Bezpieczne biuro rachunkowe

1. Wprowadzenie

Temat bezpieczeństwa w kontekście prowadzenia biura rachunkowego może być rozumiany szeroko, jako zabezpieczenie ciągłości działania przedsiębiorstwa i utrzymanie jego dochodu.

W publikacji tej koncentrujemy się na trzech obszarach:

1) bezpieczeństwo prawne – rozumiane jako: jasna relacja z klientem i pracownikiem biura, zdefiniowane zakresy odpowiedzialności wszystkich stron i zminimalizowanie konsekwencji błędów,

2) bezpieczeństwo fizyczne – rozumiane jako bezpieczeństwo: lokalu, w którym prowadzona jest działalność, sprzętu, dokumentów, a także procedur obowiązujących pracowników,

3) bezpieczeństwo danych – rozumiane jako zabezpieczenie przed utratą, kradzieżą lub wyciekiem poufnych danych klientów.

Publikacja nie obejmuje innych zagrożeń dla prowadzonej działalności biura, np. związanych ze zmianami prawa, sytuacją makroekonomiczną czy zagadnieniami sukcesyjno-spadkowymi.

1.1. Znaczenie bezpieczeństwa w biurze rachunkowym

Bezpieczeństwo w biurze rachunkowym ma znacznie większe znaczenie niż w wielu innych rodzajach działalności ze względu na to, że wszystko, co nam się przytrafia, może poważnie odbić się na działalności dziesiątek lub setek obsługiwanych przez nas firm:

• kilkudniowa awaria systemów może skutkować nieobliczonym na czas podatkiem i konsekwencjami finansowymi,
• działanie pracowników poza ustalonymi kompetencjami może spowodować straty, doprowadzić do sporu z klientem i podważyć naszą reputację,
• wyciek danych może ujawnić elementy działalności operacyjnej naszych klientów, a poznanie ich przez konkurencję stanowi istotne zagrożenie dla kontynuacji działalności (np. dane dostawców, wynegocjowane ceny).

Dlatego biuro rachunkowe musi dołożyć szczególnej staranności w kwestiach bezpieczeństwa.

Jeśli tego nie zrobi, wiadomości o przydarzających się incydentach wcześniej czy później się rozniosą, a to doprowadzi do utraty klientów, zarówno obecnych, jak i potencjalnych. Na rynku biur rachunkowych istnieje spora konkurencja i nikt nie wybierze biura, które znane jest z lekceważenia kwestii bezpieczeństwa.