Podróże służbowe – warunki odbywania i zasady rozliczania

Pracownicy i zleceniobiorcy w związku z wykonywaną pracą muszą czasami odbywać podróże służbowe. Z ich tytułu mają prawo do określonych należności, które mają im zrekompensować wyższe wydatki wynikające z konieczności wykonywania pracy i utrzymywania się na wyjeździe. Niestety w praktyce zarówno interpretowanie okoliczności, w których te należności przysługują, jak i wyliczanie ich wysokości przysparza zakładom pracy sporo problemów i wywołuje niemało wątpliwości. W dużej mierze jest to efektem nieprecyzyjności regulacji prawnych w tym zakresie i tego, że nie odnoszą się one do wielu praktycznych zagadnień, z którymi pracodawcy spotykają się na co dzień w prowadzonej działalności. 

Definicja podróży służbowej

Podróżą służbową jest realizacja na polecenie pracodawcy wyznaczonych zadań poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). 

A zatem aby dany wyjazd mógł być traktowany jako podróż służbowa, musi charakteryzować się tym, że jest odbywany: 

1. poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,

2. na polecenie pracodawcy,

3. w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę. 

Wszystkie powyższe elementy muszą wystąpić łącznie, a brak jednego z nich sprawia, że wyjazdu nie można traktować jako podróży służbowej, co podkreślił SN w wyroku z 22 lutego 2008 r. (sygn. akt I PK 208/07).

Nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy (wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36).

Podróż służbowa co do zasady powinna:

• służyć realizacji wyznaczonych przez podmiot zatrudniający zadań, które nie powinny należeć do podejmowanych na co dzień zwykłych, umówionych czynności pracowniczych, wynikających np. z zakresu obowiązków służbowych (por. uchwała SN z 18 marca 1998 r., sygn. akt III ZP 20/97, OSNP 1998/21/619, oraz wyroki SN: z 4 marca 2009 r., sygn. akt II PK 210/08, OSNP 2010/19-20/233, z 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 105/09, OSNP 2011/9-10/131 oraz z 20 lutego 2007 r., sygn. akt II PK 165/06, OSNP 2008/7-8/97, OSNP 2009/11-12/134),