Jakie konsekwencje podatkowe wynikają z używania służbowego telefonu przez pracownika i zleceniobiorcę

Powierzenie pracownikowi do celów służbowych telefonu komórkowego, tabletu, laptopa czy samochodu ułatwia wykazanie przed organami podatkowymi, że pracownik nie osiągnął przychodu ze stosunku pracy.

Udostępnienie służbowego telefonu

Powierzenie jest traktowane przez organy podatkowe jako zewnętrzny wyraz woli pracodawcy, aby składniki majątku pracodawcy były wykorzystywane przez pracownika do celów służbowych. W interpretacji indywidualnej z 30 marca 2011 r. (sygn. IPPB4/415-30/11-4/MP) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że przepisy dotyczące określania przychodu ze stosunku pracy, w szczególności dotyczące innych nieodpłatnych świadczeń, należy rozpatrywać w kontekście przepisów obowiązujących pracowników, określających m.in. zasady użytkowania i dbania o powierzone pracownikom mienie. Pracownik odpowiada bowiem za szkodę w mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 2 Kodeksu pracy, dalej k.p.). W kontekście powołanego przepisu realizacja obowiązków służbowych przez pracownika nie może powodować dla niego dodatkowego przychodu ze stosunku pracy. Powyższa interpretacja dotyczyła korzystania przez pracownika ze służbowego samochodu i, co było z tym związane, czy taki samochód może być parkowany w miejscu zamieszkania pracownika bez negatywnych dla niego konsekwencji w postaci obciążenia podatkiem dochodowych od nieodpłatnych świadczeń. Stanowisko to można zastosować także do przekazania pracownikowi telefonu służbowego jako mienia powierzonego. Powierzenie mienia na podstawie art. 124 k.p. nie jest obligatoryjne w tym znaczeniu, że pracodawca, który nie obciążył pracownika regułami odpowiedzialności ze wskazanego przepisu, w dalszym ciągu może rozliczać wydatki związane z przekazanym telefonem jako telefonem służbowym. Z uwagi na to, że wysokiej klasy aparat telefoniczny jest dość drogi, przekazanie go pracownikowi w trybie art. 124 k.p. jest uzasadnione interesem pracodawcy, a ponadto polepsza sytuację pracodawcy w przypadku kontroli fiskusa. Formalnie, powierzenie pracownikowi telefonu służbowego nie wymaga potwierdzenia na piśmie. Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 1985 r. (sygn. akt IV PR 221/85, PiZS 1986/3/70) stwierdził, że pracownik, któremu powierzono mienie w sposób prawidłowy, ponosi odpowiedzialność materialną na podstawie art. 124 k.p., choćby nie podpisał deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Jest to istotne na wypadek kontroli fiskusa, bowiem nawet w przypadku braku dokumentów potwierdzających powierzenie pracownikowi telefonu służbowego z obowiązkiem zwrotu, istnieje możliwość wykazania tego faktu za pomocą innych dowodów niż dokumenty.

Pracownik, któremu powierzono mienie w sposób prawidłowy, ponosi odpowiedzialność materialną na podstawie art. 124 k.p., choćby nie podpisał deklaracji o przyjęciu takiej odpowiedzialności.

Pracodawca, który przewiduje konsekwencje związane z przekazaniem pracownikowi służbowego telefonu, gromadzi w tym zakresie odpowiednie dokumenty (zeznania, wykaz rozmów telefonicznych potwierdzający korzystanie przez pracownika ze służbowego telefonu). W zasadzie firmy posługują się regulaminem przekazania majątku służbowego, który określa zasady udostępniania np. telefonów, tabletów, komputerów i korzystania z nich na potrzeby pracodawcy. Biorąc w używanie telefon służbowy, pracownik powinien, poza pokwitowaniem odbioru sprzętu, potwierdzić zaznajomienie się z regulaminem i jego akceptację. Niekiedy pracodawcy wymagają podpisania przez pracownika umowy określającej zasady korzystania z majątku firmy. Typowe ograniczenia nakładane na pracownika w regulaminie albo w umowie to m.in. zakaz wysyłania SMS-ów i wykonywania połączeń na tzw. numery premium oraz przestrzeganie limitu kwotowego albo czasowego na połączenia służbowe w danym miesiącu. Umowa często zawiera zgodę pracownika na kontrolę wykazu połączeń w zakresie przestrzegania zasad korzystania z telefonu do celów służbowych tak, aby nie było wątpliwości, czy pracodawca ma dostęp do wrażliwych danych. Uregulowaniu podlegają zasady kontaktu pracodawcy z pracownikiem po godzinach pracy, także z zastrzeżeniem, że pozostawienie włączonego telefonu przez pracownika nie jest dyżurem, o którym mowa w art. 151⁵ k.p. Z uwagi na częste konflikty pracodawców z byłymi pracownikami umowa powinna regulować zasady zwrotu urządzenia w przypadku odejścia pracownika z pracy, w tym termin, w jakim ma to nastąpić po sformułowaniu takiego żądania przez pracodawcę.