Plan urlopów na 2025 r. – poradnik dla pracodawcy

Przygotowanie planu urlopów na 2025 rok to proces, który wymaga od pracodawcy starannego uwzględnienia zarówno przepisów prawa pracy, jak i potrzeb pracowników. Kluczowe jest, aby plan był zgodny z Kodeksem pracy, uwzględniał wnioski urlopowe pracowników i zapewniał ciągłość funkcjonowania firmy. Pracodawca musi również pamiętać, że plan powinien być dostępny dla pracowników przed rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego - do 31 grudnia 2024 roku.

plan urlopów planowanie termin kiedy czas zegar plan urlopów planowanie termin kiedy czas zegar

Sporządzanie planu urlopów na 2025 r. – obowiązki pracodawcy >>>

Terminarz kadrowo-płacowy na 2025 r. >>>

Zasady sporządzania planu urlopów

Obowiązek tworzenia planu urlopów jest uzależniony od tego, czy w firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa. Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w sytuacji, gdy wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Powyższa zasada dotyczy również pracodawców, u których organizacja związkowa nie działa. Zasady ogólne w zakresie tworzenia planu urlopów zawarte są w art. 163 § 1 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem (jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje plan urlopów).

Pracodawca ustalając plan urlopów powinien uwzględnić wnioski pracowników, które zawierają konkretne propozycje terminów (przedziałów czasu) wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Pozyskanie od pracowników wniosków urlopowych jest podstawą do czynności zmierzających do właściwego opracowywania planu urlopów. Nie jest to czynność prosta, ponieważ konkretne terminy urlopów zawarte w planie muszą uwzględniać:

propozycje pracowników,
konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w firmie,
zbieżność terminów urlopów poszczególnych pracowników.

Pracodawca uwzględnia propozycje urlopowe pracowników w sytuacji, gdy nie prowadzą do kolizji z prawidłowym funkcjonowaniem zakładu pracy. Oznacza to, że pracownicy nie mają roszczenia o uwzględnienie w planie urlopów treści składanych wniosków w każdym przypadku.

Ustalając plan urlopów, należy pamiętać o zasadach wynikających z podziału urlopu na części. Dzieląc 20 lub 26 dni urlopu na mniejsze okresy nie można zapomnieć o zasadzie, zgodnie z którą przynajmniej jedna z części urlopu powinna trwać nieprzerwanie 14 kolejnych dni kalendarzowych. Należy również mieć na uwadze, że nie cała należna na dany rok pula dni urlopowych podlega planowaniu. Planem urlopów nie obejmuje się 4 dni urlopu udzielanego w terminie wskazanym przez pracownika – tzw. urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy).

Czy skorzystanie z 14 dni wypoczynku raz w roku jest obowiązkowe >>>

Do kiedy trzeba ustalić plan urlopów

Przepisy nie wskazują terminu, do którego plan urlopów powinien zostać sporządzony. Biorąc pod uwagę jego cel, należy przyjąć że zasadne jest przygotowanie go przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. Jeśli więc plan jest sporządzany na cały rok kalendarzowy, za poprawne należy uznać przygotowanie go do ostatniego dnia roku poprzedzającego, czyli do 31 grudnia. Należy jednak pamiętać o tym, że okresy, które plan urlopów ma obejmować, nie zostały z góry ustalone. Choć przyjęło się przygotowywanie planów na cały rok, to nie jest to konieczne. Jeśli z uwagi na potrzeby firmy zasadniejsze jest przygotowywanie planów na krótszy czas, np. kwartał czy miesiąc, to nic nie stoi temu na przeszkodzie. W takiej sytuacji plan powinien być sporządzony najpóźniej do ostatniego dnia poprzedzającego rozpoczęcie tego nowego okresu.

Ważne

Przed 1 stycznia danego roku należy sporządzić i podać pracownikom do wiadomości plan urlopów. Do 31 grudnia 2024 r. pracodawcy, u których działają organizacje związkowe, powinni przygotować plan urlopów na 2025 r.

Przykład

Pracodawca zdecydował, że 31 grudnia 2024 r. przystąpi do tworzenia planu urlopów – uznając, że im później przystąpi do tworzenia planu – tym bardziej aktualne informacje dotyczące sytuacji wpływających na kształt planu będzie miał (w tym w zakresie przypadków od pracowników i pracodawcy niezależnych). Niezależnie od tego, że formalnie nie rozpoczął się jeszcze kolejny rok kalendarzowy, na który będzie tworzony plan, należy uznać, że ostatnie dni grudnia nie są optymalnym okresem do tworzenia planu. Trzeba bowiem pamiętać, że stroną tworzenia planu, przynajmniej w początkowej fazie, są pracownicy. Ich obecność w pracy w ostatnich dniach roku oraz tym samym czynny udział w procesie planowania urlopów mogą być ograniczone. Pracodawca nie ma prawa odwoływać pracowników z urlopów wypoczynkowych udzielonych zgodnie z planem na ostatnie dni grudnia, aby mogli oni uczestniczyć w tworzeniu planu urlopów

Na jaki okres tworzy się plan urlopów

Przepisy prawa pracy nie wskazuję przedziału czasu, na który plan urlopów powinien być stworzony. Powszechną praktyką jest tworzenie planu urlopów na cały rok kalendarzowy – czyli na 12 miesięcy, w ramach których pracownik może wykorzystać urlop w danym roku. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma prawa tworzyć kilku planów urlopów, dzieląc rok na poszczególne części.

Ważne

Nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów na cały rok kalendarzowy.

Plan urlopów może być tworzony na okres 12 miesięcy, obejmując tym samym cały rok kalendarzowy, w ramach którego pracownicy nabywają uprawnienia urlopowe, jak również na okresy krótsze. W przypadku tworzenia dwóch planów urlopów na równe okresy, drugi plan urlopów powinien być opracowany i podany do wiadomości pracowników w czerwcu.

Przykład

Zakład produkcyjny zatrudnia pracowników na stanowiskach robotniczych związanych bezpośrednio z produkcją, jak również osoby na stanowiskach administracyjno-biurowych. Uwzględniając brak ograniczeń wynikających z przepisów, pracodawca ma możliwość tworzenia w zależności od potrzeb planu urlopów na 12 miesięcy, jak również kilku planów na krótsze okresy, przykładowo obejmujące 6 miesięcy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownicy produkcyjni zostali objęci planami półrocznymi, a pozostałe grupy pracownicze – planami opracowanymi na rok.

Plan urlopów - wzór >>>

Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników

Opracowany plan urlopów nie jest dokumentem pozostającym wyłącznie do dyspozycji pracodawcy lub ewentualnie organów kontrolnych, jakimi są inspektorzy pracy. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników (art. 163 § 2 Kodeksu pracy). Przepis nie reguluje jednak kwestii technicznych związanych z upublicznianiem tego planu. Tym samym sposób podania planu do wiadomości pracowników zależy od firmowych zwyczajów np. wywieszenie na tablicy ogłoszeń, przekazanie e-mailem lub na piśmie.

Podanie planu urlopów do publicznej wiadomości pracowników zwalnia pracodawcę z indywidualnego powiadamiania pracowników o terminach ich urlopów wypoczynkowych wynikających z planu.

Co istotne, funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku złożenia wniosku i uzyskania zgody od pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop jest zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu nawet jeżeli termin urlopu wynikałby z planu urlopów.

Podstawa prawna