Jak przygotować biuro rachunkowe do obowiązkowego KSeF

1 lutego 2026 r. planowane jest wejście w życie – wielokrotnie już odraczanego – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć nadal czekamy na uchwalenie zmian przepisów dotyczących KSeF, to na dziś znamy mechanizm planowanego działania systemu, a część podatników korzysta już dobrowolnie z KSeF. Dlatego warto rozpocząć przygotowania, aby poznać system i ustalić zasady działania w naszym biurze.

Jak wynika z projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, najwięksi podatnicy zaczną obligatoryjnie korzystać z systemu od 1 lutego 2026 r. Kolejną grupę podatników obejmie ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. Dla części podatników przewidziane będą dalsze terminy. Jak będzie finalnie, nie wiadomo. Nie ma jednak żadnych wątpliwości, że prędzej czy później KSeF wejdzie w życie. Dlatego warto zawczasu ustalić zasady organizacji pracy w biurze i współpracy z klientami.

1. Do czego służy KSeF

KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, kiedy mowa jest o fakturze ustrukturyzowanej, rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura wystawiana przy użyciu KSeF jest określona w strukturze logicznej i posiada ściśle określone pola, które podatnicy będą wypełniać. Część pól jest obowiązkowa, co wynika wprost z art. 106e ustawy o VAT, a część będzie wypełniana przez podatników wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że nie wszystkie faktury znajdujące się w obiegu będą wystawiane przy użyciu KSeF. Jak wskazuje bowiem art. 106ga ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur: