Wszystko o zaległych urlopach

ADAM MALINOWSKI - radca prawny

Stan prawny na 22 lutego 2011 r.

Obowiązek udzielenia urlopu

Zasadą jest, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Prawo do urlopu pracownik nabywa zaś z początkiem każdego roku kalendarzowego w wymiarze 20 lub 26 dni (w zależności od stażu pracy)¹. Nie jest przy tym istotne (oczywiście w kontekście nabycia prawa do urlopu, a nie jego faktycznego wykorzystania), jak długo w danym roku kalendarzowym pracownik będzie pracował u danego pracodawcy. Wystarczy więc nawet kilka dni przepracowanych (czy mówiąc bardziej precyzyjnie kilka dni pozostawania w stosunku pracy), by pracownik nabył prawo do całego urlopu należnego w danym roku kalendarzowym. Oczywiście o ile dojdzie do rozwiązania umowy o pracę w trakcie roku, urlop wypoczynkowy będzie rozliczany w sposób proporcjonalny.

Nie zawsze jednak jest możliwe wykorzystanie urlopu w całości, choć wskazane kwestie powinny być wskazane w planie urlopów. Pracodawca ma bowiem obowiązek zaplanować terminy wykorzystania urlopów przez pracowników w danym roku kalendarzowym i ich udzielać. Zdarzają się jednak nieprzewidziane sytuacje, powodujące przesunięcie urlopu, niemożność rozpoczęcia go w ustalonym terminie czy też niewykorzystanie części urlopu. Trzeba podkreślić, że w związku z tym, że udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy, w wyniku której pracownik zostaje zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, , a więc zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy i usprawiedliwienia nieobecności. Ma to istotne znaczenie, z tej przyczyny że u wielu pracodawców (zwłaszcza w sektorze prywatnym) kwestie wniosku urlopowego są traktowane płynnie i nieformalnie. Oczywiście pewna elastyczność jest w sytuacji zaufania stron stosunku pracy jak najbardziej pożądana, jednak pracodawca zawsze powinien dbać o to, by w dokumentacji podwładnego pozostał ślad po wniosku urlopowym. Obowiązek archiwizowania dokumentów wynika wprost z § 8 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).