Interpretacja indywidualna z dnia 2 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.400.2023.3.PK

W zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na podróże służbowe Freelancerów.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 17 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na podróże służbowe Freelancerów. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie z 5 września 2023 r. – pismem z 14 września 2023 r. (data wpływu: 14 września 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej: A., Spółka lub Wnioskodawca) jest spółką z branży informatycznej, (...). Spółka prowadzi działalność w zakresie rozwoju oprogramowania, zarządzania infrastrukturą IT, testowania, usług wsparcia (...), szkoleniowych i inżynieryjnych. Ponadto, Spółka realizuje kompleksowe usługi informatyczne dotyczące projektów technologicznych, integracyjnych, utrzymaniowych, rozwoju oprogramowania oraz outsourcingu systemów informatycznych (dalej: Usługi). Odbiorcami usług świadczonych przez Spółkę są zarówno podmioty polskie, jak i zagraniczne (dalej: Klienci).

Spółka jest polskim rezydentem podatkowym. A. podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów na terytorium Polski. Spółka opodatkowuje swoje dochody 19% stawką podatku dochodowego od osób prawnych. Dodatkowo A. korzysta z preferencyjnego opodatkowania IP Box, zgodnie z przepisami art. 24d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2022.2587 t.j. z dnia 2022.12.13, dalej: Ustawa o CIT).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka zatrudnia pracowników w oparciu o umowy o pracę (dalej: Pracownicy), jak również współpracuje z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (dalej: Freelancerzy). Freelancerzy nie stanowią Klientów Spółki, nie są także odbiorcami świadczonych przez Spółkę Usług.

Spółka pragnie podkreślić, że w branży IT kluczowe jest pozyskanie do współpracy osób z określonymi umiejętnościami specjalistycznymi, a co za tym idzie współpraca z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą jest niejako wymogiem rynkowym.

Współpraca z Freelancerami opiera się zazwyczaj na długoterminowych umowach o stałą współpracę. Freelancerzy są zaangażowani w realizację Usług na rzecz Klientów Spółki (dalej: Projekt). W zależności od wielkości i stopnia skomplikowania Projektu, Freelancerzy są dedykowani do realizacji jednego lub kilku projektów jednocześnie. Freelancer może także zmienić Projekt – na swoją prośbę, wedle potrzeb Spółki, jak również po zakończeniu danego Projektu.

Ze względu na złożony charakter świadczonych przez Spółkę Usług na rzecz Klientów, Freelancerzy zwykle stanowią stały element zespołów, które odpowiedzialne są za realizację Projektów (dalej: Zespół Projektowy). Zespoły Projektowe kompletowane są z uwzględnieniem niezbędnych kompetencji i umiejętności poszczególnych osób, zazwyczaj składają się one zarówno z Pracowników, jak i Freelancerów. Sposób współpracy z daną osobą, tj. kwestia, czy dana osoba jest zatrudniona w oparciu o umowę o pracę czy Spółka współpracuje z nią w oparciu o umowę o współpracę, nie jest kryterium decydującym w kwestii ustalenia członków Zespołów Projektowych.

Ze względu na różnorodność prowadzonych przez Spółkę projektów, zdarza się, że Projekt jest realizowany częściowo lub w całości w siedzibie Klienta lub innym miejscu wymaganym przez naturę i charakter tego Projektu. Wówczas Pracownicy, jak i Freelancerzy odbywają podróże w miejsce wykonania Projektu (dalej: Podróże). Podróże te są ściśle związane z realizacją Projektów na rzecz Klientów.

Spółka pragnie nadmienić, że jednym z modeli współpracy oferowanych Klientom jest model oparty o outsourcing specjalistów lub zespołów specjalistów na zadania lub projekty do wykonania w określonym czasie (krótkim lub długim). W tym wariancie współpracy specjaliści Spółki (mogą to być Pracownicy, jak i Freelancerzy) dołączają do zespołu Klienta, wspierając potencjał osobowy i intelektualny zespołu.

Zdarza się także, że dla zapewnienia ciągłości Projektu i dobrej współpracy z Klientem Zespoły Projektowe lub ich członkowie odbywają cykliczne kilkudniowe Podróże do siedziby Klienta lub innego miejsca, związanego z realizacją Projektu.

W przypadku Pracowników Wnioskodawca wypłaca tym osobom diety (zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; Dz. U. 2013 poz. 167) oraz organizuje wszystkie aspekty związane z Podróżami, tj. w szczególności rezerwuje oraz pokrywa koszty noclegów i przejazdów oraz ponosi koszt innych wydatków związanych z odbyciem Podróży.

Aktualnie Spółka rozważa zmianę modelu planowania Podróży, w taki sposób, aby to Spółka organizowała Podróże Freelancerów. Z perspektywy Spółki organizacja Podróży Freelancerów jest znacznie efektywniejszym i skuteczniejszym organizacyjnie rozwiązaniem. Spółka, wykorzystując swoją większą siłę nabywczą (efekt skali), a także doświadczenie jest w stanie sprawnie i efektywnie zorganizować Podróże, minimalizując przy tym ewentualne trudności i problemy.

W planowanym przez Spółkę wariancie, Spółka we własnym zakresie będzie rezerwowała i pokrywała koszty Podróży, tj. w szczególności:

• Koszty noclegów (zakup usług hotelowych, jak i okresowy wynajem mieszkań, jeśli z charakteru Podróży oraz prowadzonego Projektu wynika, że wynajem mieszkania będzie bardziej racjonalnym i ekonomicznym rozwiązaniem);
• Koszty Podróży, rozumiane jako koszty transportu (samolot, pociąg, autobus, wynajem auta);
• Koszty związane z uzyskaniem wizy dla danego Freelancera, jeśli destynacja podróży wymaga uzyskania wizy;
• Inne dodatkowe koszty związane z odbywaniem podróży, tj. w szczególności koszty ubezpieczenia, koszty paliwa itp.

W organizacji Podróży Spółka może także korzystać z usług pośrednika. W takiej sytuacji pośrednik nabywa na rzecz i w imieniu Spółki usługi noclegowe, transportowe (bilety), niekiedy także usługi parkingowe.

Korzystanie z usług pośrednika jest korzystne z perspektywy Spółki z uwagi na atrakcyjny poziom rabatów cenowych, szybkość i łatwość rozliczeń oraz przeniesienie odpowiedzialności na pośrednika w sytuacji nieplanowanych problemów, opóźnień, niezgodności standardu oferty noclegowej ze stanem rzeczywistym itp. Pośrednik w ramach świadczonych usług dodatkowo pobiera od Spółki opłatę manipulacyjną, wykazaną jako jeden z elementów świadczonych usług na wystawionej na rzecz Spółki fakturze.

Wszystkie wskazane wyżej wydatki, które Spółka będzie ponosiła w związku z Podróżami Freelancerów, Spółka na potrzeby niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej nazywa łącznie Kosztami (dalej: Koszty).

Wszystkie Koszty będą udokumentowane fakturami i rachunkami wystawionymi na rzecz Spółki.

Potrzeba świadczenia usług w konkretnym miejscu, tj. poza siedzibą Spółki i poza miejscem zamieszkania Freelancerów oraz związana z tym Podróż wynika najczęściej z natury i charakteru Projektu, umowy, zamówienia lub innych ustaleń pomiędzy Spółką a Klientem.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Zgodnie z planami Spółki, możliwość organizacji oraz sfinansowania Podróży przez Spółkę będzie dostępna dla każdego Freelancera odbywającego Podróż. Z uwagi na to, że Podróże organizowane są na potrzeby realizowanych przez Spółkę Projektów, Spółka co do zasady nie przewiduje obowiązku zwrotu poniesionych kosztów Podróży. Spółka zakłada jednak możliwość zobowiązania Freelancera do zwrotu Kosztów w sytuacji, gdyby z winy Freelancera nie doszło do Podróży.

Co do zasady decyzję o udziale w Podróży podejmuje lider Zespołu Projektowego w porozumieniu z członkami Zespołu Projektowego. Niekiedy udział danego Freelancera jest niezbędny z uwagi na charakter jego zadań, zakres odpowiedzialności za dany obszar Projektu, umiejętności specjalistyczne danego Freelancera i oczekiwania Klienta, a także z uwagi na charakter prowadzonego Projektu.

Każdorazowo Podróż ma związek z Projektem, w który zaangażowany jest dany Freelancer.

Współpracownicy (Freelancerzy) nie są udziałowcami Spółki.

Jak zostało to wskazane we wniosku o wydanie interpretacji, aktualnie Spółka rozważa zmianę modelu planowania Podróży w taki sposób, aby to Spółka organizowała i finansowała Podróże Freelancerów. Z perspektywy Spółki organizacja Podróży Freelancerów jest znacznie efektywniejszym i skuteczniejszym organizacyjnie rozwiązaniem. Spółka, wykorzystując swoją większą siłę nabywczą (efekt skali), a także doświadczenie jest w stanie sprawnie i efektywnie zorganizować Podróże, minimalizując przy tym ewentualne trudności i problemy.

W sytuacji, gdy w Podróży bierze udział Zespół Projektowy, Spółka ma możliwość zorganizowania Podróży w sposób spójny dla całego Zespołu Projektowego (z uwzględnieniem tej samej lokalizacji, środków transportu, godzin Podróży, np. wspólny wynajem auta, wspólny nocleg etc.).

Jak zostało to wskazane we wniosku o wydanie interpretacji, Podróże są związane z Projektami prowadzonymi przez Spółkę, zatem zasadne jest, by to Spółka ponosiła koszty ww. Podróży.

W planowanym modelu opisanym w zdarzeniu przyszłym wydatki Spółki związane z Podróżami nie będą stanowiły elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia Freelancerów za usługi wynikające z zawartych umów. Wynagrodzenie Freelancerów określone będzie w umowach zawartych pomiędzy danym Freelancerem a Spółką.

Przedmiotem niniejszego wniosku są wyłącznie wydatki związane z Podróżą. Niniejszy wniosek nie dotyczy wydatków związanych z rozrywką, czy innymi atrakcjami. Tak jak wskazywała Spółka, w planowanym przez Spółkę wariancie, Spółka we własnym zakresie będzie rezerwowała i pokrywała koszty Podróży, tj. w szczególności:

• Koszty noclegów (zakup usług hotelowych, jak i okresowy wynajem mieszkań, jeśli z charakteru Podróży oraz prowadzonego Projektu wynika, że wynajem mieszkania będzie bardziej racjonalnym i ekonomicznym rozwiązaniem);
• Koszty Podróży, rozumiane jako koszty transportu (samolot, pociąg, autobus, wynajem auta);
• Koszty związane z uzyskaniem wizy dla danego Freelancera, jeśli destynacja podróży wymaga uzyskania wizy;
• Inne dodatkowe koszty związane z odbywaniem podróży, tj. w szczególności koszty ubezpieczenia, koszty paliwa itp.

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT.

Freelancerzy świadczą najczęściej usługi IT i inne podobne, ściśle związane z realizacją Projektów przez Spółkę. Mogą to być także usługi inżynieryjne, usługi doradcze, usługi z zakresu administracji, tzw. wsparcia (...) etc. Dokładny zakres usług oraz rola Freelancerów są każdorazowo wskazane w umowie łączącej Spółkę z Freelancerem.

Freelancerzy świadczą w głównej mierze usługi IT. Dokładny zakres usług oraz rola Freelancerów są każdorazowo wskazane w umowie łączącej Spółkę z Freelancerem. Różnorodność prowadzonych przez Spółkę Projektów, a także stanowisk w branży informatycznej nie pozwala na skonkretyzowane wskazanie w formie katalogu zamkniętego przedmiotu świadczonych usług przez Freelancerów.

Niekiedy konieczność Podróży wynika wprost z umów zawieranych przez Spółkę z Klientami (takie są oczekiwania Klienta i / lub specyfika danego Projektu). Czasami konieczność odbycia Podróży wynika z tzw. dobrych praktyk, konieczności zapewnienia sprawnej realizacji Projektów. Za każdym razem jednak celem Podróży jest realizacja Projektu zgodnie z umową i oczekiwaniami Klienta, a zatem w konsekwencji uzyskanie przez Spółkę wynagrodzenia od Klienta, brak nałożenia kar umownych / odszkodowań, budowanie na rynku pozycji lidera w branży IT, dobrą współpracę z Klientem, co ma także pośredni wpływ na uzyskanie kolejnych zleceń.

Wobec powyższego, w opinii Spółki Podróże są niezbędne dla sprawnej realizacji Projektów zgodnie z umowami zawartymi przez Spółkę z Klientami i oczekiwaniami Klientów.

Freelancerzy odbywają Podróże wyłącznie w związku z Projektami, w które są zaangażowani. Niekiedy wymogiem Klienta jest wykonanie części lub całości prac w określonym miejscu (np. w sytuacji, gdy konieczne jest dokonanie testów maszyny, do której opracowywane było specjalistyczne oprogramowanie). Czasami Podróże są konieczne w przypadku, gdy podczas realizacji Projektu pojawiły się nieoczekiwane trudności, które wymagają obecności Zespołu Projektowego w siedzibie Klienta. W modelu współpracy opartym o outsourcing, Freelancerzy odbywają Podróże także w celu spotkań bezpośrednich z zespołem projektowym Klienta.

Przedmiotem wniosku o interpretację jest zdarzenie przyszłe, nie zaś stan faktyczny. Spółka rozważa wprowadzenie takiego modelu Podróży, który opiera się na organizacji oraz finansowaniu Podróży, w których biorą udział Freelancerzy. Aktualnie, m. in. z uwagi na nierozpoznany wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, jak również rozbudowany system decyzyjny w Spółce, rozważany przez Spółkę model organizacji oraz finansowania Podróży nie ma odzwierciedlenia w umowach zawieranych pomiędzy Spółką a Freelancerami.

Spółka nie przewiduje wprowadzenia w umowach obowiązku organizacji i finansowania Podróży przez Spółkę.

Planowany przez Spółkę model zakłada organizację i finansowanie Kosztów Podróży przez Spółkę – będzie to model wiodący i preferowany przez Spółkę, niemniej jednak nie obligatoryjny.

Zapisy umowne będą przewidywały możliwość zwrotu Freelancerom wydatków związanych z Podróżami, w sytuacji gdy poniesie on je we własnym zakresie – zapis ten będzie miał zastosowanie, m.in. w sytuacji, gdy Freelancer poniesie koszty podczas Podróży, które nie były możliwe do sfinansowania przez Spółkę na etapie organizacji Podróży.

Wydatki związane z Podróżami nie będę stanowiły elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia Freelancerów za usługi wynikające z zawartych umów. Wynagrodzenie Freelancerów określone jest w umowach zawartych pomiędzy danym Freelancerem a Spółką.

Podróże Freelancerów odbywane są w związku z prowadzonymi przez Spółkę Projektami. Tak jak zostało to przedstawione w treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Podróże:

• niekiedy Projekt jest realizowany częściowo lub w całości w siedzibie Klienta lub innym miejscu wymaganym przez naturę i charakter tego Projektu;
• niekiedy Podróże odbywają się cyklicznie lub wedle potrzeb projektowych, tak, by zapewnić ciągłość oraz sprawną realizację Projektów;
• niekiedy Freelancer dołącza do zespołu projektowego Klienta, wspierając potencjał osobowy i intelektualny zespołu projektowego Klienta (outsourcing specjalistów / zespołów projektowych).

Podróże Freelancerów, będące przedmiotem wniosku o interpretację, związane są z Projektami, w które jest zaangażowany dany Freelancer. Projekty realizowane są zaś w oparciu o umowy zawierane przez Spółkę z Klientami. W interesie Spółki jest realizacja Projektów zgodnie z ustaleniami umownymi oraz oczekiwaniami Klienta.

Podróże Freelancerów są związane z Projektami prowadzonymi przez Spółkę. Niekiedy miejsce realizacji Projektu określone jest wprost w umowie zawartej pomiędzy Spółką a Klientem (tak jest np. w przypadku modelu współpracy opartym o outsourcing specjalistów / zespołów projektowych) lub konieczność odbycia Podróży wynika z bieżących ustaleń z Klientem.

W każdym jednak przypadku sprawna realizacja Projektu, bieżące reagowanie na trudności w realizacji Projektów, a także wykonanie projektu zgodnie z ustaleniami umownymi, zdaniem Spółki, jest w interesie Spółki. Powyższe czynniki mają bowiem wpływ na realizację Projektu, a zatem uzyskanie przez Spółkę wynagrodzenia od Klienta, brak nałożenia kar umownych / odszkodowań, budowanie na rynku pozycji lidera w branży IT, dobrą współpracę z Klientem, co ma także pośredni wpływ na uzyskanie kolejnych zleceń.

Ponoszone przez Spółkę wydatki, które będą podlegały odliczeniu (z uwzględnieniem wyłączeń i limitów ustawowych) związane są z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług.

Pytania

1.Czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy CIT wydatki związane z Podróżami Freelancerów (Koszty) będą stanowiły koszty uzyskania przychodu?

2.Czy w świetle ustawy o VAT Wnioskodawca ma prawo odliczyć VAT naliczony od wydatków (Kosztów) związanych z Podróżami Freelancerów (poza wydatkami objętymi ustawowymi wyłączeniami określonymi w ustawie o VAT)?

Przedmiotem tej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone nr 1 w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W zakresie pytania oznaczonego jako nr 2 wydamy odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

1.Spółka stoi na stanowisku, że opisane w zdarzeniu przyszłym Koszty, związane z Podróżami Freelancerów, stanowią koszty uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.

2.Spółka stoi na stanowisku, że ma prawo do odliczenia podatku naliczonego od opisanych w zdarzeniu przyszłym Kosztów, związanych z Podróżami Freelancerów (poza wydatkami objętymi ustawowymi wyłączeniami określonymi w ustawie o VAT).

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztem uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Na podstawie regulacji art. 15 ust 1 ustawy o CIT przyjmuje się, że dla możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych na gruncie ustawy CIT konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

1)wydatek został poniesiony przez podatnika i ma charakter definitywny;

2)wydatek został właściwie udokumentowany;

3)istnieje związek przyczynowo‒skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła;

4)wydatek nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy CIT jako wydatek niestanowiący kosztów uzyskania przychodów.

Odnosząc się do dwóch pierwszych punktów, warunkujących możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, Spółka pragnie wskazać, że w jej opinii warunki te są spełnione. Wydatki są ponoszone ze środków obrotowych Spółki, a zatem dokonywane są z majątku podatnika i mają ostateczny charakter. W tym zakresie przesłanka wskazana w pkt 1 zostaje spełniona. Wydatek jest także odpowiednio udokumentowany, ponieważ jak wskazywała Spółka faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące Kosztów będą wystawiane bezpośrednio na Spółkę oraz ujmowane w jej księgach rachunkowych i podatkowych.

W odniesieniu do pkt 3 i 4, uzasadnienie stanowiska Spółki zostało przedstawione poniżej. W zakresie związku przyczynowo‒skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem w doktrynie wskazuje się na kryterium celowości. Aby wydatek spełnił przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, powinien choćby potencjalnie wykazywać relację z przychodem lub źródłem przychodu.

Odnosząc się do przedstawionego przez Spółkę zdarzenia przyszłego, Spółka nie ma wątpliwości, że przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego wydatki poniesione na Podróże można uznać za celowe, racjonalne oraz związane z osiągnięciem, zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów.

Freelancerzy wykonują usługi na rzecz Spółki, wykonując zadania określone w umowie. Spółka zaś, zawierając umowę z Klientami, niekiedy zobowiązuje się, że dane prace zostaną wykonane w ściśle określonym miejscu najczęściej wynikającym z natury i charakteru Projektu.

Przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego Podróże mają zatem na celu świadczenie usług oraz realizację Projektów na rzecz Klientów Spółki.

Zdaniem Wnioskodawcy, ponoszenie przez Spółkę kosztów związanych z Podróżami Freelancerów, bezpośrednio przekłada się na uzyskanie przychodu przez Spółkę, a także w szerszej perspektywie również zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów (m.in. poprzez utrzymanie dobrych relacji z Klientami, unikanie kar umownych z tytułu świadczenia usług w sposób niezgodny z umową, większe prawdopodobieństwo uzyskania pozytywnych referencji od Klientów oraz nawiązanie kolejnych współprac z Klientami). Dodatkowo jak zostało to wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, organizacja oraz pokrywanie kosztów przez Spółkę ma uzasadnienie biznesowe oraz ekonomiczne – Spółka, wykorzystując swoją dotychczasową współpracę z kontrahentami, jest w stanie wynegocjować atrakcyjne rabaty, a ponadto z uwagi na własne doświadczenie organizacyjne w tym zakresie może uniknąć wielu nieprzewidzianych trudności i niepowodzeń podczas odbywania Podróży. Dodatkowo w sytuacji, gdy Podróż odbywa cały Zespół Projektowy albo jego część, zasadne jest, by osoby odbywające Podróż były zakwaterowane w tym samym miejscu oraz odbyły Podróż tym samym środkiem transportu.

Zaliczeniu tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodu nie sprzeciwia się treść art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ w katalogu wskazanego przepisu nie zawarto jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zakwalifikowania tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Końcowo Wnioskodawca pragnie nadmienić, że analogiczne stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zostało zaprezentowane m.in. w interpretacjach indywidualnych:

• Interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB1-3.4010.827.2022.2.AN z dnia 22 marca 2023 r.
• Interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB2-1.4010.251.2022.2.BJ z dnia 4 sierpnia 2022 r.

W związku z powyższym, uwzględniając także aktualną linię interpretacyjną prezentowaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, Spółka stoi na stanowisku, że Koszty poniesione w związku z Podróżami Freelancerów stanowią koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
• potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a.„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b.„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c.„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia”. (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11). Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10). Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Z treści wniosku i uzupełnienia wynika, że zatrudniają Państwo pracowników w oparciu o umowy o pracę (dalej: Pracownicy)oraz współpracują z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (dalej: Freelancerzy). Freelancerzy nie stanowią Klientów Spółki, a praca z nimi zazwyczaj opiera się na długoterminowych umowach o współpracę i stanowią oni stały element zespołów projektowych.

Zdarza się, że niektóre projekty wymagają realizacji w całości lub części w siedzibie klienta. Wtedy członkowie zespołu (zarówno Pracownicy, jak i Freelancerzy) odbywają podróże do klienta.

Rozważają Państwo zmianę modelu organizacji Podróży w taki sposób, aby kompleksowo organizować nie tylko podróże Pracowników, ale również Freelancerów. Z perspektywy Spółki organizacja Podróży Freelancerów jest znacznie efektywniejszym i skuteczniejszym rozwiązaniem, ułatwia też koordynowanie pracy zespołu na miejscu. Sprawne wykonanie projektu, na który wpływ ma cały zespół, pozwala wyeliminować ryzyko opóźnień, a tym samym zapewnić brak nałożenia kar umownych / odszkodowań, a także pozwala na budowanie na rynku pozycji lidera w branży IT, dobrą współpracę z Klientem, co ma również pośredni wpływ na uzyskanie kolejnych zleceń.

Wszystkie poniesione koszty będą udokumentowane fakturami oraz rachunkami wystawionymi na Spółkę, a koszty te nie obejmują rozrywek, czy wyjść integracyjnych.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że wskazane wydatki spełniają wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu, a jednocześnie nie zostały one wyłączone na podstawie art. 16 ustawy o CIT, należy uznać, że koszty podróży służbowych – transportu, noclegu, wizy, jeśli zaistnieje taka konieczność, czy ubezpieczenia – stanowić będą dla Państwa koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Przemawiają za tym następujące okoliczności:

• koszty ponosi Spółka i nie są one Państwu zwracane,
• wydatek ten ponoszony jest w celu lepszej koordynacji zespołu na miejscu, a tym samym zrealizowania zlecenia klienta,
• wydatki udokumentowane będą odpowiednimi fakturami i rachunkami,
• wydatek nie znajduje się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t .j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.).