Nowy plan wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla firm

Resort finansów przedstawił, oczekiwany przez przedsiębiorców, projekt ustawy oraz plan wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowa wersja projektu potwierdza dotychczasowy harmonogram wdrożenia KSeF. Obowiązek e-fakturowania dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) zostanie wprowadzony w dwóch etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców.

obowiązkowy KSeF, faktury ustrukturyzowane, Krajowy System e-Faktur

Dla dużych firm wejdzie od 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych 1 kwietnia 2026 roku. Na zgłaszanie dodatkowych uwagi i opinii przedsiębiorcy mają czas do 25 kwietnia 2025 roku.

Strefa KSeF w Twoim INFORLEX »»»

12 kwietnia 2025 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji została opublikowana nowa wersja projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. To drugi projekt ustawy dotyczący KSeF.

Jak informuje MF, projekt uwzględnia wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF, takie jak:

• utrzymanie zasady przekazywania wyłącznie w KSeF faktur wystawianych między przedsiębiorcami,
• ułatwienie obiegu faktur w przypadku, gdy nabywca, czy to krajowy, czy zagraniczny nie posługuje się NIP na potrzeby wystawienia tej faktury,
• ułatwienie w identyfikacji obowiązku stosowania KSeF w przypadku podmiotów zagranicznych i krajowych,
• ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF – zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców?

Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.

Co istotne, projekt zakłada, że do końca 2026 r.:

• będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
• nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
• nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Harmonogram wdrożenia KSeF - kluczowe terminy

W czerwcu 2025 r. resort finansów udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. w postaci:

• struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),
• dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.

To pozwoli integratorom i dużym firmom na połączenie KSeF ze swoimi systemami. Szczególnie ważna na tym etapie będzie rola dużych integratorów, tworzących systemy informatyczne służące do wystawiania faktur, z których korzysta wiele firm i osób prowadzących działalność gospodarczą. Dla tych podmiotów szczegółowy harmonogram testów dotyczący integracji zostanie udostępniony razem z dokumentacją API.

Od 30 września będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.

Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF - poinformował resort.

Tryb offline i certyfikaty dla wystawców w KSeF

Jednym z postulatów zgłaszanym przez przedsiębiorców było umożliwienie wystawiania e-faktur bez połączenia z KSeF. Projekt przewiduje wprowadzenie bezterminowo możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie „offline24”. Takie rozwiązanie pozwoli przedsiębiorcom na: wystawienie i wydanie faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dla nich dogodny. Po drugie, z trybu offline można skorzystać przy trudnościach z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej.

Jak podkreśla MF, certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i kompletność systemu, a jednocześnie zagwarantują ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych. Kwestie techniczne związane z wygenerowaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumentacji interfejsu programistycznego (API), która zostanie opublikowana w czerwcu 2025 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Aplikacja mobilna KSeF

Dla przedsiębiorców korzystających już teraz z dobrowolnego KSeF dostępna jest bezpłatna aplikacja mobilna KSeF (do pobrania bezpłatnie w sklepach Google Play i App Store). Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym, użytkownicy mogą wystawiać, przeglądać oraz bezpieczne udostępniać faktury za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej. Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest szczególnie przydatne, gdy faktury są wystawiane w ramach różnych przedsiębiorstw. Dodatkowo, aplikacja pozwala na tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych, które są przechowywane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy, co realnie skraca czas wystawienia faktury.

Docelowo, aplikacja zostanie zaktualizowana do wersji KSeF 2.0, dzięki czemu obecni użytkownicy będą mogli płynnie przejść do realizacji obowiązku wystawiania e-faktur po 1 lutego 2026 roku. Nabywcy korzystając z Aplikacji Mobilnej KSeF będą mieli możliwość szybkiej weryfikacji istnienia e-faktury w KSeF.

Ułatwienia przy wystawianiu faktur masowych

Ministerstwo Finansów utrzymało w projekcie zgłaszane przez przedstawicieli firm wystawianie faktur w KSeF również dla konsumentów. Rozwiązanie to będzie dobrowolne i uprości proces wystawiania takich dokumentów.

W odpowiedzi na postulaty rynku, resort zapewni również możliwość dodania załącznika do e-faktury. Załącznik będzie stanowił integralną część dokumentu sprzedaży, a jego treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3). Spełnia to potrzebę umieszczania przez podatników w załączniku faktury, w sposób dotychczas stosowany, złożonych danych, m.in. w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości.

Opiniowanie nowego projektu KSeF

Przedsiębiorcy mogą zgłaszać uwagi i opinie do projektu do 25 kwietnia 2025 r. pisząc na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl

Projekt ustawy wraz z uzasadnieniem i Oceną Skutków Regulacji, a także raport z konsultacji wraz z omówieniem dotychczas skierowanych postulatów i uwag przedsiębiorców został opublikowany w zakładkach Rządowego Procesu Legislacyjnego na stronie www.rcl.gov.pl pod poniższym linkiem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205

Na podstawie komunikatu MF z dnia 12 kwietnia 2025 r. "Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia" opublikowanego na www.mf.gov.pl

Oprac. Katarzyna Bogucka