Kto ponosi odpowiedzialność za firmową księgowość

Zacząłem prowadzić działalność gospodarczą i w związku z tym zastanawiam się, jaki jest prawidłowy podział obowiązków w zakresie rachunkowości. Za co odpowiada kierownik? Jakie zadania można powierzyć innej osobie lub innemu przedsiębiorcy? Co grozi za niedopełnienie obowiązków w tym zakresie?

Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości rachunkowość przedsiębiorstwa obejmuje prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. To kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych prawem bilansowym, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub innemu przedsiębiorcy za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub innego przedsiębiorcę powinno zostać stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Sprawozdawczość

Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w prawie bilansowym. Odpowiadają oni solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie ww. obowiązku. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu lub co najmniej jedna osoba wchodząca w jego w skład. Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w prawie bilansowym. Co ważne, odmowa podpisania sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia, dołączonego do tego sprawozdania.