Plan urlopów w firmie - czy jest obowiązkowy

Aby zapewnić normalny tryb pracy w firmie urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Przepisy nie określają na jaki okres należy sporządzić plan urlopów. Chociaż w praktyce przyjęło się przygotowywanie planów na cały rok, to nie jest to konieczne. W zależności od potrzeb pracodawcy można tworzyć go na okresy półroczne, kwartalne czy miesięczne. Czy tworzenie planu urlopów w firmie jest obowiązkowe?

Niezbędnik kadrowego na 2024 rok >>>

Plan urlopów - wzór >>>

Czy tworzenie planu urlopów jest obowiązkowe

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 k.p.).

Należy pamiętać o tym, że od 2003 r. tworzenie planu urlopów nie jest już obowiązkowe. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Oznacza to, że pracodawca, u którego nie działa organizacja związkowa, może samodzielnie i według własnego uznania podjąć decyzję o tym, czy będzie tworzył taki plan, czy też woli ustalać terminy urlopów na bieżąco, po porozumieniu z pracownikami. Rozwiązanie to może być szczególnie korzystne dla małych pracodawców, którzy zatrudniają niewielu pracowników i są w stanie łatwo dokonywać z nimi bezpośrednich ustaleń.

Ważne

Pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów. Jeśli jednak działa u niego organizacja związkowa, to musi ona wyrazić zgodę na rezygnację z jego tworzenia.

Do kiedy trzeba ustalić plan urlopów

Przepisy nie wskazują terminu, do którego plan urlopów powinien zostać sporządzony. Biorąc pod uwagę jego cel, należy przyjąć że zasadne jest przygotowanie go przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. Jeśli więc plan jest sporządzany na cały rok kalendarzowy, za poprawne należy uznać przygotowanie go do ostatniego dnia roku poprzedzającego, czyli do 31 grudnia. Należy jednak pamiętać o tym, że okresy, które plan urlopów ma obejmować, nie zostały z góry ustalone. Choć przyjęło się przygotowywanie planów na cały rok, to nie jest to konieczne. Jeśli z uwagi na potrzeby firmy zasadniejsze jest przygotowywanie planów na krótszy czas, np. kwartał czy miesiąc, to nic nie stoi temu na przeszkodzie. W takiej sytuacji plan powinien być sporządzony najpóźniej do ostatniego dnia poprzedzającego rozpoczęcie tego nowego okresu.

Ważne

Plan urlopów nie musi obejmować całego roku kalendarzowego. W zależności od potrzeb można tworzyć go na okresy półroczne, kwartalne czy miesięczne.

Takie podejście do planu urlopów zwiększa jego elastyczność i nadaje mu większą wartość praktyczną – bez wątpienia zarówno pracodawcy, jak i pracownikom łatwiej jest planować z miesięcznym czy kwartalnym wyprzedzeniem niż rocznym.

Czy ustalając plan urlopów pracodawca jest związany wnioskami pracowników

Pracodawca ustala plan urlopów, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 k.p.). Regulacja ta w praktyce wzbudza wiele emocji. Pracownicy zakładają bowiem, że na jej podstawie pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia złożonych przez nich wniosków. Tymczasem pracodawca ma jedynie brać te wnioski pod uwagę, jeśli konieczność zapewnienia normalnego toku pracy na to pozwala. Pracodawca, co do zasady, nie jest więc związany wnioskiem pracownika (patrz: wyrok Sądu Najwyższego z 9 marca 2011 r., sygn. akt II PK 240/10). Wyjątkiem od tej zasady są wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego:

bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 k.p.),
bezpośrednio po zakończeniu urlopu rodzicielskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1821g k.p.),
bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1823 § 3 k.p.),
bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 183 § 2 k.p.),
pracownikowi młodocianemu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 k.p.).

Ważne

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika o udzielenie mu urlopu w konkretnym terminie.

Współczynnik urlopowy w 2024 roku

Na początku roku kalendarzowego pracodawca powinien poświęcić uwagę nie tylko planowaniu urlopów wypoczynkowych na bieżący rok oraz wykorzystaniu przez pracowników urlopów zaległych, ale również ustaleniu współczynnika urlopowego. Jest on obliczany dla danego roku i stosowany m.in. przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, do którego prawo powstało w tym roku.

Ważne

Przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop stosuje się współczynnik właściwy dla roku, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. Nie ma znaczenia to, za jaki rok przysługuje niewykorzystany urlop.

Współczynnik ustala się na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Jak z niego wynika, należy to zrobić, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik podzielić przez 12.

W 2024 r. współczynnik wynosi: [365 dni w roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 20,92.

Gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Oznacza to, że wynosi odpowiednio: