Roczne rozliczenie składki zdrowotnej przez biuro rachunkowe – odpowiedzi na pytania klientów

Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne służy ustaleniu składki na ubezpieczenie zdrowotne za dany rok na podstawie osiągniętych dochodów/przychodów. Ma to na celu zweryfikowanie, czy roczna składka zdrowotna odpowiada sumie składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych w dokumentach rozliczeniowych za poszczególne miesiące. Przedsiębiorcy często zlecają to zadanie biurom rachunkowym. Aby ułatwić przygotowanie do rozliczenia, prezentujemy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się wątpliwości.

przedsiębiorca, składka zdrowotna

Obowiązek dokonania rozliczenia rocznego składki zdrowotnej dotyczy:

• osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
• wspólników spółki cywilnej, komandytowej, partnerskiej,
• jednoosobowych wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
• komplementariuszy.

Roczne rozliczenie są zobowiązane złożyć osoby, które były opodatkowane według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem ewidencjonowanym, ponieważ wysokość składki zdrowotnej dla tej grupy zależy od przychodu lub dochodu. Rocznego rozliczenia nie dokonują osoby opodatkowane kartą podatkową oraz osoby odprowadzające składkę zdrowotną bez formy opodatkowania, ponieważ te osoby odprowadzają ryczałtową składkę zdrowotną, stałą, niezależną ani od przychodów, ani od dochodów z działalności gospodarczej.

Rozliczenia za 2024 r. dokonuje się w deklaracji miesięcznej za kwiecień 2025 r. Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą składa deklarację tylko za siebie, to rozliczenia dokonuje na ZUS DRA. Jeżeli dodatkowo zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, albo jednych i drugich, to rozliczenia dokonuje na ZUS RCA i ZUS DRA.

Jeśli płatnik nie złożył deklaracji za styczeń i luty 2024 r., to – mimo złożenia deklaracji za kwiecień 2025 r. wraz z rozliczeniem rocznym składki zdrowotnej – jest zobowiązany złożyć zaległe deklaracje za styczeń i luty 2024 r.

W przypadku opodatkowania w formie podatku liniowego rok składkowy dotyczący składki zdrowotnej obejmuje okres od lutego poprzedniego roku do stycznia bieżącego roku. Jeśli zatem płatnik składek prowadził działalność gospodarczą tylko do stycznia 2024 r., to rozliczył tę składkę zdrowotną w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej w deklaracji za kwiecień 2024 r. Jeśli jednak płatnik prowadził działalność gospodarczą przez dłuższy okres, np. do maja 2024 r. albo przez cały 2024 r., ale zmienił formę opodatkowania w trakcie roku, to za styczeń 2024 r. konieczna była korekta deklaracji miesięcznej i dodatkowo konieczne jest rozliczenie roczne składki zdrowotnej w deklaracji za kwiecień 2025 r.

Zmiana formy opodatkowania w trakcie 2024 r. powoduje konieczność złożenia korekt deklaracji ZUS DRA i ZUS RCA za miesiące, za które zostały złożone deklaracje przed zgłoszeniem zmiany formy opodatkowania. W skorygowanych deklaracjach należy wykazać składkę zdrowotną ustaloną według zasad ogólnych (skala podatkowa) i tak należy rozliczyć roczną składkę zdrowotną.

Jeśli płatnik składek zawiesił lub zakończył działalność gospodarczą w 2025 r., ale prowadził działalność gospodarczą w 2024 r., to jest zobowiązany rozliczyć roczną składkę zdrowotną za poprzedni rok składkowy. Rocznego rozliczenia składki zdrowotnej dokonuje się w deklaracji za kwiecień 2025 r. Istotne jest, że składkę opłaca się jedynie za miesiące, w których działalność była aktywna, czyli w rocznym rozliczeniu nie będą ujęte przychody i koszty działalności z okresu zawieszenia.

Jeśli płatnik prowadzi dwie działalności gospodarcze różnie opodatkowane, to składa jedną miesięczną deklarację rozliczeniową za dany okres, tak jak składa jedno rozliczenie rocznej składki zdrowotnej, które zawiera się w miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za kwiecień 2025 r.

Wniosek o zwrot składki zdrowotnej należy złożyć w terminie 1 miesiąca, liczonym po upływie ustawowego terminu złożenia deklaracji podatkowej za poprzedni rok podatkowy (art. 81 ust. 2n ustawy zdrowotnej). Termin złożenia deklaracji podatkowych upływa 30 kwietnia 2025 r. Jeden miesiąc liczony od 1 maja 2025 r. to 1 czerwca 2025 r. Ponieważ 1 czerwca w tym roku przypada w niedzielę, więc termin złożenia wniosku jest przesunięty na pierwszy dzień roboczy po tym dniu, czyli wniosek o zwrot nadpłaty należy złożyć do 2 czerwca 2025 r.

Wniosek o zwrot nadpłaty składa się w formie elektronicznej. Taki wniosek o zwrot nadpłaty (RZR-S) ZUS przygotowuje na Platformie ZUS PUE, w terminie kilku dni po złożeniu przez płatnika deklaracji DRA za kwiecień 2025 r., w której jest zawarte roczne rozliczenie składki zdrowotnej. ZUS przygotowuje roboczą wersję wniosku o zwrot nadpłaty, w której następnie płatnik, edytując dokument, musi wskazać właściwy numer rachunku bankowego, na który ma być zrealizowany zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej. Płatnik podpisuje dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym lub tzw. profilem zaufanym. Podpisany elektronicznie wniosek o zwrot nadpłaty płatnik wysyła elektronicznie za pośrednictwem Platformy ZUS PUE.

Przeczytaj więcej na ten temat: Rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 r. – odpowiedzi na pytania Czytelników »»»