W sprawach administracyjnych utajnianie akt jest dozwolone tylko w wyjątkowych sytuacjach

W naszej gminie mamy problemy z segregowaniem śmieci przez mieszkańców. Na osoby, które nie wypełniają obowiązków w tym zakresie, nakładamy podwyższone opłaty. Niestety, wiele osób po otrzymaniu decyzji żąda od nas dostępu do akt prowadzonych przez nas spraw, co dezorganizuje nam pracę. Zastanawiamy się więc, jak szeroki powinien być dostęp stron do akt prowadzonych przez nas spraw.

W postępowaniach dotyczących opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi stosuje się przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.; dalej: o.p.). Przy czym jeśli chodzi o wgląd do akt zawierających materiał dowodowy, to o.p. zawiera regulacje zbieżne z tymi, które są zawarte w ustawie z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.; dalej: k.p.a.). W obu przypadkach obowiązuje więc ten sam schemat działania organu. Zgodnie z nim strona postępowania ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, odpisów oraz kopii. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności te odbywają się w siedzibie organu załatwiającego sprawę bądź za pośrednictwem systemu teleinformatycznego po uprzednim odpowiednim uwierzytelnieniu strony. Co ważne, prawo wglądu w akta sprawy, a co za tym idzie możliwość odniesienia się przez stronę postępowania do zebranego przez organ materiału dowodowego, stanowi urzeczywistnienie jednej z naczelnych zasad postępowań administracyjnych, a mianowicie reguły czynnego udziału strony. Przez ograniczenie stronie prawa wglądu do akt organ może więc dopuścić się naruszenia przywołanej zasady. Tymczasem, jak wynika ze sprawozdań sporządzanych corocznie przez samorządowe kolegia odwoławcze, łamanie zasad postępowania administracyjnego, tudzież podatkowego, stanowi jeden z najczęstszych powodów uchylania decyzji wydawanych przez organy jednostek samorządu terytorialnego.