Co powinna zawierać informacja zwrotna dla sygnalisty
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać tryb przekazania sygnaliście informacji zwrotnej. Na podstawie tej informacji sygnalista oceni, czy jego zgłoszenie zostało rzetelnie rozpoznane oraz czy została dochowana należyta staranność przy podejmowaniu działań następczych. Co powinna zawierać informacja zwrotna dla sygnalisty?
Informacja zwrotna powinna być przekazana sygnaliście w terminie określonym w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Nie może być on jednak dłuższy niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (art. 25 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów). Przepisy poza ujętymi w definicji informacji zwrotnej wskazaniami, że obejmuje ona wiadomości na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, nie zawierają szczegółowego katalogu treści w niej zawartych (art. 2 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów).
Informacja zwrotna dla sygnalisty w firmie >>>
W praktyce informacja zwrotna powinna być zatem dostosowana do charakteru i zakresu zgłoszenia. Jeśli zgłoszona sprawa jest stosunkowo prosta, w informacji zwrotnej będzie można przekazać, jakie działania następcze zostały przeprowadzone, jaki był rezultat postępowania wyjaśniającego oraz jakie środki zaradcze czy naprawcze zostały wdrożone. Może być jednak tak, że sprawa jest na tyle skomplikowana, że w ciągu 3 miesięcy uda się jedynie zaplanować lub rozpocząć postępowanie weryfikacyjne, w tym np. skompletować zespół, powołać zewnętrznych ekspertów lub zgromadzić dowody. Wówczas w informacji zwrotnej należy przekazać, co udało się zrobić w okresie 3 miesięcy i jakie są planowane dalsze działania następcze. Dobrą praktyką będzie przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej także po zakończeniu postępowania. Nie jest to jednak obowiązek ciążący na organizacji. Taki obowiązek został przewidziany w przepisach tylko w razie zgłoszenia zewnętrznego. W takim przypadku organ publiczny udziela informacji zwrotnej o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego (art. 41 ustawy o ochronie sygnalistów).
Na podstawie informacji zwrotnej sygnalista ocenia, czy jego zgłoszenie zostało rzetelnie rozpoznane oraz czy została dochowana należyta staranność przy podejmowaniu działań następczych. Dlatego też treść informacji zwrotnej powinna być przygotowana w sposób przystępny i dostosowany do odbiorcy.
Do działu compliance 12 listopada 2024 r. trafiło anonimowe zgłoszenie dokonane za pomocą platformy on-line. Sygnalista podał swój adres do kontaktu. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia sygnalista otrzymał 18 listopada 2024 r. Na podstawie wstępnej analizy zgłoszenia dział compliance ustalił, że sprawa jest bardzo skomplikowana, a w proceder były zaangażowane osoby z różnych działów. Konieczne będzie zweryfikowanie wielu dokumentów przetargowych oraz przeprowadzenie rozmów ze świadkami (ok. 20 osób). Ze względu na okres świąteczno-feryjny postępowanie wyjaśniające nie zostało zakończone przed 18 lutego 2025 r. Sygnalista w informacji zwrotnej został poinformowany, że do 18 lutego 2025 r. udało się porozmawiać z 15 osobami, została zabezpieczona dokumentacja oraz powołano zewnętrzny zespół audytorów.
Dział compliance 12 listopada 2024 r. otrzymał anonimowe zgłoszenie przesłane listem poleconym. Sygnalista nie podał żadnych danych kontaktowych. W tej sytuacji sygnalista nie otrzyma ani potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, ani informacji zwrotnej.
- art. 2 pkt 4, art. 25 ust. 1 pkt 7, art. 41 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – Dz.U. z 2024 r. poz. 928
Joanna Wymiatał
POTRZEBUJESZ POMOCY?