Okulary i szkła kontaktowe dla pracownika - rozliczenia podatkowe w praktyce

Jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym przy obsłudze monitorów ekranowych. Pracodawca decyduje o wysokości refundacji oraz jak często pracownikowi przysługuje zwrot kosztów z tytułu zakupu soczewek kontaktowych.. Ustalenie zasad jest o tyle istotne, że ich brak może zobowiązać pracodawcę do zwrotu całego wydatku poniesionego przez pracownika.

Zobacz również: Jak refundować okulary i szkła kontaktowe pracownikom obsługującym monitory ekranowe po zmianach przepisów >>>

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Pracownik, który ubiega się o zwrot kosztów zakupu soczewek kontaktowych musi spełnić następujące warunki:

• status pracownika - każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy ((§ 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).

• praca przy monitorze ekranowym przez co najmniej 4 godziny dziennie (dotyczy to także laptopów i tabletów),

• zaświadczenie od lekarza medycyny pracy dot. potrzeby ich stosowanie podczas pracy.

Pracodawca zdecyduje o wysokości refundacji oraz jak często pracownikowi przysługuje zwrot kosztów z tytułu zakupu soczewek kontaktowych.. Ustalenie zasad zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych w formie refundacji jest o tyle istotne, że ich brak może zobowiązać pracodawcę do zwrotu całego wydatku poniesionego przez pracownika.

Poniżej prezentujemy zagadnienia praktyczne jakie mogą pojawić się przy rozliczaniu zakupu okularów oraz szkieł kontaktowych dla pracowników.

Jeżeli firma zakupiła dla pracownika okulary na zalecenie lekarza, który w ramach przeprowadzonych badań profilaktycznych stwierdził potrzebę ich stosowania przez pracownika, uzyskany z tego tytułu przez pracownika przychód będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof. 

W przypadku gdy zakup okularów korygujących nie wynika z ciążącego na firmie jako pracodawcy obowiązku, przychód uzyskany przez pracownika będzie opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Opodatkowaniu podlega wysokość poniesionego przez firmę wydatku na zakup okularów, tj. 350 zł. Przychód ten firma jest obowiązana uwzględnić przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od dochodu pracownika za miesiąc zakupu okularów.

Przychód osiągnięty przez pracownika z tytułu otrzymania zwrotu wydatków poniesionych przez niego na zakup okularów jest zwolniony od podatku dochodowego. Ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof może korzystać pracownik, któremu pracodawca refunduje koszt zakupu okularów lub szkieł kontaktowych, w przypadku gdy potrzeba ich noszenia została stwierdzona w wyniku badań profilaktycznych przeprowadzonych na wniosek pracownika.

Chodzi o sytuacje, w których pracownik w związku z pogorszeniem stanu zdrowia jest kierowany na badania profilaktyczne przez pracodawcę, gdy formalnie zachowuje jeszcze ważność wydane uprzednio okresowe zaświadczenie lekarskie. Przy czym bez znaczenia dla zastosowania tegoż zwolnienia pozostaje fakt, czy refundacja kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok nastąpi w wyniku ważnego zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku badań w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, czy też zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku badań lekarskich przeprowadzonych na wniosek pracownika.

Otrzymane przez pracownika "prywatnie" zalecenie używania okularów korygujących, a nie w ramach badań profilaktycznych, nie pozwala na zastosowanie zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 updof. Jeżeli na podstawie takiego zalecenia spółka zdecyduje się na sfinansowanie pracownikowi zakupu okularów, uzyskany przez niego z tego tytułu przychód będzie opodatkowany podatkiem dochodowym. W tym przypadku spółka przychód ten będzie obowiązana uwzględnić przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy za pracownika.

Czytaj więcej w najnowszym wydaniu Monitora Księgowego Nr 1/2024

Okulary oraz szkła kontaktowe dla pracownika - rozliczenia podatkowe i rachunkowe >>>