Czy wydatki udokumentowane przez pracownika raportem elektronicznym ze skanem imiennej faktury mogą być kosztem

Problem: Klient naszego biura rozważa zmianę zasad dokumentowania niektórych kosztów. Zastanawiamy się, czy pracownik może złożyć elektroniczny raport rozliczeniowy (np. w systemie obiegu dokumentów), do którego załączy skan, zdjęcie lub dokument elektroniczny, np. fakturę lub paragon imienny, które potwierdzają nabycie składników majątkowych. Dokumenty te będą zgodne z wewnętrzną procedurą rachunkowości. Czy w takiej sytuacji tego rodzaju wydatki mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych i stanowić koszt uzyskania przychodu dla celów CIT?

Odpowiedź:

Tak, koszty udokumentowane elektronicznym raportem pracownika ze skanem dokumentu imiennego mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, jeśli dowody te spełniają wymagania ustawy o rachunkowości, a sam wydatek nie jest wyłączony z kosztów podatkowych na mocy art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzasadnienie:

Dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych. Ustawa o CIT nie zawiera przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jednak wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT. W jego myśl podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Te odrębne przepisy to ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.). Reguluje ona zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Zgodnie z art. 20 ust. 1 u.r. do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.