KSeF: czy istnieje ryzyko podwójnego zafakturowania jednej transakcji

W sytuacji gdy podatnik wystawia fakturę z wykorzystaniem systemu KSeF a jednocześnie przesyła kontrahentowi fakturę wygenerowaną we własnym systemie, istnieje ryzyko że faktury zostaną uznane przez organy podatkowe za dwa różne dokumenty, mimo iż dotyczą tej samej transakcji.

Zgodnie z ustawą o VAT przez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jednocześnie, faktura ustrukturyzowana może występować w postaci elektronicznej (przesłana przez KSeF lub w inny uzgodniony sposób - elektronicznie, np. poprzez mail lub za pośrednictwem rozwiązań EDI) albo papierowej (jeśli zostaje przesłana w taki sposób np. do nabywcy niekorzystającego z KSeF, takiego jak zagraniczny podmiot). Może się zdarzyć, że podatnik wystawia fakturę z wykorzystaniem KSeF dla nabywcy korzystającego z systemu, a jednocześnie przesyła kontrahentowi fakturę wygenerowaną we własnym systemie mailem lub pocztą, np. w związku z koniecznością przesłania załączników, które zostaną dołączone do faktury w taki sam sposób, jak ma to miejsce obecnie.

W takim przypadku istnieje ryzyko, że obie przesłane faktury zostaną uznane za dwa różne dokumenty (w szczególności jeśli w ich treści wystąpią różnice). W konsekwencji organy podatkowe mogą domagać się, na podstawie art. 108 ustawy o VAT, uiszczenia VAT należnego dwa razy, od każdej z faktur, mimo że dokumentują one jedną transakcję.

W wypowiedziach przedstawicieli MF wyraźnie wskazywano, że nie jest możliwe wystawienie faktury ustrukturyzowanej i jednocześnie "zwykłej" faktury w systemie firmy, która zostanie wysłana nabywcy. Pojawia się wówczas ryzyko podwójnego fakturowania i podwójnej zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Dodatkowe wątpliwości w tym zakresie dotyczą sytuacji, gdy w wizualizacji faktury wystawionej przez KSeF zostaną zawarte dodatkowe informacje, np. informacje handlowe, których nie można umieścić na fakturze ustrukturyzowanej z uwagi na brak możliwości przesyłania załączników. Czy taka "zmieniona" faktura ustrukturyzowana nie zostanie uznana za drugą fakturę, z którą wiążą się ryzyka podatkowe?

Zdaniem MF wysyłka do klienta wizualizacji faktury ustrukturyzowanej poza KSeF powinna odpowiadać 1:1 fakturze ustrukturyzowanej. Nie ma możliwości dodania dodatkowych danych, gdyż może pojawić się ryzyko podwójnego fakturowania.

Przeczytaj więcej: KseF: Jak przygotować się do wystawiania e-faktur? NOWA PUBLIKACJA INFORLEX