Nowe przepisy o ochronie sygnalistów a dane osobowe – co trzeba wiedzieć

Obsługa zgłoszeń sygnalistów to nowy proces przetwarzania danych osobowych. Należy zatem ocenić, jak będą wyglądały poszczególne elementy i konieczne działania w tym procesie. Wymaga to dokonania oceny ryzyk i przygotowania odpowiedniej dokumentacji.

Wprowadzone przepisy o ochronie sygnalistów to nie tylko nowa procedura dotycząca obsługi zgłoszeń od sygnalistów, ale także cały nowy proces związany z danymi osobowymi. Powinniśmy go więc przeprowadzić zgodnie z zasadą privacy by design (uwzględnienie ochrony danych w fazie projektowania). Oznacza to sprawdzenie od początku do końca, jak on wygląda, biorąc pod uwagę wymagania RODO oraz nowej ustawy o ochronie sygnalistów. Dobrą praktyką jest opracowanie wyjściowego zestawu pytań, który pozwoli nam prawidłowo zaprojektować ten proces.

Przykładowe pytania, które ułatwią zaprojektowanie procesu przetwarzania danych osobowych w ramach obsługi zgłoszeń od sygnalistów

kogo i jakie dane osobowe zbieramy przy obsłudze zgłoszeń od sygnalistów,
w jakich dokładnie celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe,
jak spełniamy obowiązki informacyjne wobec osób, których dane osobowe przetwarzamy, i czy zawsze możemy spełnić takie obowiązki,
jakie umowy powinniśmy zawrzeć, dotyczące ochrony danych osobowych, np. z dostawcą systemu do obsługi zgłoszeń sygnalistów,
kto ma w organizacji dostęp do zgłoszeń sygnalistów i czy nadaliśmy odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
do kogo przekazujemy dane osobowe dotyczące zgłoszeń i na jakiej podstawie (np. do innej spółki z grupy kapitałowej, do której należy nasza organizacja),
ile czasu możemy przechowywać dane osobowe dotyczące zgłoszeń,
czy przeprowadziliśmy analizę ryzyka dla nowego procesu przetwarzania danych osobowych,
jakie dokumenty wewnętrzne dotyczące ochrony danych osobowych musimy uzupełnić lub zaktualizować.

1. Przetwarzane dane osobowe przy zgłoszeniach od sygnalistów

W ramach procesu obsługi zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów można przetwarzać dane następujących osób:

Pozostało 91% treści

Chcesz uzyskać dostęp? Skorzystaj z bezpłatnego abonamentu

TESTUJ INFORLEX przez 5 dni za darmo!

Zyskasz:

aktualności i zmiany przepisów z zakresu, m.in. podatków, rachunkowości, kadr, płac i ZUS
Dziennik Gazetę Prawną, wideoszkolenia, książki i komentarze ekspertów
czasopisma INFOR m.in. Monitor księgowego, Biuletyn VAT oraz MONITOR prawa pracy i ubezpieczeń

Jeśli już masz abonament Inforlex Zaloguj się

Pobierz pliki wydania