Okulary oraz szkła kontaktowe dla pracownika - rozliczenia podatkowe i rachunkowe

Pracodawcy często finansują pracownikom zakup okularów korygujących lub korekcyjnych szkieł kontaktowych. Najczęściej realizują w ten sposób obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy. Rzadziej zakupy okularów korygujących lub korekcyjnych szkieł kontaktowych finansują dobrowolnie. W związku z takimi działaniami pracodawców pojawiają się pytania o możliwość zwolnienia od podatku przychodu osiąganego z tego tytułu przez pracownika, zaliczenia poniesionych przez pracodawców wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz o skutki w VAT. W raporcie przedstawiamy odpowiedzi na pytania, jakie w tej sprawie wpłynęły do redakcji. W artykule uwzględniliśmy stanowisko organów podatkowych oraz przedstawiliśmy zasady ewidencji w księgach rachunkowych nabywania i przekazywania pracownikom okularów korygujących oraz korekcyjnych szkieł kontaktowych.

Od 17 listopada 2023 r. pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom nie tylko okularów ale również szkieł kontaktowych korygujących wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (badań: wstępnych, okresowych lub kontrolnych), wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (zarówno wolnostojącego jak i laptopa). Omawiany obowiązek pracodawca ma wobec osób zatrudnionych (w tym praktykantów i stażystów), którzy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Zatem takie zapewnienie będzie dotyczyć pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy (zob. pismo GIP z 21 grudnia 2012 r.), którzy przez co najmniej 4 godziny dziennie użytkują w pracy monitor (w przypadku pracowników dla których dobowa norma jest niższa, np. niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym będą to co najmniej 3,5 godziny dziennie takiego użytkowania). 

Zapewnienie okularów lub szkieł kontaktowych

Przez zapewnienie pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok należy rozumieć zarówno zakupienie ich przez pracodawcę jak i refundację kosztów ich zakupu poniesionych przez pracownika. W tym ostatnim przypadku w kompetencji pracodawcy pozostaje ustalenie zasad refundacji. Jednak istotne jest to, że zarówno zakupienie bezpośrednio przez pracodawcę jak i refundacja musi dotyczyć okularów lub szkieł zgodnych z zaleceniem lekarza a nie każdych. Nie ma przy tym znaczenia, że okulary lub szkła kontaktowe będą wykorzystywane również w celach prywatnych. 

Zasady zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych bez względu na formę (zakupienie przez pracodawcę czy refundacja kosztów poniesionych przez pracownika), należy zawrzeć w regulacjach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy lub zarządzeniu, z którymi trzeba zapoznać pracowników. 

Zasady refundacji kosztów 

Ustalenie zasad zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych w formie refundacji jest o tyle istotne, że ich brak może zobowiązać pracodawcę do zwrotu całego wydatku poniesionego przez pracownika. Przy określaniu zasad refundacji należy wziąć pod uwagę przede wszystkim:

• wysokość refundacji,

• okres, na jaki przysługuje refundacja (np. rok, 2 lata), 

• termin ubiegania się przez pracownika o zwrot kosztów (np. 2 miesiące od daty wydania orzeczenia lekarskiego).

Należy zaznaczyć, że w każdym przypadku wysokość refundacji może być miarkowana i pracodawca ma prawo zrefundować wydatek samodzielnie poniesiony przez pracownika ale przy uwzględnieniu nawet najniższych cen zakupu obowiązujących na rynku lokalnym.

Ze względu na różnice w korzystaniu z okularów i szkieł kontaktowych zasady refundacji można ustalić odrębnie w części dotyczącej wysokości i częstotliwości.

Pracodawca ustalił w regulacjach wewnątrzzakładowych wysokość refundacji z tytułu zakupu przez pracownika okularów lub szkieł kontaktowych wykorzystywanych w pracy z monitorem ekranowym (w zależności od zaleceń lekarza okulisty podczas badań profilaktycznych), w następujący sposób:

Jeżeli pracownik może używać podczas pracy z monitorem ekranowym okularów lub szkieł kontaktowych refundacja będzie dotyczyć tylko okularów albo szkieł. Wybór powinien należeć do pracodawcy i to również należy zastrzec w zasadach refundacji. Zaleca się unikanie sytuacji, kiedy pracownik będzie występował do pracodawcy w tym samym okresie, na który została przyznana refundacja, o zwrot wydatków za okulary a następnie szkła. Wyjątkiem może być sytuacja, kiedy podczas badań profilaktycznych lekarz zaleci pracownikowi podczas pracy z monitorem noszenie wyłącznie szkieł. 

Podstawa do dokonania refundacji 

Pracownik ma prawo do refundacji, jeżeli przedstawi pracodawcy, oprócz zaświadczenia lekarskiego wydanego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (na podstawie skierowania od pracodawcy) o konieczności używania w czasie pracy z monitorem ekranowym okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, dokument potwierdzający poniesienie wydatku na ten cel. Na tej podstawie i przy uwzględnieniu zasad refundacji pracodawca dokonuje zwrotu wydatków. Dowodem dokumentującym poniesienie wydatku na okulary lub szkła jest najczęściej faktura wystawiona na pracownika. W przypadku, gdy pracodawca zakupi okulary lub szkła bezpośrednio dla pracownika faktura zostanie wystawiona na pracodawcę. W treści tego dokumentu powinny znaleźć się dane pracownika, którego dotyczy zakup. 

Zarówno przekazane pracownikowi świadczenie rzeczowe w postaci okularów i szkieł kontaktowych, jak i świadczenie pieniężne stanowiące zwrot kosztów ich zakupu przez pracownika są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS. Pracodawca może również zaliczyć do kosztów wydatki poniesione na zakup okularów korekcyjnych oraz szkieł korekcyjnych dla pracownika albo na zwrot poniesionych przez pracownika wydatków na ich samodzielny zakup. Pracodawca nie ma prawa do odliczania VAT z faktury za okulary oraz szkła kontaktowe, niezależnie od tego, czy została wystawiona na pracownika czy na pracodawcę. Nie ma również obowiązku opodatkowania VAT czynności przekazania pracownikowi okularów oraz szkieł kontaktowych.

Przedstawiamy odpowiedzi na pytania zgłoszone w sprawie rozliczania zakupu okularów oraz szkieł kontaktowych dla pracowników.

1. Czy w związku z zakupem okularów przez pracodawcę dla pracownika powstaje po jego stronie opodatkowany przychód

PROBLEM

Firma kupiła dla pracownika okulary za kwotę 350 zł (faktura została wystawiona na firmę). Okulary te są niezbędne pracownikowi do pracy. Czy w tej sytuacji u pracownika powstał opodatkowany przychód? Jeżeli tak, to w jakiej wysokości?