Dokumentacja pracownicza 2024
Dokumentacja pracownicza to serce każdego działu kadr. Są w niej zgromadzone wszystkie kluczowe informacje dotyczące pracownika. Musi ją prowadzić każdy pracodawca, niezależnie od liczby pracowników, których zatrudnia. Pytanie o tę dokumentację często jest zadawane na początku każdej kontroli Inspekcji Pracy lub przez sądy w razie poważnych sporów z pracownikami. Bardzo często o tę dokumentację pytają również pracownicy.
Przepisy ściśle regulują, co składa się na dokumentację pracowniczą, w jaki sposób ją prowadzić i przez jaki okres przechowywać. W tej ostatniej kwestii w praktyce pojawia się najwięcej pytań. Odpowiemy na nie w tej publikacji, wraz z omówieniem składu dokumentacji pracowniczej i reguł dotyczących jej przechowywania.
Nieprowadzenie dokumentacji może skutkować karą grzywny dla pracodawcy lub osoby upoważnionej do działania w tym obszarze w jego imieniu. Kara ta może wynosić maksymalnie 30 000 zł. Taka sama kara grozi również za przechowywanie dokumentacji przez okres krótszy niż wymagany prawem oraz pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jest zatem niezwykle istotne nie tylko to, by prowadzić dokumentację, ale by robić to
w sposób prawidłowy.
W praktyce najwięcej pytań, które to docierają do naszej kancelarii, dotyczy prowadzenia akt osobowych oraz ewidencji czasu pracy. Akta osobowe i ewidencja czasu pracy są bowiem najczęściej kontrolowane przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy. Mimo kolejnych nowelizacji przepisów regulujących prowadzanie dokumentacji pracowniczej wciąż w praktyce jest wiele zagadnień, na które nie ma jednoznacznej odpowiedzi w przepisach.
Według danych Państwowej Inspekcji Pracy nadal co czwarty pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zauważamy, że u niektórych pracodawców przepisy znowelizowane od 1 stycznia 2019 r. i nakazujące m.in. ewidencjonowanie dla każdego pracownika godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy lub dyżuru „nie przyjęły” się. Wielu pracodawców nie dysponuje narzędziami umożliwiającymi taki pomiar, a obciążanie tym menedżerów lub pracowników odbierane jest przez tych ostatnich jako zbyt daleko idąca kontrola pracodawcy. W związku z ewidencją czasu pracy mnożą się pytania. Weźmy dla przykładu pracowników pracujących w systemie zadaniowego czasu pracy. Z jednej strony nie trzeba ewidencjonować ich godzin pracy, z drugiej natomiast należy prawidłowo udzielić im urlop wypoczynkowy i naliczyć wynagrodzenie urlopowe, co wymaga ustalenia godzin urlopu udzielanego na ich godziny pracy.
Znając bolączki zespołów kadrowych, oddajemy do Państwa rąk publikację, która – podobnie jak poprzednia naszego autorstwa dotycząca wynagrodzeń pracowników – porusza większość praktycznych problemów, tym razem związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Omawiamy je podając konkretne przykłady. Skupiamy się na tych z nich, z którymi spotykamy się w naszej codziennej pracy najczęściej, mając nadzieję, że ta publikacja pomoże Czytelniczkom i Czytelnikom w ich codziennej pracy.
