenie urlopu i wypłacenie ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu (art. 171 Kodeksu pracy).

Ekwiwalent stanowi „równowartość” niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w formie rekompensaty pieniężnej, jaką ma prawo otrzymać pracownik. Ekwiwalent pieniężny dotyczy zarówno niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za bieżący rok, jak i urlopu zaległego.

10. Świadectwo pracy

Wypowiedzenie umowy o pracę i związany z tym brak zamiaru kontynuowania zatrudnienia zobowiązuje pracodawcę do sporządzenia oraz wydania świadectwa pracy (art. 97 Kodeksu pracy). Należy je wydać odchodzącemu pracownikowi ostatniego dnia zatrudnienia. Treść i tryb wydania takiego dokumentu określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Załącznik do tego rozporządzenia stanowi wzór świadectwa pracy.

Tabela 15. Treść świadectwa pracy obowiązująca od 23 maja 2023 r.

Zgodnie z art. 97 § 1 i 1¹ Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy (jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy).

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób.

11. Odprawa emerytalna

Pracownik spełniający warunki uprawniające do emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę, ma prawo do odprawy pieniężnej. Jej minimalna wysokość wynika z Kodeksu pracy i wynosi równowartość 1-miesięcznego wynagrodzenia pracownika.

Należy pamiętać, że wypłacenie odprawy jest uzależnione od łącznego spełnienia dwóch warunków:

• pracownik musi spełniać kryteria uprawniające go do nabycia prawa do emerytury oraz
• stosunek pracy musi ustać w związku z przejściem na emeryturę

– art. 92¹ Kodeksu pracy.

12. Odprawa z tytułu zwolnień grupowych

Wypowiedzenie umowy o pracę wiąże się z określonymi obowiązkami pracodawcy o charakterze finansowym. Niezbędne jest ustalenie, czy pracownik, któremu pracodawca wypowiedział umowę, ma prawo do odprawy pieniężnej wynikającej z przepisów o zwolnieniach grupowych. Dotyczy to zatem tylko pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników.

Zasadą jest, że pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia lub zwolnienia indywidualnego przysługuje odprawa pieniężna w wysokości uzależnionej od stażu pracy:

• 1-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata,
• 2-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat,
• 3-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat

– art. 8 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych.

Odprawa pieniężna z tytułu zwolnień grupowych jest należna pracownikowi niezależnie od innych świadczeń związanych z ustaniem stosunku pracy, takich jak wypłata wynagrodzenia za pracę, ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy czy otrzymanie odprawy emerytalnej. Prawo do odprawy wynikającej z przepisów o zwolnieniach grupowych jest nabywane w dniu, w którym dochodzi do rozwiązania stosunku pracy.

Wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 8 ust. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych).

13. Odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia

Jak już wcześniej wspomniano, okres wypowiedzenia w pewnych sytuacjach może zostać skrócony. Dotyczy to przypadków wypowiadania przez pracodawców umów na czas nieokreślony z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy lub z innych przyczyn niedotyczących pracownika. Wówczas 3-miesięczny okres wypowiedzenia może być skrócony maksymalnie do miesiąca. Nie oznacza to jednak, że na takim rozwiązaniu pracownik będzie stratny finansowo. Rolą pracodawcy, który skraca wypowiedzenie i tym samym uniemożliwia pracownikowi świadczenie pracy w okresie wypowiedzenia, jest wypłata odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za pozostałą, nieprzepracowaną część okresu wypowiedzenia (art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy).

Odszkodowanie z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia przysługuje niezależnie od tego, czy pracownik po ustaniu stosunku pracy podjął pracę u kolejnego pracodawcy.

Przepisy dotyczące zatrudniania i zwalniania pracowników

Wykorzystane materiały pochodzą z zasobów INFOR PL SA