Ministerstwo Pracy: dokumentacja pracownicza jednocześnie w dwóch postaciach. PIP się z tym zgadza

Resort pracy idzie w sukurs pracodawcom i po konsultacjach z inspekcją pracy ostatecznie przyjmuje elastyczne podejście co do form prowadzenia dokumentacji. Uznaje mianowicie, że nie tylko poszczególne jej rodzaje mogą mieć różne postacie, ale nawet poszczególne dokumenty w ramach danej części. To bardzo dobre wiadomości dla firm, ale w ślad za nimi pojawiają się też kolejne wątpliwości w praktyce

Od 1 stycznia 2019 r. dokumentację pracowniczą można prowadzić w dwóch postaciach – tradycyjnej (papierowej) oraz nowej – elektronicznej – przy czym, zgodnie z art. 9411 kodeksu pracy (k.p.), dokumentacja elektroniczna jest równoważna dokumentacji papierowej. Zaś zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Użyty w tym przepisie spójnik „lub” wywołał jednak ogromną dyskusję wśród ekspertów, którzy podzielili się w ocenie, czy cała dokumentacja powinna mieć jedną postać, czy też można ją prowadzić częściowo w różnych postaciach (zob. „Prawo pozwala na mieszany system prowadzenia dokumentacji pracowniczej”, KiP z 28 lutego 2019 r., DGP nr 42; „Wpadka z „lub” w dokumentacji pracowniczej. Nie wiadomo jak przechowywać część dokumentów”, DGP z 17 stycznia 2019 r., DGP nr 12).