Jak wystawiać faktury do paragonów

Sposób fakturowania sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej zależy od tego, kto jest nabywcą towarów oraz kto dokonuje sprzedaży. Już podczas zakupu kupujący powinien określić w jakim charakterze kupuje towar - podatnika czy konsumenta.

Czytaj również: Zwolnienie z kas rejestrujących w 2024 r. - czy coś się zmieni?>>>

Kupujący, dokonując zakupu, powinien poinformować sprzedawcę, w jakim charakterze kupuje towar, gdy sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Brak takiej informacji może spowodować, że nie otrzyma interesującego go dokumentu sprzedaży.

Jeżeli nabywcą jest osoba prywatna (osoba fizyczna nieprowadząca działalności i rolnik ryczałtowy), sprzedaż musi być:

• zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, gdy sprzedawca nie korzysta ze zwolnienia z tego obowiązku;
• udokumentowana fakturą (bez NIP nabywcy), gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem. Obowiązek taki istnieje, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone przez kupującego w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Po tym terminie to od sprzedawcy zależy, czy wystawi fakturę.

Czytaj również: Faktury konsumenckie nie będą objęte KSeF>>>

Jeżeli nabywcą jest firma (podatnik podatku od wartości dodanej), powinna poinformować o tym sprzedawcę przed rozpoczęciem ewidencjonowania. Sposób postępowania zależy od tego, jaką kasą fiskalną dysponuje sprzedawca. Jeśli kasa fiskalna:

• pozwala wpisać NIP kupującego – sprzedawca może ewidencjonować sprzedaż na kasie i wystawić fakturę,
• nie pozwala wpisać NIP kupującego – sprzedawca wystawia tylko fakturę.

Gdy nabywca nie zgłosił, że dokonuje zakupów firmowych, i nie dysponuje paragonem ze swoim NIP, należy odmówić mu wystawienia faktury na firmę. Fakturę można mu wystawić, gdy ma dokumentować usługi taksówkowe lub nabywca jest podatnikiem z kraju trzeciego albo na osobę prywatną (bez NIP).

Gdy wartość brutto paragonu z NIP kupującego wynosi:

1. 450 zł lub mniej - sprzedawca nie wystawia faktury, gdyż paragon jest fakturą uproszczoną
2. przekracza 450 zł - sprzedawca wystawia fakturę, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem

W 2024 r. nadal będzie można wystawiać poza KSeF paragony z NIP do 450 zł uznane za faktury oraz faktury za pomocą kas rejestrujących.

Czytaj więcej w: INSTRUKCJE VAT 15 praktycznych procedur dla podatników NOWA PUBLIKACJA INFORLEX