Dokumentacja kadrowa 2024. Zasady prowadzenia i przechowywania

Rozdział I. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

1. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Obecnie pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli chce skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Kwestię prowadzenia dokumentacji pracowniczej reguluje obecnie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji), które obowiązuje od 1 stycznia 2019 r.

2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Na dokumentację pracowniczą składają się:

1) dokumenty osobowe, do których zaliczamy:

a) akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane (tzw. teczka personalna) – obecnie rozporządzenie o dokumentacji nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze stosunkiem pracy (m.in. kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę czy oświadczenia o wypowiedzeniu), ich pomocnicze wersje opracował resort pracy i zamieścił na swojej stronie internetowej,

b) ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy oraz tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej);

2) dokumenty płacowe – imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno.

2.1. Akta osobowe

Pracodawca prowadzący akta osobowe w wersji papierowej powinien umieszczać w poszczególnych ich częściach odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. Forma elektroniczna dokumentacji pracowniczej wymaga innych zabiegów – umieszczania odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej: e-podpis) lub kwalifikowana? pieczęcią elektroniczna? (dalej: e-pieczęć) pracodawcy, potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym.