Urlop wypoczynkowy - uprawnienie pracownika czy obowiązek pracodawcy

Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze i terminie, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy. W praktyce pojawiają się wątpliwości jak pogodzić sprzeczne interesy stron stosunku pracy. Czy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych? Czy można uzupełnić wymiar czasu pracy urlopem wypoczynkowym bez zgody pracownika? - wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy.

urlop wypoczynkowy

Jak rozliczyć urlop wypoczynkowy - krok po kroku >>>

Urlopy wypoczynkowe i świadczenia z ZFŚS w pytaniach i odpowiedziach >>>

Podział urlopu na części

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Takie brzmienie przepisu znajduje się w art. 162 Kodeksu pracy. Przepis ten ustanawia zasadę udzielania całego urlopu wypoczynkowego w jednym ciągu oraz wyjątek od tej zasady, oparty na wniosku pracownika, dotyczący podziału urlopu na części z zastrzeżeniem, że jedna część wypoczynku powinna trwać nieprzerwanie 14 dni kalendarzowych.

Mimo ustanowionych w Kodeksie pracy zasad udzielania urlopu wypoczynkowego pracownicy nierzadko skarżą się, że pracodawca nie wyraża zgody na udzielenie im urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych. Bywają również sytuacje, że to pracownicy nie widzą potrzeby wykorzystywania urlopu w większym wymiarze. Chociaż brzmienie przepisu jest jednoznaczne, praktyka pokazuje, że przepis niekoniecznie odpowiada rzeczywistości.

Nie ulega wątpliwości, iż nadmierne rozdrabnianie urlopu udzielanego na wniosek pracownika jest sprzeczne z treścią art. 162 k.p., jednak nie wypełnia dyspozycji art. 282 § 1 pkt 2 k.p., a więc nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Brak jakichkolwiek sankcji dla pracodawcy za niedopełnienie wymogu udzielenia urlopu w wymiarze nie krótszym niż 14 kolejnych dni kalendarzowych wydaje się czynić przepis iluzorycznym. W literaturze pojawiają się koncepcje traktujące prawo do urlopu wypoczynkowego jako dobro osobiste, przez co nieudzielenie w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych otwiera pracownikowi drogę do dochodzenia roszczeń z tytułu ochrony dóbr osobistych. Niektórzy autorzy twierdzą, iż w kodeksowym zapisie dotyczącym podzielenia urlopu na części, z których jedna nie powinna być krótsza niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, chodzi bardziej o zaplanowanie urlopu w sposób określony w komentowanym przepisie niż o gwarancję faktycznego wykorzystania urlopu w tym wymiarze.

Plan urlopów

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. W art. 163 § 2 k.p. dopuszczono jednak możliwość nieustalania planu urlopów u pracodawców, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także u pracodawców, u których co prawda zakładowa organizacja związkowa działa, ale wyraziła zgodę na nieustalanie omawianego aktu – wówczas termin urlopu wypoczynkowego pracodawca ustala po porozumieniu z pracownikiem. Ustalając plan urlopów, pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W piśmiennictwie ścierają się dwa poglądy co do długości okresów, na które ustalane są plany urlopowe.

Z przepisu art. 163 § 1 k.p. wynika, iż planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego na żądanie pracownika, co wynika z charakteru i szczególnych zasad jego udzielania. Tym samym przy pracy na pełen etat do zaplanowania pozostanie urlop w wymiarze 16 bądź 22 dni. U pracowników zatrudnionych na część etatu ustalony urlop wypoczynkowy, proporcjonalny do wymiaru czasu pracy, pomniejsza się w planie urlopów o 4 dni urlopu na żądanie – urlop na żądanie nie ulega bowiem proporcjonalnemu zmniejszeniu w stosunku do wymiaru czasu pracy.

Terminy urlopów wypoczynkowych ustalone w planie urlopów wiążą strony stosunku pracy, wiadomo jednak, że planowanie urlopu wypoczynkowego z dużym wyprzedzeniem bywa obarczone koniecznością dokonywania modyfikacji terminu jego rozpoczęcia. Zmiana terminu urlopu może nastąpić w związku z odpowiednio umotywowanym wnioskiem pracownika, z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika w pracy spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, a także w związku z wystąpieniem okoliczności powodujących przesunięcie terminów urlopu z mocy prawa (ze względu chociażby na czasową niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby). Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić również w związku ze skorzystaniem przez pracodawcę z prawa udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia. W przypadkach uzasadniających przesunięcie terminu urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Ustalenie nowego terminu urlopu wiąże się z koniecznością obopólnego wyrażenia zgody.

Ostateczny termin udzielenia urlopu wypoczynkowego

Niezwykle często pojawia się problem zaległego urlopu wypoczynkowego. Choć zasadą jest, iż urlopu wypoczynkowego pracodawca powinien udzielić w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, to zdarzają się przypadki, że do jego wykorzystania nie dochodzi. Może to być związane chociażby z długotrwałym zwolnieniem lekarskim, w czasie którego pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego, mimo że nie świadczy pracy.

Urlop przysługujący w danym roku kalendarzowym staje się zaległym urlopem z dniem 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego. Wielu pracodawców i pracowników zastanawia się, czy literalne brzmienie przepisu art. 168 k.p. pozwala pracodawcy wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy mocą jednostronnej decyzji.

Zdaniem sądu „z uwagi na przedmiot, cel i zakres art. 168 k.p. nie da się wywieść warunku, że zastosowanie art. 168 k.p. jest zależne od zgody pracownika. Warunek taki nie został wyrażony w powołanym przepisie”. Sąd podkreślił, że „prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy”. Co więcej, naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi zaległego urlopu do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego po upływie kodeksowego terminu bez zgody pracodawcy, a zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy – tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 grudnia 2000 r.

Ekwiwalent za urlop

Interesujące z prawnego punktu widzenia, aczkolwiek budzące kontrowersje, są działania w urzędach gmin i miast, których włodarze kumulują urlopy wypoczynkowe przez okres trwania kadencji, po czym doprowadzają do wypłaty ekwiwalentu na swoją rzecz. Krytycy zwracają również uwagę na osoby, które są upoważnione do udzielania urlopów wójtom, burmistrzom czy prezydentom miasta. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta (burmistrza, prezydenta miasta), związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności – wyznaczona przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) osoba zastępująca lub sekretarz gminy, z tym że wynagrodzenie wójta ustala rada gminy, w drodze uchwały.

Mimo jednoznacznych przepisów dotyczących osób uprawnionych do udzielania wójtom (burmistrzom, prezydentom miasta) urlopu wypoczynkowego oraz konieczności udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września następnego roku dochodzi do gromadzenia urlopu i w konsekwencji wypłaty ekwiwalentów za niewykorzystany urlop z końcem kadencji. Jak informuje PIP, podczas jednej z kontroli inspektor pracy ustalił, iż wójt nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w wymiarze 95 dni, co doprowadziło do wypłaty ekwiwalentu w wysokości blisko 45 tys. zł.

Dochodzi wówczas do kuriozalnych sytuacji, gdy sekretarz gminy, będący podwładnym wójta, jest odpowiedzialny za nieudzielenie wójtowi urlopu wypoczynkowego i to on w przypadku niewyznaczenia przez wójta innej osoby w tym zakresie może zostać ukarany mandatem przez inspektora za popełnienie wykroczenia.

Przedawnienie urlopu

Przepis ten należałoby zestawić z art. 158 k.p., nakładającym na pracodawcę obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, jak również z art. 168 k.p., który nakazuje udzielenie pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września następnego roku kalendarzowego, oraz z art. 171 k.p., ustalającym warunki wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy. Zestawienie terminów udzielania urlopu wypoczynkowego czy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy z ogólnym przepisem dotyczącym liczenia terminów przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy – urlop wypoczynkowy jako prawo o charakterze majątkowym ulega przedawnieniu – ma znaczenie w zakresie ustalenia terminu wymagalności poszczególnych roszczeń i tym samym początkowego terminu biegu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy lub roszczenia o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze, a nieprzedawniony urlop wypoczynkowy.

Czym innym jest natomiast prawo do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, które aktualizuje się z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Z tym też dniem rozpoczyna bieg 3-letni termin przedawnienia roszczenia o niewykorzystane, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.

Skorzystanie z zarzutu przedawnienia przez pracodawcę jest jego uprawnieniem, a nie obowiązkiem. Może się więc zdarzyć, iż mimo przedawnionego urlopu wypoczynkowego pracodawca mimo wszystko go udzieli.

Odpowiedzialność pracodawcy

Praktyka pokazuje, że przepisy dotyczące urlopu wypoczynkowego nie ograniczają kreatywności pracodawców. Wizyty pracowników w Państwowej Inspekcji Pracy często wynikają z nadużywania przez pracodawców swojej pozycji, na przykład poprzez uzupełnianie brakującego w danym miesiącu wymiaru czasu pracy urlopem wypoczynkowym wbrew woli pracowników czy też zmuszaniem pracowników do składania wniosków urlopowych za czas niezawinionego przez pracownika przestoju. Wydaje się, że świadomość pracowników jest coraz większa, jednak z obawy przed utratą pracy często nie zwracają uwagi pracodawcy, dając tym samym przyzwolenie na łamanie przepisów.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy

Opracowanie: Katarzyna Bogucka