Dane wrażliwe w dokumentacji pracowniczej - wyjaśnienia resortu pracy

Pracownik, który chce skorzystać z dodatkowego urlopu wychowawczego w związku z niepełnosprawnością dziecka, musi przedstawić pracodawcy orzeczenie o jego niepełnosprawności, gdzie znajdują się dane wrażliwe, które powinny być szczególnie chronione. Pracodawca natomiast zobowiązany jest do ochrony wszystkich danych osobowych oraz do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się z dokumentów przekazanych mu przez pracownika - wyjaśnia resort pracy w odpowiedzi na zgłoszenie Rzecznika Praw Obywatelskich.

niepełnosprawność pomoc

Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »»»

Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpłynęła skarga dotycząca przetwarzania danych osobowych związanych z niepełnosprawnością dziecka pracownika przez pracodawcę. Przepisy wymagają, aby pracownik, który chce skorzystać z dodatkowego urlopu wychowawczego, dołączył do wniosku kopię orzeczenia o niepełnosprawności dziecka. Orzeczenia te zawierają dane wrażliwe, które powinny być szczególnie chronione.

RPO wskazuje, że obecne przepisy naruszają prawo do prywatności i ochrony danych osobowych dziecka, zwłaszcza po osiągnięciu przez nie pełnoletności. Pracodawca uzyskuje dostęp do pełnej treści orzeczenia, które zawiera szeroki zakres danych osobowych, w tym dane dotyczące zdrowia i koniecznej pomocy socjalnej.

Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca jest w szczególności obowiązany: przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że pracodawca będzie przechowywał dane osobowe dziecka pracownika nawet po ustaniu stosunku pracy i osiągnięciu przez to dziecko pełnoletniości. 

RPO podkreśla, że takie przetwarzanie danych jest trudne do zaakceptowania w świetle przepisów unijnych i krajowych dotyczących ochrony danych osobowych. Art. 9 RODO zabrania przetwarzania danych wrażliwych, chyba że spełnione są określone warunki. RPO zwraca uwagę na zasadę minimalizacji przetwarzania danych, która wymaga, aby dane były adekwatne, stosowne i ograniczone do niezbędnego minimum Jego zdaniem nie ma uzasadnionej potrzeby, aby pracodawca przetwarzał tak szeroki zakres danych osobowych dziecka pracownika. Istnieją alternatywne rozwiązania, które pozwoliłyby na osiągnięcie celu (udzielenie dodatkowego urlopu wychowawczego) bez konieczności dołączania kopii orzeczenia.

W ocenie RPO nie istnieje uzasadniona potrzeba, aby pracodawca przetwarzał tak szeroki zakres danych osobowych dziecka pracownika, jaki jest zawarty w orzeczeniu o niepełnosprawności/stopniu niepełnosprawności. Wątpliwości budzi nie tylko przetwarzanie danych wrażliwych dziecka, ale także okres ich przechowywania i niemożność kwestionowania przetwarzania tych danych przez dziecko.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na zgłoszenie RPO wyjaśnia zasady ubiegania się o dodatkowy urlop wychowawczy na podstawie kopii orzeczenia o niepełnosprawności.

Dodatkowy urlop wychowawczy dla rodzica dziecka z niepełnosprawnością

Pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy ma prawo do urlopu wychowawczego w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem zgodnie z art. 186 Kodeksu pracy. Wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia. Natomiast, jeżeli z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika, może być udzielony dodatkowy urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy, jednak na okres nie dłuższy niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia.

Treść wniosku oraz dokumenty, które należy dołączyć do tego wniosku, reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. poz. 322).

W przypadku, gdy ujawnione okoliczności w ww. orzeczeniu mogłyby mieć negatywny wpływ na pracownika lub jego dziecko oraz istniałoby zagrożenie ujawnienia danych szczególnie chronionych, pracownik obowiązany jest przedstawić do wglądu pracodawcy kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, a pracodawca na wniosku lub w notatce służbowej może sporządzić informację o ww. orzeczeniu oraz poświadczyć zapoznanie się z jego treścią.

Dokumentacja pracownicza a ochrona danych osobowych

Resort pracy, przypomniał również, że obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej pracowników prowadzonej w formie papierowej w warunkach umożliwiających zachowanie poufności (zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu Pracy) oraz zabezpieczających przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej), co koresponduje z zasadami ochrony danych osobowych wprowadzonymi przez RODO.

Dokumentacja pracownicza tworzona w formie papierowej powinna być zatem przechowywana w taki sposób, by nie miały do niej dostępu osoby, które nie mają stosownego upoważnienia administratora danych osobowych. Jeśli zatem omawiane dokumenty przechowywane są np. w pokoju działu kadr, do którego mają dostęp zainteresowani pracownicy, to powinny być zabezpieczone, np. przez umieszczenie w szafie zamkniętej na klucz. W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza znajduje się w wyodrębnionym pomieszczeniu, wystarczającym zabezpieczeniem dostępności i poufności danych może być zamknięcie na klucz drzwi do tego pomieszczenia.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (podstawowy okres przechowywania). Do dokumentacji tej ma też zastosowanie art. 94(4) Kodeksu pracy, z którego wynika, że jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1. jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu podstawowego okresu jej przechowywania;
2. powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Jak podkreśla resort pracy, to pracodawca zobowiązany jest do ochrony wszystkich danych osobowych oraz do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się z dokumentów przedłożonych mu przez pracownika o dodatkowy urlop wychowawczy.

Źródło: Rzecznik Praw Obywatelskich

Oprac. Katarzyna Bogucka

Zobacz również: Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz innych dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników »»»