aktualności

Krajowy System e-Faktur to wyzwanie dla JST

W jego wdrożeniu kluczowy będzie sposób komunikacji z KSeF. Można wybrać centralny lub indywidualny dla każdej jednostki. Przy tym istotne jest też nadawanie uprawnień

Ustawa wprowadzająca obowiązkowe faktury ustrukturyzowane, czyli ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw została już podpisana przez prezydenta i pozostała tylko jej publikacja w Dzienniku Ustaw (w dniu zamykania tego numeru KB tej publikacji jeszcze nie było). Oznacza to, że w przewidywanym terminie od 1 lipca 2024 r. wszyscy podatnicy krajowi będą zobowiązani do wystawiania i odbioru faktur wyłącznie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dotyczy to również jednostek samorządu terytorialnego w zakresie, w jakim działają jako podatnicy VAT i wystawiają faktury.

Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KseF wszystkie faktury na rzecz podatników VAT powinny być wystawiane poprzez KseF w zdefiniowanym formacie XML. Jedynie mali podatnicy (o rocznych obrotach nieprzekraczających 200 tys. zł oraz podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione) będą mieli dodatkowy półroczny okres na przygotowanie się do tego obowiązku.

Dostosowanie organizacji do KseF to duże wyzwanie, wymagające nie tylko wdrożenia modyfikacji w systemach IT, lecz także wprowadzenia odpowiednich zmian w procesach wewnętrznych w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, a także w umowach i regulaminach. Dużej uwagi wymaga już samo zmapowanie danych źródłowych z systemu do odpowiednich pól schemy FA(2). Jest to o tyle istotne, że KseF będzie walidował poprawność semantyczną e-faktury, tj. jej zgodność ze schemą, i w razie błędu system odrzuci fakturę, co oznacza, że nie zostanie ona wystawiona. Co więcej, w przypadku tzw. wysyłki wsadowej faktur (w paczkach) informacja zwrotna nie będzie wskazywać błędu, który należy poprawić. Z kolei pozytywna weryfikacja faktury przez system pod kątem technicznym oraz z punktu widzenia uprawnień podmiotu wystawiającego fakturę będzie skutkować jej wystawieniem w KseF, potwierdzonym nadaniem numeru identyfikującego e-fakturę w systemie (tzw. numeru KseF).