Ewidencja czasu pracy – jak prawidłowo ją prowadzić

Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy ma ułatwić pracodawcy zachowanie norm czasu pracy i odpoczynków, a także pozwolić na prawidłowe obliczenie wynagrodzenia pracownika i innych przysługujących mu świadczeń związanych z pracą. Musi zatem nie tylko zawierać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale także odnotowywać wszelkie nieobecności i ich powody. Może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. 

Pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację ewidencjonującą czas pracy (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Przepisy szczegółowo wskazują, jakie elementy powinny się znaleźć w takiej ewidencji.

Tabela 1. Elementy wymagane w ewidencji czasu pracy

W praktyce informacje te są gromadzone w formie karty ewidencji czasu pracy (choć od 1 stycznia 2019 r. w przepisach prawa pracy zrezygnowano z tego określenia na rzecz ogólniejszego sformułowania – ewidencja czasu pracy). Może mieć ona formę papierową, ale coraz częściej spotykane są elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy musi jednak zawierać wszystkie wymagane przepisami elementy. Z tym tylko zastrzeżeniem, że nie ma obowiązku tworzenia w niej dodatkowych pól na elementy ewidencji wymienione w przepisach, jeśli u danego pracodawcy one nie występują (np. rubryka dyżury, jeśli nie są praktykowane u pracodawcy).