Sposób uwierzytelnienia w KSeF zależy od formy działalności

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się w systemie przez podatnika. Następnie może on nadawać dalsze uprawnienia swoim pracownikom czy współpracującym z nim firmom. Jakie są sposoby uwierzytelnienia w KSeF?

Od stycznia 2022 r. do końca czerwca 2024 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dobrowolne. Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 r. dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur.

Aby korzystać z systemu KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie w systemie przez podatnika. Następnie może on nadawać dalsze uprawnienia swoim pracownikom czy współpracującym z nim firmom.

Jakie są sposoby uwierzytelnienia w KSeF?

1. Sposoby uwierzytelniania w KSeF, gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą

W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi, pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie do osoby będącej podatnikiem. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu KSeF autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Gdy osoba fizyczna posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie numerów NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika.

2. Sposoby uwierzytelniania w KseF, gdy prowadzimy działalność w formie spółki

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, również nie muszą nic zgłaszać do US. Istnieje możliwość elektronicznego, bezpośredniego połączenia z KSeF.

Gdy spółka lub inna organizacja nie posiada pieczęci kwalifikowanej, w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w jej imieniu do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

3. Uwierzytelnianie w formie elektronicznej

Gdy posiadamy narzędzia, aby logować się w KSeF, możemy przystąpić do uwierzytelniania się bezpośrednio w systemie. Do połączenia się z systemem możemy wykorzystać Aplikację Podatnika KSeF albo aplikację e-mikrofirma lub własny, komercyjny program księgowy. Mamy możliwość uwierzytelnienia poprzez profil zaufany lub certyfikatem kwalifikowanym.

Czytaj więcej w dodatku do najnowszego wydania Biuletynu VAT - INSTRUKCJE VAT 15 praktycznych procedur dla podatników