Podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Obowiązki pracodawcy

Wstęp

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Podnoszeniem kwalifikacji zawodowych jest zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika. Proces ten pracodawca może zainicjować lub wyrazić na niego zgodę. Przy czym przez zgodę pracodawcy rozumie się każde zachowanie pracodawcy, które ujawnia jego wolę w sposób dostateczny. Zgoda pracodawcy może być zatem wyrażona np. poprzez zwolnienie pracownika z części dnia pracy na czas odbywania zajęć lub przyznanie świadczenia fakultatywnego, np. pokrycie opłat za przejazd.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na skierowanie pracownika na naukę lub zgodzi się na dokształcanie podjęte z inicjatywy pracownika, powinien zapewnić mu możliwość skorzystania z urlopu szkoleniowego i zwolnić z całości lub części dnia pracy w wymiarze, który pozwoli na uczestniczenie w zajęciach. Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy czy pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego bądź z regulaminu lub przepisów prawa, albo umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.

Pracodawca, podejmując decyzję o wspieraniu pracowników w procesie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, ma pewną swobodę, przy czym obowiązują w tym zakresie wyjątki. Ta swoboda jest ograniczona przepisami ogólnie obowiązującymi, które nakazują równe traktowanie wszystkich pracowników. Reguły te odnoszą się nie tylko do warunków zatrudnienia, ale też dostępu do różnych form dokształcania podnoszącego kwalifikacje pracowników.

Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pisemną umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Nie dotyczy to sytuacji, gdy zatrudniający nie zobowiąże pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji i związanego z tym ewentualnego zwrotu kosztów.

Pewne uprawnienia w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych mogą być przyznane także dokształcającemu się pracownikowi bez zgody lub inicjatywy pracodawcy. Są to przeważnie: zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez prawa do wynagrodzenia za ten czas oraz urlop bezpłatny. Wymiar tych zwolnień i urlopu ustalany jest w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a pracownikiem.

1. Obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika. Pracownik może podnosić kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). W tym zakresie pracodawca podejmuje swobodną decyzję, co oznacza, że nie jest związany wnioskiem pracownika. Jeżeli jednak skieruje pracownika na naukę lub wyrazi zgodę na dokształcanie podjęte z inicjatywy zatrudnionego, powinien zagwarantować mu możliwość skorzystania z dodatkowych odpłatnych uprawnień urlopowych i zwolnić z całości lub części dnia pracy na czas przybycia na zajęcia i uczestniczenia w nich.

Pracodawca jest zobowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 17, art. 94 pkt 6 i art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). Jednak obowiązek ten należy rozumieć jako zapewnienie pracownikom warunków sprzyjających dokształcaniu.

W wyroku z 1 marca 2018 r. (III UK 33/17) Sąd Najwyższy wskazał, że:

Pracownik nie może zatem domagać się od pracodawcy zorganizowania i przeprowadzenia określonego rodzaju szkolenia (wyroki Sądu Najwyższego: z 25 maja 2000 r., I PKN 657/99, OSNP 2001/22/660 i z 20 kwietnia 2006 r., I UK 260/05, OSNP 2007/9–10/140). Decyzja pracodawcy o skierowaniu pracownika np. na szkolenie czy wyrażenie zgody na udział w tej formie dokształcania ma bowiem charakter uznaniowy.

W powołanym wyroku z 25 maja 2000 r. (I PKN 657/99, OSNP 2001/22/660) Sąd Najwyższy zwrócił ponadto uwagę, iż pracodawca nie ma obowiązku szkolenia pracowników. Jego zadaniem jest ułatwianie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jeżeli pracownicy sami chcą podnosić te kwalifikacje. Ponadto dbałość o kwalifikacje zawodowe jest w warunkach gospodarki wolnorynkowej sprawą samych zainteresowanych pracowników, która warunkuje ich funkcjonowanie na rynku pracy. Zdobycie lub podwyższenie kwalifikacji zawodowych stało się cennym dobrem o wymiernej wartości na rynku pracy. Wobec tego sami pracownicy troszczą się o ich zdobywanie lub podwyższanie. To pracownik powinien być zainteresowany podwyższaniem swoich kwalifikacji, a w związku z tym przejawiać w tym kierunku inicjatywę i zaangażowanie. Jak już wspomniano, obowiązek pracodawcy dotyczy jedynie ułatwiania dokształcania.

W piśmie z 25 sierpnia 2011 r. (SPS-023–23897/11) Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej stwierdziło, że:

1.1. Polecenie pracodawcy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Pracownik jest zobowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy). W § 2 tego artykułu znajdują się tylko niektóre obowiązki pracownika, do których należą:

● przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy,

● przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku,

● przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,

● dbanie o dobro zakładu pracy, ochrona jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

● przestrzeganie tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,

● przestrzeganie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Zatem ww. katalog obowiązków pracownika jest otwarty. Wśród ekspertów prawa pracy uznaje się, że pracodawca nie zawsze może wydawać pracownikowi polecenia dotyczące obowiązku dokształcania. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy polecenie dotyczy takiego zakresu wiedzy, która jest niezbędna do tego, aby w ogóle przystąpić do wykonywania zleconych zadań, lub której pozyskanie może zwiększyć efektywność czy poprawić jakość pracy wykonywanej przez pracownika. Rodzaje form dokształcania, z których muszą skorzystać pracownicy i są one niezbędne lub pożądane na danym stanowisku albo przy wykonywaniu określonego rodzaju prac, powinny zostać określone przez pracodawcę w regulacjach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy, regulaminie szkoleń albo w zarządzeniach – jeżeli pracodawca nie tworzy tego rodzaju regulaminów.

W takim przypadku wydanie polecenia dotyczącego dokształcania jest uzasadnione i odmowa jego wykonania przez pracownika może wiązać się z określonymi konsekwencjami, np. wypowiedzeniem umowy o pracę.

Jeżeli podnoszenie kwalifikacji dotyczy takiej wiedzy, której zdobycie nie wpływa na pracę, lecz jest jedynie uzupełnieniem posiadanych przez pracownika kompetencji, albo nie ma w ogóle związku z pracą, wydanie w tym zakresie przez pracodawcę polecenia dokształcania można uznać za nieuzasadnione. Doszkalanie w tych okolicznościach powinno odbywać się za zgodą pracownika.

Należy przy tym zwrócić uwagę na jeszcze inny aspekt dokształcania. Pod pozorem podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie można niekorzystnie kształtować wynagrodzenia pracowników. Taka sytuacja może mieć miejsce, jeżeli szkolenie odbywa się w zakładzie pracy lub na stanowisku pracy i ma charakter praktyczny, a pracodawca traktuje czynności tak wykonywane jak szkolenie, a nie pracę, i w konsekwencji nie wypłaca wynagrodzenia za ten czas. Na ten problem zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z 25 stycznia 2005 r. (I PK 144/04, OSNP 2005/17/265), w którym uznał, że:

1.2. Dokumentowanie przez pracownika prawa do świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych

Aby potwierdzić prawo pracownika do świadczeń związanych z dokształcaniem, pracodawca może żądać od zatrudnionego potwierdzenia kontynuowania nauki na każdym jej etapie. Uregulowania m.in. w tym zakresie powinna zawierać umowa szkoleniowa, jeżeli powstanie obowiązek jej zawarcia. W przypadku braku obowiązku zawarcia umowy, rekomenduje się jej nawiązanie choćby do celów dowodowych i ochrony uprawnień jej stron.

1.3. Zakaz dyskryminacji

Podejmując decyzję o wsparciu pracowników w podnoszeniu poziomu wykształcenia, należy pamiętać o zakazie dyskryminacji.

Pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie m.in. dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy (art. 18^3a § 1 Kodeksu pracy).

Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza niedyskryminowanie w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio, z określonych wyżej przyczyn (art. 18^3a § 2 Kodeksu pracy). Zakaz dyskryminowania w jakikolwiek sposób oznacza zakaz wszelkich zachowań stanowiących przejaw dyskryminowania z tych przyczyn.

Wskazany przepis nakazuje bowiem równe traktowanie pracowników, po pierwsze – bez względu na ich cechy lub właściwości osobiste, a po drugie – bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Niewątpliwie chodzi tu o cechy i właściwości osobiste człowieka niezwiązane z wykonywaną pracą, i to o tak doniosłym znaczeniu społecznym, że zostały przez ustawodawcę uznane za zakazane kryteria różnicowania w dziedzinie zatrudnienia. Otwarty katalog tych przyczyn pozwala zatem na jego uzupełnienie także o inne cechy (właściwości, przymioty) osobiste o społecznie doniosłym znaczeniu, takie jak np. światopogląd, nosicielstwo wirusa HIV, a nawet wygląd, jeżeli w określonych okolicznościach może on być uznany za przyczynę różnicowania pracowników stanowiącego przejaw dyskryminacji (wyrok Sądu Najwyższego z 6 kwietnia 2017 r., III PK 100/16).

Za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu uważane jest różnicowanie przez pracodawcę sytuacji pracownika z jednej lub kilku przyczyn określonych w powołanym art. 18^3a§ 1 Kodeksu pracy, którego skutkiem jest w szczególności:

● odmowa nawiązania lub rozwiązanie stosunku pracy,

● niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą,

● pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe

– chyba że pracodawca udowodni, iż kierował się obiektywnymi powodami (art. 18^3b § 1 Kodeksu pracy).

Zasady równego traktowania w zatrudnieniu nie naruszają działania, proporcjonalne do osiągnięcia zgodnego z prawem celu różnicowania sytuacji pracownika, polegające m.in. na stosowaniu kryterium stażu pracy przy ustalaniu warunków zatrudniania i zwalniania pracowników, zasad wynagradzania i awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, co uzasadnia odmienne traktowanie pracowników ze względu na wiek (art. 18^3b§ 2 pkt 4 Kodeksu pracy).

Jeśli pracownik zarzuca pracodawcy naruszenie przepisów o zakazie dyskryminacji w zatrudnieniu, powinien wskazać okoliczności, które uprawdopodobnią nie tylko jego gorsze traktowanie w stosunku do innych pracowników, ale także to, że zróżnicowanie było spowodowane przyczyną zakazaną przez przepisy prawa pracy. Zasady te znajdują również zastosowanie w sprawach dotyczących naruszenia zasady równego wynagrodzenia pracowników za jednakową pracę. Na pracowniku, który wywodzi swoje roszczenia z przepisów zakazujących dyskryminacji w zatrudnieniu, ciąży obowiązek przytoczenia w pozwie okoliczności faktycznych, które uprawdopodobnią nie tylko to, że jest wynagradzany mniej korzystnie od innych pracowników wykonujących pracę jednakową lub jednakowej wartości. Dyskryminacja w zatrudnieniu może wyrażać się niekorzystnym ukształtowaniem wynagrodzenia za pracę z uwagi na naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu tylko wtedy, gdy jest skutkiem różnicowania sytuacji pracowników z jednej lub kilku wskazanych wyżej przyczyn (wyrok Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie z 26 stycznia 2023 r., VII Pa 5/21).

Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (od 1 lipca 2024 r. – 4300 zł) (art. 18^3d Kodeksu pracy). Odszkodowanie to obejmuje zarówno naprawienie szkody majątkowej, jak i krzywdy (szkody niemajątkowej), pełni zatem również funkcję zadośćuczynienia (wyrok Sądu Najwyższego z 6 października 2021 r., I PSKP 21/21, OSNP 2022/6/56).

W postanowieniu z 10 grudnia 2020 r. (III PK 135/19) Sąd Najwyższy zaznaczył, że:

Przy tym należy wziąć pod uwagę, że:

W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy są uprawnione odpowiednio do skierowania wystąpienia lub wydania polecenia, m.in. w razie stwierdzenia naruszeń przepisów dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w sprawie ich usunięcia, a także wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób winnych (art. 11 pkt 8 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy).

Nieprzestrzeganie powyższych przepisów nie stanowi natomiast wykroczenia przeciwko prawom pracownika, a w konsekwencji nie może stanowić podstawy do ukarania pracodawcy grzywną (powołane wyżej stanowisko GIP).

Od 26 kwietnia 2023 r. do przepisów Kodeksu pracy wprowadzono dodatkową ochronę dla pracownika, który skorzystał z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Takie zachowanie pracownika (a także pracownika, który udzielił w jakiejkolwiek formie wsparcia pracownikowi korzystającemu z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu), nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie może powodować dla niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, a zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Wskazane osoby, których prawa zostały naruszone przez pracodawcę, mają prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

2. Uprawnienia pracowników dokształcających się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą

Pracownicy podnoszący kwalifikacje zawodowe zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i za jego zgodą są traktowani tak samo pod względem uprawnień do urlopu szkoleniowego i zwolnień od pracy oraz wynagrodzenia za ten czas.

Wskazane wyodrębnienie ma jednak znaczenie przy zaliczaniu czasu nauki do czasu pracy dokształcającego się pracownika. Umowa szkoleniowa powinna co do zasady zawierać wyraźne wskazania w tym zakresie, tj. stwierdzenie, czy dokształcanie jest podejmowane z inicjatywy pracodawcy czy tylko za jego zgodą.

Ponieważ przepisy Kodeksu pracy nie definiują określenia „za zgodą pracodawcy”, to w tym zakresie należy odwołać się do przepisów Kodeksu cywilnego (art. 300 Kodeksu pracy). Wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny (art. 60 Kodeksu cywilnego). Uzewnętrznieniem zgody pracodawcy jest co do zasady umowa szkoleniowa, jeżeli istnieje obowiązek jej zawarcia z pracownikiem.

Obowiązek zawarcia umowy szkoleniowej powstaje bowiem wtedy, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103⁴ § 3 Kodeksu pracy). W przypadku gdy nie ma takiego obowiązku, decydujące jest zachowanie pracodawcy wobec pracownika. Wówczas za wystarczające do przyjęcia istnienia zgody pracodawcy można uznać przyznanie pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe świadczenia należnego w takim przypadku, np. udzielenie urlopu szkoleniowego albo przyznanie świadczenia dodatkowego, np. sfinansowanie zakupu podręczników czy dostępu do elektronicznych źródeł wiedzy. Takie stanowisko zaprezentował również resort pracy w nadal aktualnych wyjaśnieniach z 2010 r.

Należy mieć przy tym na uwadze, że postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów określających zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 Kodeksu pracy).

3. Urlop szkoleniowy i jego wymiar

Pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą przysługuje urlop szkoleniowy. Bez względu na to, czy dokształcanie odbywa się z inicjatywy pracodawcy czy za jego zgodą, w jakiej jest formie i gdzie odbywa się nauka (np. kurs, szkolenie, studia prywatne lub państwowe, szkoła policealna itp.) oraz bez względu na wymiar czasu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony – zasady udzielania urlopu szkoleniowego i jego wymiar są takie same. Urlop szkoleniowy ma bowiem charakter celowy i jest przeznaczony na przygotowanie się i przystąpienie do danego egzaminu.

W zależności od rodzaju egzaminu pracownikowi przysługuje płatny urlop w wymiarze 6 lub 21 dni roboczych. Są to wymiary minimalne i pracodawca może je dobrowolnie zwiększyć np. w umowie szkoleniowej lub regulaminie szkoleń, jeżeli taki obowiązuje w zakładzie pracy.

3.1. Wymiar urlopu szkoleniowego

Wymiar urlopu szkoleniowego uzależniony jest od rodzaju egzaminu, do którego pracownik przystępuje.

3.1.1. Egzamin eksternistyczny

Egzamin eksternistyczny przeprowadzają okręgowe komisje egzaminacyjne dla osób, które ukończyły 18 lat i nie są uczniami szkoły, umożliwiając im uzyskanie świadectwa ukończenia szkoły podstawowej lub liceum ogólnokształcącego. Na podstawie egzaminów eksternistycznych można również uzyskać świadectwo lub dyplom ukończenia szkoły artystycznej (art. 10 i 10a ustawy o systemie oświaty). Szczegółowe warunki przeprowadzania egzaminu eksternistycznego określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 30 sierpnia 2019 r. w sprawie egzaminów eksternistycznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1717).

Na przygotowanie i przystąpienie do egzaminu eksternistycznego pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 6 dni.

3.1.2. Egzamin maturalny

Egzamin maturalny to forma oceny wykształcenia ogólnego i jest przeprowadzany dla absolwentów posiadających wykształcenie średnie lub wykształcenie średnie branżowe, umożliwiające uzyskanie świadectwa dojrzałości (art. 3 pkt 21c ustawy o systemie oświaty).

Pracownikowi przystępującemu do egzaminu maturalnego przysługuje prawo do 6 dni urlopu szkoleniowego. Zarówno tryb nauki, jak i jej forma (np. dokształcanie się w trybie na odległość czy zaocznym), po ukończeniu której pracownik będzie przystępował do egzaminu maturalnego, nie wpływają na prawo ani na wymiar urlopu szkoleniowego.

3.1.3. Egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe, egzamin zawodowy

Przez kwalifikacje zawodowe należy rozumieć wyodrębniony w danym zawodzie zestaw oczekiwanych efektów kształcenia: wiedzy, umiejętności zawodowych oraz kompetencji personalnych i społecznych, pozwalający na samodzielne wykonywanie zadań zawodowych (załącznik do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 13 marca 2017 r. w sprawie klasyfikacji zawodów szkolnictwa zawodowego – j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 110).

Egzamin zawodowy umożliwia uzyskanie certyfikatu kwalifikacji zawodowej w zakresie jednej kwalifikacji, a w przypadku uzyskania certyfikatów kwalifikacji zawodowych ze wszystkich kwalifikacji wyodrębnionych w danym zawodzie oraz posiadania wykształcenia zasadniczego zawodowego, wykształcenia zasadniczego branżowego, wykształcenia średniego branżowego lub wykształcenia średniego – również dyplomu zawodowego (art. 3 pkt 21 ustawy o systemie oświaty). Egzamin jest przeprowadzany na podstawie wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia w zawodzie szkolnictwa branżowego.

Ministerstwo Zdrowia w piśmie z 27 października 2010 r. (MZ-BP-P-0620-5443-2/RH/10) dotyczącym urlopu szkoleniowego fizjoterapeuty stwierdziło, że:

Pracownikowi przystępującemu do egzaminu potwierdzającego jego kwalifikacje zawodowe urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze 6 dni.

3.1.4. Egzamin dyplomowy

Urlop szkoleniowy przysługuje na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Prawo do urlopu szkoleniowego przysługuje m.in. pracownikom, którzy kończą studia I lub II stopnia albo jednolite studia magisterskie. Studia wyższe I stopnia (licencjackie i inżynierskie) oraz II stopnia (magisterskie) kończą się uzyskaniem dyplomu ukończenia studiów wyższych, potwierdzającego wykształcenie wyższe oraz tytuł zawodowy.

Uzyskanie dyplomu poprzedza:

● uzyskanie efektów uczenia się określonych w programie studiów, którym przypisano określoną liczbę punktów ECTS,

● złożenie egzaminu dyplomowego,

● pozytywna ocena pracy dyplomowej – w przypadku studiów II stopnia i jednolitych studiów magisterskich, a w przypadku studiów I stopnia, o ile przewiduje to program studiów

– art. 76 ust. 1 ustawy z 20 lipca 2018 r. o szkolnictwie wyższym i nauce (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 742 z późn. zm.).

Na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 21 dni, który może wykorzystać na ostatnim roku studiów.

Za egzamin dyplomowy nie uważa się egzaminu przeprowadzanego na zakończenie studiów podyplomowych lub doktoranckich. Studia te bowiem kończą się m.in. złożeniem egzaminu końcowego lub pracy końcowej (jeżeli przewiduje to proces kształcenia). W związku z tym urlop szkoleniowy na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu końcowego nie przysługuje pracownikowi kończącemu studia podyplomowe lub doktoranckie.

3.2. Procedura udzielania urlopu szkoleniowego

Pracodawca może określić w umowie szkoleniowej albo w przepisach zakładowych (np. w regulaminie pracy lub regulaminie szkoleń) zasady ubiegania się przez pracownika o urlop szkoleniowy. Najbardziej powszechnym rozwiązaniem jest udzielanie tego urlopu na wniosek zatrudnionego. Warto wówczas wskazać, np. w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowie o dokształcanie, że pracodawca może żądać od pracowników zgłaszania wniosków o urlopy szkoleniowe z odpowiednim wyprzedzeniem. Ma to na celu usprawnienie zorganizowania ewentualnego zastępstwa w tym czasie. Należy jednak mieć na względzie, aby procedura ubiegania się o urlop szkoleniowy nie ograniczała ani nie odbierała pracownikowi prawa do tego urlopu.

Wzór 1. Postanowienia regulaminu pracy lub regulaminu szkoleń dotyczącego udzielania urlopów szkoleniowych

Wzór 2. Wniosek o urlop szkoleniowy

3.3. Udzielanie i odmowa udzielenia urlopu szkoleniowego

Urlopów szkoleniowych należy udzielać wyłącznie na dni robocze, zgodnie z rozkładem czasu pracy danego pracownika.

Zatrudniony nie musi wykorzystać od razu wszystkich przysługujących mu dni tego urlopu. Może bowiem wystąpić konieczność skorzystania przez pracownika z dni wolnych w częściach, zgodnie z terminami ustalonych egzaminów.

Należy przyjąć, że do urlopów szkoleniowych nie stosuje się przepisów o urlopach wypoczynkowych. Jest to bowiem odrębnie uregulowane i o innym od urlopu wypoczynkowego przeznaczeniu uprawnienie pracownika podejmującego kształcenie z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Zatem w takim przypadku trudno mówić o odmowie udzielenia urlopu, jeżeli pracownik wnioskował o niego na okres zapowiedzianego egzaminu, a także o przesunięciu urlopu lub odwołaniu z niego uczącego się pracownika. Trzeba wziąć pod uwagę, że ostatecznie o udzieleniu urlopu szkoleniowego decyduje pracodawca.

Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego co do zasady w trzech przypadkach, a mianowicie gdy:

1) brak dokumentów potwierdzających cel urlopu szkoleniowego,

2) udzielenie urlopu szkoleniowego jest niecelowe,

3) wystąpią nieprzewidziane okoliczności.

Ad 1) Brak dokumentów potwierdzających cel urlopu szkoleniowego

Pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu szkoleniowego, gdy zatrudniony nie potwierdzi odpowiednimi dokumentami celu, dla którego zamierza skorzystać z uprawnienia do dni wolnych.

Dokumentami potwierdzającymi naukę mogą być sporządzone przez szkołę, uczelnię lub instytucję szkoleniową m.in.:

● zaświadczenie o odbywaniu nauki, np. jako student, uczeń, kursant,

● zaświadczenie o uczestnictwie w danym egzaminie,

● harmonogram egzaminów,

● indeks z ocenami zaliczającymi dany semestr lub egzamin.

Nieudostępnienie przez pracownika dokumentów potwierdzających naukę/przystąpienie do egzaminu może stanowić dla pracodawcy podstawę do odmowy udzielenia urlopu szkoleniowego.

Ad 2) Niecelowość udzielenia urlopu szkoleniowego

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego uprawnionemu pracownikowi, gdy wykorzystanie urlopu w żądanym przez niego terminie nie jest związane z celem tego urlopu.

Ad 3) Nieprzewidziane okoliczności

Szczególnie uzasadnionymi okolicznościami, które mogą uniemożliwić pracownikowi skorzystanie z urlopu szkoleniowego, są sytuacje nieprzewidziane, których skutki mogą być dla pracodawcy szczególnie dotkliwe, np. konieczność ratowania majątku firmy przed żywiołem, usunięcie usterki maszyny, które może zostać wykonane przez dokształcającego się pracownika, jeżeli jest on jedyną osobą mogącą dokonać naprawy. Zwykłe potrzeby firmy nie powinny być przesłanką odmowy udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego.

Niewykorzystanie przez pracownika urlopu szkoleniowego (w części lub całości) nie powoduje roszczenia o wypłatę ekwiwalentu z tego tytułu.

4. Zwolnienia od pracy na udział w obowiązkowych zajęciach

Prawo do zwolnienia z części lub całości dnia pracy przysługuje pracownikowi na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania (art. 103¹ § 2 pkt 2 Kodeksu pracy). Wymiar tych zwolnień jest nieograniczony.

Tak jak przy urlopach szkoleniowych, pracodawca może domagać się udokumentowania przez pracownika celu zwolnienia od pracy. W przeciwnym razie może odmówić jego udzielenia i taka decyzja będzie uzasadniona. Aby udowodnić potrzebę skorzystania ze zwolnienia z części lub całości dnia pracy, pracownik powinien dostarczyć pracodawcy np.:

● dyplom lub zaświadczenie o zaliczeniu egzaminu,

● zaświadczenie instytucji szkoleniowej, szkoły lub uczelni o terminie obowiązkowych zajęć lub egzaminu,

● potwierdzony przez ww. podmioty harmonogram obowiązkowych zajęć i egzaminów,

● oświadczenie pracownika, że uczestniczył w obowiązkowych zajęciach, z podaniem ich terminu i podpisem osoby prowadzącej.

5. Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i zwolnienia od pracy

5.1. Ustalanie wysokości wynagrodzenia za urlop szkoleniowy

Ustalając wysokość wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienia od pracy, należy stosować zasady ustalania pensji za urlop wypoczynkowy, z tym wyjątkiem, że zmienne składniki płacy za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc należy przyjmować do podstawy wymiaru tych świadczeń z miesiąca wystąpienia urlopu szkoleniowego (§ 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).

W wynagrodzeniu za urlop szkoleniowy należy uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika oraz inne świadczenia pieniężne ze stosunku pracy, z wyjątkiem:

1) jednorazowych i nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź konkretnego osiągnięcia,

2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i niezawinionego przez pracownika przestoju,

3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

8) kwot wyrównania wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,

9) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki), należności z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

10) odpraw emerytalnych, rentowych i innych pieniężnych,

11) wynagrodzenia i odszkodowania należnego w razie rozwiązania stosunku pracy,

12) świadczeń przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc,

13) premii uznaniowych, które nie mają charakteru roszczeniowego (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),

14) wynagrodzenia z umowy cywilnoprawnej zawartej przez pracodawcę z własnym pracownikiem (wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2008 r., II PK 183/07),

15) świadczeń w naturze.

Należy przyjąć, że za czas urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy w celach edukacyjnych pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jakie osiągnąłby, gdyby w tym czasie pracował.

Tabela 1. Składniki wynagrodzenia uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienie od pracy

Ustaloną w ten sposób podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienie od pracy należy:

Krok 1. Podzielić przez liczbę godzin, które pracownik faktycznie przepracował w miesiącu, w którym przypadał urlop szkoleniowy/zwolnienie od pracy.

Krok 2. Uzyskaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin, jaką pracownik powinien przepracować w trakcie urlopu szkoleniowego/zwolnienia od pracy zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy w tym dniu (dniach).

5.2. Dodatkowe świadczenia dla dokształcającego się pracownika i składkowo-podatkowe skutki ich przyznania

Pracodawca może sfinansować za dokształcającego się pracownika np. koszty czesnego, opłaty za egzaminy, koszty dojazdu, zakwaterowania, wyżywienia, zakupu podręczników czy innych materiałów szkoleniowych. W każdym przypadku udzielenie takiego wsparcia przez pracodawcę ma charakter uznaniowy. Podjęcie przez niego decyzji o sfinansowaniu pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowych, nieobowiązkowych świadczeń powoduje, że pracodawca ma prawo zobowiązać takiego pracownika do odpracowania u niego pewnego okresu po zakończeniu nauki, a w razie naruszenia tego warunku – do zwrotu proporcjonalnych kosztów nauki.

W wyroku z 11 października 2022 r. (II PSKP 17/22, OSNP 2023/4/40), Sąd Najwyższy przyjął, iż:

W celu zabezpieczenia swoich roszczeń pracodawca powinien w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych albo w przepisach wewnętrznych określić szczegółowo m.in.:

● rodzaj fakultatywnych świadczeń pieniężnych, do których sfinansowania się zobowiązał (np. czesne, opłaty za egzamin, wydatki za materiały szkoleniowe, koszty przejazdu i zakwaterowania), oraz ich wysokość (np. w formie pełnej lub częściowej refundacji),

● sposób przekazania tych świadczeń (np. na rachunek uczelni lub instytucji szkoleniowej, na konto pracownika, w formie jednorazowej wpłaty lub w ratach),

● sposób udokumentowania przez pracownika prawa do świadczeń (np. potwierdzeniem przelewu, zaświadczeniem o przystąpieniu do egzaminu).

Przepisy jednoznacznie zwalniają ze składek i podatku pełną wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika (m.in. art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy), z wyłączeniem wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego i zwolnienia z części lub z całości dnia pracy (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Tabela 2. Opodatkowanie i oskładkowanie dodatkowych świadczeń dla dokształcającego się pracownika

Do kosztów podnoszenia przez pracowników kwalifikacji zawodowych należą też opłaty członkowskie. Nie stanowią one jednak w ogóle przychodu. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 29 listopada 2021 r. (0114-KDIP3-2.4011.787.2021.2.JM).

Wskazane preferencje w zakresie świadczeń na dokształcanie nie dotyczą osoby, która podnosiła kwalifikacje przed uzyskaniem statusu pracownika. Takie stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 10 kwietnia 2020 r. (0112-KDIL2-1.4011.68.2020.2.TR).

6. Obowiązek odpracowania nauki

Pracownika, który podjął dokształcanie zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i za jego zgodą i w związku z tym otrzymał od niego wsparcie finansowe w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, pracodawca może zobowiązać do:

● pozostawania w zatrudnieniu przez jakiś czas po zakończeniu nauki (okres karencji),

● zwrotu części kosztów w razie rozwiązania (w ściśle określonych sytuacjach) stosunku pracy przed upływem okresu karencji.

Pracownik powinien dokonać zwrotu kosztów w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia (art. 103⁵ Kodeksu pracy). Zwrot może dotyczyć wyłącznie świadczeń dodatkowych poniesionych przez pracodawcę. Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnień z całego lub z części dnia pracy. Nie może tak postąpić, mimo że efekt dokształcania nie został osiągnięty (np. pracownik nie zaliczył egzaminu końcowego).

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 10 września 2020 r. (III PK 39/19), w którym uznał, że:

Okres zobowiązania pracownika wobec pracodawcy w zakresie zatrudnienia wynosi maksymalnie 3 lata od zakończenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych. „Przepracowanie” oznacza wykonywanie pracy, a nie jedynie bierne pozostawanie w stosunku pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 13 września 2010 r. (II PK 257/09, OSNP 2012/1-2/5).

Dokształcający się pracownik jest zobowiązany do zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń przyznanych przez pracodawcę, jeżeli:

1) nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji bez uzasadnionych przyczyn;

2) pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po ich ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata;

3) w okresie wskazanym w pkt 2 pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu;

4) jeżeli w okresie wskazanym w pkt 2 pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia mimo braku podanych niżej przyczyn:

a) zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe,

b) pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika,

c) pracodawca nie przeciwdziałał mobbingowi.

Wskazany katalog okoliczności, w jakich pracownik musi zwrócić pracodawcy dodatkowe koszty poniesione na dokształcanie, jest zamknięty. Oznacza to, że rozszerzenie go o inne przypadki jest niedopuszczalne i będzie nieważne, jeżeli pracodawca zdecyduje się żądać od pracownika zwrotu kosztów na takiej podstawie (przez zawarcie odpowiednich postanowień w umowie szkoleniowej lub w przepisach wewnątrzzakładowych) (art. 18 Kodeksu pracy). Bezpodstawne będzie zobowiązanie pracownika do zwrotu kosztów związanych z jego dokształcaniem, jeżeli:

● zatrudnienie ustanie wskutek porozumienia stron,

● umowa o pracę rozwiąże się z upływem terminu, na jaki została zawarta, i pracodawca nie nawiąże z pracownikiem kolejnej umowy,

● dojdzie do rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika,

● stosunek pracy wygaśnie.

Żądanie przez pracodawcę od pracownika zwrotu poniesionych kosztów nauki jest roszczeniem ze stosunku pracy i przedawnia się po 3 latach od dnia, kiedy stało się wymagalne (uchwała Sądu Najwyższego z 26 marca 1986 r., III PZP 17/86, OSNC 1987/2–3/26).

Pracownik jest zwolniony z obowiązku zwrotu pracodawcy proporcjonalnych kosztów poniesionych na jego naukę, jeżeli:

1) pracodawca zrezygnuje z takiego roszczenia;

2) dojdzie do uzasadnionego rozwiązania umowy o pracę przez zatrudnionego z powodu:

a) mobbingu,

b) naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika, np. uporczywego nieudzielania urlopu wypoczynkowego czy niewypłacania wynagrodzenia za pracę.

Sąd Najwyższy w wyroku z 10 maja 2023 r. (I PSKP 36/22) stwierdził, że skoro umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest umową odrębną od umowy o pracę, to byłaby umową nieważną tylko wtedy, gdyby była sprzeczna z przepisami ustawy, a przede wszystkim z zasadą prawa pracy przewidzianą w art. 17 Kodeksu pracy i dotyczącą obowiązku pracodawcy ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 353¹ Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy).

Przy tym Sąd Najwyższy wskazał na trzy różne sytuacje związane obowiązkiem pracownika zwrotu dodatkowych świadczeń:

1. Pracownik, który zobowiązał się do pozostawania w zatrudnieniu przez 3 lata od momentu zakończenia szkolenia, wypowiada pracodawcy umowę o pracę, która ulegnie rozwiązaniu po upływie 18 miesięcy. Wówczas pracownik będzie zobowiązany do zwrotu pracodawcy poniesionych przez niego kosztów szkolenia, podzielonych przez 18 miesięcy – czyli połowę okresu, przez który pracownik powinien pozostawać w zatrudnieniu.

2. Pracownikowi, po ukończeniu dokształcania, do zakończenia okresu zatrudnienia wskazanego w umowie szkoleniowej, pozostanie np. 6 miesięcy – wówczas kwotę poniesionych kosztów szkolenia, której pracodawca może domagać się od pracownika, będą stanowić wydatkowane przez pracodawcę opłaty za szkolenie pracownika, które należy podzielić przez liczbę miesięcy pozostawania w zatrudnieniu od momentu zakończenia przez pracownika szkolenia, np. przez 36 miesięcy i pomnożyć przez liczbę miesięcy pozostałych do zakończenia okresu pozostawania w zatrudnieniu, do którego zobowiązany był pracownik. Zatem wysokość podlegających zwrotowi kosztów poniesionych na szkolenie pracownika powinna być odwrotnie proporcjonalna do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych z uwzględnieniem okresu odpracowania. Zatem im dłużej pracownik będzie pozostawał w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia, tym mniejszą część kosztów poniesionych przez pracodawcę powinien mu zwrócić.

3. Pracownik zobowiązał się w umowie do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, lecz w trakcie ich podnoszenia bez uzasadnionych przyczyn, nie podjął szkolenia lub je przerwał. W tej sytuacji należy przyjąć, że pracownik jest zobowiązany do zwrotu całości tych kosztów. Możliwość ich odpracowania przez pracownika dotyczy bowiem tylko takiej okoliczności, w której pracownik ukończył szkolenie. Gdyby przyjąć inaczej, to przykładowo pracownik, który po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji ma obowiązek pozostawania w zatrudnieniu przez 3 lata, a który przerwał szkolenie na miesiąc przed jego końcem, byłby zobowiązany do zwrotu kosztów pracodawcy z tytułu świadczeń dodatkowych w wysokości 1/36, a pracownik, który ukończył to szkolenie i rozwiązałby stosunek pracy za wypowiedzeniem po upływie miesiąca od ukończenia szkolenia, byłby zobowiązany do tego zwrotu w wysokości 35/36 tych kosztów.

Wzór 3. Żądanie pracodawcy zwrotu od pracownika równowartości dodatkowych świadczeń

W przypadku umorzenia przez pracodawcę całości lub części zwrotu świadczeń dodatkowych pracownik otrzymuje nieodpłatne świadczenie. Korzyści osiągnięte z tytułu umorzenia tych należności będą stanowić dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Gdyby pracodawca nie podjął decyzji o umorzeniu świadczeń, pracownik byłby zobowiązany do poniesienia ich kosztem swojego majątku. Zatem umorzenie tego zobowiązania skutkuje tym, że pracownik uzyskuje określoną korzyść finansową (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 czerwca 2014 r., IBPBII/1/415-180/14/MK).

7. Szkolenia a czas pracy

7.1. Szkolenia wliczane i niewliczane do czasu pracy

Do czasu pracy pracowników wlicza się obowiązkowe szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237³ § 3 Kodeksu pracy). Takie szkolenia są odbywane na koszt pracodawcy, a pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za ten czas.

Uczestnictwa w szkoleniu pracownika przeprowadzanego z jego inicjatywy, nawet za zgodą i wiedzą pracodawcy, nie należy wliczać do czasu pracy. Oznacza to, że pracownik nie nabywa za taki czas prawa do wynagrodzenia. Ponadto, jeżeli z tematyki szkolenia wynika jego uniwersalny charakter i przez uczestnictwo w nim pracownik podniesie swoje kwalifikacje zawodowe, nie będzie ono zaliczane do czasu pracy. Odmowa pracownika wzięcia udziału w takim szkoleniu nie powoduje dla niego żadnych negatywnych konsekwencji. Jeżeli jednak udział pracownika w szkoleniu jest obowiązkowy i nabyte podczas jego trwania umiejętności zostaną wykorzystane wyłącznie u danego pracodawcy, to czas takiego szkolenia należy zaliczyć do czasu pracy pracownika. Należy uznać, że jest to czas, w którym pracownik wykonuje polecenie pracodawcy ze wszystkimi tego konsekwencjami dotyczącymi wypłaty wynagrodzenia i dodatków za pracę nadliczbową lub udzielenia czasu wolnego, jeżeli szkolenie wykracza poza godziny wykonywania pracy pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 2007 r., I PK 110/07, OSNP 2008/21–22/310).

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi od 26 kwietnia 2023 r. przepisami, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy (art. 94¹³ Kodeksu pracy).

7.2. Wypadek podczas dokształcania

Wypadek, któremu uległ pracownik w czasie podnoszenia kwalifikacji zawodowych za zgodą pracodawcy lub z jego inicjatywy, co do zasady nie jest wypadkiem przy pracy ani wypadkiem zrównanym z wypadkiem przy pracy.

Za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:

● podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych,

● podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia,

● w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Natomiast na równi z wypadkiem przy pracy traktowany jest wypadek, któremu pracownik uległ:

● w czasie podróży służbowej w okolicznościach innych niż określone powyżej, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań,

● podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony,

● przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe (art. 3 ust. 1–2 ustawy wypadkowej).

Przyznanie pracownikowi świadczeń z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych w postaci sfinansowania w całości lub dofinansowania kosztów przejazdu do miejsca dokształcania ma na celu jedynie zapewnienie pracownikowi ułatwień w podnoszeniu kwalifikacji korzystniejszych od tych, jakie przysługują pracownikowi podejmującemu naukę bez zgody lub inicjatywy pracodawcy, takich jak płatny urlop szkoleniowy i płatne zwolnienie z części dnia pracy. Wyjazd pracownika na zajęcia podnoszące kwalifikacje zawodowe nie stanowi zatem podróży służbowej, podczas której pracownik świadczy pracę lub wykonuje poza zakładem pracy inne zadania wynikające z jego obowiązków pracowniczych (wyrok Sądu Najwyższego z 20 kwietnia 2006 r., I UK 260/05, OSNP 2007/9–10/140, wyrok Sądu Najwyższego z 5 czerwca 1998 r., II UKN 80/98).

Czas pracy nie jest tym samym, co czas rzeczywistego wykonywania pracy określonej w umowie, ale obejmuje również okresy nieświadczenia pracy, w których pracownik „pozostaje w dyspozycji” pracodawcy. Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy to stan fizycznej obecności w zakładzie pracy lub innym miejscu, które w zamyśle pracodawcy jest wyznaczone (przeznaczone) do wykonywania pracy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 21 marca 2018 r., III AUa 2547/16).

Jeśli podróż służbowa wiąże się z fizyczną obecnością w miejscu wykonywania pracy (na określonym obszarze geograficznym), to pracownik pozostaje przez ten czas w dyspozycji pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2009 r., II PK 140/08).

Należy przyjąć, że podczas podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownik nie świadczy pracy ani nie jest w dyspozycji pracodawcy.

Można się jednak spotkać w tym zakresie z odmiennym stanowiskiem np. w wyroku z 6 października 2000 r. (II UKN 23/00, OSNP 2002/10/248) Sąd Najwyższy uznał, że wypadek, jakiemu uległ lekarz w czasie sympozjum naukowego, na które udał się za zgodą zatrudniającego go szpitala w ramach płatnego urlopu szkoleniowego, jest wypadkiem przy pracy. Brak dokumentu – polecenia wyjazdu służbowego – nie ma żadnego związku z brakiem zgody pracodawcy na wyjazd szkoleniowy, a tym samym nie może pozbawiać pracownika uprawnień wynikających z ustawy o świadczeniach z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

8. Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Pracodawca nawiązuje pisemną umowę w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych z każdym pracownikiem uczącym się z jego inicjatywy lub za jego zgodą, jeżeli chce zobowiązać zatrudnionego do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu dokształcania. Umowa nie jest zawierana, jeżeli pracodawca zrezygnuje z tego zobowiązania (art. 103⁴ Kodeksu pracy). Tak jak wspomniano wcześniej, w celu zabezpieczenia uprawnień stron, choćby pracodawca nie zobowiązał pracownika do odpracowania dokształcania, warto zawrzeć taką umowę na piśmie. Należy pamiętać, że umowa może zostać zawarta najwcześniej w terminie rozpoczęcia podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 1998 r. (I PKN 110/98, OSNP 1999/10/338) uznał, że jeśli strony nie zawarły umowy szkoleniowej w formie pisemnej, pracodawca nie może domagać się od pracownika zwrotu kosztów poniesionych na jego edukację.

Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą nie może być mniej korzystna od przepisów Kodeksu pracy (art. 103⁴ § 2 Kodeksu pracy). W przeciwnym przypadku stosuje się przepisy Kodeksu pracy, tj. art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy. Wskazana umowa nie może ograniczać uprawnień pracownika wynikających z innych przepisów prawa pracy. Podstawowa treść tej umowy powinna się sprowadzać do określenia dodatkowych świadczeń pracodawcy na rzecz pracownika związanych z odbywaniem szkolenia oraz powiązanych z tym obowiązków pracownika. Z zasady uprzywilejowania pracownika wynika natomiast, że w umowie tej nie będzie można ograniczyć przewidzianych w przepisach Kodeksu pracy uprawnień pracownika do urlopu szkoleniowego oraz do zwolnienia z całości lub części dnia pracy, wprowadzić okresu pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przekraczającego 3 lata lub zobowiązać pracownika do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę w innych przypadkach niż przewidziane w przepisach Kodeksu pracy lub w wyższym wymiarze (wyrok SN z 10 maja 2023 r., I PSKP 36/22).

Przepisy nie precyzują, jaką treść powinna zawierać umowa szkoleniowa. Jednak z praktyki wynika, że należy w niej określić strony umowy, ich prawa i obowiązki, a w szczególności:

● wysokość opłat i innych świadczeń z tytułu dokształcania pracownika finansowanych przez pracodawcę, np. termin i formę ich przekazania, wymagane dokumenty potwierdzające ich poniesienie przez pracownika, sposób przekazania środków (bezpośrednio do rąk pracownika lub na rachunek uczelni, szkoły, instytucji szkoleniowej),

● wymiar przyznanych pracownikowi urlopów szkoleniowych i zwolnień z części lub z całości dnia pracy oraz zasady dotyczące odpłatności za ten czas,

● zasady ubiegania się o urlop szkoleniowy i zwolnienie od pracy (dokumenty, terminy),

● długość okresu, jaki pracownik musi przepracować u pracodawcy po zakończeniu dokształcania (maksymalnie 3 lata w przypadku każdego dokształcania; pracodawca może skrócić ustalony okres odpracowania lub odstąpić w ogóle od zobowiązania z tego tytułu nawet w czasie trwania umowy),

● sytuacje, których następstwem będzie zwrot przez pracownika poniesionych przez pracodawcę kosztów dokształcania i sposób ustalania wysokości tego zwrotu.

Według Sądu Najwyższego umowa szkoleniowa dotycząca praw i obowiązków pracownika i pracodawcy w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych ma charakter cywilnoprawny (np. wyrok z 28 lipca 1999 r., I PKN 180/99, OSNP 2000/21/789). W powołanym wyroku sąd uznał, że:

Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie może nakładać na pracownika obowiązku zapłaty kary np. w razie niezaliczenia semestru czy roku, a także niezaliczenia egzaminu w pierwszym terminie. Nie może zawierać też żądania zwrotu wynagrodzenia za zwolnienie od pracy na czas uczestnictwa w zajęciach lub urlop szkoleniowy. Ponadto pracodawca nie może zabezpieczać swoich roszczeń wobec pracownika wynikających z tej umowy w formie np. weksla (wyrok Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2011 r., II PK 159/10, OSNP 2012/7–8/87).

Umowę szkoleniową zaleca się sporządzić co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Egzemplarz przeznaczony dla pracodawcy należy umieścić w części B akt osobowych dokształcającego się pracownika.

Wzór 4. Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika z inicjatywy pracodawcy

Wzór 5. Regulamin szkoleń

9. Dokształcanie bez skierowania

9.1. Porozumienie w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Pracownikom dokształcającym się bez inicjatywy lub zgody pracodawcy zasadniczo nie przysługuje płatny urlop szkoleniowy, a także zwolnienie z części lub całości dnia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Zatem takie osoby nie korzystają z żadnych finansowych przywilejów określonych ustawowo i związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Mogą być im jednak przyznane takie uprawnienia, jak:

● zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,

● urlop bezpłatny

– w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a pracownikiem (art. 103⁶ Kodeksu pracy).

Zaleca się, aby do celów dowodowych porozumienie w tym zakresie miało formę pisemną i ściśle określało rodzaj przyznanych uprawnień. W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się udzielić pracownikowi dodatkowych świadczeń, powinien je również wyodrębnić w tym dokumencie.

Wzór 6. Porozumienie w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Należy mieć na względzie, że w przypadku udzielenia pracownikowi dokształcającemu się z własnej inicjatywy dodatkowych świadczeń, tj. innych niż odpłatny urlop szkoleniowy i odpłatne zwolnienie z części lub całości dnia pracy (które w każdej sytuacji należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek i podatku), np. dofinansowanie dokształcania, zakup podręczników, zwrot kosztów dojazdu czy zakwaterowania, po stronie pracownika powstanie przysporzenie majątkowe, które jest oskładkowane i opodatkowane. W interpretacji indywidualnej z 20 kwietnia 2011 r. (IPPB4/415-75/11-3/MP) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że:

Sytuację osób, które dokształcają się z własnej inicjatywy, pod względem przysługującego im prawa do określonych świadczeń zmienia uzyskanie przez nie zgody pracodawcy na dokształcanie. Nie ma przeszkód bowiem, aby taka zmiana nastąpiła w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Należy przy tym zwrócić uwagę, iż w sytuacji, gdy dokształcanie zostało podjęte przez pracownika i już ukończone i dopiero wtedy uzyskał on zgodę pracodawcy na jego dofinansowanie, wartość tego dofinansowania będzie stanowiła przychód, który należy opodatkować (oraz odprowadzić należne składki ZUS). Aby skorzystać z zwolnienia podatkowego zgoda powinna zostać wyrażona przez pracodawcę przed ukończeniem dokształcania.

Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 15 lutego 2024 r. (0114-KDIP3-2.4011.971.2023.3.JK3).

9.2. Źródła finansowania dokształcania

Pracodawcy udzielający dodatkowych świadczeń na naukę dokształcającym się pracownikom w postaci np. dofinansowania czesnego, ponoszenia opłat za egzamin, zakupu podręczników, kosztów przejazdu czy zakwaterowania najczęściej finansują je ze środków obrotowych. W takim bowiem przypadku mamy do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika na potrzeby aktualnie wykonywanej pracy u danego pracodawcy lub gdy planowany jest awans pracownika lub też pracodawca zamierza zaproponować mu inne warunki pracy, np. pracę na innym stanowisku, ze względu na zmianę profilu działalności firmy (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 czerwca 2023 r., 0114-KDIP3-2.4011.281.2023.3.MG) podjętym z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). Tak przyznane świadczenia nie stanowią dla pracownika opodatkowanego przychodu (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Natomiast w sytuacji, gdy pracownik dokształca się z własnej inicjatywy, wsparcia na ten cel można udzielić:

● ze środków obrotowych (wówczas po stronie osoby obdarowanej powstanie opodatkowany przychód) lub

● z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeśli pracodawca taki utworzył. W takim przypadku zwolnienie z podatku przysługuje do kwoty 1000 zł w roku podatkowym. Przekroczenie tej kwoty skutkuje powstaniem opodatkowanego przychodu w wysokości różnicy między wysokością przyznanego wsparcia na ten cel a wysokością ustawowego zwolnienia z podatku. Wsparcie z tego tytułu jest zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne bez względu na jego wysokość.

W wyroku z 19 kwietnia 2023 r. (I SA/Ol 110/23), WSA w Olsztynie uznał, że:

W powołanym wyroku WSA zwrócił uwagę, że wydatki ponoszone na szkolenia pracowników potrzebne do wykonywania przez nich należycie pracy są, co do zasady, dokonywane w interesie pracodawcy. Nie ma wątpliwości, że wykwalifikowana siła robocza zwiększa efektywność pracy, przyczyniając się tym samym do wzrostu efektywności całej firmy. Z tego tytułu po stronie pracowników nie powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. W konsekwencji pracodawca nie wykaże wartości szkoleń w informacjach PIT-11 wystawianych na pracowników podnoszących swoje kwalifikacje w tej formie.

WSA w wyroku z 19 września 2014 r. (I SA/Wr 1695/14), stwierdził, że:

Natomiast o sfinansowaniu pracownikowi nauki w całości lub części ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych musi decydować sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Dodatkowo regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien przewidywać taki rodzaj wsparcia. Dopiero prawidłowo przyznana pomoc dokształcającym się pracownikom jest zwolniona z podatku i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

W wyroku z 8 stycznia 2014 r. (I UK 202/13) Sąd Najwyższy uznał, że:

10. Podnoszenie kwalifikacji przez pracowników samorządowych

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych wskazują, że jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest m.in. stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych. Pracownicy samorządowi powinni uczestniczyć w różnych formach podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych, a plany finansowe jednostek samorządowych, m.in. urzędów gmin czy starostw powiatowych, muszą przewidywać środki na ten cel (art. 29 ustawy o pracownikach samorządowych). Ponieważ z ustawy o pracownikach samorządowych nie wynika, w jakiej wysokości środki mogą być przeznaczone na dokształcanie, najczęściej są one określane (planowane) na podstawie analizy potrzeb szkoleniowych danej jednostki. Na tej podstawie opracowywany jest plan (najczęściej roczny) podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Wzór 7. Postanowienia, jakie może zawierać regulamin szkoleń dotyczący planu rocznego dokształcania pracowników

Naczelną zasadą jest, że celem podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (samorządowych) jest uzyskanie przez nich poziomu wiedzy, kwalifikacji i umiejętności zawodowych zapewniających efektywną i profesjonalną realizację zadań służbowych oraz optymalne i racjonalne wykorzystanie środków publicznych przeznaczonych na ten cel w budżecie lub planie finansowym.

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego zalecane jest opracowanie pisemnych zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz procedur kontroli zarządczej. Wydatki na ten cel powinny być ponoszone z zachowaniem zasad oszczędności, celowości oraz efektywności. Natomiast zakup szkoleń w przypadkach, w których jest to wymagane, powinien odbywać się zgodnie z regulaminem w sprawie udzielania zamówień publicznych. Zrealizowane szkolenia powinny być przydatne, uzasadnione, a także umożliwiać i ułatwiać realizację zadań statutowych jednostki samorządowej.

Oprócz ogólnych wskazań, pragmatyki służbowe nie zawierają żadnych szczegółowych wytycznych dotyczących dokształcania tej grupy zatrudnionych.

Zatem przepisy, jakie w przypadku tej grupy pracowników należy stosować, a dotyczące praw i obowiązków związanych z podjęciem dokształcania, wynikają z art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy. Jeżeli stosunek pracy określonej kategorii pracowników regulują przepisy szczególne, przepisy Kodeksu pracy stosuje się w zakresie nieuregulowanym tymi przepisami (art. 5 Kodeksu pracy). Należy przy tym pamiętać o omówionej już zasadzie, zgodnie z którą pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie m.in. dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Kierownik jednostki samorządowej jest zobowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych i w miarę posiadanych środków udzielać zatrudnionym wsparcia w tym zakresie (art. 17 Kodeksu pracy). Szczegółowe zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych powinien zawierać regulamin opracowany przez daną jednostkę.

Zasadniczo pierwszeństwo w uzyskaniu zgody na dokształcanie mają pracownicy, których zadania wymagają stałego podnoszenia kwalifikacji lub uzupełniania albo aktualizowania wiedzy.

Należy wspomnieć w tym miejscu o wyroku NSA z 11 grudnia 2014 r. (I OSK 213/14). NSA rozstrzygał w nim kwestię jawności informacji dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez osoby pełniące funkcje publiczne. W swoim stanowisku sąd uznał, że urząd musi ujawniać treść umów podpisanych z osobami pełniącymi funkcje publiczne, których przedmiotem jest ich szkolenie. Prawo do informacji o środkach publicznych zainwestowanych w rozwój kadr administracji ma bowiem pierwszeństwo przed ochroną prywatności urzędników. W przypadku gdy wydatkowanie w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pochodzi z majątku publicznego, to z charakteru funkcji publicznej sprawowanej przez osoby, których takie wydatkowanie dotyczy, wynika, że obywatel ma prawo być poinformowany o zakresie takiego wydatkowania.

10.1. Dokształcanie na podstawie skierowania przez pracodawcę

Z pracownikiem samorządowym, który za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy podnosi kwalifikacje zawodowe bez względu na sposób dokształcania – kurs, szkolenie, kształcenie w formach szkolnych, zazwyczaj zawierana jest umowa szkoleniowa. Konsekwencją jej zawarcia jest przyznanie pracownikowi prawa do płatnych: urlopów szkoleniowych i zwolnień z części lub całości dnia pracy.

Nie ma natomiast obowiązku dofinansowania pracownikowi nauki w postaci udzielenia mu dodatkowych świadczeń, np. refundacji czesnego, zwrotu kosztów podróży czy zakupu podręczników. Możliwość przyznania tego rodzaju świadczeń nieobowiązkowych istnieje, gdy jednostka dysponuje odpowiednimi funduszami na ten cel. Udzielenie świadczeń dodatkowych powoduje powstanie po stronie pracownika zobowiązania do pozostawania w zatrudnieniu nie dłużej niż 3 lata po ukończeniu dokształcania, chyba że pracodawca od tego zobowiązania odstąpi.

Pracownik samorządowy, który bez uzasadnionych przyczyn nie podjął nauki lub ją przerwał, zasadniczo musi zwrócić kierownikowi jednostki samorządowej odpowiednio całość lub proporcjonalną część dodatkowych świadczeń.

10.2. Dokształcanie z inicjatywy pracownika

Pracownik samorządowy może dokształcać się bez inicjatywy lub zgody pracodawcy. Wówczas na podstawie porozumienia z pracodawcą może korzystać wyłącznie z bezpłatnych urlopów i bezpłatnych zwolnień od pracy.

11. Doskonalenie zawodowe i dokształcanie nauczycieli

Bez względu na formę zatrudnienia nauczyciel powinien podnosić swoją wiedzę ogólną i zawodową, korzystając z prawa pierwszeństwa do uczestnictwa we wszelkich formach doskonalenia zawodowego na najwyższym poziomie (art. 12 ust. 3 Karty nauczyciela).

Zajęcia i czynności związane z samokształceniem i doskonaleniem zawodowym nauczyciel ma obowiązek realizować w ramach ustalonego czasu pracy (art. 42 ust. 2 pkt 3 Karty nauczyciela). Za zapewnienie pomocy nauczycielom w ich doskonaleniu zawodowym ponosi odpowiedzialność dyrektor szkoły (art. 7 ust. 2 pkt 4 Karty nauczyciela). Dokształcanie nauczycieli może odbywać się na podstawie skierowania dyrektora placówki lub bez takiego skierowania albo na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

11.1. Świadczenia na naukę

Nauczyciele, wychowawcy i inni pracownicy pedagogiczni zatrudnieni w pełnym wymiarze zajęć m.in. w publicznych przedszkolach i szkołach, a także nauczyciele, którzy odbywają studia wyższe oraz kształcą się w zakładach kształcenia nauczycieli na podstawie skierowania udzielonego przez dyrektora szkoły, mają prawo do:

1) odpłatnych zwolnień od pracy na czas niezbędny do załatwienia formalności związanych z przyjęciem na studia i na przystąpienie do egzaminów wstępnych w wymiarze łącznie do 6 dni roboczych – w przypadku nauczyciela ubiegającego się o przyjęcie na studia w szkole wyższej lub wyższej szkole zawodowej;

2) płatnych urlopów szkoleniowych w każdym roku studiów przeznaczonych na udział w obowiązkowych zajęciach dydaktycznych oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminów – w przypadku nauczyciela odbywającego studia zaoczne lub wieczorowe w szkole wyższej. Wymiar tego urlopu wynosi:

a) na studiach zaocznych – 28 dni roboczych,

b) na studiach wieczorowych – 21 dni roboczych,

i ulega skróceniu o połowę, jeżeli ostatni rok studiów w szkole obejmuje tylko jeden semestr;

3) płatnego urlopu w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy magisterskiej (dyplomowej) oraz przystąpienie do egzaminu magisterskiego (dyplomowego) w wymiarze 21 dni roboczych;

4) płatnego zwolnienia od pracy na czas niezbędny do przystąpienia przez nauczyciela do egzaminów z zakresu programu określonego kierunku studiów wyższych w systemie eksternistycznym oraz płatnego urlopu szkoleniowego w wymiarze 10 dni roboczych na przygotowanie pracy magisterskiej (dyplomowej);

5) zwrotu kosztów przejazdu na obowiązkowe zajęcia i egzaminy oraz ryczałtu na pokrycie kosztów zakwaterowania i wyżywienia w czasie obowiązkowych zajęć dydaktycznych na zasadach określonych w przepisach dotyczących należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju – w przypadku gdy nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania lub miejsce pracy nauczyciela (w takiej sytuacji dyrektor może zobowiązać nauczyciela do przedstawienia zaświadczenia o uczestnictwie w obowiązkowych zajęciach dydaktycznych w szkole wyższej)

– § 2–4, § 8 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 19 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad u dzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania (Dz.U. z 2001 r. Nr 1, poz. 5).

Urlopu szkoleniowego udziela dyrektor szkoły na podstawie dokumentacji o przebiegu studiów. Dyrektor może pokryć w całości lub w części opłaty pobierane przez szkołę wyższą oraz udzielić dodatkowego urlopu szkoleniowego dokształcającemu się nauczycielowi, jeżeli posiada na ten cel środki finansowe (§ 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn, oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania).

Wzór 8. Skierowanie na dokształcanie nauczyciela

Wzór 9. Decyzja w sprawie udzielenia urlopu na dokształcanie

Wzór 10. Wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy na czas egzaminów

Nauczycielowi podejmującemu naukę w szkole wyższej lub zakładzie kształcenia nauczycieli bez skierowania dyrektor może m.in. udzielić płatnego urlopu szkoleniowego, zwolnień od pracy (w tym na czas egzaminów) czy zwrócić koszty przejazdu, jeżeli dysponuje środkami finansowymi na ten cel (§ 10 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania).

Za czas urlopu szkoleniowego oraz płatnego zwolnienia od pracy nauczyciel zachowuje prawo do wynagrodzenia. Godziny ponadwymiarowe, przydzielone nauczycielowi w planie organizacyjnym szkoły i przypadające do realizacji w okresie urlopu szkoleniowego, traktuje się jak godziny faktycznie przepracowane (rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Wielkopolskiego z 4 listopada 2022 r., NP-II.4131.1.253.2022.3). W powołanym rozstrzygnięciu organ powołał uchwałę z 6 sierpnia 1987 r. (III PZP 29/87, OSNC 1989/1/9), w której Sąd Najwyższy uznał, że:

11.2. Choroba a urlop szkoleniowy nauczyciela

W sytuacji gdy nauczyciel nie zaliczył roku studiów, traci prawo do płatnego urlopu szkoleniowego oraz ulg i świadczeń dodatkowych przez okres powtarzania roku. Jeżeli jednak przyczyną powtarzania roku była choroba lub inny wypadek losowy, dyrektor może przyznać nauczycielowi płatny urlop szkoleniowy, inne ulgi i świadczenia (§ 5 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania). Jest to jednak decyzja uznaniowa dyrektora, a nie jego obowiązek.

Okres urlopu szkoleniowego przedłuża się o okres niezdolności do pracy z powodu choroby nauczyciela. Z tej przyczyny niewykorzystana część urlopu szkoleniowego może też zostać udzielona nauczycielowi później na podstawie złożonego przez niego wniosku (§ 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania). Gdy nauczyciel nie uzyskał ulg i świadczeń, w przypadku powtarzania roku ma prawo do bezpłatnych zwolnień od pracy na czas obowiązkowych zajęć dydaktycznych i egzaminów.

11.3. Stosowanie przepisów Kodeksu pracy

Nauczyciele, do których nie stosuje się przepisów rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania, tj. m.in. zatrudnionych w niższym niż pełny wymiarze czasu pracy czy wykonujących pracę w placówkach niepublicznych, a także dokształcających się w innej formie niż szkolna, np. na kursach czy szkoleniach, podnoszą kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą na podstawie art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy. Dyrektor szkoły może jednak zdecydować o stosowaniu do tych osób przepisów wskazanego rozporządzenia, jeśli ma na ten cel środki finansowe.

12. Podnoszenie kwalifikacji przez pracowników podlegających ustawie kominowej

Ze wsparcia pracodawcy w dokształcaniu mogą korzystać również pracownicy, do których zastosowanie ma ustawa o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (m.in. dyrektorzy, prezesi, członkowie organów zarządzających, główni księgowi zatrudnieni w przedsiębiorstwach państwowych, instytutach badawczych czy samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej), niezależnie od podstawy nawiązania z nimi stosunku pracy. Oprócz przysługującego tym osobom wyłącznie wynagrodzenia miesięcznego, mogą być im bowiem przyznane świadczenia dodatkowe (art. 5 ust. 1–2 ww. ustawy; dalej: ustawa kominowa).

Katalog tych świadczeń zawiera rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania. Charakteru świadczeń dodatkowych nie mają świadczenia z tytułu zatrudnienia (w tym: bytowe, socjalne, komunikacyjne) oraz ubezpieczenia majątkowe i osobowe – inne bądź wyższe niż ustalone w regulaminach wynagradzania, zakładowych i ponadzakładowych układach zbiorowych pracy oraz w odrębnych przepisach – przez które należy rozumieć przepisy Kodeksu pracy, przepisy innych ustaw i rozporządzeń wykonawczych (art. 11 ust. 1 ustawy kominowej).

Departament Prawny Ministerstwa Skarbu Państwa w piśmie z 16 września 2008 r. w sprawie świadczeń dodatkowych przyznawanych osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi uznał, że świadczenia przewidziane w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania oraz w odrębnych przepisach nie mieszczą się w ustawowej definicji świadczeń dodatkowych (są nimi wymienione wyżej świadczenia inne bądź wyższe, niż ustalone w regulaminach wynagradzania, zakładowych i ponadzakładowych układach zbiorowych pracy oraz w odrębnych przepisach). Zatem nie ma podstaw prawnych do odmowy ich wypłacenia na rzecz osób podlegających ustawie kominowej. Oznacza to, że osobom podlegającym ww. ustawie można wypłacać świadczenia przewidziane w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania oraz w odrębnych przepisach w wysokości oraz na warunkach określonych odrębnymi przepisami, jeśli nie mają one charakteru wynagrodzenia, prowizji od zysku, nagrody z zakładowego funduszu nagród oraz udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej. Zdaniem resortu finansowanie studiów podyplomowych członkom zarządu jednostek organizacyjnych wskazanych w ustawie kominowej jest dopuszczalne. Świadczenia te nie mają bowiem charakteru wynagrodzenia sensu stricto, pod warunkiem że układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania oraz odrębne przepisy przewidują taką możliwość. Zatem wydatki na szkolenia pracowników objętych zakresem ustawy kominowej, finansowane na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz jego aktów wykonawczych, są dopuszczalne (stanowią też koszty uzyskania przychodów dla pokrywającego je pracodawcy – interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Warszawie z 18 grudnia 2009 r., IPPB5/423-583/09-2/AS).

Należy przypomnieć, że celem ustawy kominowej jest ograniczenie wynagrodzenia osób kierujących podmiotami sfery publicznej, co wynika już tylko z jej tytułu, który odnosi się wprost do „wynagradzania” takich osób. Realizacją takiego celu ustawy kominowej jest art. 5 ust. 1, który ogranicza wynagrodzenie osób objętych jej działaniem wyłącznie do wynagrodzenia miesięcznego, z zastrzeżeniem możliwości przyznania niektórym z nich świadczeń dodatkowych oraz nagrody rocznej. Świadczenia dodatkowe, o których stanowi ust. 2 ustawy kominowej, mogą mieć charakter wynagrodzenia za pracę (np. nagroda jubileuszowa) bądź też charakter pozawynagrodzeniowy (np. odprawa emerytalna). Natomiast wymieniona w ust. 3 ustawy nagroda roczna jest niewątpliwie składnikiem wynagrodzenia. Zastrzeżenie w art. 5 ustawy możliwości przyznania świadczeń dodatkowych powinno być rozumiane w ten sposób, że poza wynagrodzeniem ograniczonym co do zasady do wynagrodzenia miesięcznego może być przyznane również świadczenie dodatkowe mające charakter składnika wynagrodzenia za pracę oraz będąca składnikiem tego wynagrodzenia nagroda roczna. Zatem odczytywany w całości art. 5 ustawy kominowej oznacza, że przewidzianemu w niej ograniczeniu podlegają tylko te świadczenia z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, które należą do kategorii wynagrodzenia za pracę, a nie wszystkie świadczenia przysługujące ze stosunku pracy na podstawie prawa wewnatrzzakładowego lub innych odrębnych przepisów, a więc także te, którym nie można przypisać charakteru wynagrodzenia (wyrok SN z 2 października 2009 r., II PK 109/09).

Sąd Okręgowy w Gliwicach w wyroku z 30 kwietnia 2015 r. (VIII P 11/13), stwierdził, że Kodeks pracy nie zawiera definicji wynagrodzenia za pracę, przy czym w niektórych przepisach Kodeksu pracy, np. w art. 22 § 1, art. 78, czy art. 80, można odnaleźć elementy tej definicji. Najczęściej przyjmuje się, że wynagrodzenie za pracę jest wynikającym ze stosunku pracy roszczeniowym świadczeniem o charakterze przysparzająco-majątkowym, przysługującym pracownikowi od pracodawcy za wykonaną pracę, spełnianym obowiązkowo i periodycznie. W świetle art. 22 § 1 Kodeksu pracy wynagrodzenie jest spełnianym przez pracodawcę świadczeniem odwzajemniającym wykonywaną przez pracownika pracę i zarazem będącym jej pieniężnym równoważnikiem.

13. Dofinansowanie dokształcania pracowników ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego

Pracodawca, który chce podnieść kwalifikacje zawodowe swoich pracowników, może do tego celu wykorzystać środki Krajowego Funduszu Szkoleniowego (dalej: KFS). KFS jest wyodrębnioną częścią Funduszu Pracy i stanowi wsparcie dla pracowników, zapobiegające utracie przez nich zatrudnienia z powodu posiadanych kompetencji nieadekwatnych do zmieniających się wymagań rynku.

Aby skorzystać z tej formy pomocy, kształcenie pracowników musi zostać podjęte z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Pracodawca starający się o dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego musi ponieść 20% tych kosztów, a KFS sfinansuje 80% wydatków na kształcenie.

W przypadku mikroprzedsiębiorstwa ze środków KFS można sfinansować 100% kosztów kształcenia ustawicznego. Jednak całość dofinansowania środkami KFS nie może przekroczyć 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika szkolenia (art. 69b ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 475; ost. zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 742).

Wsparcie kształcenia ustawicznego środkami KFS udzielane jest na zasadach pomocy de minimis.

13.1. Koszty kształcenia ustawicznego pracowników, które dofinansuje KFS

Środki KFS otrzymane z powiatowego urzędu pracy pracodawca może przeznaczyć m.in. na kształcenie ustawiczne pracowników, na które składają się:

● określenie potrzeb firmy w zakresie kształcenia ustawicznego, które ma być dofinansowane,

● kursy i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,

● egzaminy umożliwiające uzyskanie dyplomów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,

● badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu,

● ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem

– art. 69a ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

13.2. Wniosek o dofinansowanie kształcenia

Aby uzyskać dofinansowanie, pracodawca musi złożyć wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na swoją siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności. Wniosek można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej (wniosek jest dostępny na stronie internetowej urzędu).

Wniosek o przyznanie środków z KFS na sfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego powinien zawierać:

1) dane pracodawcy:

a) nazwę pracodawcy,

b) adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności,

c) numer identyfikacji podatkowej,

d) numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej REGON oraz oznaczenie przeważającego rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej według PKD,

e) informację o liczbie zatrudnionych pracowników,

f) imię i nazwisko osoby wskazanej przez pracodawcę do kontaktów,

g) numer telefonu oraz

h) adres poczty elektronicznej;

2) wskazanie:

a) działań obejmujących kształcenie ustawiczne,

b) liczby osób według grup wieku 15–24 lata, 25–34 lata, 35–44 lata, 45 lat i więcej, których wydatek dotyczy,

c) form kształcenia ustawicznego,

d) kosztów kształcenia ustawicznego na jednego uczestnika oraz

e) terminu realizacji wskazanych działań;

3) określenie:

a) całkowitej wysokości wydatków na działania dotyczące kształcenia ustawicznego,

b) wnioskowanej wysokości środków z KFS oraz

c) wysokości wkładu własnego wnoszonego przez pracodawcę;

4) uzasadnienie potrzeby odbycia kształcenia ustawicznego, przy uwzględnieniu obecnych lub przyszłych potrzeb pracodawcy oraz obowiązujących priorytetów wydatkowania środków KFS, a w przypadku środków z rezerwy KFS – dodatkowo priorytetów wydatkowania środków rezerwy KFS;

5) uzasadnienie wyboru realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS wraz z następującymi informacjami:

a) nazwa i siedziba realizatora usługi kształcenia ustawicznego,

b) posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego certyfikatów jakości oferowanych usług kształcenia ustawicznego, a w przypadku kursów – posiadanie dokumentu, na podstawie którego prowadzi on pozaszkolne formy kształcenia ustawicznego, jeżeli informacja ta nie jest dostępna w publicznych rejestrach elektronicznych,

c) nazwa i liczba godzin kształcenia ustawicznego,

d)cena usługi kształcenia ustawicznego w porównaniu z ceną podobnych usług oferowanych na rynku, o ile są dostępne;

6) informację o planach dotyczących dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS

– § 5 rozporządzenia w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Do wniosku o dofinansowanie kształcenia ustawicznego pracodawca dołącza:

1) dokumenty pozwalające na ocenę spełniania warunków dopuszczalności pomocy de minimis;

2) kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności – w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;

3) program kształcenia ustawicznego lub zakres egzaminu;

4) wzór dokumentu potwierdzającego kompetencje nabyte przez uczestników, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile nie wynika on z przepisów powszechnie obowiązujących.

Wnioski pracodawców o dofinansowanie kształcenia ustawicznego są przyjmowane i rozpatrywane przez starostę. W przypadku gdy wniosek jest wypełniony nieprawidłowo, starosta wyznacza pracodawcy termin nie krótszy niż 7 dni i nie dłuższy niż 14 dni do jego poprawienia. W przypadku niepoprawienia wniosku we wskazanym terminie lub niedołączenia wymaganych załączników wniosek pozostawia się bez rozpatrzenia i informuje o tym pracodawcę.

Realizacja wniosków możliwa jest do wysokości środków KFS, jakie posiada powiatowy urząd pracy.

13.3. Obowiązki pracodawcy w związku z uzyskaniem dofinansowania kształcenia ustawicznego

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego ze środków KFS dochodzi do zawarcia umowy ze starostą. Umowa szczegółowo reguluje warunki udzielenia wsparcia oraz związane z tym obowiązki stron.

W umowie należy określić:

1) strony umowy oraz datę i miejsce jej zawarcia;

2) okres obowiązywania umowy;

3) wysokość środków z KFS na finansowanie działań, o których mowa we wniosku;

4) numer rachunku bankowego pracodawcy, na który będą przekazywane środki z KFS, oraz termin ich przekazania;

5) sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków oraz rodzaje dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków;

6) warunki wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy;

7) warunki zwrotu przez pracodawcę środków w przypadku nieukończenia kształcenia ustawicznego przez uczestnika;

8) warunki zwrotu przez pracodawcę środków niewykorzystanych lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem;

9) sposób kontroli wykonywania umowy i postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykonywaniu umowy;

10) odwołanie do właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis;

11) zobowiązanie pracodawcy do przekazania na żądanie starosty danych dotyczących:

a) liczby osób objętych działaniami finansowanymi z udziałem środków KFS, w podziale według tematyki kształcenia ustawicznego, płci, grup wieku 15–24 lata, 25–34 lata, 35–44 lata, 45 lat i więcej, poziomu wykształcenia oraz liczby osób pracujących w szczególnych warunkach lub wykonujących prace o szczególnym charakterze,

b) liczby osób, które rozpoczęły kurs, studia podyplomowe lub przystąpiły do egzaminu – finansowane z udziałem środków z KFS,

c) liczby osób, które ukończyły z wynikiem pozytywnym kurs, studia podyplomowe lub zdały egzamin – finansowane z udziałem środków z KFS

– § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Realizacja postanowień umowy podlega kontroli starosty (powiatowego urzędu pracy).

Starosta może przeprowadzać kontrolę u pracodawcy w zakresie przestrzegania postanowień umowy o dofinansowanie kształcenia ustawicznego, wydatkowania środków KFS zgodnie z przeznaczeniem, właściwego dokumentowania oraz rozliczania otrzymanych i wydatkowanych środków. W tym celu może żądać od pracodawcy danych, dokumentów i udzielania wyjaśnień w sprawach objętych zakresem kontroli (art. 69b ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Z pracownikiem, który uczestniczy w kształceniu dofinansowanym środkami Krajowego Funduszu Szkoleniowego, pracodawca musi podpisać umowę (art. 69b ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Pracownik, który nie ukończył kształcenia ustawicznego finansowanego ze środków KFS z powodu rozwiązania przez niego umowy o pracę lub rozwiązania z nim umowy o pracę na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, jest obowiązany do zwrotu pracodawcy poniesionych kosztów, na zasadach określonych w umowie z pracodawcą. Z tego względu umowa powinna określać m.in. zobowiązanie pracownika do zwrotu dofinansowania – nieukończenie kształcenia ustawicznego finansowanego z KFS skutkuje dla pracodawcy koniecznością zwrotu otrzymanych środków.

Wzór 11. Umowa o finansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracownika

Obecnie na etapie opiniowania jest projekt z 16 maja 2024 r. nowej ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (która zastąpi obecnie obowiązującą ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Nowe przepisy przewidują zwiększenie dostępu do środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego o osoby prowadzące jednoosobowe firmy, a także pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych. Osoby te będą mogły pozyskiwać środki z funduszu na kształcenie ustawiczne.

14. Szkolenie osób niepełnosprawnych

Pracodawca może organizować szkolenia dla zatrudnionych osób niepełnosprawnych. Poniesione przez niego koszty z tego tytułu mogą być zrefundowane ze środków PFRON do wysokości 70% tych kosztów, nie więcej jednak niż do wysokości dwukrotnego przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę.

W przypadku dużych przedsiębiorców refundacja nie może przekroczyć 60% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą.

Warunki i wysokość zwrotu określa umowa zawarta ze starostą. Co istotne, zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przez pracodawcę przed datą podpisania umowy.

Refundacja obejmuje poniesione w związku ze szkoleniem koszty:

● usług świadczonych przez osoby prowadzące szkolenie poniesione za godziny, podczas których prowadzą one szkolenie,

● usług tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności,

● podróży osób prowadzących szkolenie, uczestników szkolenia, tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności,

● zakwaterowania i wyżywienia uczestników szkolenia,

● usług doradczych,

● obsługi administracyjno-biurowej,

● wynajmu pomieszczeń,

● amortyzacji wyposażenia i narzędzi, z wyłączeniem wyposażenia i narzędzi zakupionych w ramach wsparcia ze środków publicznych w okresie 7 lat przed realizacją szkolenia,

● materiałów szkoleniowych.

Refundacja jest przeznaczona również na pokrycie wydatków obejmujących koszty płacy pracownika niepełnosprawnego za czas, w którym pracownik ten uczestniczy w szkoleniu.

Łączna wysokość kosztów z tytułu obsługi administracyjno-biurowej i wynajmu pomieszczeń oraz wydatków obejmujących koszty płacy pracownika niepełnosprawnego nie może przekroczyć łącznej wysokości pozostałych ww. kosztów, jakie mogą być zrefundowane.

Pracodawca będący zakładem pracy chronionej może sfinansować szkolenia swoich pracowników ze środków zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON). W wyroku z 13 października 2021 r. (III SA/Wa 979/21), WSA w Warszawie uznał, że:

Należy mieć przy tym na uwadze, że w gestii dysponenta ZFRON mieści się nie tylko uprawnienie do wydawania środków w określony sposób, operowania nimi w zakresie wskazanym w ustawie o rehabilitacji, lecz także dochodzenie należności, których spełnienie, na podstawie dodatkowych umów prawa pracy, zostało zaburzone zawinionym zachowaniem uprawnionego. Troska o właściwy stan ZFRON jest immanentnie sprzężona z ich rozdysponowaniem, tak aby środki publiczne ponownie zasiliły jego konto. W innym przypadku wydatkowane środki publiczne pozostawałyby poza jakąkolwiek kontrolą, przybierając postać bezzwrotnej pomocy osobie niepełnosprawnej, niwecząc założenia samego systemu wsparcia, który udziela pomocy pod pewnymi warunkami, w tym także pracodawcy, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudni osoby niepełnosprawne (art. 26 ustawy o rehabilitacji). Zatem pracodawca, który sfinansował podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika ze środków ZFRON, może żądać zastrzeżonego w umowie z pracownikiem zwrotu tych środków w razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, a także w razie ziszczenia się pozostałych przesłanek z art. 103⁵ Kodeksu pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 10 kwietnia 2019 r., III PK 36/18, OSNP 2020/2/13).

14.1. Wnioskowanie o refundację

Pracodawca, który ubiega się o przyznanie refundacji kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych z PFRON, składa przed rozpoczęciem projektu szkoleniowego wniosek do starosty właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy.

Wniosek jest sprawdzany przez starostę pod względem rachunkowym oraz formalnym. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku starosta:

● informuje pracodawcę o nieprawidłowościach w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku oraz

● wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania (termin też podlega przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy).

W sytuacji gdy określony wyżej termin nie zostanie zachowany lub nie wystąpią przesłanki, które mogą go wydłużyć, wniosek nie zostanie rozpatrzony.

Wzór 12. Wniosek o refundację kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych

14.2. Przyznanie refundacji z PFRON

Przyznanie wsparcia na szkolenia jest uzależnione od:

● wysokości posiadanych środków PFRON, przeznaczonych na refundację w danym roku,

● okresu prowadzenia działalności oraz doświadczenia pracodawcy w zakresie zatrudniania osób niepełnosprawnych,

● wysokości przewidywanych kosztów szkolenia.

Pracodawca otrzyma informację o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 30 dni od dnia otrzymania przez starostę kompletnego wniosku. W przypadku gdy wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie, pracodawca otrzyma uzasadnienie.

Pozytywne rozpatrzenie wniosku wymaga poinformowania pracodawcy przez starostę i oznacza wezwanie do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

W ciągu 14 dni od dnia zakończenia negocjacji (lub później, jeżeli termin ten nie może zostać zachowany z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy) starosta zawiera umowę z pracodawcą w formie pisemnej. Każda zmiana umowy również wymaga tej formy. Umowa powinna określać w szczególności:

1) termin przekazania i wysokość refundacji ustalonej w wyniku negocjacji,

2) liczbę osób niepełnosprawnych, które zostały skierowane na szkolenie,

3) możliwość zweryfikowania przez starostę prawidłowości wykonania warunków umowy przez pracodawcę,

4) zobowiązanie pracodawcy do umożliwienia wykonania przez starostę czynności, o których mowa w pkt powyżej.

Refundacja jest przekazywana na rachunek wskazany przez pracodawcę we wniosku i w terminie 14 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów szkolenia.

Tego rodzaju pomoc będzie udzielana do 30 czerwca 2027 r. – na mocy rozporządzenia Komisji (UE) 2023/1315 z 23 czerwca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 651/2014 uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 traktatu (Dz.Urz. UE L nr 167).

Przedsiębiorca korzystający z refundacji ma obowiązek przechowywania dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia, przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy. Ponadto ma obowiązek przesyłania samorządowi województwa półrocznych informacji o przebiegu szkoleń.

15. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez osoby niebędące pracownikami

Osoby niebędące pracownikami, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, nie mają ustawowego prawa do świadczeń przysługujących z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przeznaczonych dla pracowników. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej w okresie dokształcania korzystała z podobnych form wsparcia. W takim przypadku o prawie do dofinansowania, dni wolnych na uczestnictwo w zajęciach czy urlopie szkoleniowym strony mogą zdecydować w umowie cywilnoprawnej.

Analogicznie jak w przypadku pracowników, podmiot zatrudniający może zobowiązać osoby niebędące pracownikami do odpracowania dofinansowanego okresu nauki. Ponadto, w przeciwieństwie do pracowników, ma zupełną dowolność w określaniu konsekwencji finansowych dla osoby, która nie ukończy dokształcania albo nie przepracuje okresu ustalonego w umowie.

Wzór 13. Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych zleceniobiorcy

Dofinansowanie nauki osoby niebędącej pracownikiem zasadniczo nie jest przychodem zwolnionym z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolniona z podatku jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Natomiast w zakresie zwolnienia ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przyznanego dofinansowania – na podstawie § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – przy ustalaniu podstawy wymiaru składek za osoby będące:

● członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych,

● osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

● członkami rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji

– należy stosować odpowiednio przepisy dotyczące pracowników.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 29 ww. rozporządzenia zwolniona ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach poza­szkolnych.

Odrębnymi przepisami są zasadniczo przepisy Kodeksu pracy. Jeżeli jednak podnoszenie kwalifikacji zawodowych wynika z przepisów szczególnych, świadczenie przyznane na podstawie tych przepisów również jest zwolnione ze składek (należy uznać, że zwolnienie dotyczy również podatku).

Bezpośredniej regulacji tego rodzaju nie zawiera jednak Kodeks cywilny, dając w tym zakresie swobodę stronom kontraktu cywilnoprawnego.

W wyroku z 1 marca 2018 r. (III UK 33/17, OSNP 2018/11/152) Sąd Najwyższy szerzej zinterpretował możliwość zwolnienia ze składek świadczeń na dokształcanie przyznawanych osobom niebędącym pracownikami.

16. Koszty podnoszenia kwalifikacji zawodowych w kosztach podatkowych

Koszty dokształcania pracowników mogą zostać zaliczone przez podmioty, które je ponoszą, do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowym warunkiem ich zaliczenia do kosztów firmowych jest to, aby nie znalazły się w negatywnym katalogu kosztów określonym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (lub art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). W interpretacji z 19 czerwca 2012 r. (IPPB3/423-210/12-2/PK1) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził, że:

W interpretacji z 13 lutego 2019 r. (0111-KDIB2-1.4010.493.2018.3.JK) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił ponadto, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione także następujące warunki:

1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5) został właściwie udokumentowany.

Bożena Pęśko

specjalista z zakresu prawa pracy i wynagrodzeń

17. Odpowiedzi na pytania Czytelników

Czy przy planowaniu czasu pracy pracodawca powinien uwzględnić, że pracownik podjął naukę

PROBLEM

Nasza spółka jest właścicielem stacji benzynowej, gdzie pracuje się w systemie dwuzmianowym (dzień/noc) po 12 godzin każdego dnia. Jeden z pracowników z własnej inicjatywy podjął studia w systemie zaocznym. Nie skierowaliśmy go na te studia w ramach podwyższania kwalifikacji zawodowych ani nie wyraziliśmy na nie zgody. Pracownik podczas układania grafiku pracy na dany miesiąc informuje przełożonego o każdym weekendzie, w który ma zajęcia. Przełożony stara się planować czas pracy tak, aby nie kolidowało to z nauką pracownika, jednak nie zawsze jest taka możliwość, np. z uwagi na absencje chorobowe lub urlopy innych pracowników. Czy w przypadku, gdy pracownik ma zaplanowane zajęcia na uczelni od godziny 8.00 do 18.30 zarówno w sobotę, jak i w niedzielę, można zaplanować pracownikowi pracę na nocnej zmianie z soboty na niedzielę od godziny 18.00 do 6.00?