Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

W niniejszym opracowaniu omówione zostały dokumenty związane ze stosunkiem pracy, takie jak wypowiedzenie zmieniające, umowa o zakazie konkurencji, umowa o telepracę. Nie zabrakło też informacji o dokumentowaniu kwestii związanych z odpowiedzialnością porządkową i badaniami profilaktycznymi pracowników.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma istotne znaczenie praktyczne. Pozwala ustalić konkretne uprawnienia pracownicze danej osoby, np. uprawnienia urlopowe pracownika u danego pracodawcy. Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych stanowią dowód na poparcie roszczeń pracownika podczas rozstrzygania sporów przed sądem pracy. Brak dokumentacji pracowniczej w przypadku sporu ze stosunku pracy jest okolicznością obciążającą pracodawcę.

Wszelkie zaniedbania w zakresie prowadzenia akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej są naruszeniem praw pracowniczych. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, może być ukarana grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Kiedy stosować porozumienie lub wypowiedzenie zmieniające

Podpisując umowę o pracę z pracownikiem, pracodawcy nie zawsze uda się przewidzieć sytuacje, które zaistnieją po pewnym czasie i spowodują konieczność zmiany treści stosunku pracy. W zależności od sformułowania samej umowy o pracę, tego, jakie elementy umowy pracodawca chce zmodyfikować oraz tego, czy na zmianę taką wyraża zgodę pracownik, pracodawca ma do wyboru kilka dopuszczalnych przez przepisy rozwiązań.

Pracodawca powinien mieć na uwadze to, że im bardziej ogólnikowo sformułowana jest umowa o pracę i im mniej dodatkowych, niewymaganych przez przepisy elementów strony w niej zawarły, tym rzadziej konieczne będzie wypowiadanie warunków pracy lub uzyskiwanie zgody pracownika na zmianę tych warunków za porozumieniem stron. Wystarczająca okazać się może zmiana zakresu czynności powierzonych pracownikowi. Jeżeli natomiast pracodawcy chodzi wyłącznie o okresowe powierzenie innej pracy pracownikowi ze względu na sezonowe potrzeby, to może on wykorzystać instytucję czasowego powierzenia innej pracy przewidzianą w art. 42 § 4 Kodeksu pracy (k.p.).