DGP: Dokumentacja płacowa jednak rozproszona. I aż trzy miejsca na jej przechowywanie

Zdaniem resortu pracy listy płac należy przechowywać odrębnie, dokumentację dotyczącą potrąceń z pensji w części B lub C akt osobowych, zaś oświadczenia podatkowo-ubezpieczeniowe w ogóle poza dokumentacją pracowniczą.

i. karta wynagrodzenia co miesiąc, a nie roczna

Dokumentacja pracownicza od stycznia 2019 r. składa się z akt osobowych oraz innych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które są prowadzone na podstawie par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 269). Zgodnie z pkt 3 powyższego przepisu pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, wraz z którą powinien być przechowywany wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 k.p.). Z kolei par. 6 pkt 3 rozporządzenia posługuje się dwoma pojęciami: lista i karta, wymieniając jedno z nich w nawiasie, co wskazuje na możliwość dokonania wyboru jednego z tych dokumentów przez pracodawcę. Problem polega jednak na tym, że karta wynagrodzeń jest w większości programów kadrowo-płacowych roczna (lista jest miesięczna). W związku z tym pojawiło się praktyczne pytanie, czy wystarczy raz w roku wydrukować taką kartę i włączyć ją do dokumentacji. W odniesieniu do tego problemu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 12 lipca 2019 r. stwierdziło, że informacja dotycząca wynagrodzenia powinna być nanoszona na kartę bezpośrednio po dokonaniu wypłaty, gdyż zgodnie z art. 85 par. 5 k.p. pracownik może żądać udostępnienia mu dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie. Zdaniem resortu sporządzanie wyłącznie rocznej karty uniemożliwiłoby realizację tego celu.