Uprawnienia do KSeF w jednostkach scentralizowanych

Stosowanie KSeF w jednostkach scentralizowanych budzi niepokój wśród pracowników działów księgowych. Wątpliwości dotyczą najczęściej procesu uzyskiwania uprawnień do systemu oraz późniejszej identyfikacji w nim przez pracowników jednostek organizacyjnych, którzy na gruncie VAT identyfikują się numerem VAT jednostki nadrzędnej. W tekście odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące tej problematyki.

Z początkiem drugiego półrocza 2024 r. zaczną obowiązywać przepisy ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wprowadzające obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych w zdecydowanej większości przypadków, w których sprzedaż ma być dokumentowana za pomocą faktur. Obowiązek ten będzie dotyczył również jednostek samorządu terytorialnego będących czynnymi podatnikami VAT (podatnicy zwolnieni będą objęci obowiązkiem stosowania faktur ustrukturyzowanych od 2025 r.) i wchodzących w ich skład jednostek organizacyjnych, które po dokonanej w przeszłości centralizacji nie posiadają samodzielnego statusu podatnika VAT. Fakt, że gmina jest jednym podatnikiem VAT wraz ze wszystkimi swoimi jednostkami organizacyjnymi, budzi niepokój spotęgowany tym, że identyfikacja i przypisywanie dokumentów faktur ustrukturyzowanych dokonywane będzie na podstawie numeru VAT, który przecież jest wspólny dla wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych. Na szczęście w finalnej wersji, tj. tej, która ma w pełni obowiązywać i być stosowana od lipca 2024 r. (formalnie już obowiązuje), regulacji dotyczących faktur ustrukturyzowanych i funkcjonowania KSeF zapisane zostało rozwiązanie tego problemu. Otóż w przepisach wykonawczych przewidziano, że swój szczególny, specyficzny status w ramach jednostki samorządu terytorialnego zyskają: samorządowa jednostka budżetowa, samorządowy zakład budżetowy i urząd gminy. Podobnie taki status będą mogły zyskać starostwo powiatowe, urząd marszałkowski, członkowie grupy VAT, a nawet zakład (oddział) osoby prawnej, bądź inna wyodrębniona jednostka wewnętrzna podatnika. Należy zaznaczyć, że nie będą to odrębni podatnicy, a wyodrębnione wewnątrz podatnika jednostki (podrzędne), którym nadany zostanie odrębny, właściwy dla KSeF numer, dzięki któremu możliwe będzie przyporządkowanie im tylko właściwych faktur ustrukturyzowanych. Oczywiście będzie to wymagało nadanie im takiego numeru (dla jednostek organizacyjnych gminy za pomocą NIP-2 ze wskazaniem na charakter), a następnie zamieszczanie go w fakturach (blok Podmiot 3 w strukturze z odpowiednim przyporządkowaniem roli). Dzięki temu możliwe będzie automatyczne przypisywanie faktur ustrukturyzowanych do konkretnej jednostki, a z drugiej strony ograniczenie dostępu dla takich podmiotów wyłącznie do faktur ustrukturyzowanych przyporządkowanych do właściwego dla nich podzbioru.