Porady i wskazówki GIODO
Pracodawca nie musi zgłaszać do rejestracji zbioru danych osobowych pracowników, jeżeli są one gromadzone w celu realizacji obowiązków nałożonych na niego np. w drodze ustawy - Kodeks pracy. Rejestracji nie podlega np. wykaz pracowników posiadających uprawnienia do dni opieki nad dziećmi.
Od kilku lat można zaobserwować trend wzrostowy w inwestycjach IT. Cyfryzacji ulegają kolejne obszary funkcjonalne przedsiębiorstw, w tym te kluczowe - związane z zasobami ludzkimi. W działach kadrowo-płacowych, w których obraca się każdego dnia olbrzymią ilość dokumentów, konieczne jest korzystanie z innowacyjnych systemów informatycznych pozwalających osiągnąć wyższą wydajność pracy bez zwiększania
Zbiory zawierające dane osobowe muszą być zarejestrowane, tylko wtedy administrator może je legalnie przetwarzać. Wyjątkowo nie trzeba rejestrować zbiorów danych osobowych takich jak np. zbiór kandydatów do pracy.
W społeczeństwie wzrasta świadomość ważności i wrażliwości danych osobowych. Obecnie na cenzurowanym znalazły się rekrutacje niejawne, w przypadku których kandydat nie wie, do jakiej firmy aplikuje oraz kto będzie przetwarzał jego dane osobowe. Przyczyniły się do tego między innymi nagłośnione przez media sytuacje z wypłynięciem danych osobowych z firm z sektora finansowego lub portali internetowych
Czy dział kadr ma prawo przekazać akta osobowe pracownika innej osobie zatrudnionej u danego pracodawcy?
Zasadą jest, że pracownik wykonuje pracę w sposób wskazany przez pracodawcę i pod jego kierownictwem. Pracodawca ma zatem możliwość weryfikacji sposobu i jakości pracy świadczonej przez zatrudnionego. Taka kontrola może przybierać różne formy, przy czym każda powinna być odpowiednio uzasadniona.
Pracodawcy, u których działają związki zawodowe, mają obowiązek stosowania przepisów ustawy. W praktyce zdarzają się często odmienne interpretacje zapisów ustawy o związkach zawodowych - w zależności od tego, która ze stron powołuje się na swoje uprawnienia i obowiązki. Dotyczy to m.in. kwestii informowania pracodawcy o członkach związku będących jego pracownikami. Zdaniem jednak większości specjalistów
Od 1 września 2013 r. pracodawca samorządowy musi odwołać ze stanowiska albo rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem skazanym prawomocnie, np. za kradzież. Pracodawca nie ma jednak prawa żądać od zatrudnionych już pracowników złożenia oświadczeń, że nie byli karani. W razie uzyskania takich informacji nieformalnie może on wystąpić z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego.
Rozwiązaniem na czas urlopowy, pozwalającym pracodawcy na zapewnienie ciągłości pracy, może być zatrudnienie pracowników na zastępstwo za osoby korzystające z urlopów. Umowa o pracę na zastępstwo rozwiązuje się wraz z powrotem pracownika zastępowanego z urlopu, a ponadto co do zasady może być wypowiedziana w każdym czasie za 3-dniowym wypowiedzeniem.
Do przetwarzania danych osobowych podanych w celu zawarcia lub wykonania umowy, co do zasady, nie jest potrzebna zgoda pracownika i zleceniobiorcy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kandydat do pracy składa aplikację, a w przypadku umów cywilnych, gdy firma zamierza wykorzystać dane osób wykonujących te umowy w innym celu niż realizacja tych umów.
Przy zatrudnianiu pracowników pracodawca musi spełnić wiele obowiązków wynikających z prawa pracy. Już na etapie rekrutacji musi pamiętać o tym, aby w żaden sposób nie dyskryminować kandydatów do pracy. Przed przyjęciem do pracy pracownika pracodawca musi go skierować na wstępne badania lekarskie oraz zawrzeć z nim umowę o pracę.