Koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracodawcę

Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia faktycznie ponoszonych kosztów na energię elektryczną.

Na podstawie art. 67²⁴ kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany m.in.:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Rozliczenie kosztów mediów - energia elektryczna, usługi telekomunikacyjne – może być dokonywane w oparciu o ich faktyczne zużycie lub może być ustalony w tym zakresie ryczałt. To pierwsze wymaga comiesięcznych rozliczeń w oparciu o realnie oceniane zużycie. Natomiast ryczałt jest ustaloną kwotą przypisaną w sposób stały np. do dni pracy zdalnej.

Zobowiązanie pracodawcy opiewa na zwrot faktycznych kosztów, tzn. tych, które obciążają pracownika w związku z pracą zdalną (oświetlenie niezbędne w oparciu o przepisy bhp, zużycie prądu przez komputer lub inne urządzenia itp.). Jeżeli przy pracy zdalnej pracownik faktycznie nie używa prądu to pracodawca nie jest obowiązany do dokonywania rozliczeń w tym zakresie.

Możliwe jest zatem ustalenie, że koszty pewnych wydatków (prąd) ponoszone są tylko w pewnym okresie. Tutaj jednak należałoby się zastanowić nad realnością takiego rozliczenia i ilością dodatkowej pracy z tym związanej – w dniach pochmurnych, deszczowych itp. ilość oświetlenia naturalnego byłaby często niewystarczająca, a więc za te dni zwrot by przysługiwał. Co z kolei skutkowałoby pobieraniem oświadczeń i ich analizą.

Dariusz Dwojewski

Artykuł pochodzi z e-poradni INFORLEX.