Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń związanych z pracą zdalną

Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, takich jak ekwiwalent pieniężny lub ryczałt, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy (art. 67²⁵ Kodeksu pracy). A zatem świadczenia związane z pracą zdalną nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Podstawę tę w przypadku pracowników stanowi bowiem właśnie przychód w rozumieniu przepisów podatkowych (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej; art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

W praktyce mogą pojawić się trudności w wyliczeniu ryczałtu lub ekwiwalentu w taki sposób, aby nie został on zakwalifikowany jako przychód ze stosunku pracy, tj. żeby ustalona wartość świadczenia nie została zakwestionowana przez organy podatkowe czy ZUS. Przepisy w tym zakresie nie są bowiem zbyt precyzyjne.

Z nowelizacji Kodeksu pracy wynika jedynie, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• ich udokumentowane ceny rynkowe oraz
• ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych

- art. 67²⁴ § 5 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r.

Istotne więc będzie określenie w zawartym z pracownikiem porozumieniu/poleceniu czy regulaminie wskazanych kwestii w sposób dość szczegółowy. W przypadku ewentualnej kontroli taki zapis umożliwi pracodawcy wykazanie lub udowodnienie prawidłowości przyjętego sposobu wyliczenia tego świadczenia.

Ważne jest, aby ustalona kwota ryczałtu czy ekwiwalentu nie odbiegała w sposób rażący od faktycznie poniesionych z tego tytułu kosztów.

W przeciwnym wypadku, podczas kontroli, ustalona kwota ekwiwalentu czy ryczałtu rażąco przekraczająca normy, według których zostały obliczone, może zostać zakwestionowana. Wówczas istnieje ryzyko, że tak przyznany ekwiwalent czy ryczałt może zostać uznany za przychód ze stosunku pracy, od którego istnieje obowiązek naliczenia składek ZUS i podatku. Od tego, czy wskazane świadczenie zostanie uznane przez organ podatkowy w danej sytuacji za przychód ze stosunku pracy, zależy, czy należy odprowadzić od niego zaliczkę na podatek i składki ZUS.

ZUS stwierdził w piśmie z 20 maja 2021 r. (DI/100000/43/283/2021) m.in., że:

ZUS

(…) dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.