Art. 1. W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 5:

a) w ust. 3:

- zdanie wstępne otrzymuje brzmienie:

„Sprawy, o których mowa w ust. 1, 2 i 2c, reguluje, w drodze zarządzenia, w odniesieniu do:”,

- po pkt 4 dodaje się pkt 4a w brzmieniu:

„4a) Biura Bezpieczeństwa Narodowego - Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego;”,

b) dodaje się ust. 4 i 5 w brzmieniu:

„4. Prezes Rady Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, dla komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż wymienione w ust. 3, oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych:

1) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania,

2) sposób:

a) przekazywania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego,

b) brakowania dokumentacji niearchiwalnej,

3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji oraz potrzebę jej ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem.

5. Zarządzenia dotyczące określenia sposobu kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz w Agencji Wywiadu, stanowią tajemnicę państwową.”;

2) art. 12 otrzymuje brzmienie:

„Art. 12. Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały archiwalne, są obowiązane zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów.”;

3) po art. 12 dodaje się art. 12a w brzmieniu:

„Art. 12a. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wydać decyzję o zabezpieczeniu materiałów archiwalnych wchodzących do narodowego zasobu archiwalnego przez przeniesienie ich do tego archiwum w celu przechowania, aż do czasu ustania zagrożenia, jeżeli istnieje uzasadniona obawa ich zniszczenia, uszkodzenia lub utraty, w szczególności przez wywiezienie za granicę bez zezwolenia, o którym mowa w art. 14.”;

4) w art. 17 ust. 1-3 otrzymują brzmienie:

„1. Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia.

1a. Niezależnie od wieku materiałów archiwalnych można, w drodze decyzji, odmówić ich udostępnienia, jeżeli:

1) ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie;

2) udostępnienie miałoby spowodować naruszenie:

a) prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli,

b) tajemnic ustawowo chronionych.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, może określić szczególne wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, uwzględniając wymogi, o których mowa w ust. 1a pkt 2.

3. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, w tym:

1) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje stanowiące tajemnice ustawowo chronione, w szczególności tajemnicę państwową lub służbową albo dane osobowe podlegające ochronie,

2) zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom dla celów własnych,

3) szczególne wypadki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych,

4) odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów z tego tytułu,

5) odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych

- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji i potrzebę jej ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem oraz wysokość wydatków ponoszonych w związku z udostępnieniem materiałów archiwalnych.”;

5) w art. 19:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Właściwymi organami w sprawach archiwów wyodrębnionych w zakresie określonym przepisami ustawy są odpowiednio:

1) Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw zagranicznych i minister właściwy do spraw finansów publicznych;

2) Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Szef Agencji Wywiadu;

3) Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

4) Szefowie: Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;

5) Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego.”,

b) dodaje się ust. 3 w brzmieniu:

„3. Minister Obrony Narodowej jest organem właściwym w sprawach kontroli archiwów wyodrębnionych, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. d, z wyjątkiem archiwów wyodrębnionych utworzonych w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i Centralnym Biurze Antykorupcyjnym. Minister Obrony Narodowej może upoważnić do wykonywania kontroli Szefa Centralnego Archiwum Wojskowego.”;

6) w art. 21:

a) w ust. 1 uchyla się pkt 2,

b) po ust. 1 dodaje się ust. 1a w brzmieniu:

„1a. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 4, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia.”,

c) ust. 4 otrzymuje brzmienie:

„4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do archiwów wyodrębnionych.”;

7) w art. 22:

a) w ust. 1 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2) archiwa wyodrębnione;”,

b) w ust. 2 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2) biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15 ust. 2 materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny:

a) których organizatorem jest:

- minister lub kierownik urzędu centralnego,

- jednostka samorządu terytorialnego,

- państwowa jednostka organizacyjna,

b) działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych jednostkach organizacyjnych.”;

8) w art. 28 uchyla się pkt 2;

9) art. 29-31 otrzymują brzmienie:

„Art. 29. 1. Archiwami wyodrębnionymi są:

1) archiwum Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;

2) archiwum Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;

3) archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

4) archiwum Prezesa Rady Ministrów - w zakresie zadań związanych z obronnością i bezpieczeństwem państwa;

5) archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego;

6) archiwa:

a) urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tego Ministra - w zakresie działu administracji rządowej obrona narodowa,

b) urzędów obsługujących ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tych ministrów - w zakresie działów administracji rządowej sprawy wewnętrzne i sprawy zagraniczne,

c) komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych - w zakresie tych czynności,

d) komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w innych niż wymienione w lit. a i b urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych - w zakresie tych zadań;

7) archiwa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu;

8) archiwum Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

9) archiwum Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

2. Archiwa wyodrębnione obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa lub jego część.

3. Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szef Agencji Wywiadu i Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich działania.

4. Szef Kancelarii Sejmu, Szef Kancelarii Senatu, Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego oraz Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, po zasięgnięciu opinii ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich działania.

5. Do spraw nieuregulowanych w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące archiwów państwowych.

6. Kierownicy jednostek organizacyjnych, w których działają archiwa wyodrębnione, o których mowa w ust. 1 pkt 6 lit. d, z wyjątkiem archiwów wyodrębnionych w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, tworzą i określają ich organizację, w drodze zarządzeń, po zasięgnięciu opinii Ministra Obrony Narodowej.

Art. 30. Zasób archiwalny archiwów: Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej, Senatu Rzeczypospolitej Polskiej i Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku ich działalności, a także ich zasób historyczny.

Art. 31. 1. Zasób archiwalny archiwów wyodrębnionych, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 4-8, stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku działalności:

1) Kancelarii Prezesa Rady Ministrów - w zakresie zadań związanych z obronnością i bezpieczeństwem państwa;

2) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych, Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefa Agencji Wywiadu, Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego i Szefa Biura Bezpieczeństwa Narodowego;

3) urzędów obsługujących Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych;

4) komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych;

5) komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w innych niż wymienione w art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. a i b urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych - w zakresie tych zadań.

2. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, obejmuje również dokumenty przesyłane i składane przez obce podmioty prawa międzynarodowego.

3. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego Prezesowi Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, stanowią materiały archiwalne określone w ustawie z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2007 r. Nr 63, poz. 424), a także powstałe w toku działalności tego Instytutu.”;

10) w art. 32 dotychczasową treść oznacza się jako ust. 1 i dodaje się ust. 2 i 3 w brzmieniu:

„2. Materiały archiwalne dotyczące wykonywania zadań w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, wytworzone i zgromadzone w komórkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 4, są przekazywane do Centralnego Archiwum Wojskowego.

3. Materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w urzędach obsługujących organy, o których mowa w art. 5 ust. 3, oraz w jednostkach i komórkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 5, podlegają przekazaniu do archiwów państwowych na zasadach określonych w ust. 1.”;

11) w art. 33 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.”;

12) art. 36:

a) w ust. 2 w pkt 2 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 3 w brzmieniu:

„3) zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.”,

b) ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w których składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje składnica akt.”;

13) art. 38 otrzymuje brzmienie:

„Art. 38. Jednostkom organizacyjnym, z uwagi na ich szczególny charakter lub zadania, na ich wniosek, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć na stałe lub na czas określony gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych, określając przy tym warunki powierzenia.”;

14) w art. 39 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Biblioteki i muzea wymienione w art. 22 ust. 2 pkt 2, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, w zakresie tych materiałów pełnią funkcje jednostek państwowej sieci archiwalnej.”;

15) w art. 41:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego.”.

b) uchyla się ust. 3;

16) w art. 43 uchyla się ust. 2 i 3;

17) uchyla się art. 48-51;

18) w art. 51p:

a) ust. 7 otrzymuje brzmienie:

„7. Do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum państwowe, które przejęło ją w trybie określonym w ust. 3, stosuje się odpowiednio przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.¹⁾), z tym że uprawnienia organu podatkowego, przewidziane w tych przepisach, przysługują dyrektorowi archiwum państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te są pokrywane ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.”,

b) dodaje się ust. 8 i 9 w brzmieniu:

„8. Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów, o których mowa w ust. 7, ustala dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki związane z przechowywaniem dokumentacji.

9. Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów, o których mowa w ust. 7, stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.²⁾).”;

19) art. 51s otrzymuje brzmienie:

„Art. 51s. Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania w trybie określonym w art. 51p ust. 1 lub 3-5 powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.”;

20) w art. 51u:

a) w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;”,

b) ust. 5 i 6 otrzymują brzmienie:

„5. Przepisy art. 51 p ust. 6-9 stosuje się odpowiednio.

6. Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.”;

21) art. 51w otrzymuje brzmienie:

„Art. 51w. Do zadań archiwum państwowego, o którym mowa w art. 51u ust. 3, należy w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.”;

22) w rozdziale 4b po art. 51w dodaje się art. 51z w brzmieniu:

„Art. 51z. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

2. Przed wydaniem decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje.

3. Decyzji, o której mowa w ust. 1, nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.

4. Do wykonania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych czynności związanych z oceną, o której mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954, z późn. zm.³⁾), dotyczące zabezpieczenia wykonania obowiązków o charakterze niepieniężnym.

5. Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

6. Przepisy art. 51 p ust. 6-9 stosuje się odpowiednio.”;

23) uchyla się art. 55.

Art. 2. W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.⁴⁾) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 94 po pkt 9a dodaje się pkt 9b w brzmieniu:

„9b) przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,”;

2) w art. 281 w pkt 6 na końcu dodaje się przecinek oraz dodaje się pkt 7 w brzmieniu:

„7) pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”.

Art. 3. Przepisy wykonawcze wydane przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy na podstawie art. 17 ust. 2 i 3 ustawy, o której mowa w art. 1, zachowują moc do dnia wydania przepisów wykonawczych na podstawie art. 17 ust. 2 i 3 tej ustawy w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, nie dłużej jednak niż przez 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

Art. 4. Ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.