Świadectwo pracy – zasady wypełniania po zmianie przepisów

Wstęp

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek taki może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas takiego dokumentu nie wydano. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może wydać pracownikowi z własnej inicjatywy świadectwa pracy, jeżeli doszło do rozwiązania z nim stosunku pracy, pomimo że w dalszym ciągu zamierza zatrudniać tego pracownika na podstawie kolejnej umowy o pracę (art. 97 § 1 i § 11 Kodeksu pracy).

Świadectwo pracy zawiera określone w przepisach informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, a w szczególności służy kolejnemu z pracodawców do prawidłowego ustalenia jego uprawnień. Obowiązek wydania świadectwa pracy jest bezwarunkowy i nie może być uzależniany od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Niewydanie w terminie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy).

Od 23 maja 2023 r. modyfikacji uległa treść świadectwa pracy. Dostosowano je bowiem do nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie w tym roku. Obecnie w świadectwie pracy pracodawca musi zamieścić informacje dotyczące wykorzystania zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego. Pracodawca ma także obowiązek podania w świadectwie pracy informacji o liczbie dni wykonywania pracy zdalnej okazjo­nalnej, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. 

1. Zasady sporządzania i wydawania świadectwa pracy

Kwestie związane z wydawaniem i wypełnianiem świadectw pracy regulują przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas tego dokumentu nie wydano (art. 97 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej: Kodeks pracy). 

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas tego dokumentu nie wydano (art. 97 § 11 Kodeksu pracy). W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Co istotne, wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

1.1. Zakres informacji zawartych w świadectwie pracy

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). 

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy określa:

• szczegółową treść świadectwa pracy,
• sposób i tryb wydawania świadectwa pracy;
• sposób i tryb prostowania i uzupełniania świadectwa pracy;
• pomocniczy wzór świadectwa pracy.

Pracodawca w świadectwie pracy podaje informacje dotyczące:

• okresu lub okresów zatrudnienia;
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk albo pełnionych funkcji;
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 Kodeksu pracy (a więc w razie wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub umowy o pracę zawartej na czas określony z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników);
• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 1481 § 1 Kodeksu pracy (chodzi o tzw. zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej), wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, i wykorzystanego w tym roku;
• urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• okresu, w którym pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego korzystał z ochrony stosunku pracy w związku z korzystaniem przez niego z obniżenia wymiaru czasu pracy;
• zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, przewidzianej w art. 6733 § 1 Kodeksu pracy, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
• informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

Ponadto pomocniczy wzór świadectwa pracy, zawarty w załączniku do ww. rozporządzenia, wymaga podania podstawowych danych identyfikujących:

• pracodawcę – należy wskazać pracodawcę oraz jego siedzibę lub miejsce zamieszkania, a także numer NIP (numer identyfikacji podatkowej pracodawcy) lub REGON-PKD (identyfikator pracodawcy nadany przez właściwy urząd statystyczny) – pracodawca może wskazać jeden z tych identyfikatorów albo oba (decyzja należy do niego); w praktyce te dane są zazwyczaj umieszczone na pieczątce pracodawcy (pracodawca nie ma jednak obowiązku posiadania pieczątki – ani pieczątki z danymi zakładu pracy, ani tzw. imiennej pieczątki),
• pracownika – należy wskazać imię (imiona) i nazwisko pracownika oraz jego datę urodzenia (ust. 1 wzoru świadectwa pracy). 

W obecnym stanie prawnym pracodawca wystawiając pracownikowi świadectwo pracy, nie ma już natomiast prawa wskazywać imion rodziców pracownika. Dane te zostały bowiem usunięte ze znajdującego się w art. 221 § 1 Kodeksu pracy katalogu danych osobowych, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; nie ma ich także w katalogu danych osobowych, których można żądać od pracownika. Nawet jeżeli pracodawca posiada w aktach osobowych stare kwestionariusze osobowe złożone przez pracownika zgodnie z poprzednim stanem prawnym, zawierające imiona rodziców pracownika, to jednak nie może już podawać ich w wystawianych obecnie świadectwach pracy.

Pracodawca na samym wstępie świadectwa pracy wskazuje także miejscowość i datę wystawienia tego świadectwa.

Wzór świadectwa pracy (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

1.2. Okres zatrudnienia pracownika w ramach stosunku pracy

W świadectwie pracy należy wskazać, u jakiego pracodawcy pracownik był zatrudniony i w jakim okresie (ust. 1 wzoru świadectwa pracy). Nie ma natomiast znaczenia, na podstawie jakiego rodzaju umowy o pracę pracownik był zatrudniony ani czy był to stosunek pracy na podstawie powołania, mianowania, wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę. Tych informacji nie podaje się w świadectwie pracy.

Pracodawca wydaje świadectwo pracy za cały okres zatrudnienia pracownika. Jeżeli jednak doszło do przejęcia całości lub części zakładu pracy, to pracodawca, który przejął pracowników, wydaje im świadectwo pracy obejmujące także okres pracy u poprzedniego pracodawcy. W przypadku przejęcia całości lub części zakładu pracy nie dochodzi bowiem do rozwiązania umów o pracę z dotychczasowym pracodawcą i nawiązania nowych umów o pracę z pracodawcą, który przejął zakład pracy i pracowników. W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy (art. 231 § 1 Kodeksu pracy). W związku z tym pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego pracodawcy na zasadach określonych przepisami art. 231 Kodeksu pracy wykazuje w świadectwie pracy również okres jego pracy u poprzedniego pracodawcy i wskazuje tego pracodawcę.

Pracodawca powinien posiadać wszystkie informacje potrzebne do wypełnienia świadectwa pracy także za okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy. W przypadku przejęcia pracowników w trybie art. 231 Kodeksu pracy dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazania akt osobowych pracownika oraz pozostałej dokumentacji w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

1.3. Wymiar czasu pracy

W świadectwie pracy należy wskazać wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy (ust. 1 wzoru świadectwa pracy).

Wymiar czasu pracy powinien być określony w umowie o pracę, a następnie wykazany w świadectwie pracy ułamkiem zwykłym (1/4 pełnego wymiaru czasu pracy, 1/2 pełnego wymiaru czasu pracy, 3/4 pełnego wymiaru czasu pracy) albo dziesiętnym (0,25 pełnego wymiaru czasu pracy, 0,5 pełnego wymiaru czasu pracy, 0,75 pełnego wymiaru czasu pracy) w odniesieniu do pełnego wymiaru czasu pracy.

Należy wykazać wszystkie wymiary czasu pracy, w jakich pracownik był zatrudniony u pracodawcy – wraz ze wskazaniem, w jakim okresie obowiązywał dany wymiar czasu pracy.

Jeżeli długoletni pracownik stosunkowo często pracował w różnych wymiarach czasu pracy – należy skrupulatnie wykazać wszystkie okresy wraz z kolejnymi wymiarami czasu pracy.

Nieprawidłowe jest wskazywanie w umowie o pracę (a następnie w świadectwie pracy) wymiaru czasu pracy w liczbie godzin, np. „pracownik jest zatrudniony w wymiarze 80 godzin miesięcznie”. Jeżeli nawet wymiar czasu pracy był tak wskazany w umowie o pracę, to należy go przeliczyć na ułamek – zwykły albo dziesiętny – w odniesieniu do przyjętego u pracodawcy okresu rozliczeniowego czasu pracy i w taki sposób wykazać w świadectwie pracy.

Wpisanie w umowie o pracę (a następnie w świadectwie pracy) wymiaru czasu pracy poprzez podanie liczby godzin pracy w danym okresie rozliczeniowym będzie oznaczało zatem, że w każdym takim okresie, np. w każdym miesiącu, wymiar czasu pracy pracownika będzie inny. W przypadku wystawiania świadectwa pracy długoletniemu pracownikowi oznaczać to będzie obowiązek obliczenia wymiaru czasu pracy dla każdego okresu rozliczeniowego (np. miesięcznego) w całym (np. 10-letnim) okresie zatrudnienia pracownika.

1.4. Okres wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego na rzecz pracodawcy użytkownika

Jeżeli natomiast ustaje stosunek pracy z pracownikiem tymczasowym należy podać w świadectwie pracy informację poprzez wskazanie przedziału czasowego (daty od – do) na rzecz jakiego pracodawcy użytkownika pracownik taki wykonywał pracę oraz w jakim okresie (ust. 2 wzoru świadectwa pracy). 

Należy przypomnieć, że zasady zatrudniania: pracowników tymczasowych przez pracodawcę będącego agencją pracy tymczasowej oraz zasady kierowania tych pracowników oraz osób niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej (wykonującymi pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej) regulują przepisy ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Zgodnie z tymi przepisami agencja pracy tymczasowej może skierować danego pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ustawy o pracownikach tymczasowych).

Należy jednak pamiętać, że agencja pracy tymczasowej może także skierować pracownika tymczasowego do wykonywania w sposób ciągły, przez okres nieprzekraczający 36 miesięcy, pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika, obejmującej zadania, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez danego pracodawcę użytkownika, a pracodawca użytkownik może korzystać z pracy takiego pracownika tymczasowego przez taki okres.

Aby agencja pracy tymczasowej zatrudniająca pracownika mogła przestrzegać powyższych limitów czasowych w zakresie wykonywania pracy na rzecz jednego pracodawcy użytkowania, konieczne jest zamieszczanie w świadectwie pracy informacji dotyczących zatrudnienia u konkretnego pracodawcy użytkownika.

1.5. Rodzaj pracy

Ponadto w świadectwie pracy należy określić, jaką pracę pracownik wykonywał w okresie zatrudnienia, tj. jaki rodzaj pracy wykonywał lub jakie zajmował stanowiska lub jakie pełnił funkcje (ust. 3 wzoru świadectwa pracy). W świadectwie pracy należy wskazać wszystkie rodzaje pracy, wszystkie stanowiska, jakie zajmował pracownik, lub wszystkie funkcje, jakie pełnił. Nie można ograniczyć się tylko do ostatniego rodzaju pracy, ostatniego stanowiska lub ostatniej funkcji. Oznacza to, że w przypadku długoletnich pracowników może to być obszerny wykaz np. z 30 lat zatrudnienia, zawierający wszystkie kolejno zajmowane przez pracownika stanowiska (np. referent, specjalista, starszy specjalista, główny specjalista, naczelnik wydziału, kierownik działu, zastępca dyrektora, dyrektor, itp.). 

Jak wyżej wspomniano, dotyczy to także stanowisk pracy zajmowanych przez pracownika u poprzedniego pracodawcy w sytuacji, gdy doszło do przejścia całego lub części zakładu pracy do nowego pracodawcy na podstawie art. 231 Kodeksu pracy. W takim przypadku pracodawca posiadający akta osobowe tego pracownika może ustalić te dane na podstawie jego umowy o pracę oraz kolejnych aneksów do tej umowy. 

Informacja dotycząca zajmowanych stanowisk pracy oraz pełnionych funkcji ma istotne znaczenie dla pracownika w kontekście jego kariery zawodowej i możliwości zdobycia zatrudnienia u nowego pracodawcy, bowiem potwierdza jego doświadczenie zawodowe. Dlatego istotne jest, aby każda wykonywana praca znalazła odzwierciedlenie w świadectwie pracy.

Świadectwo pracy i treści w nim zawarte nie przekreślają możliwości wykazania wykonywania innego rodzaju pracy. Wynika to z tego, że świadectwo pracy jest wyłącznie oświadczeniem wiedzy i stanowi dokument prywatny. Nie zawiera zatem domniemania prawdziwości zawartej w niej treści. Nie można jednocześnie zaprzeczyć, że dokument ten ma znaczenie w trakcie oceny materiału dowodowego (wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 10 czerwca 2014 r., III AUa 8/14).

1.6. Podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

Jak wynika z objaśnień do wzoru świadectwa pracy, w ust. 4 lit. a tego świadectwa pracodawca podaje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy (patrz tabela), a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia – dodatkowo wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie. 

Szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy, które należy wskazać w świadectwie pracy

W przypadku, gdy do rozwiązania umowy o pracę dochodzi w związku z tym, że pracownik nie przyjął nowych zaproponowanych mu przez pracodawcę warunków pracy lub płacy w związku z wypowiedzeniem zmieniającym (art. 42 § 1 – 3 Kodeksu pracy), jako tryb i podstawę rozwiązania stosunku pracy pracodawca wskazuje wypowiedzenie umowy przez pracodawcę.

Świadectwo pracy obejmuje także przypadki wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę z przyczyn go niedotyczących na podstawie ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników lub rozwiązania umowy za porozumieniem stron na podstawie tej ustawy. W rubryce świadectwa pracy dotyczącej trybu rozwiązania stosunku pracy należy dodatkowo wskazać ustawę o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Należy także pamiętać, że w przypadku gdy pracownik został zwolniony w ramach zwolnień grupowych, powołuje się art. 1 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, natomiast art. 10 wskazuje się, jeżeli pracownik został zwolniony w ramach zwolnień indywidualnych.

W razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w świadectwie pracy należy wskazać nie tylko art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy („stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia przez oświadczenie złożone przez pracodawcę – art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy”), ale dodatkowo trzeba podać także konkretną podstawę prawną, tj.:

• art. 52 Kodeksu pracy – w razie rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia

– § 1 pkt 1 – z winy pracownika z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;

– § 1 pkt 2 – z winy pracownika z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem; 

– § 1 pkt 3 – z powodu zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku;

• art. 53 Kodeksu pracy – w razie rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia w razie:

– § 1 pkt 1 lit. a – niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby, jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy,

– § 1 pkt 1 lit. b – niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby, jeżeli niezdolność trwa dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową;

– § 1 pkt 2 – innej jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż 1 miesiąc;

• art. 55 Kodeksu pracy – w razie rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia w przypadku:

– § 1 – gdy zostało wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia;

– § 1¹ – gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika.

Powołanie konkretnej podstawy prawnej w tych przypadkach ma znaczenie np. dla urzędów pracy. Prawo do zasiłku dla bezrobotnych nie przysługuje bezrobotnemu, który w okresie 6 miesięcy przed zarejestrowaniem w powiatowym urzędzie pracy rozwiązał stosunek pracy lub stosunek służbowy za wypowiedzeniem albo na mocy porozumienia stron, chyba że porozumienie stron nastąpiło z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy lub zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy albo rozwiązanie stosunku pracy lub stosunku służbowego za wypowiedzeniem albo na mocy porozumienia stron nastąpiło z powodu zmiany miejsca zamieszkania lub pracownik rozwiązał umowę o pracę w trybie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy. Prawo do zasiłku dla bezrobotnych nie przysługuje także bezrobotnemu, który w okresie 6 miesięcy przed zarejestrowaniem się w powiatowym urzędzie pracy spowodował rozwiązanie stosunku pracy lub stosunku służbowego ze swej winy bez wypowiedzenia (art. 75 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Należy pamiętać, że rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika jest jednostronnym oświadczeniem woli, które wywołuje skutek w chwili złożenia go pracownikowi w taki sposób, aby mógł zapoznać się z jego treścią. Dlatego też nie może być zastąpione przez samo tylko stwierdzenie rozwiązania stosunku pracy w doręczonym pracownikowi świadectwie pracy. Zawarta w świadectwie pracy informacja o rozwiązaniu stosunku pracy ma więc jedynie stanowić potwierdzenie złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy, natomiast nie zastępuje wspomnianego oświadczenia (wyrok Sądu Najwyższego z 14 lipca 2016 r., II PK 186/15). W celu rozwiązania umowy o pracę pracodawca musi więc złożyć pracownikowi oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy, a dopiero potem ma obowiązek wystawić mu świadectwo pracy. Samo wystawienie pracownikowi świadectwa pracy nie powoduje ustania stosunku pracy.

We wskazanych poniżej przypadkach pracodawca w ogóle nie podaje w świadectwie pracy art. 30 Kodeksu pracy, lecz tylko jeden z wymienionych przepisów.

Natomiast w ust. 4 lit. b świadectwa pracy wskazuje się podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy. Kodeks pracy przewiduje wygaśnięcie stosunku pracy:

• w przypadku śmierci pracownika – art. 63¹ Kodeksu pracy,
• w razie śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną – art. 63² Kodeksu pracy, chyba że pracownik zostanie przejęty przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy albo ustanowiono zarząd sukcesyjny z chwilą śmierci pracodawcy – art. 63² § 3 Kodeksu pracy,
• w związku z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania – art. 66 Kodeksu pracy,
• w sytuacji gdy pracownik pozostający w związku z zatrudnieniem na podstawie wyboru na urlopie bezpłatnym nie zgłosi powrotu do pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru – art. 74 Kodeksu pracy.

W świadectwie pracy nie wskazuje się przyczyny rozwiązania stosunku pracy, tj. nie podaje się przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę ani rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Przyczyny te wskazuje się tylko w piśmie dotyczącym rozwiązania umowy na czas nieokreślony za wypowiedzeniem albo bez wypowiedzenia (dotyczy to każdej umowy).

Błędem jest traktowanie jako tożsame rozwiązania umowy o pracę z wygaśnięciem stosunku pracy. Jeżeli umowa o pracę rozwiązała się z upływem okresu, na jaki została zawarta, nie jest to wygaśnięcie stosunku pracy.

Najczęściej popełnianymi błędami są niewłaściwe określanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy oraz zamieszczanie w ust. 4 świadectwa pracy dodatkowych informacji dotyczących przyczyn rozwiązania umowy o pracę.

1.7. Odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Pracodawca może jednostronnie skrócić okres wypowiedzenia, jeżeli wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub na czas określony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników. W celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę pracodawca może skrócić okres 3-miesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia (art. 361 Kodeksu pracy).

Okres ten podlega wykazaniu w świadectwie pracy, ponieważ okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi pozostającemu w tym czasie bez pracy do okresu zatrudnienia. We wzorze świadectwa pracy informacja ta jest zawarta w ust. 5 świadectwa pracy. Pracodawca powinien określić, czy okres wypowiedzenia został skrócony o 1 miesiąc czy o 2 miesiące – nie wykazuje się natomiast konkretnego okresu kalendarzowego. 

Możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia na podstawie art. 361 Kodeksu pracy dotyczy wszystkich pracodawców, a nie tylko tych zatrudniających co najmniej 20 pracowników, do których stosuje się przepisy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

W świadectwie pracy nie wykazuje się natomiast skrócenia okresu wypowiedzenia na podstawie innych przepisów niż art. 36¹ Kodeksu pracy.

1.8. Zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej

Zgodnie ze zmienionymi od 23 maja 2023 r. przepisami dotyczącymi wystawiania świadectw pracy w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracodawca powinien wskazać liczbę dni lub godzin zwolnienia od pracy z art. 1481 § 1 Kodeksu pracy, czyli zwolnienia z powodu działania siły wyższej, w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika, wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. 

Wymiar tego zwolnienia wynosi 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym, a o sposobie wykorzystania tego zwolnienia, tj. w dniach czy w godzinach, decyduje pracownik w swoim pierwszym wniosku w roku kalendarzowym. Dlatego, zależnie od pierwotnej decyzji pracownika, pracodawca musi wskazać w tym miejscu świadectwa pracy wymiar faktycznie wykorzystanego zwolnienia odpowiednio w dniach lub w godzinach.

1.9. Urlop wypoczynkowy

Jak wynika z objaśnień do wzoru świadectwa pracy, w świadectwie pracy (ust. 6 pkt 2) pracodawca wykazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze, lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie wykazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy w trybie urlopu na żądanie.

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika określa się w dniach, dlatego wystarczające jest wskazanie liczby dni wykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Nie ma jednak przeszkód, aby oprócz liczby dni podać także liczbę godzin wykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Jednak w pewnych przypadkach urlop mógł obejmować nie tylko pełne dni, ale i godziny – wówczas trzeba koniecznie wskazać liczbę dni i godzin wykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Należy przypomnieć, że urlopu wypoczynkowego udziela się na całe dni pracy pracownika. Wynika to z art. 154² § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (tj. w dniu, na który został udzielony urlop).

Na część dnia można udzielić pracownikowi urlopu tylko wtedy, gdy pula godzinowa urlopu jest już tak wyczerpana i do wykorzystania pracownikowi zostało np. tylko 4 czy 2 godziny urlopu. Tak stanowi art. 154² § 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którym udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop. Dopiero po spełnieniu tej przesłanki można udzielić urlopu wypoczynkowego na część dnia pracy. Taka sytuacja w praktyce będzie jednak dotyczyć głównie pracowników zatrudnionych, np. w systemie równoważnego czasu pracy, którzy mają różne dobowe wymiary czasu pracy.

Natomiast jeżeli pracownik ma jeszcze całe 8 godzin urlopu do wykorzystania (albo więcej) – to pracodawca nie może mu udzielić urlopu na część dnia pracy. Zasada ta nie ulegnie zmianie, nawet gdyby pracownik wystąpił o ten urlop jako o urlop na żądanie (art. 1672 Kodeksu pracy). Urlop na żądanie stanowi bowiem część „zwykłego” urlopu wypoczynkowego, a różnica polega tylko na sposobie występowania o ten urlop (żądanie pracownika); także ten urlop powinien być udzielony na całą dniówkę pracownika. W tej kwestii wypowiedział się już Sąd Najwyższy, stwierdzając, że:

SN (...) urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, wobec czego ma identyczny do urlopu wypoczynkowego charakter prawny i poza wyjątkami przewidzianymi wyraźnie w ustawie (art. 168 in fine k.p., art. 163 § 1 zdanie trzecie k.p.), jak również wynikającymi z charakteru tego uprawnienia (np. możliwość dzielenia tego urlopu na części czy obowiązek udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika), stosują się do niego wynikające z Kodeksu pracy regulacje urlopowe (wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08, OSNP 2010/3–4/36). W razie odejścia z pracy pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny. W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z okresu zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Informacje dotyczące wykorzystania w bieżącym roku urlopu wypoczynkowego muszą znaleźć zatem odzwierciedlenie w świadectwie pracy, które dla kolejnego pracodawcy stanowi w tym względzie źródło wiedzy na temat przysługującego pracownikowi uprawnienia w ramach łączącej ich umowy o pracę.

Zatem przykładowo pracownica zatrudniona jako kucharka w przedszkolu, niezależne od tego, że rozwiązuje stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę, jest uprawniona do urlopu wypoczynkowego za bieżący rok kalendarzowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego. Urlop powinien być udzielony w naturze, a w przypadku gdy jest to niemożliwe, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z dniem rozwiązania umowy o pracę. Bez znaczenia pozostaje także fakt, iż zgodnie z planem urlopów, gdyby pracownica nie odchodziła z pracy, wykorzystywałaby taki urlop np. w sierpniu. Nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca udzielił pracownikowi przed rozwiązaniem stosunku pracy (w okresie wypowiedzenia) cały urlop wypoczynkowy, do którego pracownik nabył prawo w dniu 1 stycznia danego roku. Zatem w świadectwie pracy należy podać liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez taką pracownicę w roku kalendarzowym, w którym odchodzi ona na emeryturę; jeżeli urlop został wykorzystany w wymiarze 26 dni i taka emerytka zdecyduje się podjąć jednak inną pracę w tym samym roku, to już nie będzie uprawniona do urlopu – będzie wynikało z jej świadectwa pracy.

Odrębnie należy wykazać wymiar udzielonego pracownikowi urlopu wypoczynkowego na żądanie. Pracodawca jest bowiem zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym, przy czym łączny wymiar urlopu wykorzystanego przez pracownika nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy (art. 167² i art. 167³ Kodeksu pracy).

Pracodawca jest zobowiązany, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, udzielić pracownikowi urlopu na żądanie we wskazanym przez niego terminie. Pracownik zaś nie ma obowiązku uzasadniać konieczności czy też chęci skorzystania z urlopu w tym trybie. Powinien natomiast najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu zgłosić swoje żądanie. Jeżeli pracodawca nie wyrazi wyraźnego sprzeciwu wobec takiego zgłoszenia, to nieobecność pracownika w danym dniu nie może więc zostać uznana za nieusprawiedliwioną i stanowić podstawy do dyscyplinarnego zwolnienia z pracy. 

Zatem tylko wyraźny sprzeciw pracodawcy w odniesieniu do zgłoszenia żądania udzielenia urlopu wypoczynkowego w trybie art. 167² Kodeksu pracy oznacza, że pracodawca nie udzielił tego urlopu.

Błędem jest podawanie wykorzystanego urlopu na żądanie w godzinach. Urlop na żądanie przysługuje w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym. Dzień urlopu na żądanie może natomiast obejmować, w zależności od wymiaru czasu pracy pracownika lub systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony, różną liczbę godzin. Jako dzień urlopu na żądanie należy rozumieć więc dzień pracy pracownika (bez względu na liczbę zaplanowanych godzin pracy), w którym pracownik korzystał z urlopu w trybie art. 167² Kodeksu pracy. 

Nie zawsze pracownik faktycznie wykorzysta urlop w naturze. Często za niewykorzystany urlop lub jego część pracodawca wypłaca mu ekwiwalent pieniężny. Z objaśnień do wzoru świadectwa wynika, że mimo to zarówno liczbę dni urlopu wykorzystanego w naturze, jak i liczbę dni urlopu, za który wypłacono pracownikowi ekwiwalent, wpisuje się w rubryce „wykorzystany urlop wypoczynkowy”. Wynika to z faktu, że dla kolejnego pracodawcy, który zatrudni pracownika w tym samym roku kalendarzowym, istotne jest, w jakim wymiarze ma on udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Natomiast nie ma znaczenia, czy pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w naturze czy wypłacono mu za niego ekwiwalent.

W świadectwie pracy nie wykazuje się żadnych informacji o urlopach wypoczynkowych z ubiegłych lat. Wykazuje się w nim tylko urlopy wykorzystane za bieżący rok (za rok, w którym rozwiązuje się lub wygasa umowa o pracę) albo urlopy za bieżący rok, za które wypłacono ekwiwalent.

Nie zawsze przed wystawieniem świadectwa pracy pracownik wykorzysta pełny przysługujący mu urlop wypoczynkowy, a w razie jego niewykorzystania – otrzyma za niego ekwiwalent pieniężny. Istnieje bowiem możliwość przeniesienia urlopu na kolejne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy). Z przepisu tego wynika, że pracownik i pracodawca mogą postanowić o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z nim. Wówczas pracodawca jest zwolniony z wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W przypadku zawarcia takiego porozumienia w świadectwie pracy należy wykazać jedynie taki wymiar urlopu wypoczynkowego, jaki pracownik faktycznie wykorzystał w okresie zatrudnienia, za który wystawiane jest świadectwo (np. 6 z przysługujących pracownikowi 13 dni urlopu za 6-miesięczny okres zatrudnienia), a w razie kontroli inspektora pracy należy przedłożyć zawarte z pracownikiem porozumienie (z którego będzie wynikało, że np. pozostałe 7 dni przysługującego mu urlopu pracownik wykorzysta w trakcie kolejnego zatrudnienia u pracodawcy).

1.10. Urlop opiekuńczy 

Po zmianie przepisów od 23 maja 2023 r. w ust. 6 w pkt 3 świadectwa pracy pracodawca powinien wskazać liczbę dni urlopu opiekuńczego wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Urlop w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przysługuje pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym i jest udzielany pracownikowi na dni jego pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Oznacza to, że niezależnie od tego, ile faktycznie godzin pracownik wykorzystał urlopu opiekuńczego, należy wykazać go zawsze wyłącznie w liczbie faktycznie wykorzystanych dni.

Nie ma tu także zastosowania zasada proporcjonalności. 

1.11. Okres korzystania z urlopu bezpłatnego

W świadectwie pracy wykazuje się także okres korzystania przez pracownika z urlopu bezpłatnego, i to w całym okresie zatrudnienia (ust. 6 pkt 4 wzoru świadectwa pracy).

Podanie podstawy prawnej udzielonego urlopu jest konieczne, gdyż, co do zasady, okres urlopu bezpłatnego nie jest wliczany do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2 Kodeksu pracy). Od tej zasady są jednak wyjątki.

W świadectwie pracy wskazuje się okres korzystania z urlopu bezpłatnego, a nie liczbę dni wykorzystanego urlopu.

Przepisy Kodeksu pracy przewidują możliwość udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego, jednakże nie regulują zasad udzielania tego urlopu, tak jak to jest w przypadku udzielania urlopu wypoczynkowego. W związku z tym mogłoby się wydawać, że dopuszczalne jest udzielanie takiego urlopu na część dnia pracy (na godziny). Należy jednak pamiętać, że z samej istoty instytucji urlopu wynika, że powinien on być udzielany na dni pracy, tak jak jest to w przypadku urlopu wypoczynkowego, czy np. urlopu wychowawczego i urlopu macierzyńskiego. Korzystanie natomiast z urlopu przez część dnia pracy jest możliwe tylko w ścisłe określonych przepisami ustawowymi sytuacjach, np. w przypadku urlopu wypoczynkowego, o czym wyżej była mowa.

Urlopu bezpłatnego pracodawca może udzielić na pisemny wniosek pracownika. Okresu tego urlopu nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn (art. 174 § 1–3 Kodeksu pracy). Pracodawca może zatem, ale nie jest obowiązany, udzielić takiego urlopu. Wniosek pracownika nie musi zawierać uzasadnienia, jednakże może on umotywować swoją prośbę. 

Ponadto, za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. W tym przypadku okres urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy (art. 1741 Kodeksu pracy).

Z powyższych względów informacja zamieszczana w świadectwie pracy o wykorzystywanym okresie (okresach) korzystania z urlopu bezpłatnego ma istotne znaczenie przy ustalaniu uprawnień pracowniczych uzależnionych od stażu pracy.

Inne pozakodeksowe przepisy przewidujące urlopy bezpłatne to m.in.:

• art. 25 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (wliczany do stażu pracy pod warunkiem, że pracownik stawi się do pracy u pracodawcy udzielającego urlopu w terminie 7 dni od jego zakończenia),
• art. 28, art. 29 ustawy z 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (urlop nie jest wliczany do stażu pracy, ale okres pobierania uposażenia poselskiego lub senatorskiego w trakcie tego urlopu – tak),
• art. 68, art. 70 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (niewliczane do stażu pracy),
• art. 24b ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (niewliczany do stażu pracy),
• art. 24 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (niewliczany do stażu pracy),
• art. 26 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (niewliczany do stażu pracy).

1.12. Wykorzystanie urlopu ojcowskiego

W świadectwie pracy umieszcza się informację dotyczącą wymiaru i liczby części wykorzystanego urlopu ojcowskiego (ust. 6 pkt 5 wzoru świadectwa pracy). Informację o urlopie ojcowskim należy podać tylko wówczas, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu u kolejnego pracodawcy. W przypadku gdy pracownik wykorzystał więcej niż jeden urlop ojcowski, pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Od 26 kwietnia 2023 r. skrócony został czas, w którym możliwe jest skorzystanie z urlopu ojcowskiego – z 24 do 12 miesięcy. Ponadto doprecyzowane zostało, że pracownik-ojciec ma prawo do urlopu ojcowskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem. Nie uległ zmianie wymiar tego urlopu.

Zatem obecnie pracownik-ojciec ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej jednak niż do:

1) ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia albo

2) upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Nadal udziela się tego urlopu w maksymalnie 2 częściach, z których każda powinna trwać minimum 1 tydzień. 

Przykładowa treść w świadectwie pracy dotycząca wykorzystania urlopu ojcowskiego

W świadectwie pracy wykazuje się tylko wymiar i liczbę części wykorzystanego przez pracownika urlopu ojcowskiego; nie ma natomiast znaczenia, w jakim konkretnie okresie urlop ten został wykorzystany. 

1.13. Wykorzystanie urlopu rodzicielskiego

Świadectwo pracy musi zawierać informacje dotyczące wykorzystanego urlopu rodzicielskiego (ust. 6 pkt 6 wzoru świadectwa pracy). W tym miejscu należy wskazać dane o: 

• wymiarze, w jakim został wykorzystany,
• liczbie części, w jakich był udzielony. 

Informacje o wykorzystanym urlopie rodzicielskim podajemy tylko wówczas, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu u kolejnego pracodawcy. W przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop rodzicielski, pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Po zmianach przepisów od 26 kwietnia 2023 r. urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach i nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia (art. 1821c Kodeksu pracy). W praktyce zatem pracownicy-rodzice mogą korzystać z urlopu rodzicielskiego w wymiarze tygodniowym lub w wymiarze niepełnego tygodnia (np. na kilka dni), jednak z zachowaniem zasady podziału urlopu na nie więcej niż 5 części. Zwiększył się również o 9 tygodni wymiar tego urlopu. 

Należy pamiętać, że łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą u tego samego pracodawcy odbywa się w ramach wymiaru czasu pracy wynikającego z umowy o pracę. Oznacza to, że w punkcie świadectwa pracy dotyczącym wymiaru czasu pracy w okresie zatrudnienia pracodawca powinien wykazać, że pracownice te także w okresach łączenia tego urlopu z pracą były zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy, a nie w wymiarze 1/2 etatu i 1/3 etatu.

1.14. Wykorzystanie urlopu wychowawczego

W świadectwie pracy wykazuje się także wymiar i okres wykorzystanego urlopu wychowawczego, liczbę części wykorzystanego urlopu wychowawczego oraz podstawę prawną udzielenia tego urlopu (ust. 6 pkt 7 wzoru świadectwa pracy). Kolejny pracodawca musi bowiem posiadać informację, czy pracownik jest wciąż uprawniony do wykorzystania urlopu wychowawczego czy nie.

Okres urlopu wychowawczego, w dniu jego zakończenia, wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 1865 Kodeksu pracy).

W przypadku, gdy dziecko pracownika posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, pracownik jest uprawniony do dodatkowego urlopu wychowawczego – także w wymiarze do 36 miesięcy. Urlop ten może być wykorzystany w okresie nie dłuższym niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia.

Również w przypadku tego urlopu, jeżeli pracownik wykorzystał więcej niż jeden urlop wychowawczy pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Pracodawca wykazuje wykorzystanie przez pracownika każdego urlopu wychowawczego – odmiennie niż w przypadku urlopu ojcowskiego i rodzicielskiego wiek dziecka nie ma żadnego znaczenia. Należy wykazać także urlop wychowawczy wykorzystany np. 10 albo 20 lat temu. 

1.15. Korzystanie z ochrony stosunku pracy przy obniżonym wymiarze czasu pracy

W świadectwie pracy trzeba także umieszczać informację dotyczącą okresu, w którym pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego korzystał z ochrony stosunku pracy w okresie obniżenia wymiaru czasu pracy. Kolejny pracodawca musi bowiem posiadać informację, czy pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego, który chciałby skorzystać z uprawnienia do pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy, wciąż podlega szczególnej ochronie przed zwolnieniem z pracy (ust. 6 pkt 8 wzoru świadectwa pracy).

Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu (art. 1867 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy (przy czym nie wcześniej niż na 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z obniżonego wymiaru czasu pracy) – do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy (art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Natomiast w świadectwie pracy nie wykazuje się całego okresu, w którym pracownik korzystał ze skrócenia wymiaru czasu pracy na podstawie art. 1867 Kodeksu pracy. Co więcej, zwykle okres korzystania z ww. ochrony nie będzie się w pełni pokrywał z okresem pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy – wynika to z faktu, że ochrona przysługuje pracownikowi już od dnia złożenia wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy (ale nie wcześniej niż 21 dni przed rozpoczęciem pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy).

1.16. Zwolnienie na opiekę na dziecko 
w wieku do 14 lat

Obecnie wymiar zwolnienia na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat jest określony nie tylko w dniach (2 dni), ale także w godzinach (16 godzin). O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym tego zwolnienia decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. 

Zwolnienie od pracy na dziecko, udzielane w wymiarze godzinowym, dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

Zwolnienie to podlega wykazaniu w świadectwie pracy, ponieważ przysługuje pracownikowi w skali roku kalendarzowego, a nie u jednego pracodawcy (ust. 6 pkt 9 wzoru świadectwa pracy). Wymiar wykorzystanego zwolnienia w danym roku kalendarzowym należy wykazać w dniach lub godzinach, jeżeli pracownik korzystał ze zwolnienia w wymiarze godzinowym.

1.17. Okazjonalna praca zdalna

W ust. 6 w pkt 10 świadectwa pracy pracodawca powinien wskazać liczbę dni wykonywania pracy zdalnej przewidzianej w art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy, czyli okazjonalnej pracy zdalnej, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. 

Z inicjatywą wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej może wystąpić wyłącznie pracownik, zaś wymiar takiej pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym. Dlatego niezbędne jest, aby pracodawca zamieszczał w świadectwie pracy także informację o liczbie dni wykonywania takiej pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Umożliwi to kolejnemu pracodawcy zatrudniającemu pracownika w tym samym roku kalendarzowym, prawidłowe ustalenie pozostałego do wykorzystania wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej.

W świadectwie pracy wykazuje się wymiar wykorzystanej pracy zdalnej wyłącznie w dniach roboczych, bez względu na wymiar czasu pracy pracownika w danym dniu.

Nie ma tu także zastosowania zasada proporcjonalności. 

1.18. Wynagrodzenie chorobowe

W świadectwie pracy wykazuje się liczbę dni, za które pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby (ust. 6 pkt 11 wzoru świadectwa pracy) – ale tylko w roku kalendarzowym, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Jest to konieczne, ponieważ za czas choroby trwającej łącznie do 33 dni (w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – 14 dni) w ciągu roku kalendarzowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas choroby, finansowanego przez pracodawcę (art. 92 Kodeksu pracy). Natomiast potem pracownikowi przysługuje już zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS.

W tym punkcie świadectwa pracy należy wskazać liczbę dni zwolnienia lekarskiego, za które pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby, a nie okres zwolnienia lekarskiego.

Ponadto w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. w Kodeksie pracy znajdował się przepis, zgodnie z którym w pierwszym dniu każdego okresu niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwającej nie dłużej niż 6 dni, pracownik nie zachowywał prawa do wynagrodzenia za czas choroby. W świadectwie pracy obejmującym ten okres pracodawca musi wykazać dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia na podstawie tego przepisu (ust. 6 pkt 12 wzoru świadectwa pracy).

1.19. Okres odbytej czynnej służby wojskowej oraz jej form zastępczych

Obecnie, z uwagi na likwidację powszechnego poboru, coraz rzadziej jest wpisywany okres służby wojskowej i jej form zastępczych. Taka konieczność może dotyczyć pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy przed wieloma laty. Informację o odbytej służbie wojskowej lub jej formach zastępczych zamieszczamy w ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy.

Ponadto w tym miejscu świadectwa pracy należy zamieścić informację o okresie odbywania ćwiczeń wojskowych. Trzeba ją podać w ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy, gdzie wskazujemy okres odbytej w czasie zatrudnienia czynnej służby wojskowej, a także w ust. 6 pkt 4 świadectwa, w którym podajemy okres urlopu bezpłatnego udzielonego w celu odbycia ćwiczeń wojskowych oraz podstawę prawną jego udzielenia.

Informacja wskazywana w ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy dotyczy wszystkich form odbywania czynnej służby wojskowej w okresie objętym świadectwem pracy. Poza ćwiczeniami wojskowymi zalicza się do nich także:

1) zasadniczą służbę wojskową,

2) przeszkolenie wojskowe,

3) terytorialną służbę wojskową (OT),

4) służbę przygotowawczą,

5) okresową służbę wojskową oraz

6) służbę wojskową w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

1.20. Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

W ust. 6 pkt 14 świadectwa pracy powinna znaleźć się informacja na temat okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Jeżeli pracownik wykonywał pracę zaliczoną do tej kategorii, powinien mieć wskazany okres takiego zatrudnienia w tym punkcie świadectwa pracy.

Z objaśnienia do wzoru świadectwa pracy wprost wynika, że w tym punkcie świadectwa pracy wpisuje się tylko okres zatrudnienia pracownika przy wykonywaniu prac, o których mowa w ww. rozporządzeniu w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, przypadający do 31 grudnia 2008 r. 

Natomiast potwierdzanie okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, przypadających po 31 grudnia 2008 r., następuje w trybie określonym w ustawie z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1924).

Często popełnianym błędem jest umieszczanie w ust. 6 pkt 14 świadectwa pracy informacji o wykonywaniu przez pracownika prac w warunkach szczególnie uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia, o których mowa w art. 176 Kodeksu pracy. Wykaz tych prac stanowił załącznik do nieobowiązującego już rozporządzenia Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2057) i dotyczył ograniczeń w pracy dla kobiet w ciąży lub karmiących piersią. Nie są to jednak warunki szczególne lub o szczególnym charakterze.

Należy podkreślić, że świadectwo pracy, czy świadectwo wykonywania pracy w szczególnych warunkach, nie jest dokumentem urzędowym, gdyż podmiot wydający to świadectwo nie jest ani organem państwowym, ani organem wykonującym zadania z zakresu administracji państwowej. Dlatego też w ramach postępowania sąd ocenia zarówno zasadność odmowy wydania przez pracodawcę świadectwa wykonywania pracy w szczególnych warunkach, jak i zasadność umieszczenia w świadectwie pracy wzmianki, że pracownik wykonywał pracę w warunkach szczególnych (wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 13 sierpnia 2014 r., III AUa 505/14).

1.21. Wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia

Jak wynika z objaśnień do wzoru świadectwa pracy, pracodawca informuje o wykorzystaniu przez pracownika uprawnień i świadczeń tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, wynikające z ustaw, aktów wykonawczych, układów zbiorowych pracy, regulaminów, statutów itp. (ust. 6 pkt 15 wzoru świadectwa pracy). Wykazaniu w świadectwie pracy podlegają więc nie tylko uprawnienia, ale i świadczenia pieniężne.

W świadectwie pracy należy wykazać np. dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługujący osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności na podstawie art. 19 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Jest to bowiem urlop przysługujący pracownikowi w skali roku kalendarzowego, niezależnie od liczby zatrudniających go w tym roku pracodawców. 

W świadectwie pracy należy też wykazać wypłaconą pracownikowi odprawę emerytalną lub rentową, ponieważ jest to odprawa jednorazowa – pracownik może ją otrzymać tylko raz w życiu, przechodząc na emeryturę albo rentę. 

Natomiast nie wykazuje się odprawy, o której mowa w art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Odprawa ta nie jest bowiem jednorazowa – przysługuje ona pracownikowi u każdego pracodawcy, który zwolnił pracownika z przyczyn go niedotyczących, o ile do tego pracodawcy ma zastosowanie ww. ustawa.

Kontrowersje budzi natomiast, czy w tym punkcie świadectwa pracy należy wskazywać liczbę godzin nadliczbowych przepracowanych przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Przyjmuje się jednak, że nie należy wykazywać tej informacji – wprawdzie bowiem Kodeks pracy ogranicza roczną dopuszczalną liczbę takich godzin do 150, jednak w umowie o pracę, regulaminie pracy i układzie zbiorowym pracy liczba ta może zostać ustalona w inny sposób.

1.22. Okresy nieskładkowe

Jak wynika z objaśnień do wzoru świadectwa pracy, pracodawca wskazuje przypadające w okresie zatrudnienia okresy nieskładkowe określone w przepisach o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (ust. 6 pkt 16 wzoru świadectwa pracy).

Okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty wymienia art. 7 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z tym przepisem okresami nieskładkowymi są:

• okresy pobierania:

– wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy,

– zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego,

– świadczenia rehabilitacyjnego,

– zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego po ustaniu obowiązku ubezpieczenia;

• okresy pobierania renty chorobowej po ustaniu zatrudnienia w wymiarze czasu pracy nie niższym niż połowa obowiązującego w danym zawodzie lub po ustaniu obowiązku ubezpieczenia społecznego z innego tytułu;
• okresy niewykonywania pracy po ustaniu zatrudnienia, jeżeli za te okresy, na podstawie przepisów Kodeksu pracy, zostało wypłacone odszkodowanie;
• przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie przepisów w sprawie bezpłatnych urlopów dla matek pracujących opiekujących się małymi dziećmi, innych udzielonych w tym celu urlopów bezpłatnych oraz okresy niewykonywania pracy – z powodu opieki nad dzieckiem:

– w wieku do 4 lat – w granicach do 3 lat na każde dziecko, oraz łącznie – bez względu na liczbę dzieci – do 6 lat,

– na które ze względu na jego stan fizyczny, psychiczny lub psychofizyczny przysługuje zasiłek pielęgnacyjny – dodatkowo w granicach do 3 lat na każde dziecko;

• przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy opieki pielęgnacyjnej nad inwalidą wojennym zaliczonym do I grupy inwalidów lub uznanym za całkowicie niezdolnego do pracy oraz do samodzielnej egzystencji, sprawowanej przez członka jego rodziny w wieku powyżej 16 lat, który w okresie sprawowania opieki nie osiągnął przychodu przekraczającego miesięcznie połowę najniższego wynagrodzenia;
• przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy niewykonywania pracy, w granicach do 6 lat, spowodowane koniecznością opieki nad innym niż dziecko członkiem rodziny zaliczonym do I grupy inwalidów lub uznanym za całkowicie niezdolnego do pracy oraz do samodzielnej egzystencji albo uznanym za osobę niepełnosprawną w stopniu znacznym, sprawowanej przez członka jego rodziny w wieku powyżej 16 lat, który w okresie sprawowania opieki nie osiągnął przychodu przekraczającego miesięcznie połowę najniższego wynagrodzenia;
• okresy urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego małżonkom pracowników skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji i kultury za granicą;
• okresy nauki w szkole wyższej na jednym kierunku, pod warunkiem ukończenia tej nauki, w wymiarze określonym w programie studiów;
• okresy studiów doktoranckich i aspirantury naukowej w wymiarze określonym w decyzji o ich utworzeniu;
• okresy asystenckich studiów przygotowawczych;
• okresy dokształcania zawodowego lekarzy w klinikach akademii medycznych i oddziałach instytutów naukowych w charakterze wolontariusza – w granicach do 1 roku;
• okresy pobierania zasiłku przedemerytalnego i świadczenia przedemerytalnego;
• okresy udokumentowanej niezdolności do pracy, za które wypłacone zostały z Funduszu Pracy:

– zasiłki dla bezrobotnych, 

– zasiłki szkoleniowe lub 

– stypendia;

• okresy udokumentowanego okresu odbytego stażu uczniowskiego (o którym mowa w art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 900).

Pracodawcy często mają wątpliwości, czy w świadectwie pracy należy zamieszczać okresy nieusprawiedliwionej nieobecności pracowników. Zdarza się, że wpisują te dni właśnie w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy, w którym wymienia się okresy nieskładkowe. Jest to błędne postępowanie. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy nie jest okresem nieskładkowym uwzględnianym przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty i obliczaniu ich wysokości. W związku z tym tzw. NN nie należy uwzględniać w ust. 6 pkt 16 treści świadectwa pracy. Świadectwo pracy nie zawiera także innych rubryk, w których pracodawca miałby obowiązek wpisywać nieusprawiedliwione nieobecności pracownika. Zatem tzw. NN nie należy w ogóle zamieszczać w świadectwie pracy.

Przy wskazywaniu w świadectwie pracy okresów nieskładkowych duży problem sprawia zakwalifikowanie do tych okresów urlopu wychowawczego. Analizując wzór świadectwa pracy załączonego do rozporządzenia, należy dojść do wniosku, że informację o wykorzystaniu urlopu wychowawczego trzeba zamieścić w ust. 6 pkt 7 świadectwa. Jednak oprócz tego czasami urlop wychowawczy trzeba będzie wskazać jeszcze dodatkowo w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy. Ustawa o emeryturach i rentach z FUS wśród okresów nieskładkowych wymienia m.in. przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty okresy urlopu wychowawczego. Jednocześnie na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby przebywające na urlopach wychowawczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, o ile w tym czasie nie posiadają innego tytułu do ubezpieczeń społecznych ani prawa do emerytury lub renty. Jeśli zatem pracownik w czasie korzystania z urlopu wychowawczego podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, to urlop ten należy wpisać tylko w ust. 6 pkt 7 świadectwa pracy. Natomiast jeżeli nie podlegał tym ubezpieczeniom, to okres urlopu należy dodatkowo wykazać w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy jako okres nieskładkowy. Ze względu na fakt, że okresy urlopu wychowawczego przypadające przed 1 stycznia 1999 r. były wyłącznie okresami nieskładkowymi, należy przyjąć, że okres wykorzystanego w tym czasie urlopu wychowawczego powinien być odnotowany również w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy.

Pracodawcy mają ponadto wątpliwości, jakie okresy zatrudnienia zalicza się do okresów nieskładkowych i czy w świadectwie pracy należy wymienić wszystkie okresy przypadające w całym okresie zatrudnienia czy tylko z roku kalendarzowego, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy.

Wszystkie okresy nieskładkowe przypadające w okresie całego zatrudnienia u danego pracodawcy (choć czasem może być ich bardzo dużo) powinno się zgodnie z przepisami prawa pracy wykazać w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy w porządku chronologicznym (będą to całe okresy, jak też pojedyncze dni, które należy wymienić zgodnie z wyżej wymienionym wykazem okresów nieskładkowych znajdującym się w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

1.23. Informacja o zajęciu wynagrodzenia

Z objaśnień do wzoru świadectwa pracy, zawartego w załączniku do rozporządzenia, wynika, że informacja o zajęciu wynagrodzenia pracownika zamieszczana w ust. 7 świadectwa pracy powinna zawierać oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych kwot. Obowiązek ten jest spójny z art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego. Z przepisu tego wynika, że w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca dokonuje wzmianki o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy. Jeżeli natomiast nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy.

Pracodawca, który nie wykonał obowiązków określonych w art. 88¹ § 3 i 4 Kodeksu postępowania cywilnego (tj. nie przekazywał zajętego wynagrodzenia pracownika komornikowi), nie złożył w przepisanym terminie oświadczenia przewidzianego w art. 88² Kodeksu postępowania cywilnego (dotyczącego wynagrodzenia pracownika) albo zaniedbał przesłania dokumentów zajęcia wynagrodzenia nowemu pracodawcy dłużnika, komornik wymierza grzywnę w wysokości do 5000 zł. Grzywna jest powtarzana, jeżeli pracodawca nadal uchyla się od wykonania tych czynności w dodatkowo wyznaczonym terminie (art. 88⁶ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego).

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w świadectwie pracy należy zamieszczać informację dotyczącą prowadzonej w czasie zatrudnienia egzekucji z wynagrodzenia za pracę i aby nie narazić się na zarzut utrudniania komornikowi dochodzenia należności, umieszczają informacje o wszystkich postępowaniach egzekucyjnych toczących się w odniesieniu do danego pracownika. Takie działanie jest niewłaściwe.

Zgodnie z przepisami prawa pracy w ust. 7 świadectwa pracy należy podać informację o zajęciu wynagrodzenia, z oznaczeniem komornika i numeru sprawy egzekucyjnej tylko w przypadku, gdy egzekucja taka jest w toku i pozostały niezapłacone należności, na które wystawiony jest tytuł egzekucyjny. Jest to istotna informacja dla kolejnego pracodawcy, który ma obowiązek powiadomić komornika o zatrudnieniu takiej osoby. Natomiast informacji o zakończonych postępowaniach komorniczych nie umieszcza w świadectwie pracy. 

1.24. Należności uznane i niewypłacone przez pracodawcę oraz dane zamieszczane na żądanie pracownika

W świadectwie pracy pracodawca powinien wykazać także te należności pracownika ze stosunku pracy, których nie kwestionuje, jednak nie ma środków finansowych, by je pracownikowi wypłacić. Natomiast nie wykazuje się w świadectwie pracy należności spornych, czyli tych, które zdaniem pracodawcy nie przysługują pracownikowi (ust. 8 wzoru świadectwa pracy).

Pracodawcy na prośbę pracownika (lub z własnej inicjatywy) umieszczają czasem w ust. 8 świadectwa pracy opinie o pracowniku lub referencje na temat jego pracy. Określenie „informacje uzupełniające” w ocenie niektórych może sugerować bowiem dowolność informacji tam umieszczanych. W tym ustępie jednak pracodawca umieszcza tylko informacje:

1) o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;

2) na żądanie pracownika:

a) o wysokości i składnikach wynagrodzenia,

b) o uzyskanych kwalifikacjach,

c) o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania (uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą).

Zamieszczanie innych informacji w tym ustępie świadectwa pracy jest niedozwolone.

1.25. Pouczenie dotyczące sprostowania świadectwa pracy

Ze wzoru świadectwa pracy zawartego w załączniku do rozporządzenia wynika, że pracodawca powinien na końcu świadectwa pracy zawrzeć pouczenie o prawie pracownika do wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa do sądu pracy. Treść pouczenia powinna być spójna z brzmieniem art. 97 § 2 Kodeksu pracy. Pouczenie to powinno zatem brzmieć:

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.

Należy podkreślić, że obecny pomocniczy wzór świadectwa pracy nie przewiduje już obowiązku wskazywania pracownikowi adresu konkretnego sądu pracy, do którego pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy. Pracownika należy pouczyć tylko o samym fakcie możliwości odwołania się do sądu. 

Z przepisów Kodeksu postępowania cywilnego wynika bowiem, że to powód, tj. pracownik, decyduje, czy chce wystąpić do sądu pracy właściwego ze względu na jego miejsce zamieszkania, ze względu na siedzibę pracodawcy czy ze względu na miejsce świadczenia pracy (np. gdy pracownik mieszka w Siedlcach, pracuje w Warszawie, a siedziba pracodawcy jest w Poznaniu). 

2. Wzór świadectwa pracy

Załącznik do rozporządzenia zawiera pomocniczy wzór świadectwa pracy wraz z objaśnieniami, jak należy je wypełnić. Jednak nie jest to wzór urzędowy, ale pomocniczy, zatem może on, ale nie musi, być stosowany przez pracodawców. Pracodawca może opracować i stosować własny wzór świadectwa pracy, z tym że świadectwo pracy musi zawierać wszystkie wymagane prawem informacje. Z tego względu, że wzór zawarty w załączniku jest kompletny, w praktyce stosuje go wielu pracodawców.

Jest obojętne, czy świadectwo pracy zostanie wypełnione ręcznie czy na komputerze. Ważne, aby zostało podpisane własnoręcznie przez pracodawcę lub osobę reprezentującą pracodawcę albo osobę upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy. Podpis ten powinien być na tyle czytelny, by nie było wątpliwości, kto podpisał się pod wypełnionym świadectwem. Nie jest konieczne umieszczanie na świadectwie pracy tzw. pieczątki imiennej osoby, który wypełniła świadectwo; wystarczy podpis.

Przepisy nie przewidują załączników do świadectwa pracy. Powinien to być zatem jeden dokument, który może obejmować nawet kilka czy kilkanaście stron (np. jeżeli pracownik był długo zatrudniony i często korzystał ze zwolnień lekarskich).

Wzór wypełnionego świadectwa pracy

Należy zwrócić uwagę, że od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, również informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany),
• możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie.

Wzór informacji o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz zniszczeniu w razie nieodebrania

Taką informację pracodawca sporządza odrębnie od świadectwa pracy, indywidualnie dla danego pracownika. Musi to być zatem oddzielny dokument.

Omawiany obowiązek informacyjny dotyczy tylko tych stosunków pracy, które zostały nawiązane w 2019 r. oraz później i które następnie zostały lub zostaną rozwiązane. Nie dotyczy natomiast stosunków pracy, które zostały zawarte przed 1 stycznia 2019 r., a rozwiązały się w tym roku, czyli po wejściu w życie nowych przepisów o dokumentacji pracowniczej. Obowiązek sporządzenia informacji dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji kadrowej, dołączanej do świadectwa pracy, wynika z art. 946 Kodeksu pracy. Przepisy przejściowe określają natomiast, że do stosunków pracy zawartych przed 1 stycznia 2019 r. stosujemy art. 94 pkt 9a i 9b oraz art. 948–9412 Kodeksu pracy (art. 7 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Nie wymieniają zatem art. 946 Kodeksu pracy. Dlatego należy uznać, że nowy obowiązek informacyjny dotyczący przechowywania dokumentacji kadrowej nie obejmuje stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Takie stanowisko w tej kwestii prezentuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. 

3. Wydawanie i prostowanie świadectwa pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy (jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy). 

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób. 

Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 1 i 1¹ Kodeksu pracy). 

Ze względu na to, że świadectwo pracy zawiera informacje dotyczące całego okresu zatrudnienia pracownika – od nawiązania stosunku pracy do jego rozwiązania – lepiej nie wydawać tego świadectwa wcześniej niż w dniu ustania stosunku pracy. Może się bowiem okazać, że np. w związku z nieoczekiwanym zwolnieniem lekarskim pracownika, informacje w świadectwie pracy wystawionym wcześniej nie będą odpowiadać prawdzie. 

W przypadku, gdy pracownika i pracodawcę łączy kolejno kilka umów o pracę zawieranych jedna po drugiej – pracodawca wystawia pracownikowi za cały okres zatrudnienia jedno świadectwo pracy.

Natomiast w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek ten może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Istotna jest data nawiązania stosunku pracy, a nie data zawarcia umowy o pracę. Stosunek pracy nawiązuje się bowiem w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy (art. 26 Kodeksu pracy).

Pracodawca ma prawo wydać świadectwo pracy tylko bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika do odbioru świadectwa. Upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracownik może upoważnić do odbioru świadectwa pracy każdą osobę (nie musi to być członek rodziny).

3.1. Wydanie świadectwa pracy w przypadku śmierci pracownika

W rozporządzeniu została uregulowana kwestia wydawania świadectwa pracy w razie śmierci pracownika. W takim przypadku pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. O wydanie świadectwa pracy mają prawo wystąpić:

• małżonek lub 
• inna osoba uprawniona do ubiegania się o rentę rodzinną, 
• a w przypadku braku ww. osób – inna osoba będąca spadkobiercą pracownika. 

Termin na wydanie w takim przypadku świadectwa pracy wynosi 7 dni od dnia złożenia wniosku przez osobę uprawnioną. Zainteresowany może złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej – analogicznie jak w przypadku wniosku pracownika o wydanie świadectwa pracy.

3.2. Kopia świadectwa

Pracodawca sporządza nie tylko świadectwo pracy, ale i jego kopię. Kopia ma być przechowywana w części C akt osobowych pracownika. 

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej – zatem także kopię świadectwa pracy – na wniosek pracownika lub byłego pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 9412 Kodeksu pracy).

Ponadto w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika pracodawca wydaje kopię jego świadectwa pracy następującym członkom rodziny:

• dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
• przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
• małżonkowi (wdowie i wdowcowi);
• rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Sposób wydawania kopii dokumentacji pracowniczej, w tym kopii świadectwa pracy, określa § 18 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię świadectwa:

• w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
• w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Natomiast w przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię świadectwa:

• w postaci elektronicznej albo
• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca jest zobowiązany wydać kopię świadectwa pracy pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo innej uprawnionej osobie (w razie śmierci pracownika) nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Wniosek ten włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

3.3. Sprostowanie świadectwa pracy

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy (art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy).

Jeżeli pracodawca uwzględni wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, to jest zobowiązany wydać mu w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku nowe świadectwo pracy.

Jeżeli natomiast pracodawca nie zamierza prostować świadectwa pracy, jest zobowiązany zawiadomić o tym pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej (np. e-mailem) – w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy. W sytuacji gdy pracodawca nie uwzględnił wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy i pracownik odwołał się do sądu pracy, to w razie uwzględnienia powództwa pracownika przez sąd, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy niezwłocznie – nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Orzeczenie sądu o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do zmiany tego świadectwa (art. 99 § 1 Kodeksu pracy). W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi nowe, właściwe świadectwo pracy niezwłocznie – nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie. Należy natomiast przyjąć, że takiego obowiązku nie ma pracodawca, który wydał pracownikowi właściwe (prawidłowe) świadectwo pracy, lecz jedynie z opóźnieniem.

Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 5 lipca 2011 r. (I PK 198/10):

SN Kodeks pracy przewiduje stosowny tryb sprostowania świadectwa pracy, inicjowany na wniosek pracownika. Oznacza to, że ma on obowiązek sprawdzić otrzymane świadectwo pracy i kwestionować zawarte w nim wadliwości. Nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku odpowiedniego – zgodnego z prawem – ukształtowania treści świadectwa. (...) Roszczenie odszkodowawcze z tytułu wydania niewłaściwego świadectwa pracy przedawnia się w terminie 3 lat, na zasadzie art. 291 § 1 k.p. a nie w terminie lat 10 na zasadzie przepisów prawa cywilnego (art. 117 i nast. k.c.). Roszczenie to bowiem wynika z wadliwego wykonania zobowiązania ze stosunku pracy.

Odszkodowanie, o którym mowa wyżej, przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni (art. 99 § 2 Kodeksu pracy). 

Jeżeli pracownik został zwolniony z pracy – za wypowiedzeniem albo bez wypowiedzenia – ale sąd pracy uznał, że nastąpiło to z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów lub ich rozwiązywaniu bez wypowiedzenia, i skutkiem tego przywrócił pracownika do pracy lub przyznał mu odszkodowanie, pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu 7 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy, uzupełnia treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu. W tym przypadku pracodawca nie musi zatem wydawać pracownikowi nowego świadectwa pracy. 

Natomiast rozporządzenie nakłada na pracodawcę obowiązek wydania w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia nowego świadectwa pracy pracownikowi, który został zwolniony z pracy bez wypowiedzenia, jeżeli następnie zostało wydane orzeczenie sądu pracy, z którego wynika, że pracownik został zwolniony z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę. W świadectwie pracy pracodawca powinien zawrzeć informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, powołując przy tym art. 97 § 3 Kodeksu pracy.

SN W rezultacie zamieszczenia przez pracodawcę w świadectwie pracy wymaganej przez art. 97 § 3 k.p. informacji (związanej z orzeczeniem sądu pracy, z którego wynika, że rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę), zgodnie z którą rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, pracownik przy ustalaniu uprawnień zależnych od sposobu rozwiązania stosunku pracy powinien być traktowany tak, jakby rozwiązano z nim stosunek pracy za wypowiedzeniem i nie może ponosić ujemnych następstw wiązanych przez prawo z rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia z jego winy. (postanowienie SN z 16 lipca 2013 r., II PK 78/13).

Także w razie zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd.

SN (...) Wskazanie w świadectwie pracy trybu rozwiązania stosunku pracy, który został następnie uznany przez sąd pracy za niezgodny z prawem, nie uzasadnia roszczenia o odszkodowanie z art. 415 k.c. ani o zadośćuczynienie z art. 488 k.c., lecz jedynie domagania się przez pracownika zmiany świadectwa pracy lub zryczałtowanego odszkodowania z art. 99 § 1 i 2 k.p. (wyrok SN z 6 października 1998 r., I PKN 376/98, OSNP 1999/22/715).

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego lub uzupełnionego świadectwa pracy pracownikowi w ww. terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób. 

W przypadkach, w których pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, jest on jednocześnie zobowiązany usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy – w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Pracodawca powinien to zrobić najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy.

Jak wynika z objaśnień zawartych w załączniku do rozporządzenia, nowe świadectwo pracy powinno zostać sporządzone z nową datą, tj. z faktyczną datą jego sporządzenia. Nie ma bowiem podstaw prawnych do jego antydatowania. Podstawą wydania nowego świadectwa pracy jest albo wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, albo prawomocne orzeczenie sądu pracy (wydane w przypadkach, o których mowa wcześniej).

Należy pamiętać, że w wyroku z 4 lipca 2013 r (III AUa 1491/12) Sąd Apelacyjny w Gdańsku uznał, że:

SA Wydanie świadectwa pracy sprzecznie z art. 97 § 2 Kodeksu pracy powoduje obowiązek pracodawcy wyrównania nienależnie pobranego świadczenia ubezpieczeniowego przez pracownika (art. 84 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

Ponadto w wyroku z 15 lutego 2017 r. (III KK 347/16) Sąd Najwyższy uznał, że świadectwo pracy jest dokumentem w rozumieniu art. 271 Kodeksu karnego. Zgodnie z tym przepisem funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Jeżeli sprawca dopuszcza się tego czynu w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. Natomiast w wypadku mniejszej wagi, sprawca podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Nie zawsze były pracownik zauważy pierwszy, że w wydanym mu świadectwie pracy jest błąd. Niejednokrotnie pierwszy zauważa to pracodawca, i to po upływie 14-dniowego terminu, w którym pracownik mógł złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa. Mimo że przepisy nie regulują takiej sytuacji, przyjmuje się, że pracodawca może z własnej inicjatywy sprostować pracownikowi świadectwo pracy, tj. wystawić mu nowe poprawne świadectwo pracy, a następnie przesłać je byłemu pracownikowi na adres zamieszkania, który pracodawca ma w aktach osobowych. Pracodawca powinien przesyłając nowe świadectwo, poinformować go o przyczynach wystawienia nowego świadectwa oraz o konieczności posługiwania się już tylko nowym poprawnym świadectwem pracy. W praktyce pracodawca nie ma natomiast możliwości wyegzekwowania od byłego pracownika zwrotu pierwotnie wystawionego mu świadectwa pracy.

3.4. Uzupełnienie treści świadectwa pracy

Pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia w dwóch przypadkach:

• jeżeli zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe (art. 55 § 1 Kodeksu pracy),
• gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika (art. 55 § 11 Kodeksu pracy).

Wówczas pracodawca także jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu rozwiązania umowy o pracę, a jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe – nie później niż w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy o pracę. Jednocześnie pracodawca może wnieść pozew do sądu i wystąpić o odszkodowanie od pracownika, gdy uzna, że pracownik, rozwiązując umowę, naruszył przepisy (np. wskazał nieprawdziwą przyczynę rozwiązania umowy). Jeżeli wtedy zapadnie prawomocne orzeczenie sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy, to pracownik jest zobowiązany przedłożyć pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia treści tego świadectwa o informację o wydanym orzeczeniu sądu pracy.

Przepisy rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy określają termin na przedłożenie przez pracownika świadectwa pracy do uzupełnienia, jeżeli sąd przyznał pracodawcy odszkodowanie z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę z winy pracodawcy. Termin ten wynosi 7 dni od uprawomocnienia się wyroku sądowego, a w razie niedotrzymania tego terminu – 7 dni od otrzymania wezwania pracodawcy. Pracodawca uzupełnia świadectwo pracy i wydaje je pracownikowi w ciągu 7 dni od jego przedłożenia.

Należy jednak zauważyć, że przedłożenie świadectwa pracy pracodawcy nie jest korzystne dla pracownika, a żaden przepis nie pozwala na wyciągnięcie konsekwencji wobec pracownika, który nie dopełni tego obowiązku.

Materiał pochodzi z zasobów INFOR PL SA

4. Odpowiedzi na pytania Czytelników

Czy w świadectwie pracy pracodawca podaje przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę

PROBLEM

W firmie zwalniamy grupowo pracowników. W naszym przypadku przyczyną zwolnienia jest redukcja etatów. Czy każdemu z nich w świadectwie pracy trzeba podać szczegółowe przyczyny zwolnienia?