Urlop na żądanie - kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu?

Urlop na żądanie to prawo pracownika do skorzystania z urlopu wypoczynkowego - w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym - bez wcześniejszego informowania pracodawcy. Warunkiem skorzystania z urlopu jest zgłoszenie żądania udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest jednak bezwzględny. Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu?

urlop na żądanie urlop wypoczynkowy

Urlopy wypoczynkowe i bezpłatne - zasady udzielania i rozliczania >>>

Urlopy wypoczynkowe i świadczenia z ZFŚS w pytaniach i odpowiedziach >>>

Urlop na żądanie w wymiarze urlopu wypoczynkowego

W każdym roku kalendarzowym pracownik ma prawo do 4 dni tzw. urlopu na żądanie. Urlop ten nie jest urlopem dodatkowym, lecz częścią urlopu wypoczynkowego, która przysługuje pracownikowi w ramach wymiaru podstawowego, tj. odpowiednio 20 lub 26 dni. Należy stosować ogólne zasady dotyczące tego urlopu, z pewnymi jednak odrębnościami wynikającymi ze szczególnego charakteru w zakresie udzielania omawianej formy urlopu.

W zakresie należnego wymiaru urlopu na żądanie może pojawić się wątpliwość w sytuacji, w ramach której pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy. Biorąc pod uwagę fakt, że przepisy nie zawierają szczególnych regulacji w tym zakresie, przyjmuje się, że 4 dni urlopu na żądanie przysługują pracownikowi niezależnie od tego, czy pracuje w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy. Tym samym 4 dni urlopu na żądanie będą przysługiwały zarówno pracownikowi świadczącemu pracę w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, jak i pracownikowi zatrudnionemu na część etatu, świadczącemu pracę np. wyłącznie w poniedziałki, środy i piątki.

Niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy, urlopu udziela się na dni pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Powyższa zasada dotyczy nie tylko urlopów „planowanych”, ale również urlopów na żądanie. W praktyce oznacza to, że jeden dzień urlopu na żądanie pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym może odpowiadać przykładowo 4, 6, 8 lub nawet 12 godzinom z puli urlopowej.

Podobna sytuacja w zakresie oceny liczby dni przysługującego urlopu na żądanie będzie miała miejsce w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Kiedy pracownik powinien zgłosić żądanie

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Przepisy nie wskazują jednoznacznie ostatecznego terminu złożenia wniosku w sprawie udzielenia urlopu na żądanie. Kodeks pracy nie rozstrzyga, czy przez pojęcie „dzień” należy rozumieć dzień w znaczeniu kalendarzowym, rozumianym potocznie, czy może chodzi tutaj o węższą interpretację dnia w kontekście przepisów o dobie pracowniczej.

Ustalenie powyższego terminu ma kluczowe znaczenie praktyczne – szczególnie w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie pracy zmianowej, w tym świadczących pracę w porze nocnej, gdzie praca jest świadczona na przełomie dni w znaczeniu kalendarzowym (potocznym).

W praktyce wykształciło się kilka poglądów na właściwą ocenę terminu, w którym pracownik może złożyć żądanie w sprawie urlopu:

• pracownik może zgłosić swoje żądanie do końca dnia urlopowego – albo do końca dnia kalendarzowego (w przypadku pracy mieszczącej się w ramach doby astronomicznej), albo do końca doby pracowniczej w rozumieniu art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy (w przypadku pracy w rozkładzie czasu pracy przewidującym pracę na przełomie doby astronomicznej),
• zgłoszenie wniosku urlopowego może nastąpić do końca dniówki roboczej, rozumianej jako godziny pracy pracownika zgłaszającego wniosek w dniu zgłoszenia tego wniosku,
• wniosek urlopowy powinien być złożony w dniu rozpoczęcia urlopu najpóźniej w tych godzinach, w których pracodawca w ramach obowiązującej u niego organizacji pracy może przyjąć wniosek o udzielenie urlopu, a następnie go udzielić,
• wniosek o udzielenie urlopu na żądanie może zostać zgłoszony najpóźniej w dniu kalendarzowym, w którym urlop ma się rozpocząć, ale przed godziną, w której pracownik powinien rozpocząć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W uzasadnieniu do powyższego wyroku Sąd Najwyższy doprecyzował, że złożenie wniosku powinno nastąpić w takich godzinach, w których pracodawca poprzez osoby uprawnione może takiego urlopu udzielić, nawet w sytuacji gdy praca wykonywana jest całodobowo, a pracodawca nie zapewnia całodobowej obecności w pracy osób, które mogą podjąć decyzję o udzieleniu urlopu.

Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie

Wbrew powszechnej opinii, urlop na żądanie nie stawia pracodawcy w sytuacji bez wyjścia, w której żądanie musi być zaakceptowane. Inaczej mówiąc, pracownik, który zgłasza pracodawcy zamiar korzystania z urlopu na żądanie, nie może jeszcze rozpocząć wykorzystywania urlopu. Aby skorzystanie z urlopu na żądanie było możliwe, niezbędna jest akceptacja tego faktu przez przełożonego lub pracodawcę.

Udzielenie urlopu na żądanie jest jednostronną czynnością zwalniającą pracownika ze świadczenia pracy w określonym dniu, legalizującą nieobecność w pracy. Udzielenie urlopu przez pracodawcę nie może być zastąpione oświadczeniem pracownika, który nie może sobie sam urlopu na żądanie udzielić poprzestając wyłącznie na zawiadomieniu pracodawcy o konieczności skorzystania z urlopu na żądanie.

Udzielenie urlopu na żądanie jest zatem niezbędnym warunkiem umożliwiającym pracownikowi rozpoczęcie korzystania z urlopu. Zasadą jest, że pracodawca „udziela urlopu”, co w przeważającej większości przypadków oznacza sytuację, w której pracodawca będzie miał obowiązek zaakceptować żądanie pracownika.

Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego w każdej sytuacji. Nie można bowiem wykluczyć okoliczności po stronie pracodawcy, które spowodują, że udzielenie urlopu będzie niemożliwe. Potwierdzeniem tego jest wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r. (II PK 123/09, OSNP 2011/11–12/148), w którym sąd wyraźnie podkreślił, że obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka