Kontrola zwolnień lekarskich pracowników przez podmiot zewnętrzny

Pracodawca może zdecydować się na zlecenie podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika. W takiej sytuacji konieczne jest przekazanie kontrolującemu pisemnego pełnomocnictwa od pracodawcy. Ponadto z uwagi na ciążące na pracodawcy będącym administratorem danych osobowych pracowników obowiązki związane z ochroną tych danych potrzebne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych oraz upoważnienie osób uczestniczących w kontroli do przetwarzania danych.

W każdym przypadku, gdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika, możliwe jest zlecenie jej przeprowadzenia podmiotowi zewnętrznemu. Jednak trzeba wówczas pamiętać o spełnieniu wymaganych przepisami formalności i przestrzegać wynikających z nich zasad.

1. Pracodawcy uprawnieni do przeprowadzania kontroli zwolnień lekarskich 

Do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy uprawniony jest pracodawca, który:

• wypłaca wynagrodzenie chorobowe (kontrola może obejmować okres, za który przysługuje wynagrodzenie),

• ustala uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz wypłaca je ubezpieczonym, gdyż zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (kontrola może obejmować zwolnienia lekarskie od pracy, za które pracodawca wypłaca swoim pracownikom lub innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom, zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne).

Natomiast pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 ubezpieczonych, występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, na podstawie których przysługują zasiłki, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom. Nie dotyczy to jedynie okresu, za który jest pobierane wynagrodzenie chorobowe.

2. Możliwość powierzenia czynności kontrolnych innemu podmiotowi

Pracodawcy, którzy są uprawnieni do kontroli wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich zgodnie z ich celem, mają możliwość przeprowadzenia kontroli osobiście lub poprzez upoważnionego do takiej czynności pracownika. Dopuszczalne jest także zlecenie dokonania kontroli przez podmiot zewnętrzny. Wskazuje na to sam ZUS w swoim poradniku dla płatników dostępnym na www.zus.pl. Zwraca jedynie uwagę na konieczność zabezpieczenia w odpowiedni sposób danych osobowych pracowników, za które pracodawca jest odpowiedzialny jako administrator.

ZUS

Pracodawca może także zlecić przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy firmie zewnętrznej. Należy pamiętać, że w takim przypadku umowa zawarta pomiędzy pracodawcą, a podmiotem zewnętrznym powinna określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych, powierzonych temu podmiotowi, niezbędnych do przeprowadzenia kontroli.

Pracodawca, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli, nadal pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi zadbać o to, by nie zostały naruszone przepisy o ochronie danych osobowych (str. 5 udostępnionego przez ZUS poradnika „Kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy”).

Także UODO uznaje prawo pracodawcy do zlecenia kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich podmiotowi zewnętrznemu. 

UODO

(…) obowiązujące przepisy prawne nie ograniczają możliwości powierzenia przez pracodawcę przeprowadzenia kontroli wykorzystania zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem podmiotowi zewnętrznemu (…) (Decyzja Prezesa UODO z 20 marca 2019 r., ZSZZS.440.727.2018).

3. Ochrona danych osobowych pracowników w trakcie kontroli zwolnień lekarskich przez podmiot zewnętrzny 

Pracodawca, który zleca podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli sposobu wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich, nadal pozostaje administratorem danych osobowych tych zatrudnionych, a zatem ponosi odpowiedzialność za to, aby nie zostały naruszone przepisy o ochronie danych osobowych. Wobec tego musi dopełnić niezbędnych – z punktu widzenia ochrony danych – obowiązków.

Najważniejszym z nich jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych kontrolowanych pracowników między pracodawcą-administratorem a podmiotem mającym wykonywać czynności kontrolne. W umowie tej strony powinny określić zakres danych, jakie administrator przekaże podmiotowi kontrolującemu, oraz sposób ich przetwarzania. Ponieważ dane dotyczące zdrowia pracowników stanowią kategorię danych szczególnych, wymagają specjalnej dbałości o ich bezpieczeństwo.

Ponadto pracodawca-administrator powinien upoważnić konkretne osoby, które będą faktycznie wykonywały czynności kontrolne, a także inne zaangażowane w proces kontroli, do przetwarzania danych, które są niezbędne do przeprowadzenia kontroli. Takie upoważnienie zgodnie z przepisami nie musi mieć formy pisemnej, jednak dobrą praktyką będzie sporządzenie go na piśmie w celach dowodowych.

4. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Pracodawca zlecający wykonanie czynności kontrolnych w zakresie weryfikacji prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich powinien przygotować dla kontrolerów imienne upoważnienia przeprowadzenia takiej kontroli. Jest to osobny dokument, który osoba kontrolująca powinna mieć przy sobie w trakcie czynności wraz z dowodem tożsamości. Ważne, aby w treści upoważnienia znalazł się numer dowodu tożsamości kontrolującego. Wzór pisemnego upoważnienia został zawarty w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Wzór. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracownika zwolnienia lekarskiego

5. Zakres i przebieg kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich

5.1. Termin kontroli

Pracodawca lub wyznaczony przez niego podmiot powinien przeprowadzać kontrole w miarę potrzeby, czyli w sytuacji gdy nabiera uzasadnionych podejrzeń, że pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, lub w okresie zwiększenia absencji chorobowych. Pracodawca nie ma obowiązku ustalania z góry stałych terminów takich kontroli.

5.2. Zakres ustaleń w wyniku kontroli

Czynności sprawdzające prawidłowość wykorzystywania zwolnienia lekarskiego powinny polegać na ustaleniu, czy:

• w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej lub

• pracownik nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem,

• poza pracownikiem nie ma innych domowników, którzy mogą zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny, jeżeli zwolnienie lekarskie zostało wystawione z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny (nie dotyczy to sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat).

5.3. Miejsce kontroli 

Przepisy wskazują też, w jakich miejscach może być prowadzona kontrola zwolnień lekarskich. Są to:

• miejsce pracy lub miejsce prowadzenia działalności pozarolniczej (w przypadku gdy pracodawca posiada informacje, że pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz innego podmiotu albo równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą),

• miejsce zamieszkania,

• miejsce czasowego pobytu (adres pobytu w okresie orzeczonej niezdolności do pracy podawany jest w zaświadczeniu lekarskim),

• inne miejsce, jeśli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

5.4. Czynności kontrolne krok po kroku

Przeprowadzając kontrolę zwolnień lekarskich, pracodawca lub podmiot zewnętrzny powinien postąpić w następujący sposób:

Krok 1. Przeprowadź kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego

Pierwszym krokiem służącym weryfikacji, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem, jest wizytacja w miejscu wskazanym przez pracownika jako to, w którym będzie odbywał rekonwalescencję. Niekoniecznie musi być to stałe miejsce zamieszkania pracownika. 

W przypadku nieobecności pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu kontrolujący powinien w miarę możliwości ponowić wizytę i spróbować wyjaśnić, dlaczego nie zastał tej osoby we wskazanym miejscu. Nie zawsze nieobecność pracownika oznacza, że naruszył on zalecenia lekarza. Często zdarza się, że pracownik udaje się na wizytę kontrolną czy do apteki albo do sklepu. Nawet ZUS wskazuje, że tego rodzaju niezbędne wyjścia nie stanowią naruszenia ze strony pracownika.

Dopuszczalne jest także, aby kontroler po ustaleniu, że pracownik nie przebywa we wskazanym w zwolnieniu lekarskim miejscu, udał się do dodatkowej lokalizacji, w związku z którą jest uzasadnione podejrzenie przebywania w niej pracownika, np. w przypadku sygnałów o korzystaniu ze zwolnienia lekarskiego w celu wykonywania pracy zarobkowej w innym zakładzie pracy.

Krok 2. Sporządź protokół kontroli

Jeżeli kontroler stwierdzi, że pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego w sposób zgodny z jego celem, może zakończyć kontrolę bez sporządzenia jakiegokolwiek dokumentu. Jednak jeśli podczas czynności kontrolnych kontrolujący uzna, że pracownik w trakcie zwolnienia lekarskiego wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał to zwolnienie niezgodnie z jego celem, sporządza protokół. Wzór takiego protokołu znajduje się w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Protokół powinien zawierać ustalenia dokonane podczas kontroli, w tym opis, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy. Pracownik może wnieść swoje uwagi do protokołu. 

Wzór protokołu kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracownika zwolnienia lekarskiego znajduje się na e-wydaniu MPPiU na www.inforlex.pl/ewydania. 

Krok 3. Podejmij decyzję dotyczącą dalszej współpracy z pracownikiem

Pracodawca, do którego trafia protokół kontroli, może na jego podstawie podjąć decyzję o zakończeniu dalszej współpracy z pracownikiem wykorzystującym zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem. Pracodawca może wówczas poczekać na powrót pracownika do pracy i wypowiedzieć mu umowę o pracę lub może zdecydować się na niezwłoczne rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. Natomiast decyzję w sprawie uprawnień do zasiłku wydaje ZUS. Jeżeli kontrolę przeprowadzał pracodawca, ZUS wydaje decyzję na jego wniosek. 

5.5. Inne sposoby kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich nie narzuca sposobów kontroli. Wskazuje ono najczęstsze, podstawowe czynności kontrolne. Jednak nie ogranicza możliwości zastosowania innych metod. Potwierdził to także Sąd Najwyższy w swoim wyroku z 26 lipca 2011 r. (I PK 22/11, OSNP 2012/19–20/235). 

SN

(…) przepisy nie zamykają katalogu środków dowodowych, przy użyciu których można oceniać sposób wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. Przyznają natomiast płatnikowi składek prawo badania, w jaki sposób ubezpieczony wykorzystuje zwolnienie lekarskie.

Za dopuszczalne należy zatem uznać także skorzystanie z zeznań osób trzecich, które przekazują, że były świadkami wykorzystywania zwolnienia lekarskiego niezgodnie z celem. Możliwe jest również wykorzystanie informacji, które pracownik udostępnia do publicznego wglądu na profilach w mediach społecznościowych.

6. Obowiązki informacyjne wobec pracowników dotyczące kontroli zwolnień lekarskich 

Pracodawcy, którzy planują kontrolę zwolnień lekarskich z użyciem metod niewskazanych wprost w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, powinni w ramach dobrych praktyk poinformować pracowników, że w ich zakładzie pracy mogą występować kontrole weryfikujące wykorzystywanie zwolnień lekarskich zgodnie z ich celem. Niektóre z metod kontrolnych mogą wręcz wymagać wprowadzenia odpowiednich postanowień do regulaminu pracy lub układów zbiorowych albo odpowiedniego obwieszczenia. Zgodnie z przepisami o monitorowaniu pracowników pracodawca wprowadzający monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej czy inne formy monitoringu powinien ustalić cele, zakres oraz sposób zastosowania tego monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Zatem pracodawca, który chce przejrzeć pocztę elektroniczną pracownika lub zweryfikować, czy aktywność w Internecie nie potwierdza niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego, powinien wskazać te metody w postanowieniach aktów wewnątrzzakładowych. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy czynności kontrolne prowadzone są przez samego pracodawcę, upoważnionych do kontroli jego pracowników czy podmiot zewnętrzny.

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok SN z 26 lipca 2011 r. (I PK 22/11, OSNP 2012/19–20/235)

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy