Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. – wprowadzanie, stosowanie, dokumentowanie

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania pracownika). Powinna być świadczona przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracodawca może ją wprowadzić na cztery sposoby. Dwa pierwsze to akty prawa zakładowego, czyli porozumienie ze stroną związkową lub regulamin. Gdy te dokumenty nie zostaną przyjęte, wówczas możliwe są dwie pozostałe formy, tj. jednostronne polecenie pracodawcy i porozumienie z pracownikiem.

Od 7 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy będzie pozwalał świadczyć pracę nie tylko w sposób tradycyjny (w miejscu/miejscach wpisanych w umowie o pracę), lecz również zdalny (w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę). Od tego dnia zacznie bowiem obowiązywać rozdział IIc (art. 6718–6734) Kodeksu pracy o pracy zdalnej, dodany przez art. 1 pkt 2 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa zmieniająca). Tego samego dnia utracą moc: 

• rozdział IIb (art. 675–6717) Kodeksu pracy o telepracy oraz 
• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa o COVID-19).
   

Telepraca może być jednak stosowana do 7 października 2023 r. na warunkach określonych w porozumieniu albo w regulaminie o telepracy, a także na podstawie indywidualnego wniosku pracownika o pracę w tym trybie (art. 18 ustawy zmieniającej). Tym samym pracodawcy mają więcej czasu na wprowadzenie pracy zdalnej w przypadku telepracowników. Przepisy ustawy zmieniającej nie przewidują natomiast żadnego dodatkowego czasu dla pracy zdalnej realizowanej na mocy ustawy o COVID-19. Zatem wszyscy pracownicy, wobec których został użyty art. 3 ustawy o COVID-19, 7 kwietnia 2023 r. muszą wrócić do miejsca stałego wykonywania pracy. Nie nastąpi to w sytuacji, jeżeli do tej daty pracodawca wdroży wobec nich pracę zdalną w jeden z kodeksowych sposobów lub skieruje pracowników do takiej pracy w związku z obowiązującym w Polsce stanem zagrożenia epidemicznego, który pozwala na jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej. Będzie to możliwe także w ciągu 3 miesięcy po odwołaniu tego stanu.