Urlopy wypoczynkowe - obowiązki pracodawcy na przełomie roku

Koniec roku to dla pracodawcy także obowiązki związane z urlopami wypoczynkowymi, takie jak sporządzenie planu urlopów na kolejny rok czy udzielenie pracownikowi płatnego wypoczynku na przełomie roku. Z uwagi na podwyższenie od 2024 r. ustawowego minimum płacowego, pracodawcy muszą przeanalizować, czy nie wymusi to na nich ponownego wyznaczenia podstawy ekwiwalentu i wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Zobacz również: Obowiązki pracodawcy na przełomie 2023/2024 roku >>>

Udzielenie urlopu za 2023 rok

Pod koniec każdego roku pracodawca powinien:

• dokonywać oceny sytuacji urlopowej poszczególnych pracowników, w wyniku której ustali, ile dni urlopu pozostało im jeszcze do wykorzystania,

• dążyć do udzielenia pracownikowi urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo ( art. 161 Kodeksu pracy).

Wyjątkowo niewykorzystane w bieżącym roku dni urlopowe można udzielić pracownikowi najpóźniej do końca września następnego roku (art. 168 Kodeksu pracy). Pracodawca spełni obowiązek terminowego udzielenia zaległego urlopu, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z tego urlopu najpóźniej 30 września.

Obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do końca III kwartału następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie.

Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w powyższym terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym i jest zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Występowanie zaległości urlopowych mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności niezależne od pracodawcy, np.: długotrwała choroba pracownika lub przebywanie pracownika na urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim.

Zobacz również: Koniec roku a urlop na żądanie >>>

Plan urlopów na następny rok

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Mimo że przepisy nie regulują szczegółowo kwestii terminu tworzenia takiego planu, to jednak należy przyjąć, że powinien on być opracowany pod koniec danego roku na rok następny. Wynika to z faktu, że pracownik nabywa prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego w danym roku 1 stycznia, a zatem już w styczniu może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego udzielenie. Przepisy nie regulują również tego, że plan urlopów musi obejmować cały rok kalendarzowy. Dlatego nie ma przeszkód, aby pracodawca tworzył plany obejmujące np. odrębnie dwa półrocza.

Przy tworzeniu planu urlopów pracodawca jest zobowiązany brać pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia w zakładzie normalnego toku pracy.

Plan / ewidencja urlopów i ich wykorzystanie w roku >>>

Planem urlopów nie obejmuje się należnych każdemu pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Zatem tworząc plan urlopów, pracodawca obejmuje planem urlopowym 16 dni dla pracowników posiadających 20-dniowy roczny wymiar urlopu oraz 22 dni dla pracowników mających prawo do 26 dni urlopu w roku.

W przypadku braku obowiązku tworzenia planu urlopów pracodawca uzgadnia termin korzystania z urlopu indywidualnie z poszczególnymi pracownikami za porozumieniem.

Przeliczenie podstawy ekwiwalentu i wynagrodzenia za urlop

Współczynnik ekwiwalentu pieniężnego za urlop >>>

 Obliczanie wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop po zmianie etatu >>>

Z uwagi na podwyższenie od 2024 r. ustawowego minimum płacowego, pracodawcy muszą przeanalizować, czy nie wymusi to na nich ponownego wyznaczenia podstawy ekwiwalentu i wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Należy też pamiętać, że przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop, stosuje się współczynnik do ekwiwalentu obowiązujący w roku, w którym pracownik nabył prawo do wypłaty ekwiwalentu. W 2023 r. współczynnik do ekwiwalentu za urlop wynosi 20,83, natomiast w 2024 r. będzie to 20,92.

Zmiana wysokości danego składnika, likwidacja bądź wprowadzenie nowego składnika w okresie, z którego ustala się podstawę urlopową, wprowadzone przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego (lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu) oznaczają konieczność wyznaczenia na nowo omawianej podstawy, tak by zmiany uwzględnić (§ 10 rozporządzenia urlopowego). To samo odnosi się do podstawy ekwiwalentu za urlop niewykorzystany. 

Jeżeli więc pracownik będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego w styczniu 2024 r., podstawa przysługującego z tego tytułu wynagrodzenia będzie wymagała dodatkowych przeliczeń, o ile zatrudniony otrzymuje składniki ustalane od wynagrodzenia minimalnego. Przeliczenia powinny polegać na podstawieniu nowej stawki płacy minimalnej jako bazy, od której zostały naliczone wspomniane składniki.