5 kroków do wdrożenia KSeF w firmie

Od 1 lipca 2024 r. zasadą będzie wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Warto już dziś poznać zasady funkcjonowania KSeF i przygotować się na wprowadzenie nowych rozwiązań. Jakie kroki należy podjąć by skutecznie wdrożyć KSeF w firmie?

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez większość podatników od 1 lipca 2024 r. wymaga gruntownego przygotowania do tego procesu. Z decyzją o wystawianiu takich faktur nie trzeba czekać do 1 lipca 2024 r. Można ją podjąć wcześniej. 

Aby rozpocząć wystawianie faktur w KSeF, trzeba podjąć następujące kroki.

Krok 1. Wybierz oprogramowanie, z którego będziesz korzystał, aby łączyć się z KSeF

Pierwszym krokiem jest wybór oprogramowania, za pomocą którego można łączyć się z KSeF.

By korzystać z KSeF, podatnicy mogą wybrać:

• darmowe aplikacje udostępnione przez Ministerstwo Finansów (aplikacja podatnika KSeF oraz aplikacja e-mikrofirma); informacje na temat darmowego oprogramowania są dostępne pod adresem www.podatki.gov.pl/ksef/ albo

• płatne narzędzia komercyjne w postaci programów finansowo-księgowych zintegrowanych przez API (tj. interfejs informatyczny) z KSeF.

Dla większości większych firm bardziej praktycznym wyborem jest program finansowo-księgowy, który jest w pełni zintegrowany z KSeF. Wybór oprogramowania należy do podatnika. Należy pamiętać, że stopień zintegrowania programu finansowo-księgowego z systemem KSeF może się różnić w zależności od producenta oprogramowania.

Krok 2. Uwierzytelnij się pierwszy raz w KSeF

Po wyborze oprogramowania należy uwierzytelnić się w systemie. Sposób uwierzytelnienia w KSeF (pierwsze logowanie) zależy od tego, czy prowadzimy jednoosobową działalność, czy w formie spółki.

1. Sposoby uwierzytelniania w KSeF, gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą

W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi, pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie do osoby będącej podatnikiem. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu KSeF autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Gdy osoba fizyczna posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie numerów NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika.

2. Sposoby uwierzytelniania w KseF, gdy prowadzimy działalność w formie spółki

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, również nie muszą nic zgłaszać do US. Istnieje możliwość elektronicznego, bezpośredniego połączenia z KSeF.

Gdy spółka lub inna organizacja nie posiada pieczęci kwalifikowanej, w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w jej imieniu do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

3. Uwierzytelnianie w formie elektronicznej

Gdy posiadamy narzędzia, aby logować się w KSeF, możemy przystąpić do uwierzytelniania się bezpośrednio w systemie. Do połączenia się z systemem możemy wykorzystać Aplikację Podatnika KSeF albo aplikację e-mikrofirma lub własny, komercyjny program księgowy. Mamy możliwość uwierzytelnienia poprzez profil zaufany lub certyfikatem kwalifikowanym.

Krok 3. Nadaj uprawnienia pracownikom lub współpracującym firmom

Zobacz również: Jak zalogować się pierwszy raz w KSeF i nadać uprawnienia >>>

Gdy uwierzytelniliśmy się w KSeF, możemy przystąpić do nadawania uprawnień do wystawiania lub przeglądania faktur, korzystając z naszych uprawnień właścicielskich lub przez osobę, której nadaliśmy najszerszy zakres uprawnień. Możemy upoważnić kontrahentów do wystawiania faktur w naszym imieniu (samofakturowanie) – obecnie jest to możliwe tylko dla podmiotów mających polski NIP. W tym celu logujemy się w systemie za pomocą naszego programu księgowego lub aplikacji KSeF.

W KSeF możemy nadać uprawnienia do:

• nadawania, zmiany albo odbierania uprawnień do korzystania z KSeF lub
• wystawiania albo dostępu do faktur ustrukturyzowanych, lub
• wystawiania faktur w imieniu podatnika (samofakturowanie).

Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca.

W ramach KSeF mamy wybór, czy chcemy sami bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur (np. biuro rachunkowe) i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Krok 4. Poznaj zasady logowania się do KSeF przez osoby, którym nadałeś uprawnienia

Aby uprawniona przez podatnika osoba fizyczna mogła w jego imieniu wystawiać faktury ustrukturyzowane, nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba będzie mogła wystawiać faktury w imieniu podatnika, logując się w systemie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub za pośrednictwem API za pomocą wygenerowanego wcześniej tokenu.

Token (tzw. klucz bezosobowy, czyli 40 cyfr), który umożliwia łączenie się z KSeF bez podpisu kwalifikowanego czy zaufanego, jest przypisany do firmy, która ma konto w KSeF. Aby go wygenerować, należy zalogować się do KSeF za pomocą aplikacji MF dostępnej na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia (wersja demo). Następnie z lewego bocznego menu należy wybrać ostatnią opcję: Tokeny -> Generuj token. Aplikacja pozwala jednak nadać mu dowolną nazwę (np. nazwa działu czy nazwisko osoby, która będzie z niego korzystać). Trzeba również wybrać role, do jakich go przypisujemy (z rozwijanej listy). Ponieważ token będzie przypisany do naszej firmy, jeśli nie będziemy pewni, czy zachowane są zasady bezpieczeństwa, należy go unieważnić i wygenerować nowy.

Krok 5. Ustal zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych w firmie

W przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lipca 2024 r. należy:

• wyodrębnić kontrahentów, którym nie możemy wystawiać faktur w KSeF, tj. konsumentów,
• wyodrębnić kontrahentów, którym musimy dostarczać faktury poza KSeF, tj. podmioty niebędące podatnikami VAT czynnymi oraz podmioty zagraniczne; polscy podatnicy zwolnieni z VAT mogą nas zwolnić z tego obowiązku,
• ustalić zasady dostarczania faktur poza KSeF,
• ustalić zasady wysyłki faktur do KSeF, tj. pojedyncze faktury czy paczki.

Więcej o nadchodzących zmianach przeczytasz w najnowszym wydaniu Monitora Księgowego

Jak przygotować się do zmian 2024 w podatkach i rachunkowości >>>