Praca zdalna 2023 – konieczność przygotowania odpowiedniej dokumentacji i regulacji wewnętrznych

Dziennik Gazeta Prawna przypomina, że na ostatnim posiedzeniu Sejm uchwalił nowelizację kodeksu pracy, która przewiduje m.in. systemowe ujęcie pracy zdalnej. Prace nad nią Senat przeprowadzi już za tydzień na najbliższym posiedzeniu zaplanowanym od 14 do 16 grudnia. A to oznacza, że firmy już za chwilę znajdą się w nowej rzeczywistości prawnej. Mimo dwumiesięcznego vacatio legis, jakie Sejm przewidział dla tych przepisów.

DGP pisze, że przygotowanie do wdrożenia pracy zdalnej w nowej formule wymaga przede wszystkim stworzenia odpowiedniej dokumentacji i regulacji wewnętrznych.

Nowe dokumenty dotyczące pracy zdalnej 2023

- W tym celu trzeba będzie przygotować ok. 10 rodzajów dokumentów. Będą to m.in. porozumienie ze związkami albo regulamin dotyczący pracy zdalnej, aneks do umowy o pracę, informacja uzupełniająca do informacji o warunkach zatrudnienia, a także ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej, informacja określająca ogólne zasady bhp przy pracy zdalnej oraz procedura ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej – cytuje eksperta DGP.

Inny z ekspertów wskazuje, że już teraz warto zaplanować cały proces wdrożenia pracy zdalnej w firmie na nowych zasadach bądź też dostosować te obecne do zmienionych przepisów. Szczególnie warto rozpocząć prace nad przygotowaniem regulaminu pracy zdalnej bądź dostosowaniem obecnego do nowych regulacji.

Ekspert Lewiatana przypomina, że pracodawcy muszą jeszcze przemyśleć, jak będą wyglądać wzory wniosków o uzgodnienie pracy zdalnej oraz wnioski o pracę okazjonalną.

- Na poziomie zakładowym trzeba będzie uregulować również to, z jakim wyprzedzeniem taki wniosek ma być składany - dodaje dr Marcin Wojewódka, radca prawny, ekspert Pracodawców RP.

Czy trzeba zmieniać regulamin wynagradzania lub regulamin pracy

Nie ma natomiast potrzeby dokonywania zmian w regulaminie wynagradzania czy regulaminie pracy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca od razu decyduje się na wprowadzenie monitoringu pracy zdalnej. Jest to bowiem inna forma monitoringu i jako taka wymaga wdrożenia w regulaminie. Praca zdalna nie musi być też ujmowana w harmonogramach czasu pracy. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by ująć ją w odpowiednim harmonogramie, jeśli z jakichś względów jest to wygodniejsze dla pracodawcy, np. w celu "rezerwacji" biurka dla pracownika w przestrzeni biurowej pracodawcy czy zorganizowania spotkania zespołu pracowników czy z klientem na żywo. Można też wprowadzić odrębne harmonogramy pracy zdalnej.