Godziny nadliczbowe – zasady rozliczania

Wstęp

Zasadą jest, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Pracodawca może zobowiązać pracownika do świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych. Jednak zatrudnianie pracownika w nadgodzinach nie może wynikać ze swobodnej, nieuzasadnionej decyzji pracodawcy. Takie polecenie musi pozostawać w związku z przesłankami dopuszczającymi wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, tj. w przypadku:

konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

szczególnych potrzeb pracodawcy.

Wydając polecenie pracy w godzinach nadliczbowych, pracodawca jest ograniczony m.in. koniecznością zapewnienia pracownikom odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz rocznym limitem godzin nadliczbowych.

Praca w godzinach nadliczbowych niektórych grup pracowników nie jest regulowana przepisami Kodeksu pracy. Tak jest np. z członkami korpusu służby cywilnej, pracownikami urzędów państwowych czy pracownikami samorządowymi.

Szczególne uprawnienia w zakresie zlecenia pracy nadliczbowej przyznały pracodawcom przepisy tzw. tarczy antykryzysowej, wydane w związku z epidemią COVID-19. Na jej podstawie pracodawcy zaliczani do tzw. infrastruktury krytycznej mogą, podczas stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, polecić pracownikom świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania zakładu pracy.

1. Praca w godzinach nadliczbowych

i jej rozliczanie

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna tylko w szczególnych przypadkach. Pracodawcy, polecając swoim pracownikom pracę w godzinach nadliczbowych, muszą przede wszystkim stosować ograniczenia i limity w tym zakresie dotyczące m.in. odpoczynków pracowniczych czy liczby godzin nadliczbowych, jakie można maksymalnie przepracować.

1.1. Czas pracy

Aby zrozumieć, czym jest praca nadliczbowa, w pierwszej kolejności należy odwołać się do definicji czasu pracy. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy). Z przywołanej definicji wynikają 2 istotne kwestie, tj.:

• obowiązek pozostawania w dyspozycji pracodawcy oraz
• miejsce pozostawania w dyspozycji pracodawcy.

Definiując czas pracy, ustawodawca nie odnosi się do faktycznego wykonywania pracy przez pracownika. Wynika to z faktu, że czas pracy obejmuje również pewne okresy, w których pracownik co do zasady nie świadczy pracy, ale pozostaje w dyspozycji pracodawcy rozumianej jako gotowość do świadczenia pracy. Definicja czasu pracy odnosi się zatem do dyspozycyjności pracownika.

Ponieważ przepisy nie wskazują, co należy rozumieć przez pozostawanie w dyspozycji, trzeba odwołać się do potocznego rozumienia tego zwrotu. Pozostawaniem w dyspozycji będzie możliwość wydawania pracownikowi wiążących poleceń w określonym przedziale czasu. Zatem zgodnie z zasadą dyspozycyjności należy przyjąć, że czas pracy pracownika rozpoczyna się od momentu stawienia się we wskazanym czasie oraz miejscu w gotowości psychicznej i fizycznej do świadczenia pracy, a kończy się z nadejściem pory ustalonej jako czas zakończenia pracy. Problematyka pracy w godzinach nadliczbowych wymaga również właściwego zrozumienia 2 kluczowych pojęć związanych z czasem pracy, tj. normy czasu pracy i wymiaru czasu pracy.

1.2. Norma czasu pracy

Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają bezpośredniej definicji normy czasu pracy, wskazując jedynie na określone wartości dotyczące czasu pracy zawarte w art. 129 § 1 Kodeksu pracy. Regulacje dotyczące normy czasu pracy mają charakter przepisów ochronnych przed nadmiernym obciążeniem pracą. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (art. 129 § 1 Kodeksu pracy). Odmienności w zakresie normy czasu pracy występują w związku ze szczególnymi okolicznościami, które uzasadniają obniżenie normy (np. w przypadku pracowników niepełnosprawnych lub młodocianych).

Czas pracy w każdym stosunku pracy liczy się osobno. Nieco inaczej jest w przypadku kierowców i pracowników młodocianych, których obowiązuje łączne rozliczanie czasu pracy we wszystkich miejscach pracy. Podyktowane jest to względami ochronnymi (bezpieczeństwa) przed nadmiernym obciążeniem pracą, co w przypadku pracownika młodocianego związane jest z jego wiekiem oraz faktem uczenia się. W przypadku kierowców nadmierne obciążenie pracą może powodować sytuacje niebezpieczne - zarówno dla kierowcy - pracownika, jak i pozostałych uczestników ruchu.

Tabela 1. Normy czasu pracy dla pracownika młodocianego i kierowcy

Mając na względzie powyższe regulacje, należy pamiętać, że wskazane wymiary czasu pracy obowiązują również w wypadku, gdy młodociany jest zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy (art. 2002 § 4 Kodeksu pracy). W takim wypadku obowiązkiem pracodawcy jest uzyskanie od młodocianego oświadczenia o zatrudnieniu lub niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy.

W przypadku kierowców ich tygodniowy wymiar czasu pracy obowiązuje również w przypadku pozostawania w zatrudnieniu u więcej niż jednego pracodawcy. W takiej sytuacji obowiązkiem pracodawcy jest uzyskanie od pracownika oświadczenia o wymiarze zatrudnienia lub o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy (art. 12 ust. 3 ustawy o czasie pracy kierowców).

1.3. Wymiar czasu pracy

Mimo że przepisy Kodeksu pracy posługują się pojęciem wymiaru czasu pracy, nie definiują go bezpośrednio. Przez wymiar czasu pracy należy rozumieć czas, w którym pracownik jest zobowiązany pozostawać w dyspozycji pracodawcy w ramach dnia oraz tygodnia. Uwzględniając fakt, że potoczna definicja jest szeroka (w jej ramach mogą bowiem znajdować się godziny nadliczbowe), należy przyjąć bardziej precyzyjnie, że wymiar czasu pracy będzie czasem pracy, który pracodawca ma prawo zaplanować, zapewniając normalny tok pracy. Wymiarem czasu pracy można zatem określić liczbę godzin, jakie pracownik zgodnie z obowiązującymi przepisami powinien przepracować w okresie rozliczeniowym.

1.4. Okres rozliczeniowy

Na potrzeby omawiania zagadnień pracy nadliczbowej niezbędne jest odwołanie się do jeszcze jednego pojęcia, jakim jest okres rozliczeniowy. Pojęcie okresu rozliczeniowego nie zostało w Kodeksie pracy zdefiniowane, ale właściwe rozumienie jego znaczenia jest konieczne z punktu widzenia planowania czasu pracy oraz jego rozliczania, w tym ustalania faktu występowania godzin nadliczbowych.

Okres rozliczeniowy jest przedziałem czasu, w ramach którego pracodawca powinien dokonać rozliczenia czasu pracy, jak również wynagrodzenia w związku z przepracowanymi godzinami nadliczbowymi.

W zależności od systemu czasu pracy długość okresu rozliczeniowego zasadniczo może wynosić od 1 miesiąca do 4 miesięcy. Warto przypomnieć, że przepisy jednak przewidują możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. Co ciekawe, dotyczy to każdego systemu czasu pracy. Możliwość wprowadzenia tak długiego okresu rozliczeniowego uzależniona jest od spełnienia przesłanek:

• obiektywnych,
• technicznych lub
• dotyczących organizacji pracy.

W praktyce każdy pracodawca ma prawo powołać się na przesłanki obiektywne czy organizacyjne i wprowadzić 12-miesięczny okres rozliczeniowy.

Pracownicy powinni mieć świadomość, w jakim okresie rozliczeniowym pracują. Obowiązkiem pracodawcy jest zatem przekazanie pracownikom precyzyjnej informacji w tym zakresie. Pracownicy powinni znać konkretną długość okresu rozliczeniowego, w jakim świadczą pracę. Zatem pracodawca powinien wskazać nie tylko, ile miesięcy wynosi okres rozliczeniowy, lecz także, jakie są terminy jego obowiązywania (określenie daty początkowej i końcowej).

1.5. System i rozkład czasu pracy

Kodeksowa definicja pracy w godzinach nadliczbowych odwołuje się również do systemu i rozkładu czasu pracy, ale nie zawiera ich definicji. Trzeba jednak przyjąć, że przez pojęcie „system czasu pracy” należy rozumieć sposób organizacji czasu pracy. Elementami składowymi systemu czasu pracy są zatem: wymiar czasu pracy, długość okresu rozliczeniowego, sposób rozliczenia czasu pracy oraz jego rozkład i tryb wprowadzania danego systemu.

Powszechnie przyjmuje się, że rozkład czasu pracy oznacza rozplanowanie wymiaru czasu pracy w dobie i tygodniu, tj. dni pracy, dni wolnych od pracy, godzin jej rozpoczęcia i zakończenia - w ramach okresu rozliczeniowego.

1.6. Praca w godzinach nadliczbowych

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Analizując definicję pracy w godzinach nadliczbowych, należy zwrócić uwagę, że ustawodawca nieprzypadkowo wyróżnia zwrot „praca wykonywana”. Przy porównaniu definicji pracy w godzinach nadliczbowych z definicją czasu pracy wyraźnie widać, że elementem je odróżniającym (niezależnie od pozostałych przesłanek) jest fakt wykonywania pracy, a nie tylko pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Przyjęty, na podstawie definicji czasu pracy, warunek pozostawania w dyspozycji ma zatem szerszy zakres niż przesłanka, jaką jest praca wykonywana. Wynika to z tego, że w trakcie wykonywania pracy pracownik również pozostaje w dyspozycji pracodawcy.

Niezależnie od brzmienia przepisu zawierającego definicję czasu pracy w godzinach nadliczbowych można spotkać pogląd, zgodnie z którym czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy ponad obowiązujące zatrudnionego normy czasu pracy, jak również czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, powinny być uznawane za pracę w godzinach nadliczbowych ze wszystkimi tego konsekwencjami. Zwolennicy tego stanowiska uzasadniają je tym, że z przepisów nie wynika rozróżnienie czasu pracy faktycznie wykonywanej i czasu pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Podnoszony jest również argument, że pracownicze zobowiązanie do świadczenia pracy odwołuje się do zasady starannego działania, a nie do rezultatu pracy.

Zgodnie z definicją pracy w godzinach nadliczbowych, zwrot „praca wykonywana” odnosi się do elementu czasowego (praca wykonywana ponad obowiązujące normy oraz przedłużony dobowy wymiar), a nie do faktycznie wykonywanej pracy. Oznacza to, że pozostanie w miejscu wskazanym przez pracodawcę w jego dyspozycji ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy pozwala na przyjęcie, że doszło do pracy w godzinach nadliczbowych.

Wśród ekspertów i w orzecznictwie funkcjonuje również inny pogląd dotyczący pracy w godzinach nadliczbowych. Jego zwolennicy wskazują, że zwrot „praca wykonywana” nie powinien być interpretowany, ale rozumiany wprost jako aktywnie wykonywana praca przez realizację zadań wynikających z umowy oraz doraźnie wydawanych poleceń przełożonych. W przeciwnym przypadku, uwzględniając fakt, że przesłanka pozostawania w dyspozycji pracodawcy jest szersza niż faktyczne wykonywanie pracy, ustawodawca, definiując pracę w godzinach nadliczbowych, posłużyłby się pojęciem pojemniejszym, w ramach którego mieści się zarówno realne wykonywanie pracy, jak i pozostawanie w gotowości do jej świadczenia. Warto w tym miejscu odwołać się do wyroku z 20 maja 1998 r. (I PKN 143/98, OSNP 1999/12/389), w którym Sąd Najwyższy dokonał rozróżnienia pojęć „pozostawanie w dyspozycji” oraz „wykonywanie pracy”. W ocenie sądu pozostawanie w dyspozycji pracodawcy nie może zastąpić wymogu wykonywania pracy, który to wymóg uprawnia pracowników do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

Pracodawca, który zobowiązał pracowników do pozostania w jego dyspozycji poza normalnymi godzinami pracy, powinien liczyć się z możliwością wystąpienia przez pracowników z roszczeniem w sprawie rekompensaty za godziny nadliczbowe.

Kwestią sporną w kontekście takiej rekompensaty może być fakt wykonywania lub niewykonywania pracy przez pracowników będących „w dyspozycji”. Generalnie pracodawca zobowiązujący pracowników do pozostania w jego dyspozycji po godzinach pracy czyni to w przypadkach, w których jest dodatkowa praca do wykonania - w przeciwnym razie nie ma racjonalnego uzasadnienia dla pozostania pracowników w pracy poza normalnym czasem pracy. Należy zatem przyjąć, że pracownicy nie powinni ponosić ryzyka związanego z zapewnieniem lub niezapewnieniem możliwości faktycznego wykonywania pracy w sytuacji, gdy pracodawca zobowiązał ich do pozostania w pracy po godzinach.

Osobną kwestią jest przypadek, kiedy to pracodawca zobowiązał pracowników do faktycznego wykonania pracy nadliczbowej, a pracownicy wprawdzie pozostali w jego dyspozycji, ale nie podjęli pracy. W takim wypadku można przyjąć, że w żadnym razie nie ma mowy zarówno o wynagrodzeniu normalnym, jak i rekompensacie za godziny nadliczbowe.

1.7. Przekroczenia dobowe oraz średniotygodniowe

Godziny nadliczbowe można podzielić na 2 kategorie, tj. na nadgodziny dobowe oraz nadgodziny średniotygodniowe.

1.7.1. Przekroczenia dobowe

Dobowa norma czasu pracy wynosi co do zasady 8 godzin na dobę. W przypadku gdy pracownik w danym dniu pracował powyżej 8 godzin, a w systemach przewidujących pracę w przedłużonym dobowym wymiarze równoważnym - powyżej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, dochodzi do pracy w godzinach nadliczbowych przekraczających dobową normę czasu pracy.

Przykład 1

Pracownik jest objęty podstawową normą czasu pracy wynoszącą 8 godzin na dobę. W jednym z dni pracy, z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy, świadczył pracę przez 11 godzin. Taka praca spowodowała przekroczenie dobowej normy czasu pracy pracownika o 3 godziny. Pracownik przepracował 3 godziny nadliczbowe, tzw. dobowe.

Należy pamiętać, że do przekroczeń dobowych dochodzi również w przypadku ponownego rozpoczynania pracy w tej samej dobie pracowniczej (z wyjątkiem pracy w ruchomym czasie pracy uregulowanym w art. 1401 Kodeksu pracy).

Przykład 2

Pracownik, wykonujący pracę w podstawowym systemie czasu pracy, rozpoczyna pracę każdego dnia o godzinie 7.00. Godzina ta stanowi początek doby pracowniczej, która kończy się po 24 godzinach w dniu następnym, tj. o godzinie 7.00. Pracodawca wezwał pracownika, który wcześniej pracował od 7.00 do 15.00, do pracy następnego dnia na godzinę 6.00. W takim przypadku dochodzi do naruszenia doby pracowniczej. Praca między godzinami 6.00 a 7.00 jest pracą nadliczbową w związku z przekroczeniem dobowej normy czasu pracy z dnia poprzedniego.

1.7.2. Przekroczenia średniotygodniowe

W typowych sytuacjach pracowników obowiązuje przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy. Jednak w praktyce zdarza się, że pracownik dodatkowo świadczy pracę w dniu, który powinien być dla niego wolny. Co do zasady w takim przypadku obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie innego dnia wolnego. Brak takiej rekompensaty spowoduje przekroczenie wymiaru czasu pracy, a w rezultacie powstanie godzin nadliczbowych w związku z przekroczeniem średniotygodniowej normy czasu pracy. Zatem praca w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy wystąpi, gdy pracownik w ramach danego okresu rozliczeniowego będzie pracował więcej niż przeciętnie 40 godzin tygodniowo (czyli więcej niż wynosi obowiązująca tygodniowa norma czasu pracy). W przeciwieństwie do rozliczania nadgodzin dobowych, rozliczenie przekroczeń średniotygodniowych jest dokonywane po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wynika to z tego, że dopiero wówczas można porównać liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika z normami czasu pracy obowiązującymi w danym okresie rozliczeniowym.

W praktyce istnieją 2 metody ustalania liczby godzin nadliczbowych, które powstały w związku z przekroczeniem normy średniotygodniowej.

Ustalanie liczby godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia średniotygodniowego

Wybór metody zależy od uznania pracodawcy. Jeżeli w przypadku zarówno jednej, jak i drugiej metody końcowy wynik obliczeń jest dodatni, to za każdą godzinę pracy nadliczbowej pracodawca powinien wypłacić pracownikowi normalne wynagrodzenie powiększone o 100% dodatek lub udzielić czasu wolnego.

1.8. Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych

Obowiązek pracy w godzinach nadliczbowych nie wynika bezpośrednio z przepisów dotyczących takiej pracy ani z przesłanek regulujących warunki dopuszczalności świadczenia pracy w nadgodzinach.

Pracownik jest zobowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z prawem i umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy). Z szeroko rozumianej zasady pracowniczego podporządkowania, która jest konsekwencją definicji stosunku pracy, można wnioskować, że obowiązkiem pracownika jest nie tylko pozostawanie w dyspozycji pracodawcy w pierwotnie określonym czasie i miejscu w celu świadczenia pracy, ale również realizacja doraźnych poleceń, w tym dotyczących wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych w przypadkach wskazanych w Kodeksie pracy. Obowiązek wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych wynika też pośrednio z zasady dbałości pracownika o dobro zakładu pracy. Uwzględniając omawiane przepisy, należy stwierdzić, że praca w godzinach nadliczbowych nie stanowi uprawnienia, lecz obowiązek pracownika. Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie może być z punktu widzenia pracownika rozpatrywane w kategoriach propozycji czy prośby pracodawcy, która może być dowolnie potraktowana przez zatrudnionego.

WAŻNE!

Praca w godzinach nadliczbowych na polecenie pracodawcy jest obowiązkiem pracownika.

Istotną kwestią jest ustalenie formy, w jakiej pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych. Takie zobowiązanie musi pozostawać w związku z przesłankami dopuszczającymi wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych wynikającymi z art. 151 § 1 Kodeksu pracy, tj. w przypadku:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Brak tych przesłanek powoduje niedopuszczalność wydania polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. W takim przypadku działanie pracodawcy należy uznać za nielegalne, a polecenie za bezprawne.

Tylko pracodawca może decydować, czy występują przesłanki i potrzeby świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych w granicach określonych ustawowo. Takiego formalnego uprawnienia nie ma pracownik. W przypadku sporu pracownik ma prawo przed sądem podnieść zarzut bezzasadności wydania przez pracodawcę polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w przypadku, gdy pracodawca niewłaściwie organizuje proces pracy i permanentnie zobowiązuje pracowników do pracy nadliczbowej, często przekraczając dopuszczalne limity w tym zakresie.

Przepisy nie zawierają bezpośredniej regulacji, z której wynika możliwość wydania pracownikowi polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, a tym samym nie została określona forma takiego polecenia. W wyroku z 14 maja 1998 r. (I PKN 122/98, OSNP 1999/10/343) Sąd Najwyższy stwierdził, że polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy. Powinno być ono wyraźne, ale, w ocenie sądu, takie polecenie może zostać wydane również w sposób dorozumiany. Jeżeli zatem przełożony jest obecny w pomieszczeniu (miejscu), w którym pracownik świadczy pracę, widzi czy choćby tylko zauważa, że pracownik wykonuje pracę, nie reaguje na te fakty i milcząco je aprobuje, a co najmniej godzi się na nie, to takiemu zachowaniu przełożonego należy, zdaniem sądu, przypisać cechę prawidłowo wydanego polecenia dotyczącego wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. W wyroku z 3 października 1978 r. (I PRN 91/78) Sąd Najwyższy wskazał, że w szczególnych sytuacjach znaczenie będzie miał sam fakt wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, nawet bez zgody i wiedzy pracodawcy. Wprawdzie przywołane orzeczenie zostało wydane dość dawno, ale nie straciło swojej aktualności i zostało przywołane, np. w uzasadnieniu do wyroku Sądu Najwyższego z 14 maja 2012 r. (II PK 231/11, OSNP 2013/9-10/109).

Często zdarzają się sytuacje, że pracownicy, chcąc wywiązać się z powierzonych im obowiązków służbowych, wykonują je po godzinach pracy, mimo że nie zostały im bezpośrednio zlecone przez pracodawcę, a ponadto taka praca odbywa się bez wiedzy pracodawcy.

Przykład 3

Pracownik zatrudniony w instytucji finansowej w pełnym wymiarze czasu pracy codziennie otrzymuje dużą liczbę zadań do realizacji. W ocenie pracodawcy, powierzona praca bez problemu powinna być wykonana w normalnym czasie pracy, bez naruszenia 15-minutowej przerwy wynikającej z zatrudnienia powyżej 6 godzin na dobę. W praktyce zadania są jednak niemożliwe do poprawnego zrealizowania w ciągu 8 godzin pracy. Pracownik, w obawie o właściwą i terminową realizację zadań, regularnie zostaje w biurze po godzinach bez wiedzy pracodawcy. W opisanym przypadku niewłaściwa organizacja pracy i oszczędności pracodawcy przejawiające się brakiem wystarczającej liczby pracowników nie mogą stanowić okoliczności obciążającej pracownika ciągłym świadczeniem pracy nadliczbowej bez prawa do rekompensaty. W takiej sytuacji praca świadczona przez pracownika poza normalnymi godzinami pracy nie powinna być oceniana jako przejaw nieudolności pracownika. Powinna być traktowana w kategoriach sumiennej realizacji obowiązków pracowniczych i dbałości pracownika o dobro zakładu pracy. W opisanym przypadku praca po godzinach może być uznana za pracę nadliczbową.

Jeżeli pracownik chce podjąć pracę w godzinach nadliczbowych z własnej inicjatywy, bez wiedzy i wyraźnego polecenia pracodawcy, np. aby sobie dorobić, to takiej samo­wolnej i nieuzasadnionej pracy nie można uznać za pracę w godzinach nadliczbowych (wyrok Sądu Najwyższego z 7 lutego 2001 r., I PKN 244/00, OSNP 2002/21/520). Chcąc uniknąć wątpliwości w tym zakresie, warto, aby pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych uregulował zasady przebywania pracowników na terenie zakładu pracy po godzinach pracy. Taka regulacja może brzmieć następująco: „Przebywanie na stanowisku pracy po godzinach pracy jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnego polecenia przełożonego, z wyjątkiem konieczności prowadzenia akcji ratowniczej czy usuwania skutków awarii”.

WAŻNE!

Pracodawca może uregulować w przepisach wewnątrzzakładowych zasady przebywania pracowników na terenie zakładu pracy po godzinach pracy.

Inaczej natomiast należy ocenić sytuację, w której pracownik z własnej inicjatywy i bez wiedzy pracodawcy podejmuje czynności związane np. z prowadzeniem akcji ratowniczej na terenie zakładu pracy. W takim przypadku można przyjąć, że działanie pracownika, będące wyrazem dbałości o dobro zakładu pracy, będzie mogło być uznane za pracę nadliczbową.

Przykład 4

Pracownik, zamykając sklep, ustalił, że doszło do awarii wodociągowej. Uwzględniając potrzebę zabezpieczenia towaru oraz ogólną dbałość o dobro pracodawcy, pracownik przystąpił do pracy. W opisanym przypadku można uznać, że mimo braku polecenia pracodawcy praca świadczona przez pracownika była pracą nadliczbową.

Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych jest wiążące dla pracownika nie tylko w sytuacji, gdy pracodawca zleca pracę zgodną z umówionym w umowie o pracę rodzajem, lecz również wówczas, gdy polecona mu praca jest innego rodzaju. Należy jednak podkreślić, że w sytuacji, gdy przesłanką polecenia świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych są szczególne potrzeby pracodawcy, praca zlecona w godzinach nadliczbowych powinna być co do zasady zgodna z posiadanymi przez pracownika kwalifikacjami. Gdy pracodawca zdecyduje się powierzyć pracownikowi pracę nadliczbową znacznie odbiegającą od posiadanych przez pracownika kwalifikacji (w ramach szczególnych potrzeb), wówczas w przypadku wyrządzenia przez pracownika szkody (z winy nieumyślnej) w związku z pracą świadczoną w takich warunkach nie będzie on miał prawa co do zasady żądać od pracownika naprawienia szkody. Nieco inaczej kształtuje się sytuacja, gdy zachodzi konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. W takim przypadku może dojść do wydania pracownikowi polecenia wykonania pracy nadliczbowej, często niezależnie od posiadanych przez niego kwalifikacji (pod warunkiem że taka praca nie będzie stanowiła bezpośredniego zagrożenia dla życia lub zdrowia pracownika).

Przykład 5

Pracodawca wynajmuje halę, w której urządził stanowiska pracy serwisantów sprzętu komputerowego. W związku z intensywnymi opadami śniegu pracodawca wydał pracownikom (serwisantom) polecenie pozostania w pracy po godzinach, aby weszli na dach budynku i usunęli zalegający na nim śnieg. Wydając takie polecenie, pracodawca powołał się na szczególne potrzeby oraz konieczność ochrony mienia. Pracownicy odmówili wykonania polecenia. Pracodawca rozwiązał z pracownikami umowy o pracę z powodu niewykonania polecenia i narażenia pracodawcy na szkodę w związku z możliwością zawalenia się konstrukcji budynku. W takim przypadku postępowanie pracodawcy było nieprawidłowe. Praca zaproponowana pracownikom w nadgodzinach nie tylko bardzo różniła się od umówionej, lecz także powodowała zagrożenie dla życia i zdrowia pracowników związane z możliwością upadku z wysokości. W tej sytuacji, niezależnie od stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia katastrofy związanej z zawaleniem się dachu, pracodawca nie tylko nie miał prawa wydać polecenia odśnieżania, ale również nie powinien dopuścić pracowników do tej pracy, nawet gdyby chcieli ją podjąć z własnej inicjatywy.

Ponad wszelką wątpliwość praca nadliczbowa wiąże się ze wzmożoną eksploatacją pracownika i zmęczeniem z tym związanym, co jest uwarunkowane fizjologicznie, stanowiąc okoliczność od pracownika niezależną. Pytanie, czy zmęczenie pracownika pracą wykonywaną w normalnym czasie pracy może stanowić uzasadnioną przesłankę do odmowy świadczenia pracy nadliczbowej. W wyroku z 16 grudnia 1987 r. (I PRN 68/87, OSNC 1989/10/164) Sąd Najwyższy uznał, że:

(...) praca w godzinach nadliczbowych jest wykonywana w warunkach określonego już zmęczenia pracownika. Nie uzasadnia to jednak odmowy pracownika wykonania polecenia pozostania poza godzinami pracy w celu zakończenia usuwania awarii.

1.9. Forma polecenia oraz czas jego wydania

Przepisy nie regulują formy, w jakiej pracodawca może wydać pracownikom polecenie pracy w godzinach nadliczbowych. Nie zawierają również regulacji, kto może wydać takie polecenie, jak również, z jakim uprzedzeniem powinno zostać wydane.

Odnosząc się do formy polecenia pracy nadliczbowej, uwzględniając brak szczególnych regulacji w tym zakresie, można stwierdzić, że co do zasady dopuszczalna jest każda forma - zarówno ustna, pisemna, jak i z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość.

Pracodawca, chcąc zlecić pracownikom pracę nadliczbową, powinien to uczynić w taki sposób i w takiej formie, aby - z jednej strony - miał świadomość i kontrolę nad faktem i realizacją wydanego polecenia, a z drugiej strony - aby z treści polecenia wynikało jasne zobowiązanie pracownika do pozostania w dyspozycji pracodawcy w celu świadczenia pracy po godzinach.

Przykład 6

Pracodawca prowadzący działalność z zakresu handlu komputerami otrzymał duże nadprogramowe pilne zamówienie na dostawę laptopów. Zamawiający zażądał, aby na komputerach było zainstalowane oprogramowanie o wskazanej przez niego specyfikacji. Pracodawca wysłał do pracowników w godzinach porannych e-maila, że w związku z dodatkowym zamówieniem istnieje możliwość dorobienia sobie w ramach pracy nadliczbowej, a osoby zainteresowane proszone są o pozostanie w pracy po zakończeniu dniówki roboczej. Żaden z pracowników nie został po godzinach. Pracodawca na drugi dzień nałożył na podwładnych kary porządkowe, powołując się na naruszenie zasady dbałości o dobro zakładu pracy oraz zignorowanie polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. W powyższej sytuacji trudno przyjąć, że informacja o dodatkowym zamówieniu była poleceniem pracy w godzinach nadliczbowych. Pracodawca nie zawarł bowiem w niej jasnego zobowiązania do pozostania w pracy wyznaczonych pracowników w celu wykonania dodatkowej pracy. Informacja od pracodawcy stanowiła niewiążącą propozycję podjęcia pracy nadliczbowej, z której pracownicy mogli, ale w żadnym razie nie musieli skorzystać. Za niedopuszczalne w tej sytuacji należy również uznać wyciąganie jakichkolwiek konsekwencji od pracowników.

Odnosząc się do formy wydawania polecenia pracy nadliczbowej, należy przyjąć, że dużo zależy od specyfiki zakładu i ustalonych zasad (zwyczaju zakładowego).

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca w przepisach zakładowych uregulował, w jaki sposób wydawane jest polecenie pracy nadliczbowej. W przypadku gdy polecenie pracy nadliczbowej dotyczy pracowników zatrudnionych w siedzibie zakładu pracy lub wyodrębnionej jednostce organizacyjnej, wydanie i przekazanie polecenia pracy nadliczbowej nie powinno stanowić większego problemu. Jednak nie każdy pracownik świadczy stacjonarną pracę przy biurku w siedzibie pracodawcy.

Problem może powstać w przypadku pracowników mobilnych, jak również świadczących pracę w formie telepracy. W takim przypadku pracodawca co do zasady ma utrudnioną możliwość udania się do pracownika i przekazania mu osobiście polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Pozostają jedynie środki porozumiewania się na odległość - rozmowa telefoniczna, SMS, poczta elektroniczna.

Niestety, w praktyce może się okazać, że taki sposób komunikacji będzie mało skuteczny, jak również wystąpią zamierzone działania pracownika podejmowane w celu utrudnienia czy uniemożliwienia kontaktu z pracodawcą - szczególnie po godzinach pracy.

W przypadku gdy praca nadliczbowa ma być świadczona w celu usuwania awarii czy prowadzenia akcji ratowniczej można przyjąć, że z powodu nadzwyczajnych okoliczności dopuszczalna będzie każda metoda zawiadomienia pracownika o potrzebie pracy nadliczbowej. Nie można również wykluczyć, że pracodawca w przypadku, gdy nie zdoła się samodzielnie skontaktować z niektórymi pracownikami, wyda innej osobie, np. wyznaczonemu pracownikowi, aby ten próbował skontaktować się z pracownikami w celu przekazania polecenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Pracodawca, szczególnie o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, powinien uregulować kwestię, kto może wydawać polecenia pracy nadliczbowej. Wydaje się, że powinien to czynić bezpośredni przełożony. Unormowanie tej kwestii w przepisach wewnątrzzakładowych pozwoli na uniknięcie nieporozumień i nakładania się poleceń.

Odnosząc się do zagadnienia czasu wydania polecenia pracy nadliczbowej, należy w pierwszej kolejności zauważyć, że co do zasady praca nadliczbowa ma związek z sytuacjami nieprzewidzianymi - takimi jak szczególne potrzeby pracodawcy, jak również przypadkami podyktowanymi siłą wyższą. W przypadkach nadzwyczajnych polecenie pracy nadliczbowej jest co do zasady wydawane niezwłocznie po powzięciu informacji, że praca tego rodzaju jest niezbędna.

Nieco inaczej sytuacja może wyglądać w przypadku konieczności pracy nadliczbowej podyktowanej szczególnymi potrzebami pracodawcy. Oceniając czas wydania polecenia pracy w nadgodzinach, w omawianym przypadku należy zauważyć, że przepis posługuje się zwrotem „szczególne potrzeby pracodawcy”, a nie „nagłe szczególne potrzeby pracodawcy”. Powoduje to, że informacja o szczególnych potrzebach i konieczności świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych może być podana do wiadomości pracowników z wyprzedzeniem - nie zawsze musi to być więc dzień, w którym pracownicy będą świadczyli pracę nadliczbową.

Przykład 7

Pracodawca prowadzący działalność w zakresie wyrobów metalowych dostał nadprogramowe zamówienie, na którego realizację ma 7 dni. Z charakteru zamówienia wynika (uwzględniając obciążenie pracowników pracą bieżącą), że nie będzie możliwości jego wykonania w ramach tzw. normalnego czasu pracy. W omawianym przypadku pracodawca ma możliwość - w zależności od rozplanowania realizacji dodatkowego zamówienia, wydać pracownikom polecenie pracy w nadgodzinach w dniu otrzymania zamówienia - nawet gdyby praca nadliczbowa miała być świadczona w ostatnim dniu jego realizacji. Pracodawca może również wydać polecenie pracy w nadgodzinach tego samego dnia, w którym praca nadliczbowa będzie świadczona. Należy uznać, że lepszym rozwiązaniem jest przekazanie pracownikom polecenia z wyprzedzeniem - pozwoli to na lepsze rozplanowanie sobie przez nich dnia, w którym praca nadliczbowa będzie wykonywana.

1.10. Doba pracownicza a nadgodziny

Do celów rozliczania czasu pracy pracownika przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy). W większości przypadków doba pracownicza nie pokrywa się z dobą astronomiczną.

Ruchomy rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy). Rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla niego dniem pracy. Ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Organizacja pracy w ramach ruchomego rozkładu czasu pracy nie może jednak powodować naruszeń w zakresie dobowego oraz tygodniowego prawa pracownika do odpoczynku. W pozostałych przypadkach, do których nie ma zastosowania powołany przepis (nie jest stosowany ruchomy czas pracy), należy stosować ogólne zasady.

1.11. Limity i ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych

Pracodawca nie może zlecać pracy w godzinach nadliczbowych według swobodnego uznania i bez ograniczeń. Zlecając pracownikowi pracę w godzinach nadliczbowych, pracodawca powinien pamiętać o następujących ograniczeniach:

• przeciętnym tygodniowym czasie pracy,
• okresach odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• limicie rocznym godzin nadliczbowych,
• pracownikach, którym nie można polecać pracy w nadgodzinach.

1.11.1. Tygodniowy czas pracy

Co do zasady tygodniowy czas pracy razem z godzinami nadliczbowymi nie powinien przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 131 § 1 Kodeksu pracy). W związku z brakiem kategorycznego ograniczenia zakresu zastosowania powołanego przepisu, należy przyjąć, że odnosi się on nie tylko do godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy. Wskazany limit dotyczy również pracy nadliczbowej związanej z prowadzeniem akcji ratowniczej lub usuwaniem awarii.

1.11.2. Prawo do odpoczynku

Ograniczenia w możliwości zlecania pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych wynikają też z przepisów regulujących prawo pracownika do odpoczynku. Zgodnie z nimi, w każdej dobie pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (uwzględniając odpowiednio przepisy dotyczące równoważnego systemu czasu pracy).

Wyjątki od wskazanego okresu odpoczynku nie dotyczą pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. W takich przypadkach pracownikowi przysługuje w okresie rozliczeniowym równoważny okres odpoczynku. Z przepisów dotyczących obowiązku zapewnienia pracownikowi odpoczynku wynika, że pracownicy zatrudnieni w ramach podstawowego systemu czasu pracy mogą przepracować maksymalnie 5 godzin nadliczbowych, przy uwzględnieniu, że:

• doba ma 24 godziny,
• normalny dobowy czas pracy wynosi 8 godzin,
• odpoczynek dobowy wynosi 11 godzin.

Ograniczenia w zatrudnianiu w godzinach nadliczbowych wynikają również z obowiązku zapewnienia pracownikowi 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, w którym jest zawarty co najmniej 11-godzinny odpoczynek dobowy (11 godzin + 24 godziny).

1.11.3. Roczny limit godzin nadliczbowych

Liczba godzin nadliczbowych pozostających w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy jest ograniczona w skali roku i wynosi 150 godzin. Limit ten nie będzie miał zastosowania do godzin nadliczbowych powstałych w sytuacjach nadzwyczajnych, związanych z akcją ratowniczą czy potrzebą usunięcia awarii, z uwagi na niemożliwy do przewidzenia charakter i rozmiar tych zdarzeń. Ustawowe roczne ograniczenie liczby godzin nadliczbowych nie jest bezwzględnie obowiązujące. Może ono ulec modyfikacji przez wprowadzenie odpowiednich regulacji do wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy (układu zbiorowego, regulaminu pracy) lub umowy o pracę.

1.11.4. Zakaz zatrudniania w nadgodzinach niektórych grup pracowników

Obok ograniczeń wynikających z przepisów bezpośrednio odnoszących się do czasu pracy, ustawodawca wprowadził zakazy zatrudniania w godzinach nadliczbowych dotyczące określonych grup pracowników. Kodeksowe zakazy w tym zakresie można podzielić na bezwzględne oraz względne.

Tabela 2. Rodzaje zakazów pracy w godzinach nadliczbowych i osoby nimi objęte

Pracownice w ciąży

Pracownica będąca w ciąży znajduje się w szczególnej sytuacji prawnej - m.in. w kwestii możliwości zlecenia jej pracy nadliczbowej. Uwzględniając szeroko rozumianą sytuację zdrowotną takiej pracownicy, przepisy regulują absolutny zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych.

Zasadą jest, że stan ciąży powinien być stwierdzony zaświadczeniem lekarskim.

Przykład 8

Pracownica po powrocie z zaległego urlopu wypoczynkowego, z uwagi na niezorganizowanie przez pracodawcę zastępstwa w celu zapewnienia niezakłóconej organizacji pracy, została zobowiązana przez pracodawcę do pracy w godzinach nadliczbowych. Pracownica oświadczyła, że jest w ciąży i objęta jest bezwzględnym zakazem wykonywania pracy nadliczbowej. Ponieważ pracownica nie przedstawiła orzeczenia lekarskiego stwierdzającego stan ciąży, a ciąża nie była obiektywnie widoczna - pracodawca miał prawo zobowiązać zatrudnioną do wykonania pracy nadliczbowej. Wszelkie oświadczenia pracownicy, w tym w formie pisemnej, fotografie testów ciążowych nie są równoznaczne z orzeczeniem lekarskim stwierdzającym stan ciąży. Pracodawca nie powinien zlecać pracy nadliczbowej w sytuacji, gdy ciąża jest obiektywnie widoczna.

Zakaz zatrudniania pracownic w ciąży w godzinach nadliczbowych, jak już wspomniano, ma charakter bezwzględny - oznacza to, że jest wiążący zarówno dla pracodawcy, który może mieć potrzebę zlecenia pracy nadliczbowej - jak i dla ciężarnej pracownicy, która może wyrazić chęć wykonania pracy nadliczbowej i tym samym zyskania dodatkowego wynagrodzenia.

Przykład 9

Pracownica będąca w ciąży zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy złożyła pracodawcy oświadczenie w formie pisemnej, w ramach którego zobowiązuje się pozostawać w dyspozycji pracodawcy po godzinach pracy - w sytuacji wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy. W powyższym przypadku pracodawca może oczywiście docenić postawę pracownicy, jednak w żadnym razie nie powinien uwzględniać oświadczenia, które nie ma żadnego oparcia w obowiązujących przepisach i nie może uchylić bezwzględnego zakazu zatrudniania kobiet w ciąży w godzinach nadliczbowych.

Pracownicy młodociani

Zatrudnianie osób pełnoletnich, czyli takich, które ukończyły 18 rok życia, jest regułą. Jednak przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość zatrudniania młodocianych - a więc osób, które ukończyły 15 lat, a nie przekroczyły lat 18 (art. 190 § 1 Kodeksu pracy). Ograniczenia w zakresie wieku, od którego można być zatrudnionym, wynikają zarówno z kwestii zdrowotnych związanych z rozwojem młodych ludzi, jak i konieczności realizacji przez osoby niepełnoletnie obowiązku szkolnego.

Zasadą jest, że pracownik młodociany nie może być zatrudniony w godzinach nadliczbowych (art. 203 § 1 Kodeksu pracy). Dotyczy to każdej przesłanki uzasadniającej pracę nadliczbową, jak również odnosi się do pracowników wykonujących tzw. prace lekkie oraz związane z przygotowaniem zawodowym.

W praktyce problematyczna może okazać się sytuacja, kiedy młodociany według przepisów Kodeksu cywilnego nabywa pełnoletność - mimo nieosiągnięcia 18 roku życia. Przypadek taki występuje w sytuacji wstąpienia przed formalnym nabyciem pełnoletności w związek małżeński - co wiąże się z nabyciem statusu osoby pełnoletniej. Czy w powyższej sytuacji pracodawca będzie miał prawo zatrudniać pracownika pełnoletniego (według przepisów Kodeksu cywilnego) w godzinach nadliczbowych? Odnosząc się do powyższej sytuacji należy uznać, że czym innym jest nabycie statusu osoby pełnoletniej według prawa cywilnego, a czym innym według prawa pracy. Przepisy Kodeksu pracy regulujące zatrudnianie młodocianych wyznaczają konkretne granice w zakresie wieku pracowników młodocianych i nie mogą być modyfikowane przez przepisy prawa cywilnego, które stosuje się wyłącznie odpowiednio w sytuacjach nieunormowanych przepisami prawa pracy. Tym samym pracownik, który w wyniku zawarcia małżeństwa uzyskał pełnoletność na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego, na gruncie przepisów prawa pracy nadal jest młodocianym i nie powinien być zatrudniony w godzinach nadliczbowych.

że się z nabyciem statusu osoby pełnoletniej. Czy w powyższej sytuacji pracodawca będzie miał prawo zatrudniać pracownika pełnoletniego (według przepisów Kodeksu cywilnego) w godzinach nadliczbowych? Odnosząc się do powyższej sytuacji należy uznać, że czym innym jest nabycie statusu osoby pełnoletniej według prawa cywilnego, a czym innym według prawa pracy. Przepisy Kodeksu pracy regulujące zatrudnianie młodocianych wyznaczają konkretne granice w zakresie wieku pracowników młodocianych - i nie mogą być modyfikowane przez przepisy prawa cywilnego, które stosuje się wyłącznie odpowiednio w sytuacjach nieunormowanych przepisami prawa pracy. Tym samym pracownik, który w wyniku zawarcia małżeństwa uzyskał pełnoletność na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego - na gruncie przepisów prawa pracy nadal jest młodocianym i nie powinien być zatrudniony w godzinach nadliczbowych.

Przekroczenia NDS oraz NDN

Poszczególne rodzaje prac wykonywane w ramach danych zawodów czy specjalności różnią się od siebie warunkami środowiska pracy. Różnym pracom towarzyszą różne czynniki - niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe. Obowiązkiem pracodawcy jest wskazać czynniki szkodliwe dla zdrowia w środowisku pracy oraz zlecić wykonanie badań i pomiarów w tym zakresie. Badania i pomiary przeprowadzane są na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. z 2011 r. Nr 33, poz. 166; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1995). Badania i pomiary przeprowadza się oczywiście z uwzględnieniem przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 12 czerwca 2018 r. w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. Przywołane rozporządzenie ustala wartości najwyższych dopuszczalnych stężeń chemicznych i pyłowych czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1286; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 325), określone w wykazie stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia (NDS). W załączniku nr 2 ustalono natomiast wartości najwyższych dopuszczalnych natężeń fizycznych czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (NDN).

Przeprowadzanie badań i pomiarów w środowisku pracy ma kluczowe znaczenie w kontekście możliwości - jak również braku możliwości zlecania pracy nadliczbowej. W sytuacji gdy pracownicy świadczą pracę na stanowiskach, na których mają miejsce przekroczenia najwyższych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia, wówczas nie mogą świadczyć pracy w godzinach nadliczbowych. Powyższy zakaz dotyczy pracy nadliczbowej, która wynika ze szczególnych potrzeb pracodawcy.

WAŻNE!

Pracownik świadczący pracę w warunkach przekroczenia najwyższych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia nie może pracować w godzinach nadliczbowych, jeżeli konieczność taka wynika ze szczególnych potrzeb pracodawcy.

Przykład 10

Pracownicy świadczą pracę w warunkach przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń chemicznych i pyłowych czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. Pod koniec dniówki roboczej doszło do ciężkiego wypadku przy pracy w obrębie stanowiska pracy. W powyższej sytuacji pracodawca będzie miał prawo zobowiązać wybranych pracowników do wykonania pracy nadliczbowej na podstawie przesłanki, jaką jest konieczność ochrony zdrowia lub życia poszkodowanego pracownika. Zlecenie pracy nadliczbowej nie będzie jednak możliwe w przypadku otrzymania przez pracodawcę dodatkowego zamówienia do realizacji - wpisującego się w szczególne potrzeby pracodawcy.

Pracownik świadczący pracę na stanowisku, gdzie występują przekroczenia najwyższych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia, ma obowiązek wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, gdy praca ta jest niezbędna dla konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska lub usunięcia awarii.

Pracownicy niepełnosprawni

Problematyka związana ze szczególnymi warunkami w zakresie zatrudniania i organizowania pracy (w tym w zakresie czasu pracy) osób niepełnosprawnych uregulowana jest w przepisach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Natomiast czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (art. 15 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).

Należy pamiętać, że niepełnosprawność pracownika - zakładając, że chce on korzystać z przywilejów gwarantowanych w przepisach regulujących czas pracy osób niepełnosprawnych oraz ograniczenia związane z pracą nadliczbową - powinna być przez niego potwierdzona orzeczeniem stwierdzającym niepełnosprawność.

Przykład 11

Pracodawca przyjął do pracy osobę, która w obawie o odrzucenie jej kandydatury w procesie rekrutacji nie ujawniła, iż jest osobą niepełnosprawną. Pracodawca zobowiązał zatrudnionego do pozostania w pracy w godzinach nadliczbowych. Pracownik odmówił ujawniając fakt, że jest osobą niepełnosprawną.

W powyższym przypadku pracodawca ma prawo zażądać przedłożenia orzeczenia, z którego wynika konkretny stopień niepełnosprawności. W przeciwnym razie nie będzie miał obowiązku stosowania zarówno obowiązujących pracowników niepełnosprawnych skróconych norm czasu pracy, jak i zakazu zatrudniania - zarówno w godzinach nadliczbowych, jak i w porze nocnej.

Zasadą jest, że osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych. Przepisy ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych nie regulują w sposób odrębny pracy w godzinach nadliczbowych. Należy więc przyjąć, iż kwalifikowanie danej pracy w ramach godzin nadliczbowych odbywa się na podstawie ogólnych zasad wynikających z przepisów Kodeksu pracy.

Zatrudnianie pracowników niepełnosprawnych w godzinach nadliczbowych nie ma charakteru bezwzględnego. Nie ma on bowiem zastosowania do 2 przypadków:

• osób zatrudnionych przy pilnowaniu,
• gdy, na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę.

Ocena, czy dana praca związana jest z pilnowaniem, nie powinna powodować większych trudności. Należy jednak mieć na względzie, że możliwość zlecania pracy nadliczbowej w przypadku osoby zatrudnionej przy pilnowaniu będzie dopuszczalna tylko wówczas, gdy czynności składające się na pilnowanie są jedynymi, które osoba zatrudniona ma obowiązek wykonywać.

Przykład 12

Pracodawca zatrudnił osobę niepełnosprawną do pilnowania. Pracodawca, uwzględniając szerokie kwalifikacje pracownika niepełnosprawnego, w związku ze swoimi potrzebami skierował czasowo pracownika do wykonywania innej pracy, w ramach której zobowiązywał go do wykonywania pracy nadliczbowej. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Nie można przyjąć, iż wyłącznie formalne zatrudnienie (wskazanie w treści umowy o pracę obowiązków związanych z pilnowaniem) daje podstawę do zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych pracownikowi niepełnosprawnemu. Aby polecenie pracy w godzinach nadliczbowych względem niepełnosprawnego było legalne, pracownik musi faktycznie wykonywać wyłącznie obowiązki związane z pilnowaniem.

Należy przyjąć, że odstępstwo od zakazu polecenia pracy nadliczbowej będzie możliwe, jeżeli czynności związane z pilnowaniem będą jedynymi obowiązkami zatrudnionej osoby niepełnosprawnej. Jeżeli pracownik ma szeroki zakres czynności, obejmujący również obowiązki innego rodzaju niż pilnowanie - wówczas należy przyjąć, iż zlecanie pracy nadliczbowej nie będzie postępowaniem prawidłowym - chyba że zostanie wydana stosowna decyzja lekarza w tym zakresie.

Druga przesłanka umożliwiająca zatrudnianie niepełnosprawnych w godzinach nadliczbowych to zgoda lekarza.

Przykład 13

Pracodawca skierował ubiegającego się o pracę niepełnosprawnego na wstępne profilaktyczne badania lekarskie. Pracodawca oświadczył, iż możliwość zatrudniania w godzinach nadliczbowych jest warunkiem koniecznym do podjęcia zatrudnienia przez kandydata na pracownika. Pracodawca sporządził wniosek do lekarza medycyny pracy o wyrażenie zgody na możliwość wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Zgoda nie została wydana, a osoba przyjmowana do pracy otrzymała orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Pracodawca nie powinien uzależniać możliwości zatrudnienia niepełnosprawnego od uzyskania uprzedniej zgody na możliwość świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych. Należy bowiem pamiętać, że zarówno sam wniosek, jak i inicjatywa w tym zakresie powinny należeć do pracownika niepełnosprawnego - a nie do pracodawcy. W powyższej sytuacji działanie pracodawcy oraz zaniechanie związane z zatrudnieniem pracownika może być uznane za sprzeczne z przepisami regulującymi równe traktowanie w zatrudnieniu.

Warto zauważyć, że wydanie ewentualnej pozytywnej decyzji przez lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne pracowników w zakresie możliwości wykonywania pracy nadliczbowej następuje po wniosku osoby zatrudnionej - tym samym co do zasady nie będzie postępowaniem prawidłowym sytuacja, w ramach której wniosek składany jest zarówno przez pracodawcę, jak i osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Osoba taka nie jest osobą zatrudnioną - tym samym nie może w sposób skuteczny kierować wniosku w sprawie możliwości świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Odrębną kwestią od możliwości zlecania (oraz braku zlecania) pracy nadliczbowej jest możliwość wykonywania przez pracowników niepełnosprawnych pracy w godzinach ponadwymiarowych. Zakaz pracy w godzinach nadliczbowych w żadnym razie nie ogranicza pracodawcy zatrudniającego pracownika niepełnosprawnego w możliwości zlecania pracy w godzinach ponadwymiarowych.

Zasadą jest pełnoetatowe zatrudnienie. Jednak w przypadku zarówno pracownika nielegitymującego się niepełnosprawnością, jak i pracownika niepełnosprawnego istnieje możliwość zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy. Świadczenie pracy nie przez 8, ale np. przez 6 lub 4 godziny nie oznacza, że pracownik ze zmniejszonym wymiarem etatu będzie mógł zawsze skończyć pracę o pierwotnie zakładanej godzinie. Pracownik niepełnosprawny, pracujący zgodnie z umową w obniżonym wymiarze czasu pracy, również może zostać zobowiązany do pozostania w pracy dłużej. Taka praca nie zawsze będzie pracą nadliczbową.

Przykład 14

Pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności pracuje od poniedziałku do piątku po 4 godziny każdego dnia. Z ważnych względów został przez pracodawcę zobowiązany do pozostania w pracy o 2 godziny dłużej. W takim przypadku nie będą to godziny nadliczbowe, tylko praca ponadwymiarowa, która nie będzie wiązała się z koniecznością uzyskania zgody lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne na wspomniane dodatkowe godziny pracy.

Pracownicy opiekujący się dziećmi do 4 lat

Zasadą jest, że pracownik opiekujący się dzieckiem - do ukończenia przez nie 4 roku życia, nie może być zatrudniony w godzinach nadliczbowych - chyba że wyrazi na to zgodę. Przepisy Kodeksu pracy nie określają formy, jaką powinna mieć zgoda pracownika. Wydawałoby się, że zgoda pracownika może mieć dowolną formę - ustną, wyrażoną w mailu czy nawet wiadomości SMS. Jednak zastosowanie dowolnej formy nie będzie postępowaniem prawidłowym.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa, że dokumentacja ze stosunku pracy prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika powinna zawierać między innymi zgodę pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych. Tym samym należy przyjąć, iż zgoda pracownika powinna mieć formę tradycyjnego dokumentu papierowego, który oczywiście zostanie odwzorowany cyfrowo w sytuacji, gdy pracodawca prowadzi lub będzie prowadził dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej.

Warto też nadmienić, że zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem i znajdująca się w dotyczącej go indywidualnej dokumentacji nie musi być wyrażona raz na zawsze i obejmować całego okresu, jaki pozostał do ukończenia przez dziecko 4 roku życia.

Przykład 15

Pracodawca zatrudnia pracownicę, która opiekuje się 3-letnim dzieckiem. Pracownica złożyła w formie pisemnej zgodę, na podstawie której pracodawca może zlecać jej wykonywanie pracy nadliczbowej. Pracownica miała umówioną wizytę lekarską z dzieckiem bezpośrednio po pracy, o czym wcześniej poinformowała pracodawcę. Z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy zatrudniający wydał polecenie pozostania w pracy w godzinach nadliczbowych. Pracownica postanowiła wycofać zgodę, na podstawie której pracodawca miał możliwość zlecenia pracy nadliczbowej ze skutkiem natychmiastowym.

Niezależnie od braku bezpośrednich przepisów regulujących kwestię wycofania zgody na wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych przez pracowników opiekujących się dziećmi do lat 4 należy przyjąć, że pracownicy ci mają prawo wycofania zgody w każdym czasie. Sama zgoda udzielana jest wprawdzie w formie pisemnej, jednak przepisy nie odnoszą się do oświadczenia pracownika dotyczącego wycofania zgody. W interesie pracownika jest, aby wycofanie zgody mogło być w przyszłości zweryfikowane - najbezpieczniej posłużyć się oświadczeniem składanym w formie pisemnej (papierowej), na którym pracodawca potwierdzi jego przyjęcie.

1.12. Dopuszczalność pracy w godzinach nadliczbowych

Biorąc pod uwagę fakt, że praca nadliczbowa stanowi dodatkowe obciążenie pracownika, ustawodawca - chcąc wyeliminować nadmierne korzystanie przez pracodawców z możliwości zlecenia pracy nadliczbowej - wprowadził obostrzenia w tym zakresie. Ustawowy katalog przesłanek dopuszczalności pracy w godzinach nadliczbowych jest zamknięty. Oznacza to, że pracodawca nie może go dowolnie modyfikować ani uzupełniać o nowe własne powody uzasadniające pracę nadliczbową.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w 2 sytuacjach:

• prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
• szczególnych potrzeb pracodawcy

- art. 151 § 1 Kodeksu pracy.

1.12.1. Prowadzenie akcji ratowniczej lub usuwanie awarii

Pierwsza z sytuacji, w której możliwe jest polecenie pracy nadliczbowej, dotyczy przypadków nadzwyczajnych o charakterze żywiołowym, których nie można przewidzieć czy zaplanować. Takimi szczególnymi przypadkami są właśnie akcje ratownicze zmierzające do ochrony życia oraz mienia. Oczywiście w żadnym wypadku sytuacją nadzwyczajną o charakterze działań ratowniczych nie będzie potrzeba pracodawcy ratowania złej kondycji finansowej zakładu przez nielimitowane świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych.

Praca w godzinach nadliczbowych pozostających w związku z usuwaniem awarii jest nieco bardziej skomplikowana z punktu widzenia kwalifikacji takiej czynności. W takim przypadku mogą bowiem wystąpić 2 sytuacje (w zależności od interpretacji):

• sytuacja 1 - czynności związane z usuwaniem awarii mogą stanowić normalny zakres obowiązków pracownika - np. serwisanta. W takim przypadku usuwanie awarii stanowi normalny przedmiot świadczenia pracy konkretnego pracownika, co sprawia, że praca w godzinach nadliczbowych będzie uzasadniona i dopuszczalna nie tyle z samego faktu wystąpienia i usuwania awarii (do czego zobowiązany jest pracownik), ile z faktu zatrudnienia na określonym stanowisku. W przypadku pracowników, do których zadań należy usuwanie awarii, dopuszczalność pracy w godzinach nadliczbowych będzie miała miejsce dopiero w razie szczególnych potrzeb pracodawcy;
• sytuacja 2 - gdy usuwanie awarii nie stanowi normalnego zadania pracownika wynikającego z charakteru świadczonej pracy, można mówić o nielimitowanej w czasie potrzebie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Z pierwszą przesłanką związaną z sytuacjami nadzwyczajnymi wiąże się kwestia dopuszczalności konkretnych pracowników do prac związanych z prowadzeniem akcji ratowniczej czy z usuwaniem skutków awarii. Ponad wszelką wątpliwość podstawą wydania przez pracodawcę polecenia wykonywania pracy w ramach omawianej przesłanki jest potrzeba i obowiązek dbałości pracownika o dobro zakładu pracy (w tym ochrona jego mienia). Należy jednak mieć świadomość, że nie w każdym przypadku pracodawca powinien swobodnie dysponować pracownikami i kierować ich do wykonywania pracy nawet w ramach sytuacji nadzwyczajnych.

Możliwa jest sytuacja, kiedy pracodawca wysyła pracowników do usuwania skutków awarii czy prowadzenia akcji ratowniczej, do której przeprowadzenia pracownicy nie mają żadnych kwalifikacji. W takim wypadku, uwzględniając charakter zdarzenia, można przyjąć, że obowiązkiem pracownika jest wykonanie pracy, nawet w sytuacji, gdy nie pokrywa się ona zarówno z pracą umówioną, jak i kwalifikacjami pracownika. Sytuacja komplikuje się natomiast wówczas, gdy prowadzenie akcji ratowniczej czy usuwanie skutków awarii nie tylko pozostaje w sprzeczności z charakterem pracy wykonywanej przez pracownika w normalnych warunkach, lecz także stanowi zagrożenie dla jego zdrowia lub życia. Warto w tym miejscu zauważyć, że w razie gdy:

• warunki pracy nie odpowiadają przepisom bhp i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo
• wykonywana przez pracownika praca stwarza zagrożenie wobec innych osób,

ma on prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego (art. 210 § 1 Kodeksu pracy). W sytuacji gdy powstrzymanie się od wykonywania pracy nie usuwa zagrożenia, pracownik ma prawo oddalić się z miejsca zagrożenia, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego.

Uwzględniając brzmienie powyższych regulacji, należy wskazać, że udział pracowników w pracy w warunkach wskazanych w art. 151 § 1 Kodeksu pracy będzie można uznać za prawnie dopuszczalny w sytuacji, gdy polecenie pracy świadczonej w godzinach nadliczbowych nie jest związane z okolicznościami bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników.

W sytuacji nagłej potrzeby ratowania dóbr prawnie chronionych, niezależnie od ich charakteru i obowiązku dbałości pracownika o dobro pracodawcy, pracodawca powinien w każdym przypadku rozważyć zasadność dopuszczenia pracowników do pracy w nadgodzinach w przypadku prowadzenia akcji ratowniczej.

Przykład 16

Pracodawca prowadzi magazyn odczynników chemicznych. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach obsługi magazynu kończą pracę o godzinie 18.00. O godzinie 17.55 w magazynie nastąpił wybuch niebezpiecznych substancji, w wyniku którego powstał gwałtowny pożar. Niezależnie od zawiadomienia o tym zdarzeniu straży pożarnej, pracodawca polecił pracownikom opanowanie sytuacji. Ze względu na to, że w wyniku pożaru powstało wiele trujących lotnych substancji chemicznych, pracownicy odmówili wykonania tego polecenia. Pracodawca rozwiązał z pracownikami stosunki pracy bez wypowiedzenia, wskazując jako przyczynę odmowę wykonania polecenia służbowego oraz złamanie zasady obowiązku dbałości o dobro pracodawcy. W takim przypadku postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Zlecanie pracy w opisanych warunkach, w tym nadliczbowej, trzeba uznać za niedopuszczalne, niezależnie od żywiołowego i nadzwyczajnego charakteru zaistniałych zdarzeń. Należy przyjąć, że obowiązek usuwania skutków katastrofy spoczywa wyłącznie na pracownikach wyspecjalizowanych służb.

Zobowiązując pracowników do świadczenia pracy, w tym w godzinach nadliczbowych, powołując się na okoliczności, jakimi są nagła katastrofa czy usuwanie skutków awarii, pracodawca powinien ocenić, czy takie polecenie i ewentualna praca świadczona w związku z danym zdarzeniem nie będą stanowiły bezpośredniego zagrożenia dla życia i zdrowia pracowników.

1.12.2. Szczególne potrzeby pracodawcy

W typowych warunkach funkcjonowania zakładu pracy najczęstszą przesłanką uzasadniającą świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych są szczególne potrzeby pracodawcy. Przepisy nie zawierają jednak definicji szczególnych potrzeb pracodawcy. Interpretacja przesłanki, jaką jest szczególna potrzeba pracodawcy, jest bardzo istotna, ponieważ od tego zależy, czy praca w godzinach nadliczbowych będzie mogła być rozpatrywana jako normalny element organizacji pracy, czy zostanie przypisana tylko do sytuacji o charakterze nadzwyczajnym, niezwiązanej z przypadkami wywołanymi siłą wyższą.

Ze sformułowania „szczególne potrzeby” wynika, że praca nadliczbowa w żadnym przypadku nie może mieć miejsca w ramach normalnego, niezakłóconego, prawidłowo zorganizowanego procesu pracy. Należy przyjąć, że jeśli w zakładzie pracy następuje sukcesywny wzrost zapotrzebowania na pracę, np. w związku z rozszerzeniem działalności, to taka sytuacja co do zasady nie stanowi przesłanki szczególnych potrzeb pracodawcy. Wówczas stopniowy wzrost zapotrzebowania na pracę powinien wiązać się przede wszystkim ze zwiększaniem zatrudnienia, a nie z wykorzystywaniem już zatrudnionych pracowników przez ciągłe zlecanie im pracy nadliczbowej. Pogląd ten wynika z tego, że szczególne potrzeby pracodawcy powinny być utożsamiane z nie do końca dającymi się przewidzieć przypadkami, często sytuacjami nagłymi, takimi jak np. dodatkowe, duże zamówienie czy nagła potrzeba przeprowadzenia prac naprawczych. Problem w tym, że oceny zasadności w zakresie, czy występują (wystąpiły) szczególne potrzeby pracodawcy, dokonuje on sam we własnym zakresie i w tej kwestii w żaden sposób nie jest związany opinią pracowników. Ocena danej sytuacji nie może być jednak przeprowadzona w sposób zupełnie dowolny, według swobodnego uznania pracodawcy. W wyroku z 26 maja 2000 r. (I PKN 667/99, OSNP 2001/22/662) Sąd Najwyższy wskazał, że przez pojęcie szczególnych potrzeb pracodawcy należy rozumieć potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z działalnością prowadzoną przez pracodawcę.

WAŻNE!

Szczególne potrzeby pracodawcy to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z działalnością prowadzoną przez pracodawcę.

W praktyce może pojawić się wątpliwość, czy okres epidemii COVID-19 może stanowić przesłankę pracy nadliczbowej - i czy kwalifikować ją w kategoriach prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego - czy może w ramach szczególnych potrzeb pracodawcy.

Odnosząc się do powyższej wątpliwości można przyjąć, że wprowadzony stan epidemii jako taki nie może stanowić uzasadnienia do zlecania wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.

Przykład 17

Pracodawca w okresie epidemii COVID-19 wprowadził zarządzenie wewnętrzne, w którego treści znalazło się następujące zdanie: „W związku z wprowadzonym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej stanem epidemii pracodawca ma prawo zobowiązywać pracowników do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych”.

Powyższe zdanie, z uwagi na swą ogólność, należy uznać za nieprawidłowe. Niezależnie od tego, czy obowiązuje stan epidemii czy stan zagrożenia epidemicznego, przesłanki zlecania pracy nadliczbowej nie uległy zmianie. Tym samym w dalszym ciągu obowiązują zasady, zgodnie z którymi praca nadliczbowa może być zlecana w związku z koniecznością prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii lub szczególnych potrzeb pracodawcy. Epidemia COVID-19 sama w sobie, w znaczeniu ogólnym, nie może więc stanowić samoistnej przesłanki, którą pracodawca będzie uzasadniał zlecanie pracy w godzinach nadliczbowych.

Tak jak epidemia nie może stanowić samoistnej przesłanki zlecenia pracy nadliczbowej - tak już konkretne sytuacje wynikające ze stanu epidemii jak najbardziej mogą stanowić podstawę wydawania poleceń związanych z pracą nadliczbową. Mogą to być przypadki związane zarówno z szeroko rozumianą siłą wyższą, jak i szczególnymi potrzebami pracodawcy.

Przykład 18

Pracodawca prowadzący zakład produkujący środki ochrony indywidualnej, wykorzystywane w ramach działań zapobiegawczych przeciwko COVID-19, otrzymał dodatkowe pilne zamówienie. W takiej sytuacji jak najbardziej istnieje podstawa do wydania polecenia wykonania pracy nadliczbowej z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy.

Przykład 19

Pracodawca w okresie epidemii COVID-19 otrzymał miesięczny raport o stanie finansów prowadzonej działalności. Uwzględniając nie najlepszą kondycję finansową firmy oraz konieczność wcześniejszej redukcji zatrudnienia, poinformował pracowników, że epidemia doprowadziła do zachwiania płynności finansowej - tym samym szczególną potrzebą będzie regularne zlecanie pracy nadliczbowej. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Epidemia oraz związana z nią sytuacja w zakresie ogólnej koniunktury, w tym ogólne problemy finansowe pracodawcy, nie powinny stanowić podstawy regularnego zlecania pracy nadliczbowej (również uwzględniając zasadę, zgodnie z którą praca nadliczbowa nie powinna być planowana).

Warto wskazać, jakie mogą być konsekwencje odmowy przez pracownika świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych w przypadku, gdy nie mają zastosowania zakazy świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych. Punktem wyjścia jest obowiązek pracownika do wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń przełożonych. Odmowa świadczenia pracy nadliczbowej powinna być za każdym razem rozpatrywana indywidualnie, z uwzględnieniem całokształtu okoliczności towarzyszących takiej odmowie. W typowych warunkach odmowa wykonania pracy nadliczbowej stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, co może uzasadniać zastosowanie różnych form odpowiedzialności i konsekwencji w stosunku do pracownika. W zależności od konkretnego przypadku pracodawca ma możliwość zastosowania odpowiedzialności porządkowej przewidzianej w art. 108 Kodeksu pracy, a w skrajnych przypadkach może zwolnić pracownika z powodu ciężkiego naruszenia przez niego podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Inaczej sytuacja wygląda, gdy odmowa świadczenia pracy nadliczbowej będzie rozpatrywana przez pryzmat zasad współżycia społecznego oraz w kontekście naruszenia przez pracodawcę zasady korzystania ze swojego prawa w sposób niepozostający w sprzeczności ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa.

Przykład 20

Pracownik samotnie wychowuje 6-letnie dziecko. Pracodawca polecił mu wyko­nanie pracy nadliczbowej, mając świadomość, że taką pracę mogą wykonać inni pracownicy o porównywalnych kwalifikacjach. W tym przypadku postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe z punktu widzenia zasad współżycia społecz­nego.

Odmowa świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych powinna co do zasady dotyczyć przypadków nadzwyczajnych, w ramach których sytuacja rodzinna czy osobista, poziom zmęczenia pracownika, ogólny stan jego zdrowia czy charakter zleconej pracy obiektywnie uzasadniają taką odmowę. Należy uznać, że pracownik powinien rzeczowo przedstawić okoliczności przemawiające za odmową wykonania pracy nadliczbowej. Brak uzasadnienia i opuszczenie miejsca pracy wbrew poleceniu pracodawcy może bowiem zostać zakwalifikowane, w zależności od przypadku, nawet jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Odmowa wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nabiera szczególnego znaczenia w okresie epidemii COVID-19. Sam fakt, że obowiązuje stan epidemii, nie powinien stanowić uzasadnienia dla odmowy realizacji pracy nadliczbowej. Co jednak w sytuacji, gdy na terenie pracodawcy nie wprowadzono właściwej profilaktyki - nie udostępniono właściwych środków ochronnych rekomendowanych w związku z epidemią? W powyższej sytuacji nie można wykluczyć, że warunki pracy będą kwalifikowane jako zagrażające zdrowiu i życiu pracowników. Tym samym brak przestrzegania przez pracodawców właściwego reżimu sanitarnego może stanowić zarówno podstawę odmowy przystąpienia do pracy w ramach normalnego czasu pracy - jak i w ramach pracy nadliczbowej.

Odmowa wykonania pracy nadliczbowej może wiązać się również z postępującą utratą właściwości ochronnych przyznanych przez pracodawcę środków profilaktycznych.

Przykład 21

Pracownicy apteki zobowiązani są do zakrywania ust i nosa za pomocą maseczek. Pracodawca, biorąc pod uwagę spadek w kraju zachorowań na COVID-19 oraz spodziewane odwołanie obowiązku korzystania z maseczek, przestał zaopatrywać w nie swoich pracowników.

Pracodawca wydał pracownikom polecenie wykonywania pracy nadliczbowej z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy. W powyższej sytuacji można uznać, że pracownicy ze względu na warunki pracy, szczególnie duże ryzyko związane z narażeniem na zakażenie koronawirusem, będą mogli powstrzymać się z wykonywaniem pracy - także w ramach pracy w godzinach nadliczbowych.

Odmowa wykonania pracy nadliczbowej może mieć również miejsce w przypadku wykonywania pracy zdalnej realizowanej w celu przeciwdziałania COVID-19. Z definicji pracy zdalnej wynika, że praca zdalna może być powierzona, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Warunki lokalowe w mieszkaniu pracownika, w którym usytuowane jest stanowisko pracy zdalnej, mogą zmieniać się w ciągu doby.

Przykład 22

Pracownik skierowany przez pracodawcę do wykonywania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 od 8:00 do 16:00 przebywa sam w mieszkaniu. Praca jest wykonywana na prywatnym sprzęcie pracownika, po uprzednim sprawdzeniu, że gwarantuje on poszanowanie ochrony informacji poufnych, w tym danych będących tajemnicą przedsiębiorstwa oraz danych osobowych. Po godzinie 16.00 do dwupokojowego mieszkania wraca żona wraz z dwójką dzieci, które odrabiają lekcje z wykorzystaniem jedynego komputera będącego na wyposażeniu mieszkania.

W powyższej sytuacji trudno oczekiwać, iż pracownik po godzinie 16:00 posiada warunki umożliwiające wykonywanie pracy o należytej jakości oraz ilości. Tym samym rekomendowanym postępowaniem jest, aby strony na etapie wydawania polecenia pracy zdalnej ustaliły, czy pracownik ma warunki lokalowe zarówno do wykonywania pracy w ramach normalnego czasu pracy - jak i do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.

W związku z epidemią COVID-19 pracodawcy zaliczani do tzw. infrastruktury krytycznej uzyskali możliwość polecenia pracownikom świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji (art. 4f i art. 15x ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Tarcza antykryzysowa nie likwiduje zasady ograniczającej liczbę nadgodzin wynikającej z przepisów Kodeksu pracy o minimalnych odpoczynkach dobowych i tygodniowych. Znosi jednak np. średniotygodniowy limit godzin nadliczbowych (tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym - art. 131 Kodeksu pracy). Tarcza antykryzysowa pozwala na zlecanie nadgodzin „w zakresie i wymiarze niezbędnym”, bez ograniczenia tym limitem.

1.13. Zasady rekompensaty pracy nadliczbowej

Pracownik wykonujący pracę w godzinach nadliczbowych ma prawo do rekompensaty. Może ona zostać udzielona w formie dodatkowego wynagrodzenia lub czasu wolnego.

1.13.1. Wynagrodzenie za pracę nadliczbową

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje m.in. normalne wynagrodzenie (art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy). Ponieważ przepisy nie precyzują, co należy rozumieć przez pojęcie „normalne wynagrodzenie”, przyjmuje się, że w każdej sytuacji jest nim wynagrodzenie zasadnicze, które wynika co do zasady ze stawki osobistego zaszeregowania pracownika.

Problem może powstać w sytuacji, gdy pracownik ma prawo do składników wynagrodzenia, które wprawdzie przysługują w stałej wysokości, ale są niezależne od godzin faktycznej pracy. Wówczas należy przeanalizować charakter tych dodatkowych składników oraz określić ich związek ze świadczoną pracą. Należy w tym miejscu wskazać, że dodatkowe składniki co do zasady stanowią formę rekompensaty pozostającą w związku z negatywnymi zjawiskami procesu pracy, takimi jak jej uciążliwość czy stres. Podkreślenia wymaga, że naturalnym zjawiskiem jest, iż przedłużenie czasu pracy będzie powodowało automatyczny wzrost ekspozycji na owe negatywne czynniki. Z powyższego powodu za zasadne i logiczne należy uznać, że dodatkowe składniki wynagrodzenia, rekompensujące oddziaływanie negatywnych czynników, powinny być wliczane do normalnego wynagrodzenia wypłaconego z tytułu pracy nadliczbowej. Wyjątkiem od tej zasady mogłaby być przykładowo sytuacja, w ramach której pracodawca powierza pracownikowi pracę nadliczbową, wprawdzie zgodną z jego kwalifikacjami, ale niepowodującą narażenia pracownika na szkodliwe czynniki środowiska pracy, które występują w normalnym czasie pracy pracownika i powodują obowiązek wypłacania dodatków z tego tytułu. W przeważającej większości przypadków, praca, która jest polecana w godzinach nadliczbowych, jest jednak pracą taką samą, jaką pracownik wykonuje w normalnym czasie pracy. Sprawia to, że dodatkowe składniki wynagrodzenia związane z negatywnymi czynnikami powinny być wliczane do wynagrodzenia normalnego. Warto w tym miejscu przywołać orzeczenie SN z 3 czerwca 1986 r. (I PRN 40/86, OSNC 1987/9/140), w którym sąd wskazał, że:

Przez „normalne wynagrodzenie”, o którym mowa w art. 134 § 1 zdanie pierwsze k.p., należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników.

1.13.2. Dodatek do wynagrodzenia

Obowiązek wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych obok normalnego wynagrodzenia ma 2 funkcje. Przede wszystkim dodatek stanowi rekompensatę z tytułu zwiększonego nakładu pracy, a następnie jest to element odstraszający przed nadmierną eksploatacją pracowników w godzinach nadliczbowych.

Za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje dodatek w wysokości uzależnionej od pory i dnia, w których przypadała taka praca.

Tabela 3. Wysokość dodatku za godziny nadliczbowe

Wynagrodzenie będące podstawą obliczania dodatku stanowi:

• wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną, lub
• 60% wynagrodzenia - jeżeli składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określeniu warunków wynagradzania.

Stawka osobistego zaszeregowania to wynagrodzenie o charakterze stałym. Jest ono powiązane bezpośrednio z funkcją pracownika lub zajmowanym przez niego stanowiskiem. W skład wynagrodzenia zasadniczego wchodzi m.in. dodatek funkcyjny czy menedżerski.

W sytuacji gdy pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną, należność za 1 godzinę pracy nadliczbowej należy ustalić w następujący sposób:

Krok 1 - miesięczną stawkę podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

Krok 2 - otrzymany wynik pomnożyć przez odpowiedni procent (50% lub 100%) i przez liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych.

Jeżeli pracownik nie jest wynagradzany ani według stawki godzinowej, ani miesięcznej, podstawę wymiaru dodatku stanowi 60% wynagrodzenia obliczonego jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Wówczas, aby obliczyć należność za 1 godzinę, należy:

Krok 1 - podstawę wymiaru podzielić przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie,

Krok 2 - otrzymany wynik pomnożyć przez odpowiedni procent (50% lub 100%) i przez liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych (§ 4 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

Jeżeli praca w tych samych godzinach spowodowała przekroczenie zarówno dobowej jak i tygodniowej normy czasu pracy, wówczas dodatek należy się tylko w związku z przekroczeniem normy dobowej (art. 1511 § 2 Kodeksu pracy).

Należy pamiętać, że przepisy wskazujące na wysokość dodatków i, generalnie mówiąc, wynagrodzenia za pracę nadliczbową są przepisami jednostronnie bezwzględnie obowiązującymi. W konsekwencji pracodawca nie może ich dowolnie modyfikować na niekorzyść pracownika. Ewentualne modyfikacje są dopuszczalne tylko wtedy, gdy będą miały charakter korzystniejszy od regulacji obowiązujących powszechnie. Istnieje zatem możliwość zwiększenia wysokości dodatku z tytułu pracy nadliczbowej, jak również korzystniejszego wskazania podstawy do jego ustalenia. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby pracodawca przykładowo w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym wprowadził zapis, że pracownikom przysługuje dodatek 100% za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż te, które zostały wymienione w art. 1511 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

WAŻNE!

Postanowienia w zakresie wynagradzania za pracę nadliczbową nie mogą być mniej korzystne niż obowiązujące przepisy prawa pracy.

W przypadku gdy pracodawca zechciałby wprowadzić warunki mniej korzystne, niż gwarantuje to Kodeks pracy, wówczas uregulowania takie nie będą obowiązywać. Analogicznie do sytuacji, gdyby pracodawca zawarł mniej korzystne warunki wynagradzania z tytułu pracy nadliczbowej w umowie o pracę - wówczas postanowienia takie będą nieważne.

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy pracodawca, chcąc obniżyć koszty pracy, rezygnuje z wypłacenia pracownikom rekompensaty z tytułu pracy nadliczbowej. Jednak żadne okoliczności, nawet trudna sytuacja ekonomiczna pracodawcy, nie zwalniają go z obowiązku wypłaty wynagrodzenia i ewentualnych dodatków z tytułu przepracowanych godzin nadliczbowych. W wyroku z 11 stycznia 2006 r. (II PK 113/05, OSNP 2006/23-24/348) Sąd Najwyższy wskazał, że:

(...) Pracodawca nie może być zwolniony z obowiązku wypłacenia wynagrodzenia za pracę z tego powodu, że stanowi to dla niego nadmierne obciążenie finansowe.

Należy uznać, że pojęcie wynagrodzenia w kontekście obowiązku pracodawcy jego wypłaty powinno być rozumiane szeroko, jako obowiązek wypłaty normalnego wynagrodzenia wraz ze wszelkimi dodatkami, w tym wynikającymi z pracy w godzinach nadliczbowych.

1.13.3. Czas wolny

Świadczenie pracy nadliczbowej może zostać zrekompensowane czasem wolnym zamiast odpowiednim dodatkiem. Istnieją 2 możliwości udzielenia pracownikowi czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe, tj.:

• na wniosek pracownika,
• bez wniosku pracownika, z inicjatywy pracodawcy.

W sytuacji gdy udzielenie czasu wolnego poprzedza wniosek pracownika, pracodawca udziela za jedną godzinę nadliczbową jednej godziny czasu wolnego. Udzielenie czasu wolnego może nastąpić w innym okresie rozliczeniowym niż ten, w którym wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych. Ponadto przyjmuje się, że jeśli pracownik wskazał we wniosku precyzyjny termin udzielenia czasu wolnego, to pracodawca jest związany takim wnioskiem. Sąd Najwyższy w wyroku z 9 lutego 2010 r. (I PK 157/09, OSNP 2011/15-16/200) stanął na stanowisku, że:

(...) W przypadku udzielenia na pisemny wniosek pracownika czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje (art. 151¹ § 3 k.p.), co oznacza, że pracownik zachowuje prawo jedynie do normalnego wynagrodzenia za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych w wysokości określonej w art. 151¹ § 1 k.p.

Udzielenie czasu wolnego za przepracowane nadgodziny pozbawia pracownika prawa do dodatku do wynagrodzenia za taką pracę.

Z punktu widzenia pracownika korzystniejsze wydaje się udzielenie czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy. W takim przypadku wymiar udzielonego czasu wolnego jest o połowę wyższy w stosunku do liczby przepracowanych godzin nadliczbowych. Czas wolny z inicjatywy pracodawcy powinien być udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego. Uwzględniając fakt, że co do zasady czas wolny pracownika jest czasem bezpłatnym, udzielenie czasu wolnego przez pracodawcę z jego inicjatywy nie może powodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Wniosek o rekompensatę pracy nadliczbowej w formie czasu wolnego powinien mieć formę pisemną. Wnioski te przechowywane są wraz z kartami ewidencji czasu pracy.

Część pracodawców stosuje praktykę, w ramach której wnioski przechowywane są u kierowników komórek organizacyjnych pracowników składających takie wnioski - należy pamiętać, że jest to postępowanie nieprawidłowe. Wnioski o udzielenie czasu wolnego powinny być przechowywane wraz z pozostałą dokumentacją pracowniczą - czyli w typowych warunkach w działach kadr. W przeciwnym razie postępowanie takie z całą pewnością zostanie zakwestionowane przez inspektora pracy, który skieruje do pracodawcy wystąpienie zobowiązujące do prawidłowego prowadzenia dokumentacji.

Przepisy nie zawierają wzoru wniosku pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe. W praktyce zdarzały się przypadki, gdy pracodawcy stosowali wnioski, w których nie przewidziano miejsca na podpis wnioskodawcy. Tak wypełniony formularz nie spełnia wymogu wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe, ponieważ nie zawiera podpisu wnioskodawcy.

1.13.4. Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych

W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie za pracę nadliczbową wraz z dodatkiem może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151¹ § 4 Kodeksu pracy).

Wskazany przepis zawiera ustawowe ograniczenie możliwości stosowania ryczałtu do określonej grupy pracowników, tj. do osób stale świadczących pracę poza zakładem pracy. Kodeks pracy nie definiuje jednak tej grupy (poza telepracownikami). W wyroku z 13 listopada 2009 r. (III PK 44/09) Sąd Najwyższy stwierdził, że:

(...) Wymóg „stałości”, o którym mowa w art. 151¹ § 4 k.p., nie jest równoważny z wymogiem, aby praca była wykonywana poza zakładem „bez przerwy” czy też „wyłącznie”.

Należy więc uznać, że częściowe wykonywanie pracy w zakładzie nie stanowi przeszkody do przyznania pracownikowi ryczałtu.

Przykład 23

Pracownik zatrudniony jako przedstawiciel handlowy raz w tygodniu o umówionej godzinie stawia się w centrali firmy, skąd pobiera towar. Czynność ta jest na tyle krótka, że pracownik w pozostałym czasie pracy w tym dniu wykonuje swoje obowiązki w terenie, podobnie jak w każdym następnym dniu pracy. Fakt przybywania przedstawiciela jednego dnia do siedziby firmy trudno uznać za spełnienie wymogu stałości świadczenia pracy poza zakładem pracy. Element stałości wystąpiłby wtedy, gdyby towar był dostarczany pracownikowi w terenie w umówionym miejscu. Uwzględniając jednak wyrok Sądu Najwyższego, należy uznać, że takie krótkie, lecz cyklicznie powtarzające się wizyty w siedzibie firmy nie stanowią przeszkody, aby przyznać pracownikowi ryczałt za pracę nadliczbową.

Wysokość wynagrodzenia ryczałtowego powinna co do zasady odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Uwzględniając rozmiar zadań, które powinien wykonać pracownik, w pierwszej kolejności należy przeprowadzić wstępną symulację liczby godzin niezbędnych na realizację powierzonych obowiązków.

Należy podkreślić, że ryczałt w zasadzie nie może być zaplanowany w wyższym wymiarze niż przeciętnie 8 godzin tygodniowo, co wynika z faktu obowiązywania przeciętnej 48-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy. W praktyce może się zdarzyć, że pracownik będzie świadczył pracę w wymiarze wyższym, niż to było ustalone. W takim przypadku wypłata ryczałtu nie będzie wystarczająca. W wyroku z 20 maja 1998 r. (I PKN 143/98, OSNP 1999/12/389) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownikowi będzie przysługiwało roszczenie o dopłatę do ustalonego ryczałtu. Ma to zastosowanie szczególnie wtedy, gdy rzeczywisty wymiar przepracowanych godzin nadliczbowych w istotny sposób odbiega od wymiaru uzgodnionego przy obliczaniu ryczałtu.

Omawiana zasada działa jednak tylko w jedną stronę, chroniąc interes pracownika. Może bowiem dojść do sytuacji, gdy pracownik przepracuje mniejszą liczbę godzin, niż było to pierwotnie ustalone w związku z obliczaniem wysokości ryczałtu. Wówczas nie należy obniżać wysokości wynagrodzenia ryczałtowego. Sąd Najwyższy w wyroku z 3 kwietnia 2008 r. (II PK 288/07) stwierdził, że pracownik, który przepracował więcej godzin, niż przewidywał to ustalony w umowie o pracę ryczałt, może wystąpić do pracodawcy, a w razie sporu do sądu o wyrównanie należności z tego tytułu. W ocenie sądu może to być problematyczne z punktu widzenia możliwości dowodowych, uwzględniając fakt, że pracodawca ma ograniczone obowiązki w zakresie ewidencjonowania czasu pracy, co podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 19 maja 2004 r. (I PK 630/03, OSNP 2005/3/37).

Przy ustalaniu wysokości ryczałtu generalną zasadą jest skalkulowanie go na takim poziomie, aby chociaż w przybliżeniu odpowiadał wynagrodzeniu za nadgodziny, które przysługiwałoby pracownikowi, gdyby pracował na ogólnych zasadach (wyrok Sądu Najwyższego z 1 grudnia 1998 r., I PKN 464/98, OSNP 2000/2/50).

Problematyka ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zaczyna nabierać szczególnego znaczenia w przypadku pracy zdalnej realizowanej w celu przeciwdziałania COVID-19. Z definicji pracy zdalnej wynika, iż praca zdalna wykonywana jest poza stałym miejscem pracy. W typowych przypadkach praca zdalna realizowana jest z mieszkania lub domu pracownika. Należy uznać, że w przypadku pracowników zdalnych, którzy wykonują pracę stale poza zakładem pracy, wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Nie w każdym jednak przypadku do pracowników zdalnych będzie miał zastosowanie wspomniany wyżej ryczałt. Gdy praca zdalna nie będzie realizowana w domu - tylko w innym miejscu, które może być uznane za teren zakładu pracy, przepis dotyczący ryczałtu nie będzie miał zastosowania.

1.14. Zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy

Zasadą jest zatrudnienie pełnoetatowe, rozumiane inaczej jako praca w pełnym wymiarze czasu pracy wynoszącym przeciętnie 8 godzin na dobę oraz 40 godzin w tygodniu. W praktyce istnieje możliwość zmniejszenia czasu pracy - mowa wówczas o pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy.

W przypadku gdy przepisy szczególne nie stanowią inaczej, pracownika niepełnoetatowego obowiązuje taka sama norma czasu pracy, jak pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Konsekwencją tego jest, że co do zasady godziny nadliczbowe rozpoczynają się wraz z przekroczeniem 8 godzin w ciągu doby lub przeciętnie 40 godzin w tygodniu. W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze przekroczenie liczby godzin pracy wynikających z obniżonego wymiaru, które nie przekracza wskazanych wyżej wartości, powoduje, że nie można mówić o godzinach nadliczbowych, lecz o godzinach ponadwymiarowych. Z uwagi na fakt, że praca ponadwymiarowa nie jest pracą nadliczbową, nie obowiązują w stosunku do niej ograniczenia przewidziane dla pracy nadliczbowej.

Mimo że ustawodawca nie traktuje pracy ponadwymiarowej w kategoriach pracy nadliczbowej, należy zwrócić uwagę, że praca ponadwymiarowa stanowi pracę wykraczającą poza wymiar ustalony przez strony stosunku pracy. Konsekwencją tego jest prawo pracownika do wynagrodzenia i dodatku za taką pracę w wysokości 50% lub 100% (art. 151 § 5 Kodeksu pracy). Przywołany przepis stanowi pewnego rodzaju rozwiązanie pośrednie między możliwością zatrudnienia ponadwymiarowego a ochroną pracownika, który wcześniej zgodził się na ustalony w umowie niższy wymiar czasu pracy.

Konsekwencją art. 151 § 5 Kodeksu pracy jest prawo pracodawcy do zobowiązania pracownika do pozostania w pracy w godzinach ponadwymiarowych. Ustawodawca zastosował kryterium dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy ustalonej w wyniku zgodnego oświadczenia stron stosunku pracy. Oznacza to, że strony wskazują, ile godzin (jaki jest limit) ponad ustalony wymiar czasu pracy pracownik może świadczyć pracę.

Mówiąc o pracy ponadwymiarowej, warto poruszyć kwestię, co stanowi podstawę jej powierzenia. Pośrednio obowiązek taki wynika z samej możliwości wprowadzenia do umowy o pracę zapisów określających dopuszczalną liczbę godzin pracy, których przekroczenie będzie uprawniało pracownika do dodatku, jak za godziny nadliczbowe. Ponadto z uprawnień kierowniczych pracodawcy wynika możliwość powierzenia pracownikowi pracy ponad wymiar z nim ustalony. Jak wiadomo obowiązkiem każdego pracownika jest realizacja poleceń przełożonych oraz dbałość o dobro zakładu pracy. Praca ponad ustalony wymiar, niestanowiąca pracy w godzinach nadliczbowych, nie będzie podlegała konieczności stosowania limitów lub ograniczeń odnoszących się do określonych kategorii podmiotów. W praktyce oznacza to, że pracodawca, chcąc powierzyć niepełnoetatowcowi pracę ponadwymiarową, nie musi kierować się przesłankami wynikającymi z art. 151 § 1 Kodeksu pracy odnoszącymi się do takich sytuacji jak zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym oraz szczególnych potrzeb pracodawcy - choć te zdarzenia mogą stanowić przesłankę faktyczną świadczenia pracy ponadwymiarowej. Praca ponadwymiarowa w takich przypadkach również może być powierzona.

Przykład 24

Magdalena L. jest w ciąży i wykonuje pracę na 1/2 etatu od poniedziałku do piątku. Z uwagi na szczególną potrzebę pracodawca polecił jej, aby została w pracy w piątek 2 godziny dłużej. W tym przypadku pracodawca miał prawo powierzyć pracownicy pracę ponad ustalony między stronami wymiar czasu pracy, ponieważ nie są to godziny nadliczbowe, tylko ponadwymiarowe. Pracownica co do zasady nie powinna odmówić pozostania w pracy o 2 godziny dłużej.

Roczny ustawowy (lub wewnątrzzakładowy) limit godzin nadliczbowych nie jest uwzględniany w przypadku świadczenia przez pracowników pracy ponadwymiarowej.

Przepis regulujący pracę w godzinach ponadwymiarowych nie rozstrzyga jednak, do jakich wartości - dobowych czy tygodniowych - ma zastosowanie. W praktyce odwoływanie się tylko do wymiaru dobowego jest trudne do zaakceptowania, ponieważ pracodawca ma prawo wezwać pracownika do wykonywania pracy również w dniu dla niego rozkładowo wolnym. Należy zatem przyjąć, że ustalenie dopuszczalnej liczby godzin ponadwymiarowych powinno być odnoszone głównie do tygodniowego wymiaru czasu pracy. Wyjątkiem od tej zasady będzie sytuacja, gdy strony mogą z góry przewidzieć i ustalić dobowy wymiar czasu pracy oraz chcą wprowadzić ograniczenie godzin ponadwymiarowych w ciągu doby.

W praktyce może zdarzyć się sytuacja (mimo kategorycznego brzmienia przepisu, z którego wynika, że strony ustalają w umowie dopuszczalną liczbę godzin), że strony takich ustaleń nie poczynią. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 9 lipca 2008 r. (I PK 315/07, OSNP 2009/23-24/310):

Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy nie przysługuje dodatek, o którym mowa w art. 151¹ § 1 k.p., w razie nieustalenia (…) dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy.

Z powyższego wyroku wypływa wniosek, że Sąd Najwyższy dopuszcza możliwość nieustalenia w umowie o pracę liczby ponadwymiarowych godzin pracy. Stanowisko sądu należy jednak uznać za co najmniej kontrowersyjne, uwzględniając kategoryczne brzmienie art. 151 § 5 Kodeksu pracy zobowiązujące strony do poczynienia stosownych zapisów w umowie. Gdyby ustalenia w omawianym zakresie były fakultatywne, wówczas racjonalny ustawodawca posłużyłby się sformułowaniem „strony mogą ustalić w umowie”. Ponadto należy zwrócić uwagę, że przywołany wyrok sankcjonuje sytuację, w której naruszony zostaje cel przepisu sprowadzający się do ochrony czasu prywatnego pracownika, przez wprowadzenie ograniczenia możliwości jednostronnego ustalenia przez pracodawcę obowiązku pracy ponadwymiarowej.

Zapis w umowie, o którym mowa wyżej, pozwoli w przypadku powierzenia pracy w wymiarze przekraczającym granicę ustaloną przez strony mówić o nabyciu prawa do wynagrodzenia jak za godziny nadliczbowe, niezależnie od faktu, że praca ponadwymiarowa pracą nadliczbową nie jest. W przeciwnym wypadku, tj. jeżeli strony umowy o pracę nie uzgodnią tej kwestii, dodatek będzie należał się pracownikowi co do zasady dopiero po przepracowaniu 8 godzin. Odrębną kwestią jest ustalenie, na ile powyższa zasada jest zgodna z zasadami współżycia społecznego oraz celem regulacji.

1.15. Praca na „dwa etaty”

W praktyce nie ma przeciwwskazań, aby pracownik świadczył pracę na podstawie 2 stosunków pracy (2 umów o pracę). Przepisy o czasie pracy nie nakazują sumowania go u różnych pracodawców. Teoretycznie pracownik może więc świadczyć pracę w ciągu doby na pełny etat aż u 3 pracodawców.

Można rozważyć 2 sytuacje. W pierwszej istnieje możliwość świadczenia pracy u 2 niezależnych od siebie pracodawców. W takim przypadku suma wymiaru czasu pracy u jednego i u drugiego pracodawcy może przekraczać pełny etat. Biorąc pod uwagę, że z odrębnymi pracodawcami zawarte są niezależnie od siebie stosunki pracy, taka sytuacja nie będzie powodowała powstania godzin nadliczbowych. Wyjątkiem może być przypadek, gdy u jednego z pracodawców pracownik pracuje ponad obowiązujące go normy czasu pracy, a także wykonuje pracę ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego zatrudnionego systemu i rozkładu czasu pracy.

Przy zatrudnieniu u 2 niezależnych pracodawców warto rozważyć, czy należy sumować godziny nadliczbowe w związku z ustawowym limitem rocznym odnoszącym się do szczególnych potrzeb pracodawcy. Może powstać wątpliwość, czy godziny nadliczbowe, które powstają w 2 niezależnych stosunkach pracy, powinny podlegać sumowaniu, co byłoby uzasadnione ochronną funkcją przepisów o czasie pracy. Pracodawcy co do zasady nie muszą wiedzieć o pozostawaniu pracownika w drugim stosunku pracy (z wyjątkiem np. pracowników objętych zakazem konkurencji czy kierowców). Ponadto nie ma regulacji, które zobowiązywałyby pracodawców do wzajemnego informowania się o wykorzystaniu przez pracownika limitu godzin nadliczbowych. Należy zatem uznać, że roczny limit godzin nadliczbowych jest całkowicie niezależny i odrębny dla każdego z pracodawców, u których pracownik jest zatrudniony.

WAŻNE!

Pracownik zatrudniony u 2 różnych pracodawców, u każdego z nich ma odrębny limit godzin nadliczbowych.

Bardziej problematyczna jest druga sytuacja, gdy pracownik pozostaje w więcej niż jednym stosunku pracy z tym samym pracodawcą. W takim przypadku nie można wykluczyć podstawy do sumowania godzin nadliczbowych i odnoszenia tego do ustalonego limitu dla jednego pracodawcy.

Z zatrudnieniem u jednego pracodawcy na podstawie dwóch umów wiąże się powszechne zjawisko, jakim są próby obchodzenia przepisów o godzinach nadliczbowych przez zawieranie z pracownikami odrębnych umów cywilnoprawnych, na podstawie których świadczą oni pracę nieróżniącą się rodzajowo od pracy wynikającej z umowy o pracę. Rezultatem tego jest sytuacja, w której pracownik na podstawie stosunku pracy świadczy pracę w wymiarze niepowodującym pracy w nadgodzinach, a następnie w tym samym dniu (dobie) wykonuje taką samą pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Do takich praktyk odniósł się Sąd Najwyższy w uchwale z 12 kwietnia 1994 r. (I PZP 13/94, OSNP 1994/3/39), w której wskazał, że:

(...) Umowa zlecenia zawarta przez zakład pracy z sanitariuszem, zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, przewidująca wykonywanie przez niego po godzinach pracy - za ustalonym w niej wynagrodzeniem - pracy tego samego rodzaju, co określony w umowie o pracę, stanowi umowę uzupełniającą umowę o pracę.

W ocenie sądu, za pracę wykonywaną na podstawie takiej dodatkowej umowy pracownik ma prawo do wynagrodzenia przewidzianego z tytułu pracy nadliczbowej, a świadczenie pracy tego samego rodzaju, która wynika z umowy o pracę, stanowi kontynuowanie stosunku pracy w godzinach nadliczbowych.

1.16. Przedłużenie dobowego wymiaru

czasu pracy w systemie równoważnym

Praca w równoważnym systemie czasu pracy jest uzasadniona szczególnym rodzajem prac, które swoją niezbyt dużą intensywnością mogą być realizowane w większym dobowym wymiarze, nie stanowiąc jednocześnie zagrożenia dla zdrowia i życia pracowników. W tym systemie czasu pracy nie ma zatem możliwości określenia pracownikom sztywnej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy. Równoważenie norm czasu pracy w ramach systemu równoważnego polega na tym, że w określone dni pracownicy pracują dłużej, a w inne krócej. W ramach okresu rozliczeniowego zbilansowanie dłuższych i krótszych dni wykonywania pracy sprawia, że przeciętna norma tygodniowa zostanie zachowana.

Podstawowy wariant równoważnego systemu czasu pracy pozwala pracodawcy na zaplanowanie pracy do 12 godzin (w pozostałych przypadkach można ten czas wydłużyć do 16 lub 24 godzin). Biorąc pod uwagę obowiązek równoważenia tak długich okresów świadczenia pracy, może powstać problem z rzeczywistym ustaleniem, kiedy pracownik świadczył pracę w godzinach nadliczbowych. W przypadku równoważnego systemu czasu pracy co do zasady trzeba mieć świadomość, że również względem pracowników świadczących pracę w takim systemie dobowa norma czasu pracy to również 8 godzin - z możliwością przedłużenia.

W systemie równoważnym, tak jak w każdym innym, mogą w praktyce wystąpić odstępstwa od planowanego rozkładu czasu pracy, które mogą spowodować powstanie godzin nadliczbowych. W przypadku systemu równoważnego warto przywołać wyrok Sądu Najwyższego z 10 marca 2005 r. (II PK 241/2004, OSNP 2005/24/393), w którym sąd wskazał, że w systemie równoważnego czasu pracy, pracą w godzinach nadliczbowych jest praca ponad normę dobową wynikającą z harmonogramu pracy, a także praca w czasie przekraczającym normę tygodniową.

Przykład 25

Pracodawca zatrudnia pracowników w systemie równoważnym. Zgodnie z harmonogramem 1 z pracowników ma w konkretnym dniu do przepracowania 10 godzin, a drugi 11 godzin. W takim przypadku godziny nadliczbowe dla pierwszego pracownika rozpoczną się od 11 godziny, a dla drugiego od 12 godziny. Przyjęcie, że pracą nadliczbową w systemie równoważnym jest w każdym przypadku praca przekraczająca wymiar 12 godzin w ciągu doby, jest nieprawidłowe.

Przykład 26

Pracownik świadczy pracę w równoważnym systemie czasu pracy. W środę miał zaplanowaną pracę w godzinach od 7.00 do 17.00, tj. przez 10 godzin. Na polecenie pracodawcy pracownik faktycznie świadczył pracę w tym dniu do godziny 19.00. Praca wykonywana w godzinach od 17.00 do 19.00 będzie stanowiła pracę w godzinach nadliczbowych.

1.17. Wyjścia prywatne a godziny nadliczbowe

Aby pracownik mógł w czasie pracy załatwić sprawy osobiste, ma prawo zwrócić się do pracodawcy na piśmie o zwolnienie z pracy. Co do zasady czas nieobecności pracownika w związku z załatwianiem spraw osobistych nie jest czasem pracy. Natomiast czas odpracowania takiego zwolnienia od pracy nie będzie pracą w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy).

Odpracowanie takiego zwolnienia nie może jednak naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego ani tygodniowego. Przepis ten stanowi wyjątek od zasady, że praca przekraczająca normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy stanowi pracę nadliczbową. Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii proceduralnych związanych z możliwością udzielania zwolnienia pracownikowi, a także szczegółowych zasad jego odpracowywania. Należy przyjąć, że szczegółowe postanowienia w tym zakresie mogą być uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych, a w razie ich braku - w drodze doraźnych uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą.

Z praktycznego punktu widzenia warto jednak umieścić w regulacjach wewnątrzzakładowych procedurę udzielania czasu wolnego w związku z prywatnymi wyjściami pracowników. Taka procedura może zawierać przywołanie przepisu Kodeksu pracy (tj. art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy) oraz zawierać wzór wniosku o udzielenie czasu wolnego czy wskazywać konkretny termin na jego złożenie.

1.18. Praca nadliczbowa kadry kierowniczej

Kadra kierownicza co do zasady nie podlega ograniczeniom w zakresie czasu pracy jak szeregowi pracownicy. Przez pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy należy rozumieć pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych (art. 128 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy). Z powołanej definicji wynika, że zarządzanie zakładem pracy może być prowadzone zarówno jednoosobowo, jak i wieloosobowo, w zależności od wielkości zakładu pracy oraz jego struktury organizacyjnej.

Problematycznym zagadnieniem może być próba zdefiniowania użytego w ustawie pojęcia „zakład pracy”, szczególnie w przypadkach rozbudowanych struktur organizacyjnych. Co do zasady przez zakład pracy należy rozumieć wyodrębniony zespół składników majątkowych oraz osobowych posiadających określone funkcje niezależnie od tego, czy zespół taki posiada osobowość prawną czy nie. Z punktu widzenia uznania danej jednostki za zakład pracy decydujące znaczenie ma fakt, czy taka jednostka może zostać uznana za zatrudniającą pracowników, w której świadczą oni pracę.

Kwestia godzin nadliczbowych pracowników zarządzających zakładem została uregulowana w art. 151⁴ Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują w razie konieczności pracę poza normalnymi godzinami pracy, bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Przywołany przepis, obok zdefiniowanych pracowników zarządzających, wprowadza jeszcze jedną nieokreśloną grupę podmiotów, tj. kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych.

O właściwym wyodrębnieniu komórki można mówić w sytuacji, gdy taka odrębność wynika z właściwych przepisów wewnątrzzakładowych, np. z regulaminu organizacyjnego, statutu czy schematu organizacyjnego. Nie można zatem mówić o komórce wyodrębnionej w przypadku zespołów pracowników właściwie niewyodrębnionych, jak również wyodrębnionych, ale z powodu doraźnych potrzeb, np. do realizacji jednorazowego zadania czy projektu.

Przykład 27

Pracodawca prowadzi dużą firmę reklamową. W przypadku doraźnych potrzeb w ramach struktur konkretnych działów powoływane są nieformalne zespoły do realizacji poszczególnych projektów. Praca takich zespołów jest nadzorowana przez doraźnie powoływanego koordynatora. W tym przypadku nie można mówić o właściwym wyodrębnieniu zarówno komórki organizacyjnej, jak i jej kierownika.

O roli kierowniczej można mówić wtedy, gdy zakres obowiązków kierownika danej wyodrębnionej komórki organizacyjnej koncentruje się na kierowaniu zespołem pracowników. W sytuacji gdy świadczy on pracę taką jak pozostali pracownicy wyodrębnionej komórki, a rola kierownicza jest znacznie ograniczona, wówczas nie można uznać takiej osoby za kierownika na podstawie art. 151⁴ Kodeksu pracy.

Drugim kryterium jest kierownicza rola określonej osoby. Oznacza to, że zakres obowiązków kierownika danej wyodrębnionej komórki organizacyjnej powinien koncentrować się na kierowaniu zespołem pracowników. W sytuacji gdy świadczy on pracę taką jak pozostali pracownicy wyodrębnionej komórki, a rola kierownicza jest zmarginalizowana, wówczas nie ma mowy o uznaniu takiej osoby za kierownika na gruncie komentowanego przepisu. Na kierownika wyodrębnionej komórki organizacyjnej w kontekście pracy nadliczbowej należy zatem patrzeć nie przez pryzmat nazwy stanowiska pracy wskazanej np. w umowie o pracę, lecz przez rzeczywisty charakter wykonywanych obowiązków. Może się bowiem zdarzyć sytuacja, że pracodawca, chcąc obejść przepisy dotyczące rekompensaty pracy nadliczbowej, wprowadzi wiele stanowisk kierowniczych, zatrudni pracowników na tych stanowiskach, zobowiąże ich do wykonywania pracy niemal analogicznej jak w przypadku pozostałych pracowników zatrudnionych na stanowiskach niekierowniczych, a jednocześnie będzie powoływał się na okoliczności wskazane w art. 151⁴ Kodeksu pracy.

Zakres zwrotu „kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych” może wynikać z regulacji wewnątrzzakładowych, które jednakże nie mogą stanowić obejścia dla bezwzględnych przepisów ochronnych obowiązujących w tym zakresie. W praktyce może powstać wątpliwość, czy pracodawca może według własnej subiektywnej oceny w ramach prawa wewnątrzzakładowego dokonywać swobodnej kwalifikacji pracowników. Należy w tym miejscu podkreślić, że przepis art. 151⁴ Kodeksu pracy, jako bezwzględnie obowiązujący, w żadnym wypadku nie pozwala pracodawcy na włączanie do zakresu obowiązywania tego przepisu pracowników nim nieobjętych.

W wyroku z 10 lutego 2009 r. (II PK 149/08, OSNP 2010/17-18/210) Sąd Najwyższy wskazał, że zakres zastosowania art. 151⁴ Kodeksu pracy nie obejmuje kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych zakładu pracy, których obowiązki nie ograniczają się do organizowania kontroli oraz sprawowania nadzoru nad czynnościami pracowników, którzy im podlegają, wykonując takie same zadania na równi z nimi. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 marca 2010 r. (I PK 202/09, OSNP 2011/17-18/229) podkreślił, że:

(...) Sprawowanie funkcji kierowniczej w wyodrębnionej, lokalnej jednostce organizacyjnej pracodawcy, znacznie oddalonej od jego siedziby, przez pracownika, który w tej placówce nie ma zwierzchnika służbowego, jest zatrudnieniem w charakterze pracownika zarządzającego w imieniu pracodawcy wyodrębnioną częścią zakładu pracy.

WAŻNE!

Według Sądu Najwyższego, kierownikami wyodrębnionych komórek organizacyjnych zakładu pracy nie są osoby, które wykonują takie same zadania, jak podlegli im pracownicy.

Elementem charakterystycznym przepisu art. 151⁴ Kodeksu pracy jest użyty zwrot „wykonują w razie konieczności”. Zwrot ten stanowi samodzielną przesłankę, zobowiązującą pracowników zarządzających oraz kierowników wyodrębnionych komórek do wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy. Warto w tym miejscu zauważyć, że przesłanka „w razie konieczności” jest pojemniejsza niż ta, która odnosi się do szeregowych pracowników - „szczególnych potrzeb pracodawcy”. Jest to rzecz zupełnie naturalna, ponieważ od pracowników zarządzających i kierowników należy oczekiwać z uwagi na pełnione przez nich funkcje większego poziomu dyspozycyjności. Przesłanka „w razie konieczności”, nieuregulowana precyzyjnie, powinna być rozpatrywana zgodnie z wykładnią gramatyczną. Można więc przyjąć, że konieczność ta oznacza zdarzenie niebędące sytuacją typową (normalnie występującą w toku pracy). Warto dodać, że konieczność pracy poza normalnymi godzinami pracy, zgodnie z omawianym przepisem, nie może wynikać z wadliwej organizacji pracy, w wyniku której dochodzi do permanentnego zatrudniania pracowników w godzinach nadliczbowych, np. przez określenie zadań w ilości niewspółmiernej do stanu zatrudnienia.

Co do zasady w przypadku pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, konieczność świadczenia pracy w przedłużonym czasie pracy wynika z ich autonomicznych decyzji. Wynika to z faktu, że pracownicy ci stoją na czele struktury organizacyjnej pracodawcy i w praktyce może być trudne ustalenie osoby właściwej do wydania im polecenia pracy poza normalnymi godzinami czasu pracy. Nie ma więc tu mowy o poleceniu przełożonego - co najwyżej praca poza normalnym czasem pracy może być wynikiem wewnętrznego polecenia wynikającego z potrzeby wykonania określonych zadań. Kadra kierownicza cechuje się dużą samodzielnością w działaniu i pracownicy wchodzący w jej skład często sami organizują sobie pracę. Nie można jednak wykluczyć, że w stosunku do części pracowników zarządzających, tym bardziej do kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych, będzie mogło być wydane polecenie świadczenia pracy poza normalnymi jej godzinami. Polecenie takie jest wiążące pod warunkiem, że podyktowane jest obiektywnie istniejącą koniecznością świadczenia pracy.

Wykonywanie pracy przez pracowników zarządzających, poza normalnymi godzinami pracy w związku z koniecznością jej świadczenia, wiąże się co do zasady z pozbawieniem prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Należy jednak pamiętać, że kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy (art. 151⁴ § 2 Kodeksu pracy). Z powyższego przepisu widać, że ustawodawca w sposób preferencyjny potraktował kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych, wykluczając z zakresu tej regulacji pracowników zarządzających. Wynagrodzenie za nadgodziny będzie się należało kierownikom, w przypadku gdy świadczą oni pracę w godzinach nadliczbowych w niedzielę i święto na polecenie zwierzchnika. Zatem w sytuacji gdy postanowienie np. kierownika o świadczeniu pracy w wyżej wskazanych warunkach jest efektem poczucia obowiązku, to wynagrodzenie za nadgodziny nie będzie przysługiwało.

Do pracowników zarządzających zakładem pracy są też zaliczani główni księgowi.

Przykład 28

Pracownik zatrudniony na stanowisku dyrektora ds. ekonomiczno-finansowych jest jednocześnie głównym księgowym. Jednak wykonuje on inne liczne prace z zakresu zamówień publicznych, obsługi kadrowej, rachunkowej i finansowej, świadcząc regularnie pracę poza normalnymi godzinami pracy. W tej sytuacji pracownik wykonuje pracę w warunkach tzw. pracy rotacyjnej, co oznacza, że wykonuje wiele czynności różnych rodzajowo. Dopuszczalna w orzecznictwie wielozadaniowość wykonywania pracy odnosi się jednak do pokrewnych rodzajów pracy. Ponadto praca wykonywana przez tego pracownika nie spełnia przesłanki „w razie konieczności”, biorąc pod uwagę regularne świadczenie pracy nadliczbowej. Jeżeli z przyczyn organizacyjnych niezbędne było świadczenie przez pracownika pracy po godzinach, to nabywa on prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. W tej sytuacji pozbawienie pracownika prawa do dodatkowego wynagrodzenia byłoby nadużyciem.

1.19. Rekompensowanie pracy w dni wolne od pracy

Szczególne zasady rekompensowania pracy nadliczbowej dotyczą pracy wykonywanej w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, tj. w dni niebędące niedzielami oraz świętami, a także w inne dni niż udzielone w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Zasadą jest, że pracownikowi, który wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielany do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym. Przesłanką, która uzasadnia omawianą regułę w zakresie rekompensowania pracy w dniu harmonogramowo wolnym od pracy, jest fakt, że zatrudnienie w takim dniu powoduje zmniejszenie liczby dni wolnych od pracy. Z tego powodu obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi innego dnia wolnego w danym okresie rozliczeniowym. Obowiązek udzielenia innego dnia wolnego w przypadku świadczenia pracy w dniu harmonogramowo wolnym jest niezależny od liczby przepracowanych godzin.

Przykład 29

Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Pracodawca, powołując się na szczególne potrzeby, zobowiązał pracownika do przyjścia do pracy w sobotę na 3 godziny. Zatem, niezależnie od liczby godzin przepracowanych w sobotę, pracodawca nie ma innej możliwości, jak udzielić pracownikowi całego innego dnia wolnego od pracy. Przepisy Kodeksu pracy nie wprowadzają bowiem alternatywnych rozwiązań w zakresie możliwości rekompensaty pracy w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Nieudzielenie dnia wolnego w typowej sytuacji będzie stanowiło wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Warto w tym miejscu rozstrzygnąć kwestię, czy udzielenie pracownikowi dnia wolnego jest jedynym możliwym rozwiązaniem w zakresie rekompensaty w każdej sytuacji. Pogląd tak twierdzący opiera się na kategorycznym brzmieniu przepisu, w którym ustawodawca posłużył się zwrotem „przysługuje dzień wolny”. Takie sformułowanie w sposób dość jednoznaczny sugeruje, że w typowych sytuacjach obowiązek udzielenia innego dnia wolnego jest bezwzględny. Rzeczywistość jednak pokazuje, że mogą się zdarzyć sytuacje, w jakich tak rygorystyczne stosowanie przepisu będzie niemożliwe. Dotyczy to przypadków, w których pracodawca mimo dobrych chęci nie będzie w stanie w sposób obiektywny udzielić pracownikowi innego dnia wolnego. Taki przypadek wystąpi np. w związku z chorobą pracownika, kiedy to zwolnienie lekarskie trwa do końca okresu rozliczeniowego. Wówczas, w związku z przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, pracownik nabędzie prawo do wynagrodzenia powiększonego o dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. Natomiast w sytuacji, gdy polecenie pracy w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy powoduje przekroczenie normy dobowej czasu pracy, za takie nadgodziny (jeżeli nie wystąpią w porze nocnej) wynagrodzenie zostanie powiększone o 50% dodatek do wynagrodzenia.

Przykład 30

Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy i wykonuje pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin. Sobota jest dla niego dniem wolnym od pracy, wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. W związku z awarią pracodawca wezwał pracownika do pracy w sobotę. Usunięcie awarii zajęło 12 godzin i nie przypadało w porze nocnej. W tej sytuacji pracodawca powinien w pierwszej kolejności udzielić pracownikowi innego dnia wolnego od pracy do końca okresu rozliczeniowego. Ponieważ następnego dnia zakończył się okres rozliczeniowy, pracodawca nie miał możliwości oddania czasu wolnego. Wobec powyższego pracodawca powinien wypłacić pracownikowi:

• normalne wynagrodzenie za 12 godzin pracy dodatkowej,

• 100% dodatek za 8 godzin z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej oraz

• 50% dodatek za 4 godziny z tytułu przekroczenia normy dobowej.

Należy uznać, że nie każde nieudzielenie pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w dniu harmonogramowo wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy będzie naruszeniem przepisów o czasie pracy. Nie można mówić o naruszeniu obowiązków przez pracodawcę w przypadku, gdy udzielenie dnia wolnego nie było możliwe z powodu obiektywnych okoliczności.

Należy jednak mieć na względzie, że katalog obiektywnych okoliczności powinien być maksymalnie zawężony i nie może stanowić regulacji ułatwiającej pracodawcy organizację procesu pracy.

Pracodawca udziela dnia wolnego w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Kodeks pracy nie reguluje trybu takich uzgodnień, a także sytuacji, co należy zrobić, gdyby strony nie doszły do porozumienia w tym zakresie. Warto zatem, aby ustalenia dotyczące udzielenia dnia wolnego były udokumentowane. Należy uznać, że gdyby strony nie doszły do porozumienia, dopuszczalną formą rekompensaty jest w takiej sytuacji forma pieniężna.

1.20. Praca w niedziele i święta

Dniami wolnymi od pracy są niedziele i święta wymienione w przepisach o dniach wolnych od pracy (art. 1 ustawy o dniach wolnych od pracy). Zasadą jest, że za pracę w niedziele i święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w dniu następnym, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.

Co do zasady praca w niedziele i święta nie jest dopuszczalna. Wyjątki od tej zasady zostały przewidziane w art. 151¹⁰ Kodeksu pracy, zawierającym katalog sytuacji, w przypadku których jest ustawowe przyzwolenie na pracę w tych dniach, tj. m.in.:

• w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• w ruchu ciągłym,
• przy pracy zmianowej,
• przy niezbędnych remontach,
• w transporcie i w komunikacji,
• przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób.

Pracownikowi, który wykonuje pracę w niedzielę, pracodawca jest zobowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających taką niedzielę lub po niej następujących. Może się jednak zdarzyć, że w wyniku nieprzewidzianych okoliczności, np. choroby pracownika, pracodawca nie będzie miał możliwości udzielenia takiego dnia we wskazanych terminach. W takim przypadku pracownikowi przysługuje dzień wolny, którego należy udzielić do końca okresu rozliczeniowego. Jeśli nie jest to możliwe, zatrudniony ma prawo do dodatku do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w niedzielę.

Pracownik wykonujący pracę w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Ta zasada nie dotyczy pracowników zatrudnionych w tzw. weekendowym systemie czasu pracy.

Jeżeli pracownik wykonuje pracę w święto będące dla niego dniem wolnym od pracy, pracodawca powinien zapewnić mu inny dzień wolny od pracy w ciągu okresu rozliczeniowego. Jeżeli nie jest to możliwe, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w święto. W przypadku gdy święto przypada w niedzielę, należy stosować przepisy dotyczące pracy w niedzielę.

Co do zasady dzień wolny jest udzielany przez pracodawcę jako rekompensata pracy w niedzielę lub święto, w granicach dobowej normy czasu pracy, czyli do 8 godzin. Zatem w sytuacji, gdy praca była wykonywana dłużej, dojdzie do pracy nadliczbowej dobowej, co będzie skutkowało potrzebą zrekompensowania pracownikowi tej pracy. Rekompensatą może być dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% albo czas wolny.

Praca w niedzielę i święto jest dozwolona także przy wykonywaniu:

• prac polegających na świadczeniu usług z wykorzystaniem środków komunik­cji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub urządzeń telekomunikacyjnych w rozumieniu przepisów prawa telekomuni­kacyj­nego, odbieranych poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli zgodnie z przepisami obowiązującymi odbiorcę usługi, niedziele i święta wolne w Polsce od pracy są u niego dniami pracy,
• prac zapewniających możliwość świadczenia usług, o których mowa wyżej.

Dopuszczalność wykonywania powyższych prac jest związana z potrzebą zapewnienia elastyczności i dostosowania krajowego prawa pracy do potrzeb globalnego rynku. Dostrzeżono bowiem brak możliwości wykonywania pracy w niedziele i święta na rzecz różnych podmiotów zagranicznych, działających na światowym rynku, które obowiązują różne (często odmienne od polskich) kalendarze świąt i strefy czasowe. W szczególności chodzi o prace przy świadczeniu usług transgranicznych, które ze względu na inny tydzień pracy - przykładowo od niedzieli do czwartku, oraz inne święta w krajach obsługiwanych przez centra działające w Polsce muszą być w Polsce wykonywane w niedziele lub święta. Pracownikowi, który wykonywał pracę w tych dniach, pracodawca będzie zobowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy lub rekompensatę finansową w formie dodatku w wysokości 100% wynagrodzenia.

1.21. Godziny nadliczbowe a zadaniowy

czas pracy

W sytuacji gdy jest to spowodowane rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania, istnieje możliwość wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy. Jego idea sprowadza się do tego, że pracodawca w drodze porozumienia z pracownikiem ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych pracownikowi zadań, biorąc pod uwagę wymiar czasu pracy wynikający z art. 129 Kodeksu pracy, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

W praktyce zadaniowy system czasu pracy sprawdza się wówczas, gdy pracodawca nie ma możliwości kontrolowania pracownika (lub gdy ta kontrola jest utrudniona). Powoduje to, że praktycznie niemożliwe staje się zgodne ze stanem faktycznym prowadzenie ewidencji czasu pracy. Taka sytuacja może mieć miejsce m.in. w przypadku pracowników:

• mobilnych,
• świadczących pracę o różnym, dynamicznie zmieniającym się poziomie zapotrzebowania na pracę.

System zadaniowy najlepiej sprawdza się zatem u przedstawicieli handlowych, informatyków, dziennikarzy, tłumaczy i innych przedstawicieli wolnych zawodów.

Ponad wszelką wątpliwość pracownik objęty zadaniowym czasem pracy ma dużo większą elastyczność w zakresie organizacji pracy niż pracownik przebywający stacjonarnie w biurze i pracujący w stałych godzinach pracy. Niezależnie od większej swobody towarzyszącej omawianemu systemowi czasu pracy należy pamiętać, że strony stosunku pracy, ustalając liczbę zadań potrzebnych do ich realizacji, powinny uwzględnić normy czasu pracy, w myśl których czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Problem powstaje wówczas, gdy pracownikowi zostanie powierzonych więcej zadań do wykonania, niż jest to możliwe w ramach obowiązujących go norm czasu pracy. W takim przypadku może powstać wątpliwość, czy:

• pracownik może powstrzymać się od pracy w związku z faktem, że musiałby pracować dłużej,
• pracownik powinien mimo to świadczyć pracę, a jeżeli tak, to czy będzie ona traktowana jako praca w godzinach nadliczbowych.

Dodatkowo sprawę komplikuje fakt braku ewidencjonowania czasu pracy pracownika objętego zadaniowym czasem pracy.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości, należy w pierwszej kolejności wskazać, że niezależnie od faktu ewidencjonowania godzin pracy, powierzenie pracownikowi zadań służbowych, których właściwa realizacja wymaga pracy ponad normy czasu, może prowadzić do pracy w godzinach nadliczbowych, z czym wiąże się konieczność ich właściwej rekompensaty.

Zasady rekompensaty z tytułu godzin nadliczbowych w przypadku ich powstania w ramach zadaniowego systemu czasu pracy są takie same jak w pozostałych przypadkach. Rekompensata ma więc formę czasu wolnego lub dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

WAŻNE!

Rekompensata za nadgodziny w przypadku ich powstania w ramach zadaniowego czasu pracy ma formę czasu wolnego lub dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przykład 31

Pracodawca zatrudnia pracownika w zadaniowym systemie czasu pracy. Zadania do wykonania zostały tak ukształtowane, że pracownik nie zgłaszał pracodawcy problemów z ich terminową realizacją w ramach norm czasu pracy. Pracownikowi zachorowało dziecko. Z tego powodu pracownik świadczący pracę poza stałym miejscem pracy dorywczo zajmował się także dzieckiem. W takim przypadku zadania nałożone na pracownika nie będą mogły zostać zrealizowane w ramach ustalonego czasu pracy z powodu dodatkowych czynności realizowanych przez pracownika w zaistniałej sytuacji. Pomimo tego, że na umówioną pracę pracownik poświęci więcej czasu niż zwykle, nie będzie mowy o pracy w godzinach nadliczbowych.

Praca nadliczbowa wystąpi wówczas, gdy zadania nałożone na pracownika są tak ukształtowane, że nie ma możliwości ich realizacji w ramach tzw. normalnego czasu pracy.

1.22. Nadgodziny a praca na odległość

Praca może być także wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (art. 67⁵ § 1 Kodeksu pracy). Świadczenie pracy w takich warunkach określamy mianem telepracy. Uwzględniając fakt, że w typowych warunkach miejscem pracy telepracownika jest jego dom, część pracodawców może mieć wątpliwości, czy zlecenie ewentualnej dodatkowej pracy (nawet okazjonalnie) wiąże się z pracą nadliczbową. Ponadto fakt świadczenia pracy poza zakładem pracy powoduje, że pracodawca może mieć utrudnioną kontrolę nad czasem pracy, tj. może nie mieć pewności, ile czasu telepracownik faktycznie pracuje, a ile czasu poświęca na sprawy prywatne.

Do telepracowników stosuje się przepisy w zakresie pracy nadliczbowej na takiej samej zasadzie jak do pracowników świadczących pracę w siedzibie zakładu pracy.

Okoliczność, że telepracownik wykonuje regularnie obowiązki w domu, nie wyłącza możliwości pracy w nadgodzinach. Tym samym należy uznać, że nie ma okoliczności (utrudniona kontrola), które powodowałyby, że pracodawca byłby zwolniony z obowiązku rekompensowania pracy nadliczbowej.

Praca na odległość może być realizowana nie tylko w formie telepracy. Należy bowiem przypomnieć, jak już wcześniej sygnalizowano w ramach omawiania poszczególnych zagadnień dotyczących pracy nadliczbowej, że zgodnie z ustawą o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

W praktyce niezależnie od wcześniejszych rozważań mogą pojawić się wątpliwości w zakresie stosowania względem pracowników zdalnych nie tylko przepisów regulujących problematykę godzin nadliczbowych - ale regulacji dotyczących czasu pracy jako takich. Wątpliwości pracodawców mogą wynikać stąd, że praca zdalna w celu przeciwdziałania COVID-19 nie jest uregulowana w podstawowym źródle prawa pracy, jakim jest Kodeks pracy (tak jak telepraca), tylko w ramach aktu prawnego nienależącego do systemu prawa pracy, który został wydany wyłącznie z powodu konieczności przeciwdziałania i zwalczania COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Oceniając obowiązek stosowania do pracowników zdalnych przepisów o czasie pracy, w tym dotyczących godzin nadliczbowych, należy zauważyć, że niezależnie od uregulowania pracy zdalnej poza Kodeksem pracy, praca zdalna realizowana jest w ramach stosunku pracy. Definicja pracy zdalnej odwołuje się bowiem do podstawowych pojęć prawa pracy - pracownika oraz pracodawcy, oraz podstawowej formy stosunku pracy, jaką jest umowa o pracę. Pracą zdalną jest więc praca wykonywana na podstawie stosunku pracy (ze wszystkimi tego konsekwencjami wynikającymi z przepisów prawa pracy, w tym regulacjami dotyczącymi czasu pracy - z jedyną modyfikacją, jaką jest zmiana miejsca wykonywania obowiązków.

Nie ma podstaw prawnych, aby uznać, iż praca zdalna stanowi konkurencyjną formę zatrudnienia względem stosunku pracy, będąc rozwiązaniem pośrednim między pracowniczą formą zatrudnienia a umowami prawa cywilnego. Uwzględniając fakt, że praca zdalna realizowana jest między pracownikiem a pracodawcą na podstawie stosunku pracy - obowiązkiem pracodawcy jest takie ukształtowanie czasu pracy pracownika zdalnego, aby były zachowane przepisy o czasie pracy, w tym w zakresie zlecania i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych.

W sytuacji zatem gdy pracownik ma możliwości techniczne oraz lokalowe wykonywania pracy w domu i nie ulegają one zmianom przed lub po umówionych godzinach pracy - wówczas pracodawca ma możliwość zlecania wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, na takich samych zasadach jak w przypadku każdego innego pracownika.

Wykonywanie pracy nadliczbowej w przypadku pracy zdalnej nie powinno wiązać się ze szczególnymi utrudnieniami w zakresie możliwości korzystania z mieszkania pracownika przez pozostałych domowników. W sytuacji gdy przedmiotem pracy zdalnej jest wykonywanie części wytwórczych lub usług materialnych (z wykorzystaniem urządzeń technicznych), trudno wyobrazić sobie realizację polecenia wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych przypadających w porze nocnej.

1.23. Elastyczny czas pracy a godziny nadliczbowe

Elastyczne formy organizacji czasu pracy są coraz bardziej powszechne. Odchodzenie od sztywnych ram w zakresie czasu pracy bywa korzystne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Pracodawca ma bowiem możliwość optymalizowania organizacji pracy w kontekście zmiennego zapotrzebowania na pracę, a pracownik lepszego organizowania życia prywatnego. Mimo stosowania elastycznych rozwiązań czasu pracy, również w takim wypadku może wystąpić praca nadliczbowa.

2. Elastyczny czas pracy

Pojęciem „elastyczny czas pracy” nie posługuje się ani Kodeks pracy, ani żadne inne powszechnie obowiązujące źródło prawa pracy. Elastyczny czas pracy nie jest żadnym odrębnym systemem czasu pracy, tak jak np. system zadaniowego czasu pracy czy równoważny system czasu pracy.

Pojęcie „elastyczny czas pracy” można utożsamiać z wszelkimi formami organizacji czasu pracy, odbiegającymi od tradycyjnej sztywnej formuły czasu pracy osadzonej w ramach doby i tygodnia. Elastycznym czasem pracy będzie zatem czas pracy tak ukształtowany lub możliwy do ukształtowania w ramach obowiązujących reguł, który stwarza możliwość dopasowania czasu pracy do potrzeb zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Obecnie elastyczny czas pracy utożsamiany jest głównie z tzw. ruchomym czasem pracy, uregulowanym w art. 140¹ Kodeksu pracy.

2.1. Brak godzin nadliczbowych w ruchomym czasie pracy

Wprowadzenie tzw. ruchomego czasu pracy jako instrumentu uelastyczniającego czas pracy spowodowane było zamiarem złagodzenia skutków obowiązywania ograniczającej swobodę w zakresie planowania czasu pracy tzw. doby pracowniczej (którą należy rozumieć jako 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy). Przepisy przewidują 2 warianty w ramach ruchomego czasu pracy. Rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy. Rozkład czasu pracy może również określać przedział czasu, w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dni, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy.

WAŻNE!

W ruchomym czasie pracy pracownik może decydować o godzinach rozpoczęcia pracy w dni będące dla niego dniami pracy.

Stosowanie ruchomej organizacji pracy nie oznacza pełnej dowolności w kwestii planowania czasu pracy. Wykonywanie pracy w omawianym systemie nie może bowiem prowadzić do naruszenia przepisów regulujących kwestie odpoczynków (dobowego i tygodniowego).

Już na etapie prac legislacyjnych zmierzających do wprowadzenia ruchomego czasu pracy zwrócono uwagę, że jego konstrukcja może wywoływać wątpliwości w zakresie spójności proponowanych rozwiązań z przepisami art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy (doba pracownicza) oraz art. 151 § 1 Kodeksu pracy (praca nadliczbowa w przypadku przekroczenia dobowej normy czasu pracy). Dostrzegając powyższe wątpliwości, wprowadzono zasadę, zgodnie z którą ponowne wykonywanie pracy (w ramach ruchomego czasu pracy) w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Przykład 32

Pracownik X pracuje w podstawowym czasie pracy. Pracodawca zdecydował się na wprowadzenie I wariantu ruchomej organizacji czasu pracy (rozkład czasu pracy przewiduje różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy). Tydzień pracy pracownika X przedstawia się następująco:

Stosowanie ruchomego czasu pracy powoduje, że mimo iż pracownik świadczy 2‑krotnie pracę w tej samej dobie - praca nadliczbowa nie występuje. W takim wypadku pracownik nie ma prawa do dodatkowej rekompensaty.

2.2. Możliwa praca nadliczbowa w ruchomym czasie pracy

Zasada, w myśl której ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie w ruchomym czasie pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, wywołała w praktyce kontrowersje. Pracę w godzinach nadliczbowych stanowi praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Uwzględniając fakt, że przepisy Kodeksu pracy odwołują się do 2 norm czasu pracy - dobowej oraz tygodniowej, pracą nadliczbową może być praca wynikająca z przekroczenia normy dobowej (wówczas przysługuje za nią, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek w wysokości 50% albo 100% wynagrodzenia) albo z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej (wówczas przysługuje za nią, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia). Dodatkowo należy podkreślić, że wraz z wprowadzeniem ruchomego czasu pracy nie zmieniono dotychczasowej definicji doby pracowniczej.

Przyjmuje się, że w ramach tzw. ruchomego czasu pracy doba pracownicza rozpoczyna się od godziny przystąpienia do pracy w pierwszym dniu roboczym tygodnia i przez cały ten tydzień rozpoczyna się i kończy w odniesieniu do tej właśnie godziny.

Dokonując oceny, czy i w jakich przypadkach możliwa jest praca nadliczbowa w ruchomym czasie pracy, warto powołać się na stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 21 października 2013 r., w którym zaprezentowano interpretację przepisów o czasie pracy i normach umożliwiających stosowanie ruchomego czasu pracy. Ze stanowiska ministerstwa wynika, że jeżeli pracodawca poleci pracownikowi wykonywanie pracy przed rozpoczęciem przez pracownika pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy, ocena, czy doszło do pracy nadliczbowej w rozumieniu art. 151 Kodeksu pracy i czy praca ta była wynikiem przekroczenia normy dobowej czy przeciętnej normy tygodniowej, powinna być dokonywana z uwzględnieniem definicji doby pracowniczej. W ocenie resortu pracy należy przyjąć, że jeżeli praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w czasie, który objęty jest dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego, to powinna być ona zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Jeżeli natomiast praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który nie jest już objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego (bowiem upłynęły już 24 godziny od rozpoczęcia przez pracownika pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w poprzednim dniu kalendarzowym), to praca taka powinna być (...) zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Uwzględniając pogląd ministerstwa pracy, powstanie godzin nadliczbowych (oraz tym samym konieczności ich rekompensaty) w ramach ruchomego czasu pracy uzależnione jest od polecenia pracodawcy wykonania pracy niemieszczącej się w ramach ustalonego wcześniej „ruchomego rozkładu czasu pracy”.

Przykład 33

Firma zajmująca się sprzedażą produktów przez telefon wprowadziła ruchomy czas pracy. Pracownicy zgodnie z rozkładem świadczą pracę w poniedziałki, środy, piątki w godzinach 9.00-17.00, we wtorki i czwartki - w godzinach 7.00-15.00. Pora nocna przypada w godz. 22.00-6.00. We wtorek pracownik na polecenie pracodawcy rozpoczął pracę wcześniej, niż wynika to z harmonogramu - o godzinie 6.00, a zakończył o godzinie 15.00. W takim przypadku pracownik świadczył pracę przez 9 godzin, z czego 1 godzina powinna być zakwalifikowana jako godzina nadliczbowa, przepracowana w ramach doby poniedziałkowej. Pracownikowi należało wypłacić normalne wynagrodzenie, powiększone o dodatek 50% z tytułu pracy nadliczbowej. Zgodnie z poglądem prezentowanym przez resort pracy godzina nadliczbowa będzie wynikała z przekroczenia dobowego.

Przykład 34

Pracownik świadczy pracę w ruchomym czasie pracy. Tydzień pracy pracownika wcześniej zaplanowany przedstawiał się następująco:

W związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy (nadprogramowe zamówienie) pracodawca polecił pracownikowi rozpoczęcie pracy we wtorek o godzinę wcześniej, a w środę pracownik został zobowiązany do pozostania w pracy godzinę dłużej, niż wynikało to z harmonogramu. Uwzględniając pogląd prezentowany przez resort pracy oraz przyjmując założenie, że doba pracownicza rozpoczyna się od godziny przystąpienia do pracy w pierwszym dniu roboczym tygodnia i przez cały ten tydzień rozpoczyna się i kończy w odniesieniu do tej właśnie godziny, pracę nadliczbową wypadającą we wtorek między godzinami 6.00 a 7.00 należy zakwalifikować jako przekroczenie dobowe (ponieważ dodatkowa praca wynikająca z polecenia pracodawcy wystąpiła w ramach doby poniedziałkowej - rozpoczynającej się o godzinie 8.00 w poniedziałek i kończącej się we wtorek o godzinie 8.00). Praca nadliczbowa wykonana w środę, zgodnie z poglądem resortu pracy, będzie wiązała się natomiast z przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy - godzina nadliczbowa przypadająca między godzinami 16.00 a 17.00 wystąpiła poza dobą wtorkową, która zakończyła się w środę o godzinie 8.00).

Tak więc w ramach ruchomego czasu pracy nie stanowi pracy nadliczbowej praca wynikająca z ustalonego wcześniej rozkładu czasu pracy. Pracą nadliczbową nie będzie również świadczenie pracy w tej samej dobie w sytuacji, gdy pracownik sam decyduje o godzinie jej rozpoczęcia w ramach ustalonego przedziału czasu. Zasadą jest, że praca nadliczbowa zlecana jest przez pracodawcę. Nie ma jednak możliwości, aby pracownicy sami decydowali w zakresie świadczenia dodatkowej pracy nadliczbowej. W przypadku ruchomego czasu pracy, kiedy pracownik sam podejmuje decyzję, o której godzinie rozpoczyna pracę, nie może mieć miejsca sytuacja, w ramach której manipulowanie przez pracownika godzinami rozpoczęcia pracy powoduje pracę nadliczbową i tym samym potrzebę jej rekompensowania przez pracodawcę. Zatem samodzielność decyzji pracownika powoduje wyłączenie powstawania pracy nadliczbowej w ramach ruchomego czasu pracy, mimo że odstęp między godzinami rozpoczęcia pracy w kolejnych dniach może być mniejszy niż 24 godziny.

3. Rekompensowanie pracy nadliczbowej służby cywilnej i urzędników państwowych

Możliwość zlecania pracy nadliczbowej, oprócz przypadków wskazanych w Kodeksie pracy, przewidują też przepisy szczególne zawarte w pragmatykach służbowych, m.in. dotyczących pracowników służby cywilnej i urzędników państwowych. Przepisy te dopuszczają wykonywanie pracy w nadgodzinach w znacznie szerszym zakresie, niż przewiduje to Kodeks pracy. Jednocześnie ograniczają przywileje związane z jej rekompensowaniem, najczęściej do czasu wolnego.

W zakresie spraw pracowniczych w pierwszej kolejności zastosowanie mają przepisy pragmatyk, niezależnie od tego, czy są one korzystniejsze dla podlegających im pracowników czy nie. Dopiero w kwestiach nieuregulowanych w tych przepisach należy stosować przepisy powszechnie obowiązujące.

3.1. Czas pracy korpusu służby cywilnej

Zagadnienia związane z czasem pracy członków korpusu służby cywilnej reguluje ustawa o służbie cywilnej. Jednak w sprawach dotyczących stosunku pracy w służbie cywilnej, nieuregulowanych w tej ustawie, stosuje się przepisy Kodeksu pracy oraz inne przepisy prawa pracy (art. 97 w zw. z art. 9 ustawy o służbie cywilnej).

O przekroczeniu norm czasu pracy w rozumieniu ustawy o służbie cywilnej można mówić w przypadku:

• członków korpusu służby cywilnej (pracowników oraz urzędników służby cywilnej),
• urzędników służby cywilnej (osób zatrudnionych na podstawie mianowania zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej),
• pracowników służby cywilnej (osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej).

Co do zasady czas pracy członków korpusu służby cywilnej (pracowników i urzędników służby cywilnej) nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 8 tygodni. W sytuacji gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy oraz jej organizacją, istnieje możliwość stosowania rozkładów czasu pracy, w których dopuszcza się przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę. Jednak w takich rozkładach czas pracy nie może przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 12 tygodni.

WAŻNE!

W okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 8 tygodni czas pracy członka korpusu służby cywilnej nie może przekroczyć 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo.

Ponieważ ustawa o służbie cywilnej nie reguluje kwestii odpoczynku dobowego i tygodniowego, oznacza to, że w tym zakresie należy stosować przepisy Kodeksu pracy.

3.2. Praca w godzinach nadliczbowych

Jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu, członek korpusu służby cywilnej na polecenie przełożonego wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta (art. 97 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej).

Obecnie obowiązujący przepis zawiera terminologię zaczerpniętą z Kodeksu pracy (praca w godzinach nadliczbowych). W przeszłości (przed 2006 r.) stosowana była formuła „praca poza normalnymi godzinami pracy”, co odnosiło się do godzin pracy obowiązujących członka korpusu służby cywilnej zgodnie z przyjętym w urzędzie harmonogramem pracy w ramach konkretnych norm czasu pracy. Obowiązująca regulacja odnosi się wprost do pojęcia pracy w godzinach nadliczbowych, co w przypadku braku legalnej definicji tego zwrotu w ustawie o służbie cywilnej nakazuje przyjąć, że powinno się stosować definicję pracy nadliczbowej uregulowaną w art. 151 § 1 Kodeksu pracy.

Pracę w godzinach nadliczbowych stanowi praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 Kodeksu pracy). Należy zatem przyjąć, że dla członka korpusu służby cywilnej pracą w godzinach nadliczbowych będzie praca ponad 8 godzin na dobę oraz średnio 40 godzin tygodniowo w ramach podstawowego rozkładu czasu pracy, jak również ponad przedłużoną normę dobową w ramach równoważnego systemu czasu pracy.

3.3. Nadgodziny na polecenie przełożonego

i ze względu na potrzeby urzędu

Wykonywanie pracy nadliczbowej przez członka korpusu służby cywilnej powinno wynikać z polecenia przełożonego, uzasadnionego potrzebami urzędu. W przeciwieństwie do przepisów Kodeksu pracy ustawa o służbie cywilnej wprowadza pojęcie „polecenie przełożonego”. Należy przyjąć, że polecenie to powinno być wyraźne, a nie dorozumiane.

Pragmatyki wprowadzają odmienne od regulacji zawartej w Kodeksie pracy przesłanki dopuszczalności pracy w godzinach nadliczbowych.

O ile powszechna regulacja dotycząca przyczyn pracy nadliczbowej, odnosząca się do ogółu pracowników (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej), odwołuje się do przesłanek prowadzenia akcji ratowniczej oraz szczególnych potrzeb pracodawcy, o tyle ustawa o służbie cywilnej odnosi się do bardzo ogólnej i uznaniowej przesłanki, którą są szeroko rozumiane „potrzeby urzędu”. Powoduje to, że zasadniczo w typowych sytuacjach istnieje możliwość zlecania członkom korpusu służby cywilnej pracy nadliczbowej w każdej sytuacji uzasadnionej potrzebami urzędu, niezależnie od ważności tych potrzeb. Ustawa o służbie cywilnej przewiduje również możliwość zlecenia pracy nadliczbowej w nocy oraz w niedziele i święta. Wydanie polecenia pracy we wskazanych okolicznościach jest jednak możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach. Ponieważ ustawa o służbie cywilnej nie reguluje znaczenia zwrotu „wyjątkowe przypadki”, kwestię tę pozostawia się ocenie pracodawcy. Powszechnie przyjmuje się jednak, że przesłanka ta odnosi się do potrzeb szczególnych, których niezrealizowanie mogłoby skutkować zakłóceniami w funkcjonowaniu urzędu.

W praktyce może powstać pytanie, czy w ramach „potrzeb urzędu” mieszczą się przesłanki wskazane w Kodeksie pracy uzasadniające pracę w godzinach nadliczbowych. Przesłanka kodeksowa, jaką są szczególne potrzeby pracodawcy, jest rozumiana w szerszym znaczeniu niż „potrzeby urzędu”. Wątpliwości mogą pojawić się w przypadku potrzeby prowadzenia akcji ratowniczej czy usuwania awarii - jeżeli takie nadzwyczajne sytuacje mieszczą się w pojęciu „potrzeba urzędu”.

Przepis dopuszczający pracę w godzinach nadliczbowych oraz w rozkładach czasu pracy, w których dopuszczalne jest przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę, nie ma zastosowania do kobiet w ciąży oraz - bez ich zgody - do członków korpusu służby cywilnej sprawujących pieczę nad osobami wymagającymi stałej opieki lub opiekujących się dziećmi w wieku do 8 lat. Mimo że ustawa nie precyzuje formy takiej zgody, warto zadbać, aby była ona pisemna.

WAŻNE!

Pracownica w ciąży nie może wyrazić zgody na pracę w godzinach nadliczbowych.

Ponieważ żaden przepis ustawy o służbie cywilnej nie reguluje kwestii limitu godzin nadliczbowych, jakie członek korpusu służby cywilnej może przepracować w roku, mogłoby to oznaczać, że członkowie korpusu służby cywilnej mają ich nielimitowaną liczbę. Jednak tak szeroka i nieograniczona interpretacja jest wadliwa w kontekście regulacji zawartej w Kodeksie pracy oraz możliwości zastosowania tych przepisów w sytuacji, gdy ustawa o służbie cywilnej nie stanowi inaczej.

Zatem należy przyjąć, że limit godzin nadliczbowych członka korpusu służby cywilnej w związku z potrzebami urzędu nie powinien przekroczyć w roku kalendarzowym 150 godzin. Nie ma bowiem żadnych przeszkód, aby regulacja Kodeksu pracy znalazła zastosowanie do pracowników korpusu służby cywilnej, mimo że limit wskazanych w niej godzin nadliczbowych odnosi się do szczególnych potrzeb pracodawcy, a nie do przesłanki wynikającej z ustawy o służbie cywilnej, jaką są potrzeby urzędu. Do podwyższenia rocznego 150-godzinnego limitu godzin nadliczbowych w przepisach wewnętrznych jednostki organizacyjnej należy podchodzić ostrożnie.

Stosowanie przepisów Kodeksu pracy w tym zakresie powinno uwzględniać specyfikę działalności służby cywilnej, która nie jest prywatnym pracodawcą nastawionym na zysk. Zatem szczególnych potrzeb pracodawcy nie należy co do zasady utożsamiać z potrzebami urzędu.

3.4. Dodatkowe świadczenia za pracę nadliczbową

W ustawie o służbie cywilnej rekompensata z tytułu pracy nadliczbowej została uregulowana inaczej niż w przepisach Kodeksu pracy. Standardowo przepisy Kodeksu pracy przewidują 2 alternatywne formy rekompensaty, tj. oprócz normalnego wynagrodzenia dodatek za pracę nadliczbową lub czas wolny udzielany na wniosek pracownika albo bez takiego wniosku (z inicjatywy pracodawcy).

Ustawa o służbie cywilnej nie reguluje wprost, kto powinien być inicjatorem wykorzystania czasu wolnego w zamian za pracę nadliczbową - pracownik czy pracodawca.

W kwestii rekompensaty pracy nadliczbowej wynikającej z pragmatyki ustawodawca podzielił członków korpusu służby cywilnej na 2 kategorie, tj. na pracowników służby cywilnej oraz urzędników służby cywilnej.

Tabela 4. Rekompensowanie pracy w nadgodzinach

Przykład 35

Pracownik służby cywilnej ponad 2 miesiące wcześniej pracował w godzinach nadliczbowych. Do tej pory nie zwrócił się do pracodawcy w sprawie odbioru czasu wolnego w zamian za tę pracę. Pracodawca, uwzględniając dużą ilość zadań nałożonych na jednostkę organizacyjną, ma wątpliwość, czy w takim przypadku może wypłacić pracownikowi wynagrodzenie lub czy ma możliwość zobowiązania pracownika do wykorzystania czasu wolnego. Jednak ustawa o służbie cywilnej nie przewiduje alternatywnej formy rekompensaty, lecz wyłącznie czas wolny. Należy przyjąć, że pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi odbiór godzin nadliczbowych w formie czasu wolnego - biorąc pod uwagę fakt, że ustawa nie przewiduje, kto może wystąpić z taką inicjatywą.

Przykład 36

Pracownik służby cywilnej, którego obowiązuje dobowa 8-godzinna norma czasu pracy i średnio 40-godzinna tygodniowa (od poniedziałku do piątku), na polecenie pracodawcy świadczył pracę w sobotę (w dniu dla niego wolnym od pracy) przez 3 godziny. Ponieważ pragmatyka nie różnicuje pracy nadliczbowej świadczonej w dni powszednie i pracy nadliczbowej świadczonej w dniu wolnym od pracy (niebędącym niedzielą lub świętem), za taką pracę pracownik służby cywilnej ma jedynie prawo do czasu wolnego - w takim samym wymiarze. W omawianym przypadku nie ma zastosowania art. 1513 Kodeksu pracy (dotyczący odbioru dnia wolnego za pracę w wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy). Kwestie rekompensaty pracy nadliczbowej członków korpusu służby cywilnej zostały bowiem kompleksowo uregulowane w ustawie o służbie cywilnej.

Na wniosek członka korpusu służby cywilnej czas wolny w zamian za pracę nadliczbową, jak również dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto mogą być udzielone w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu, co stanowi regulację szczególną w kontekście przepisów Kodeksu pracy (art. 97 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej). Ponieważ przepisy dotyczące pracowników służby cywilnej nie przewidują, jaką formę powinien mieć taki wniosek, ze względów dowodowych zaleca się formę pisemną. Należy zauważyć, że według przepisów ustawy o służbie cywilnej czas wolny może być udzielony za pracę w nadgodzinach. Zatem pracodawca nie jest bezwzględnie związany wnioskiem pracownika w tym zakresie. Można więc przyjąć, że czas wolny będzie udzielony wówczas, gdy nie koliduje to z potrzebami urzędu wynikającymi z jego funkcjonowania.

W przypadku urzędników służby cywilnej uprawnienie do odbioru czasu wolnego zależy od okoliczności, w jakich wystąpiła praca nadliczbowa (dzień powszedni, pora nocna, niedziela lub święto). Gdy godziny nadliczbowe wystąpiły w dniu powszednim, urzędnik służby cywilnej nie ma prawa do czasu wolnego, przy czym takie uprawnienie powstaje w pozostałych sytuacjach. Za pracę nadliczbową wykonaną w porze nocnej czas wolny przysługuje w takim samym wymiarze, natomiast za pracę w niedzielę lub święto przysługuje inny dzień wolny. Należy zauważyć, że nieuregulowaną i w związku z tym problematyczną kwestią jest ustalenie okresu, w jakim urzędnik służby cywilnej powinien pracować w niedzielę lub święto, aby w zamian otrzymać rekompensatę w formie innego dnia wolnego. Wobec braku odmiennego uregulowania należy przyjąć, że sam fakt wykonywania pracy w niedzielę lub święto, niezależnie od czasu jej wykonywania, uprawnia urzędnika służby cywilnej do innego dnia wolnego.

Urzędnicy służby cywilnej mają prawo do rekompensaty pracy wykonywanej w godzinach nadliczbowych, jeśli świadczyli ją w porze nocnej (czas wolny udzielany w tym samym wymiarze) lub w niedzielę czy święta (cały dzień wolny).

4. Nadgodziny pracowników urzędów państwowych

Czas pracy urzędników państwowych nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo (art. 29 ust. 1 ustawy o pracownikach urzędów państwowych). Oprócz podstawowego systemu czasu pracy urzędnicy mogą pracować w systemie równoważnym, w którym dopuszczalne jest przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę (art. 29 ust. 1a ustawy o pracownikach urzędów państwowych). W tym systemie czas pracy nie może przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 12 tygodni. Rozkład czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiar w poszczególnych dniach tygodnia są określane przez kierownika urzędu.

WAŻNE!

Kierownik urzędu państwowego określa rozkład czasu pracy urzędników oraz jego wymiar w poszczególnych dniach tygodnia.

Jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu, urzędnik państwowy może być zatrudniony poza normalnymi godzinami pracy, a w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta (art. 29 ust. 2 ustawy o pracownikach urzędów państwowych). Podobnie jak w przypadku pracowników służby cywilnej przesłanką uzasadniającą pracę nadliczbową są „potrzeby urzędu”. Powołany przepis (art. 29 ust. 2 ustawy) jako jedyny z omówionych pragmatyk nie posługuje się określeniem „godziny nadliczbowe”, tylko „zatrudnieniem poza normalnymi godzinami pracy”. Jednak, uwzględniając brak odmiennego uregulowania w tym zakresie, zatrudnienie poza normalnymi godzinami pracy będzie co do zasady oznaczało pracę w godzinach nadliczbowych.

Warto zwrócić uwagę, że w przywołanym art. 29 ust. 2 ustawy o pracownikach urzędów państwowych ustawodawca użył zwrotu „urzędnik państwowy może być zatrudniony”. Biorąc pod uwagę fakt, że praca nadliczbowa powinna co do zasady stanowić wyjątek od reguły, użyte sformowanie jest dość niefortunne. Zwrot „może być zatrudniony” sugeruje możliwość permanentnego (regularnego) świadczenia pracy nadliczbowej, jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu niezależnie od ich charakteru. Zwrot „może być zatrudniony” może również sugerować zupełnie dodatkowe zatrudnienie, które ma być realizowane poza normalnymi godzinami pracy, a w wyjątkowych wypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta. Wydaje się, że bardziej sprawnym i oddającym charakter pracy nadliczbowej określeniem byłby zwrot „może świadczyć pracę poza normalnymi godzinami pracy”.

Jeżeli chodzi o formę rekompensaty, zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o pracownikach urzędów państwowych, urzędnikowi za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego poza normalnymi godzinami pracy przysługuje według jego wyboru: wynagrodzenie (bez wynikającego z Kodeksu pracy dodatku) lub czas wolny, uwzględniając fakt, że czas wolny może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Przykład 37

Urzędnik państwowy zatrudniony w centralnym organie administracji państwowej na stanowisku kierowniczym świadczył pracę przez 3 godziny w sobotę. Pracodawca nie wie, czy powinien oddać mu cały dzień wolny w zamian za pracę nadliczbową czy tylko czas wolny w wypracowanym wymiarze, czy może wypłacić wynagrodzenie. W opisanej sytuacji pracownik nie powinien oczekiwać dodatkowej rekompensaty, bowiem urzędnikom państwowym zatrudnionym w urzędach naczelnych i centralnych organów administracji państwowej na stanowiskach kierowniczych i samodzielnych przysługuje wolny czas za pracę poza normalnymi godzinami wykonywaną tylko w porze nocnej oraz w niedzielę lub święto (art. 30 ust. 3 ustawy o pracownikach urzędów państwowych).

Wykonywanie pracy poza normalnymi godzinami pracy, w tym w wyjątkowych przypadkach w niedzielę i święto, przez urzędników państwowych nie dotyczy kobiet w ciąży oraz - bez ich zgody - osób sprawujących pieczę nad osobami wymagającymi stałej opieki lub opiekujących się dziećmi w wieku do 8 lat.

5. Praca nadliczbowa pracowników samorządowych

Pracownicy samorządowi mogą wykonywać pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki organizacyjnej. Z tego tytułu zatrudnieni mają prawo do rekompensaty w postaci wynagrodzenia (bez dodatku) lub czasu wolnego. O formie rekompensaty decydują samodzielnie.

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych nie zawierają odrębnego uregulowania w zakresie wymiaru czasu pracy pracowników samorządowych w stosunku do pozostałych grup pracowniczych.

Nie ma również odrębnych regulacji odnoszących się do dopuszczalnych norm i systemów czasu pracy. Zatem w takim przypadku należy stosować przepisy Kodeksu pracy, które mają zastosowanie wówczas, gdy przepisy szczególne nie regulują w sposób odrębny poszczególnych zagadnień pracowniczych (art. 43 ustawy o pracownikach samorządowych). Postanowienia dotyczące kwestii pracy nadliczbowej uregulowane zostały w art. 42 ust. 2-4 ustawy o pracownikach samorządowych.

5.1. Warunki wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych

Jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, w której pracownik samorządowy jest zatrudniony, na polecenie przełożonego wykonuje on pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w porze nocnej oraz w niedziele i święta.

WAŻNE!

Praca nadliczbowa powinna zostać zlecona pracownikowi w drodze polecenia służbowego.

Przesłanką uzasadniającą świadczenie pracy nadliczbowej są niesprecyzowane bliżej „potrzeby jednostki”. Jest to przesłanka niezwykle szeroka, biorąc pod uwagę fakt, że ustawodawca nie wprowadza obostrzenia, że powinny to być np. potrzeby szczególne. W praktyce można zatem uznać, że każda potrzeba realizacji zadań przypisanych do danej jednostki organizacyjnej, których wykonanie nie jest możliwe w normalnym czasie pracy, może uzasadniać pracę nadliczbową. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, kiedy to do pracy nadliczbowej dojdzie w przypadku potrzeby świadczenia pracy w związku ze zwykłymi przewidywanymi potrzebami jednostki organizacyjnej. Natomiast praca w niedziele oraz w porze nocnej może być zlecona tylko w przypadkach szczególnych i w żadnym wypadku nie może być traktowana w kategoriach normalnej organizacji toku pracy.

Przykład 38

Jedna z komórek organizacyjnych jednostki samorządowej dostała polecenie sporządzenia dodatkowego, nieplanowanego wcześniej sprawozdania w trybie pilnym. Z uwagi na nagłość sytuacji i szczególną potrzebę urzędu wybrani pracownicy zostali zobowiązani do świadczenia pracy w niedzielę. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Potrzeby urzędu jako przesłanka uzasadniająca pracę w godzinach nadliczbowych nie mogą być stosowane wobec kobiet w ciąży oraz bez zgody pracownika samorządowego sprawującego pieczę nad osobami wymagającymi stałej opieki lub takiego, który opiekuje się dziećmi w wieku do 8 lat. Praca nadliczbowa pracownika samorządowego może być rekompensowana zgodnie z jego wyborem albo wynagrodzeniem, albo czasem wolnym w tym samym wymiarze co świadczona praca nadliczbowa. Warto zauważyć, że obowiązujące przepisy nie przewidują dodatku z tytułu pracy nadliczbowej, tak jak jest to przewidziane w Kodeksie pracy.

WAŻNE!

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi samorządowemu przysługuje, według jego wyboru, wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze.

5.2. Rekompensata za godziny nadliczbowe

Niezależnie od powyższego, w praktyce zdarzają się wątpliwości w zakresie prawa do rekompensaty pracy nadliczbowej w formie pieniężnej. Do omawianego zagadnienia odniósł się Trybunał Konstytucyjny, który rozpatrywał pytanie prawne skierowane przez Sąd Rejonowy Sąd Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w Gliwicach. Pytanie to odnosiło się do stanu faktycznego, w ramach którego dyrektor rodzinnego domu dziecka zatrudniony na podstawie powołania w pełnym wymiarze czasu pracy świadczył pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w soboty i w niedzielę. Sąd rejonowy zwrócił uwagę, że zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych w sprawach nieuregulowanych stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy. Sąd zaznaczył jednocześnie, że Kodeks pracy nie jest aktem określającym w sposób kompleksowy prawa i obowiązki wszystkich grup pracowniczych. Sąd ponadto zwrócił uwagę, że przepis regulujący rekompensatę pracy z tytułu godzin nadliczbowych pracowników samorządowych nie stanowi o wypłacie wynagrodzenia wraz z dodatkiem 50% lub 100%, przywołując jednocześnie argument, że skoro art. 42 ust. 4 ustawy reguluje w sposób kompleksowy kwestię rekompensaty, nie przewidując dodatków za pracę nadliczbową, to pracownicy samorządowi nie mają do nich prawa.

Niezależnie od powyższego, sąd rejonowy w pytaniu prawnym przedstawił wątpliwości natury konstytucyjnej, powołując się m.in. na zasadę równości wobec prawa. W ocenie sądu pytającego prawo pracownika samorządowego do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych bez prawa do dodatku jest sprzeczne z zasadą równości wobec prawa, niedyskryminacji oraz sprawiedliwości społecznej - naruszając tym samym prawo do godziwego wynagrodzenia za pracę. Sąd pytający zwrócił ponadto uwagę, że regulacja art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych budzi wątpliwości ze względu na fakt, że co do zasady pragmatyki służbowe w sposób korzystniejszy regulują uprawnienia pracownicze niż Kodeks pracy.

Do przywołanego wyżej stanu faktycznego i prawnego Trybunał Konstytucyjny odniósł się w wyroku z 21 stycznia 2014 r. (P 26/12). Trybunał wskazał, że art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych w zakresie, w jakim dotyczy pracowników samorządowych zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, jest zgodny z art. 31 ust. 1 Kon­stytucji RP. Trybunał uznał, że zaskarżony w pytaniu prawnym przepis nie narusza zasady równości z uwagi na fakt istnienia istotnych różnic między pracą pracowników zatrudnionych na podstawie Kodeksu pracy a pracą świadczoną przez pracowników samorządowych. Trybunał podkreślił, że pracownicy samorządowi należą do szerszej kategorii pracowników tzw. służby publicznej (obok członków korpusu służby cywilnej, pracowników urzędów państwowych). Świadczą oni pracę na rzecz państwa i społeczności lokalnych. W ocenie Trybunału Konstytucyjnego przyjmuje się tradycyjnie, że w omawianym przy­padku interes indywidualny (pracownika samorządowego) musi ustąpić przed interesem publicznym, co znajduje swój wyraz w większej dyspozycyjności tych pracowników oraz w tym, że jeżeli wymaga tego interes publiczny, pracownicy powinni wykonywać swoją pracę także poza normalnymi godzinami urzędowania, bez oczekiwania na szczególną rekompensatę. Podkreślono, że we wszystkich pragmatykach służb publicznych istnieją bardziej rygorystyczne ograniczenia względem rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych niż te, które stosowane są wobec pracowników samorządowych.

WAŻNE!

Pracownik samorządowy świadczy pracę w interesie publicznym, więc powinien wykonywać pracę nadliczbową bez oczekiwania na szczególną rekompensatę.

W ocenie Trybunału Konstytucyjnego analiza rozwiązań prawnych przyjętych na gruncie pozostałych pragmatyk obowiązujących w „służbie publicznej”, jak również w Kodeksie pracy nie pozwala na uznanie, że regulacja zawarta w ustawie o pracownikach samorządowych jest dla nich niekorzystna. Trybunał zauważył, że kwestionowany art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych daje im prawo wyboru rodzaju rekompensaty z tytułu pracy nadliczbowej: normalne wynagrodzenie (bez dodatku) lub czas wolny w wymiarze odpowiadającym liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych. Trybunał Konstytucyjny podkreślił, że na gruncie Kodeksu pracy o sposobie rekompensaty ostatecznie decyduje pracodawca. Ponadto, zdaniem Trybunału Konstytucyjnego, większa dyspozycyjność pracowników samorządowych oraz ich ograniczone prawo do wynagrodzenia za pracę nadliczbową są zrekompensowane licznymi korzystniejszymi rozwiązaniami, do których zaliczają się: silniejsza stabilizacja stosunku pracy, gwarancja regularnej wypłaty wynagrodzenia, jak również korzystniejszą regulacją niektórych świadczeń, np. dodatek za wieloletnią pracę czy nagroda jubileuszowa. Należy zwrócić uwagę, że przywołane orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego odnosi się bezpośrednio tylko do pracowników samorządowych zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Nie reguluje natomiast kwestii pozostałych pracowników niemieszczących się w tej kategorii.

5.3. Sposób wyboru rekompensaty

Warto zauważyć, że przewidując możliwość wyboru rekompensaty (wynagrodzenie lub czas wolny) ustawodawca nie wskazał, w jakiej formie taki wybór powinien być dokonany oraz w jakim trybie powinien być zawiadomiony przełożony o woli pracownika. W braku szczególnych uregulowań należy przyjąć, że wola pracownika samorządowego może być wyrażona w każdy sposób - tak aby była wyraźna i dotarła w sposób niewątpliwy do przełożonego.

Przykład 39

Pracownik samorządowy na polecenie przełożonego pracował w godzinach nadliczbowych. Z uwagi na brak wyraźnych wytycznych w tym zakresie oraz ugruntowanej praktyki zakładowej, wysłał do przełożonego e-maila, wnioskując w nim o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę nadliczbową w wymiarze odpowiadającym liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych. Pracownik postąpił prawidłowo i przełożony udzielił mu czasu wolnego.

5.4. Udzielenie czasu wolnego za pracę nadliczbową

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych rozróżniają pracę w godzinach nadliczbowych w niedziele i święta od pracy nadliczbowej wykonywanej w „dni powszednie”. W przypadku pracy nadliczbowej w niedziele i święta mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy, gdyż ustawa o pracownikach samorządowych milczy w tym zakresie. W związku z powyższym za pracę nadliczbową w niedziele i święta pracownicy samorządowi powinni otrzymać dodatkowy dzień wolny niezależnie od liczby przepracowanych godzin.

Czas wolny w zamian za pracę nadliczbową, na wniosek pracownika, może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Przykład 40

Pracownik samorządowy w związku z potrzebami urzędu wykonywał w kwietniu 2022 r. na polecenie pracodawcy pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownik ten zaplanował urlop na lipiec 2022 r. i zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem w sprawie możliwości odebrania czasu wolnego bezpośrednio przed urlopem. Pracodawca ma wątpliwości, uwzględniając fakt, że urlop pracownika przypada w innym okresie rozliczeniowym czasu pracy. W omawianym przypadku regulacja zawarta w art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych stanowi przepis szczególny w stosunku do regulacji Kodeksu pracy i nie wspomina nic o potrzebie wykorzystania czasu wolnego w konkretnym okresie rozliczeniowym. Należy zatem uznać, że możliwość odebrania czasu wolnego bezpośrednio przed urlopem czy po nim jest możliwa za zgodą pracodawcy, niezależnie od różnicy w okresach rozliczeniowych.

Ustawa o pracownikach samorządowych, podobnie jak ustawa o służbie cywilnej, nie różnicuje pracy nadliczbowej świadczonej w dni powszednie od pracy nadliczbowej świadczonej w dniu wolnym od pracy (niebędącym niedzielą lub świętem). Należy zatem uznać, że za taką pracę pracownik samorządowy ma jedynie prawo do czasu wolnego - w takim samym wymiarze.

6. Praca nadliczbowa nauczycieli

Nauczyciele stanowią szczególną grupę zawodową, której status prawny uregulowany został w autonomicznej ustawie, jaką jest Karta Nauczyciela. Powyższa ustawa zawiera również regulacje dotyczące pracy nadliczbowej nauczycieli. Należy jednak zaznaczyć, że posłużenie się pojęciem godzin nadliczbowych czy pracy nadliczbowej nie jest w przypadku nauczycieli do końca poprawne. Wynika to z faktu, że Karta Nauczyciela zawiera swoją siatkę pojęciową odnoszącą się między innymi do pracy nadliczbowej. Ponadto czas pracy nauczycieli został uregulowany w sposób odrębny od powszechnej regulacji kodeksowej.

6.1. Godziny ponadwymiarowe oraz godziny doraźnego zastępstwa

Jak wiadomo Kodeks pracy do ogółu pracowników posługuje się pojęciem godzin nadliczbowych (pracy w godzinach nadliczbowych). Karta Nauczyciela używa pojęcia „godziny ponadwymiarowej”, które odnosi się tylko do nauczycieli. Godzina ponadwymiarowa to godzina przepracowana powyżej obowiązującego nauczyciela tygodniowego wymiaru godzin zajęć, który wynika z art. 42 ust. 3 Karty Nauczyciela. Godzina ponadwymiarowa jest godziną zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych, która została nauczycielowi przydzielona powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych.

W Karcie Nauczyciela obok godzin ponadwymiarowych funkcjonuje ponadto „godzina doraźnego zastępstwa”. W praktyce różnica między godzinami ponadwymiarowymi a godzinami doraźnych zastępstw wynika z tego, że godzina doraźnych zastępstw realizowana jest w zastępstwie nieobecnego nauczyciela.

Przez godzinę doraźnego zastępstwa rozumie się przydzieloną nauczycielowi godzinę zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych, której realizacja następuje w zastępstwie nieobecnego nauczyciela.

Skutkiem powyższego jest brak planowania godzin doraźnych zastępstw, co wynika z ich - co do zasady nieprzewidywalnego - charakteru. Natomiast praca w godzinach ponadwymiarowych powinna być przewidziana, a więc następuje przydzielenie godzin ponadwymiarowych konkretnemu nauczycielowi.

Godziny doraźnych zastępstw nie są umieszczane w planie organizacyjnym szkoły z uwagi na fakt, że stanowią wyjątek od sytuacji zaplanowanych.

6.2. Przydzielanie godzin ponadwymiarowych oraz godzin doraźnych zastępstw

W szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć (art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela).

Kobiecie w ciąży, osobie wychowującej dziecko do lat 4 oraz nauczycielowi w trakcie odbywania stażu nie przydziela się pracy w godzinach ponadwymiarowych bez ich zgody. Ponadto wymaga podkreślenia, że nie ma możliwości zatrudnienia nauczyciela w ramach godzin ponadwymiarowych w wymiarze przekraczającym połowę tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin - niezależnie od tego, czy zainteresowany wyraża na to zgodę czy nie.

6.3. Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe oraz godziny doraźnych zastępstw

Co do zasady wynagrodzenie zarówno za godziny ponadwymiarowe, jak i za godziny doraźnych zastępstw wypłacane jest według stawki osobistego zaszeregowania nauczyciela z uwzględnieniem dodatku za warunki pracy.

Jednostka samorządu terytorialnego (organu prowadzącego szkołę) zobowiązana jest do uregulowania w regulaminie wynagradzania nauczycieli zagadnień związanych z dodatkami do wynagrodzenia oraz godzinami ponadwymiarowymi dla nauczycieli. Do organu prowadzącego szkołę należy ustalenie w zakresie warunków obliczania i wypłacania wynagrodzenia (art. 30 ust. 6 Karty Nauczyciela).

6.4. Nauczyciele uprawnieni do godzin ponadwymiarowych

Z tytułu godzin ponadwymiarowych wynagrodzenie przysługuje nauczycielowi niezależnie od funkcji, jaką pełni. Zatem każdy nauczyciel świadczący pracę w godzinach ponadwymiarowych ma prawo do wynagrodzenia. Przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych wyjątków czy wyłączeń. Odrębną kwestią jest natomiast zakaz przydzielania godzin ponadwymiarowych nauczycielom, którzy realizują zwiększony wymiar zajęć dydaktycznych, opiekuńczych oraz wychowawczych (wskazanych w art. 42 ust. 4a Karty Nauczyciela), jak również zakaz wypłaty wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe w przypadku zawieszenia w pełnieniu obowiązków.

Warto zauważyć, że organ prowadzący szkołę w stosunku do m.in. dyrektora i wicedyrektora obniża tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć (godzin) - zależnie od wielkości oraz typu szkoły (art. 42 ust. 6 Karty Nauczyciela). W takim przypadku może powstać problem, jak ustalić ewentualny fakt wystąpienia godzin ponadwymiarowych. Odnosząc się do powyższych wątpliwości trzeba w pierwszej kolejności zauważyć, że praca świadczona w wymiarze obniżonym będzie traktowana tak, jakby była świadczona w pełnym wymiarze czasu pracy. Zatem należy uznać, że w przypadku gdy dyrektor lub wicedyrektor szkoły świadczy pracę w ramach obniżonego tygodniowego wymiaru czasu pracy, to każda dodatkowa godzina wypracowana ponad obniżony wymiar będzie kwalifikowana w kategoriach godzin ponadwymiarowych.

6.5. Brak realizacji godzin ponadwymiarowych

Problematyczną kwestią może okazać się zagadnienie rekompensaty za godziny ponadwymiarowe, które nie zostały zrealizowane w sytuacji, gdy nauczyciel był gotów do świadczenia pracy. W takiej sytuacji wydaje się, że należy wykorzystać możliwość zastosowania rozwiązań wynikających z Kodeksu pracy (art. 91c ust. 1 Karty Nauczyciela). Można zatem odwołać się do art. 80 Kodeksu pracy, zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, gdy wynika to z przepisów.

Ponadto pracownikowi za czas niewykonywania pracy, w sytuacji gdy był gotów do jej świadczenia, a doznał przeszkód leżących po stronie pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną (art. 81 Kodeksu pracy). Warto w tym miejscu przywołać uchwałę Sądu Najwyższego z 6 sierpnia 1987 r. (III PZP 29/87, OSNC 1989/1/9), z której wynika, że nauczyciel zachowuje prawo do wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe w sytuacji, gdy nie doszło do ich realizacji z przyczyn niezależnych od nauczyciela, które leżały po stronie szkoły.

Warunkiem uznania, że doszło do usprawiedliwionego niezrealizowania przez nauczyciela zajęć w ramach godzin ponadwymiarowych, jest jego gotowość do ich realizacji.

7. Praca nadliczbowa pod kontrolą PIP

Organem kontroli i nadzoru nad prawem pracy jest Państwowa Inspekcja Pracy. Zakres działania urzędu reguluje art. 10 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, z którego wynika, iż do zadań PIP należy nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych.

Kontrole w zakresie czasu pracy realizowane przez inspektorów pracy dotyczą w dużej mierze prawidłowości zlecenia i rozliczania godzin nadliczbowych. Ustalenia w tym zakresie prowadzone są w oparciu o udostępnione przez pracodawców ewidencje czasu pracy. Inspektor pracy obok ewidencji ma również możliwość skorzystania z dowodów pośrednich, wskazujących na aktywność zawodową pracowników w konkretnych godzinach - istnieje zatem możliwość sprawdzenia częstotliwości logowania się do systemów elektronicznych pracodawcy, jak również zapisów stosowanego przez pracodawcę monitoringu.

Wszelkie nieprawidłowości dotyczące zlecania oraz rozliczania pracy nadliczbowej opisywane są w protokołach z kontroli. W sytuacji gdy w ocenie podmiotu kontrolowanego ustalenia stanu faktycznego zawarte w protokołach mijają się z prawdą, wówczas istnieje możliwość złożenia pisemnych, umotywowanych zastrzeżeń w ciągu 7 dni od dnia otrzymania protokołu.

W zależności od wartości merytorycznej tych zastrzeżeń inspektor pracy ma 2 możliwości - albo nie uwzględnić zastrzeżeń, albo je uwzględnić i dokonać uzupełnienia lub modyfikacji części protokołu zawierającej ustalenia dotyczące pracy nadliczbowej.

Czego należy spodziewać się, gdy inspektor stwierdził nieprawidłowości w zakresie czasu pracy, w tym powierzania i rozliczania pracy nadliczbowej? Naruszenie przepisów dotyczących godzin nadliczbowych - to naruszenia przepisów o czasie pracy. Tym samym inspektor daną sytuację może oceniać w kategoriach wykroczenia - za które może zostać nałożona kara od 1000 do 30 000 zł. W typowych sytuacjach można spodziewać się mandatu karnego - nie niższego niż 1000 zł, a nie wyższego niż 2000 zł. Obok uruchomienia przepisów dotyczących odpowiedzialności wykroczeniowej, nieprawidłowości dotyczące godzin nadliczbowych będą przez inspektora przedstawione w formie wystąpień - zawierających wnioski pokontrolne.

Warto pamiętać, że problematyka czasu pracy oraz pracy w godzinach nadliczbowych jest kontrolowana w przypadku zgłoszenia przez pracodawcę wypadku ciężkiego, śmiertelnego lub zbiorowego. W takim przypadku inspektor dokonuje ustaleń, czy do zdarzenia doszło w normalnym czasie pracy - czy w godzinach nadliczbowych.

Gdy inspektor pracy ustali nieprawidłowości związane z rekompensatą za pracę w godzinach nadliczbowych - wówczas może wydać nakaz zapłaty będący w praktyce decyzją administracyjną. Nakaz wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi, stanowi wyjątek od reguły - w pozostałych bowiem przypadkach nakazy wydawane są wyłącznie w sytuacjach stwierdzenia naruszenia przepisów dotyczących bhp.

8. Podsumowanie

1. Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

2. Pracownik zasadniczo nie może odmówić wykonywania pracy nadliczbowej.

3. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii oraz w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.

4. Liczba godzin nadliczbowych nie powinna przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym; możliwe jest ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w przepisach wewnątrzzakładowych.

5. Pracownik zatrudniony jednocześnie u różnych pracodawców, u każdego z nich ma odrębny limit godzin nadliczbowych.

6. Na polecenie pracodawcy zaliczanego do tzw. infrastruktury krytycznej pracownicy świadczą pracę w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa.

7. Co do zasady pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

8. Pracownica w ciąży nie może świadczyć pracy w godzinach nadliczbowych.

9. Praca nadliczbowa powinna zostać zlecona pracownikowi samorządowemu w drodze polecenia służbowego.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 9, art. 42, art. 52, art. 80-81, art. 100, art. 108, art. 128-129, art. 131-133, art. 135, art. 1401, art. 151-1514, art. 1519, art. 15112, art. 210 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655),

art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 90; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920),

art. 3, art. 9 ust. 1, art. 97 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1233; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2448),

art. 29-30 ustawy z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 537; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2448),

art. 42-43 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 530),

art. 30, art. 35, art. 42, art. 91c ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762),

art. 12 ust. 1-2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 209),

art. 15-16 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (j.t Dz.U. z 2021 r. poz. 573; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 558),

art. 10-11 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1251; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1529),

art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 218).

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

9. Odpowiedzi na pytania Czytelników

W jakiej wysokości należy wypłacić pracownikowi dodatek za nadgodziny, jeżeli sobota jest dla niego dniem wolnym od pracy

PROBLEM

Jeżeli pracownik pracuje w sobotę, a sobota jest dniem wolnym od pracy i pracodawca nie udzielił mu dnia wolnego, to w jakiej wysokości wówczas wypłaca pracownikowi godziny nadliczbowe przypadające w sobotę - z dodatkiem 50% czy dodatkiem 100%? Norma czasu pracy pracownika u tego pracodawcy w okresie 5-dniowym wynosi 8 godzin, a w sobotę pracownik przepracował u tego pracodawcy 4 godziny.