Zakupy podczas podróży służbowych – rozliczenie VAT

Podczas podróży służbowych pracownicy oraz inne związane z podatnikami osoby (np. członkowie zarządu spółek) dokonują różnego rodzaju zakupów. Podróże służbowe mogą odbywać również będące podatnikami osoby fizyczne. Często powstają wątpliwości, jak tez zakupy powinny być udokumentowane i rozliczone, szczególnie gdy dotyczą podróży zagranicznych. W niniejszym artykule zostaną omówione obowiązujące w takich przypadkach zasady rozliczeń VAT.

Zakupy dokonywane podczas podróży służbowych przez pracowników oraz inne związane z podatnikami osoby dzielą się na dwie grupy. Są to zakupy dokonywane przez te osoby:

1) we własnym imieniu albo

2) w imieniu podatników.

1. Zakupy dokonywane we własnym imieniu przez osoby niebędące podatnikami

Zakupy dokonywane we własnym imieniu przez związane z podatnikami osoby fizyczne znajdujące się w podróży służbowej nie muszą być w żaden sposób rozliczane przez podatników VAT. W szczególności w takich przypadkach nie występuje obowiązek rozpoznawania przez podatników:

1) importu usług,

2) dostaw towarów, dla których podatnikiem jest nabywca,

3) wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów.

Obowiązek rozpoznawania wskazanych zdarzeń istnieje bowiem wyłącznie wówczas, gdy zakupy są dokonywane przez podatników. W przypadku zakupów dokonywanych przez związane z podatnikami osoby fizyczne we własnym imieniu warunek ten nie jest spełniony.

Jednocześnie podatnikom nie przysługuje prawo do odliczania VAT z faktur dokumentujących takie zakupy. Faktury te nie dokumentują bowiem zakupów dokonywanych przez tych podatników (czego nie zmienia fakt zwracania osobom, które dokonały tych zakupów, poniesionych kosztów).

2. Dokumentowanie zakupów dokonywanych przez pracowników i osoby reprezentujące firmę, odbywających podróże służbowe w imieniu firmy

W przypadku zakupów należących do drugiej z wymienionych grup (zakupy dokonywane w imieniu firmy) faktury powinny być wystawiane przez sprzedawców na podatników, w których imieniu zakupy są dokonywane.