Monitoring w firmie - o czym powinni pamiętać pracodawcy

Monitoring w pracy jest regulowany przez przepisy Kodeksu pracy. Monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej, a także inne jego formy muszą być zgodne z zasadami RODO i nie mogą naruszać dóbr osobistych pracownika. Kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring pracowników i o czym musi wówczas pamiętać?

Zobacz również: Monitoring pracowników musi być zgodny z RODO >>>

Zakres monitoringu w pracy

Obecnie Kodeks pracy reguluje warunki prowadzenia przez pracodawców monitoringu wizyjnego, monitoringu poczty elektronicznej, a także innych form monitoringu (sprawdzanie połączeń telefonicznych, nadzór aktywności internetowej).

Monitoring wizyjny może zostać wprowadzony w ściśle określonych przypadkach.

Należy zwrócić uwagę, że w innych celach niż monitoring wizyjny może być prowadzony monitoring poczty elektronicznej oraz pozostałe formy monitoringu pracowników.

Monitoring poczty elektronicznej można wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika (art. 22³ § 2 Kodeksu pracy).

Miejsca, w których monitoring nie jest dozwolony

Monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni. Wyjątkowo dopuszcza się stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach, gdy jest to niezbędne do realizacji celu, jakiemu służy prowadzenie monitoringu wizyjnego, i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (art. 22² § 2 Kodeksu pracy).

Ponadto instalacja monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach sanitarnych wymaga dodatkowo uzyskania przez pracodawcę uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej (a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy).

Kodeks pracy zawiera również regulację wyłączającą możliwość monitorowania pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej.

Przepisy prawa pracy pozwalają pracodawcom na rejestrowanie jedynie obrazu w ramach prowadzonego monitoringu wizyjnego. Nie można natomiast rejestrować dźwięku towarzyszącego zdarzeniom, które zostaną nagrane. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne, na podstawie ustaw regulujących ich działalność. Stosowanie rejestracji dźwięku może zostać uznane za niedozwoloną formę przetwarzania danych osobowych pracowników.

Bez względu na rodzaj stosowanych przepisów wewnątrzfirmowych pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 7 Kodeksu pracy). Obowiązkiem pracodawcy jest też poinformowanie pracowników na piśmie, przed dopuszczeniem ich do pracy, o celach, zakresie i sposobie monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy).

Oznaczenie monitoringu

Oznaczenie monitoringu powinno być skierowane nie tylko do pracowników, ale również do osób trzecich, które wchodzą na teren zakładu pracy. Pracodawca jako administrator danych osobowych powinien także poinformować wszystkie monitorowane osoby, czyli zarówno pracowników, jak i inne osoby, które obejmuje monitoring, m.in. o:

• tożsamości i danych kontaktowych administratora,

• celu przetwarzania danych rejestrowanych w wyniku monitoringu,

• prawach przysługujących monitorowanej osobie,

• podstawie prawnej i okresie przetwarzania danych rejestrowanych w ramach monitoringu.

Zdaniem UODO pełna informacja o monitoringu powinna być dostępna w monitorowanym miejscu, np. w formie dokumentu złożonego w recepcji.

Kodeks Pracy 2024 - praktyczny komentarz z przykładami - NOWA PUBLIKACJA INFORLEX