Forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Od 2019 r. pracodawca może ustalić, że akta osobowe pracowników będą przechowywane w wersji elektronicznej. Do końca 2018 r. sytuacja nie była tak komfortowa i pracodawcy mieli obowiązek prowadzenia akt osobowych w formie papierowej, a prowadzenie ich w formie elektronicznej, choć było możliwe, nie zwalniało pracodawców z obowiązku równoległego prowadzenia ich papierowej wersji. Czy podjęcie decyzji o elektronicznym prowadzeniu akt osobowych oznacza, że cała dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w tej formie? Co, jeśli elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji okaże się dla pracodawcy niekorzystna? Na te i inne pytania odpowiadamy w artykule.

Wybór formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Choć prowadzenie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej jest coraz bardziej popularne, szczególnie wśród młodszych służb kadrowych, to jednak nadal wielu pracodawców wybiera na swoje potrzeby wersję papierową. Dzieje się tak najczęściej w przypadkach niewielkich firm, u których wersja papierowa, mimo swych wad, pozwala na sprawne i zgodne z prawem wywiązywanie się z obowiązków ciążących na pracodawcy, a także w jednostkach budżetowych, w których proces decyzyjny jest w tym zakresie bardziej skomplikowany niż w sektorze prywatnym.

Na gruncie obecnie obowiązujących przepisów dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94¹¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Jednak gdy pracodawca rozważa w tym zakresie zmianę i planuje przejście na wersję elektroniczną, mogą pojawić się związane z tym obawy. Podstawowa jest taka, że wdrożenie w jednostce takiej formy dokumentacji może nie być łatwe, a w większości przypadków nieunikniony będzie etap przejściowy prowadzenia akt w formie mieszanej, czyli częściowo elektronicznych, a częściowo papierowych. Choć będzie to zapewne wiązało się z pewnymi utrudnieniami dla służb kadrowych, należy pamiętać o tym, że takie działanie jest w pełni dopuszczalne. Co więcej, jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci. Oznacza to, że mieszana forma prowadzenia dokumentacji jest dopuszczalna nie tylko w okresie przejściowym, ale również docelowo.

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pracodawca może zmienić sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej – wynika to wprost z obowiązujących przepisów. Zmiana ta następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu. W praktyce to właśnie skan, jako najbardziej powszechna forma digitalizacji, jest stosowany najczęściej. Należy jednak pamiętać o tym, że możliwe jest także stosowanie innych form odwzorowania cyfrowego.

Jednak zmiana może też nastąpić w odwrotną stronę – pracodawca może zmienić dokumentację z postaci elektronicznej na papierową. Jak wskazano w powołanej odpowiedzi na interpelację: Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową polega na wydrukowaniu dokumentów elektronicznych na papierze i potwierdzeniu zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym poprzez złożenie podpisu pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej (art. 94⁸ § 3 k.p.). Podpis powinien być złożony na każdej stronie wydruku. Potwierdza on zgodność wydruku na papierze z dokumentem elektronicznym, przez co uniemożliwia kwestionowanie prawdziwości dokumentu w formie papierowej (patrz: INTERPELACJA).

Podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna

Jak wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: Dokumenty pracownicze mogą być tworzone pierwotnie w postaci elektronicznej, jeżeli zarówno pracodawca, jak i pracownicy, mają możliwość złożenia podpisu elektronicznego. W przypadku gdy pracownik nie posiada podpisu elektronicznego, stworzenie dokumentu elektronicznego możliwe jest tylko za pośrednictwem dokumentu papierowego, który następnie jest skanowany i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Podpis elektroniczny pracodawcy potwierdza zgodność treści dokumentu cyfrowego z treścią dokumentu papierowego (patrz: INTERPELACJA). Oznacza to, że aby móc prowadzić dokumentację pracowniczą (w tym akta pracownicze) w formie elektronicznej, pracodawca (osoba upoważniona) musi co najmniej dysponować podpisem elektronicznym. Nie jest bowiem wystarczające samo sporządzenie odwzorowań cyfrowych dokumentów. Każdy przechowywany w tej formie dokument musi być opatrzony przez pracodawcę lub upoważnioną przez niego osobę kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 94⁸ § 2 k.p.) – to potwierdza zgodność zdigitalizowanego dokumentu z jego papierowym oryginałem.

Co zrobić z papierowymi dokumentami po zmianie formy dokumentacji

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej, musi pamiętać o tym, że ustawodawca nakłada na niego obowiązek poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

1. zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia jej przekazania.

Obowiązek zawiadomienia o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej dotyczy nie tylko obecnych pracowników pracodawcy, ale również byłych. Z uwagi na możliwe utrudnienia w nawiązaniu kontaktu z takimi osobami ustawodawca dopuszcza w tym przypadku zawiadomienie ich w postaci papierowej lub elektronicznej. Również w tym przypadku termin, w którym były pracownik może odebrać dokumentację, wynosi 30 dni od dnia zawiadomienia.

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

1. dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,
2. przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
3. małżonkowi (wdowie i wdowcowi),
4. rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Jeżeli dokumentacja w formie papierowej nie zostanie odebrana, pracodawca może ją zniszczyć.

©®

MAŁGORZATA CZOŁCZYŃSKA 

– prawnik, specjalista w zakresie prawa pracy, autorka wielu publikacji dotyczących zatrudnienia w jednostkach budżetowych