Kiedy trzeba tworzyć odpisy aktualizujące należności

Nie wszystkie należności wykazywane w księgach rachunkowych zachowują pełną wartość. W niektórych przypadkach konieczne jest ich urealnienie – nie tylko z ostrożności, lecz także z obowiązku wynikającego z przepisów. Właściwe podejście do utraty wartości wierzytelności decyduje o rzetelności sprawozdań i zabezpiecza jednostkę przed błędami w wycenie aktywów. To nie tylko kwestia techniczna, ale element odpowiedzialnego zarządzania finansami.

Należności to podstawowa, a przez to powszechna kategoria pieniężna w rachunkowości. Co do zasady stanowią one aktywa. Jednak w określonych sytuacjach aktywa tracą swoją wartość. Niezbędne staje się wtedy tworzenie odpisów aktualizujących należności, ponieważ urealniają one wartość posiadanych aktywów. Brak należytej staranności w tym zakresie może skutkować nierzetelnym przedstawieniem sytuacji jednostki w sprawozdaniach finansowych.

Na dzień bilansowy przypadające jednostce kwoty wycenia się w wysokości wymagalnej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. Obowiązek ich aktualizacji wynika z jednej z nadrzędnych zasad rachunkowości – zasady ostrożności, której zastosowanie oznacza urealnienie wartości należności z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dłużników. Odpisy aktualizujące są narzędziem tej oceny. Ich tworzenie jest potrzebne, bo prowadzi do właściwego ujęcia zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej aktywów – niezależnie od wpływu na wynik finansowy jednostki. Wartość wykazana w bilansie musi więc odpowiadać realnym możliwościom odzyskania należnych kwot.

Przesłanki, które obligują do dokonania odpisów aktualizujących należności, zostały wskazane w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Obejmują one zarówno sytuacje formalne (np. postępowania upadłościowe), jak i ocenę stopnia prawdopodobieństwa spłaty należności.