Dokumentacja kadrowa związana ze zwolnieniem

Stan prawny na 23 sierpnia 2011 r.

SYLWIA GORTYŃSKA, PRZEMYSŁAW CISZEK, ADAM MALINOWSKI, EWA ŁUKASIK

Opracował MACIEJ MUREK

WYŚLIJ PYTANIE

pgp@infor.pl

W każdej firmie jedną z podstawowych kwestii jest, jak wiadomo, właściwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach pracowniczych wynika z przepisów kodeksu pracy i spoczywa na pracodawcy. Rozwiązanie stosunku pracy może wiązać się dla pracodawcy z ryzykiem, że osoba zwolniona będzie odwoływała się do sądu pracy. Dlatego też powinien on zwrócić szczególną uwagę na przepisy dotyczące rozwiązywania umów oraz właściwe udokumentowanie swoich poczynań w tym zakresie. Ewentualne niedociągnięcia z reguły są bowiem tłumaczone na korzyść pracownika. W związku z rozwiązaniem umowy o pracę po stronie pracodawcy pojawia się m.in. obowiązek wydania świadectwa pracy, ale też prawo zawarcia z pracownikiem umowy o zakazie konkurencji. Znajomość tych i innych obowiązków oraz uprawnień jest niezmiernie istotna z punktu widzenia prawidłowego zarządzania kadrami. Z tego też względu przedstawioną w "Poradniku" problematykę ustania stosunku pracy powiązaliśmy z obowiązkiem odzwierciedlenia tego faktu w aktach osobowych pracownika.

Rozstanie z pracownikiem

Istotne znaczenie dla pracodawcy mają obowiązki związane z ustaniem stosunku pracy. Prawidłowo dokonane rozwiązanie umowy o pracę pozwala uniknąć wielu problemów w związku z możliwością odwołania się pracownika do sądu pracy.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem

Na mocy porozumienia stron można rozwiązać każdą umowę, w dowolnym czasie. Powody takiego zakończenia stosunku pracy mogą być różne. Dla pracownika to szybka forma pożegnania z pracodawcą, co może mieć istotne znaczenie np. przy potrzebie rychłej zmiany pracy. Rozwiązanie umowy w tym trybie zwalnia pracodawcę od obowiązku przeprowadzania konsultacji ze związkami zawodowymi, jeśli takie są. Ponadto wyłącza także inne ograniczenia wynikające przykładowo ze szczególnej ochrony niektórych grup pracowników. Najczęściej w praktyce porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę dochodzi do skutku dwoma etapami. W pierwszym z nich jedna ze stron (przeważnie pracownik) składa pisemną ofertę rozwiązania umowy o pracę. W następnym druga strona ofertę tę przyjmuje. Co do trybu zawierania porozumienia, to praktycznie występują dwie wersje porozumienia. Jedna to klasyczne porozumienie - specyficzna umowa, w której strony podpisują się na jednym dokumencie. Druga to porozumienie na wniosek (omawiana oferta rozwiązania umowy). W takim wypadku pracownik zwraca się z pisemnym wnioskiem o rozwiązanie umowy o pracę, pracodawca zaś pisemnie przychyla się do wniosku. Wystarczy nawet umieszczenie na wniosku słowa "zgoda" oraz złożenie stosownych podpisów. Od skutków oświadczenia woli zawartego w porozumieniu o rozwiązaniu umowy o pracę strony mogą się uchylać na podstawie przepisów kodeksu cywilnego regulujących wady oświadczenia woli (takie jak pozorność, podstęp, błąd, groźba, stan wyłączający świadome albo swobodne powzięcie decyzji i wyrażenie woli; trzeba też zaznaczyć, że udowodnienie zaistnienia jednej z wyżej wymienionych wad niesie ze sobą wiele trudności).